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摘 要：学校档案管理作为学校管理工作的重要组成部分，要适应新形势下现代化学校管理的需要，就必须进行规范化管理，提升档案管理水平。本文就高职院校档案管理工作的现状进行了较为深入的探讨，并结合自身多年的档案管理经验对其中存在的问题提出了自己的见解。
关键词：学校 档案 管理层次
档案管理工作可以将技术院校管理水平与办学质量体现出来，能够呈现出技术院校的历史真实面貌，并为科研、教学等提供真实、完整的资料。目前技术院校处于改革发展的关键阶段，档案管理工作作为技术院校重要的管理内容，也面临着诸多困难与挑战，需要档案管理人员提高重视程度，认真做好档案管理工作，为技术院校的发展提供更好的服务。
一、学校档案管理工作中存在的问题
1.缺乏对档案管理的重视。尽管学校每年都会在档案管理方面投入一定的资金，但由于受传统思想的影响，学校领导并没有认识到档案管理工作的重要性。虽然有专门的档案管理室，但很多工作依然由办公室来完成，对于相关工作人员的要求也不高，缺乏专业的档案管理者，一般都由办公室人员兼任。
2.档案管理机制不健全。学校的档案管理中还存在管理机制缺乏的情况，很多档案资料都不能及时归档，更没有按照学生类别的不同划分档案。这样一来就导致很多档案资料不能被充分利用，而一旦需要利用档案就需要花费很长时间和大量人力进行查找，降低了学校档案管理的作用。
3.技术院校档案管理信息化水平较低。档案管理关于信息化建设方面的投入少，导致信息化水平低下，主要体现在这些方面：没有根据技术院校档案工作的特点，建立对应的档案管理系统；没有配置对应的信息化设备；没有建立相应的信息化管理与维护团队；部分档案没有及时扫描上传，在使用的过程中，只能通过查阅案卷目录进行查找，手工进行检索，效率低下，不利于当前档案管理的发展。档案信息化建设资金投入比较大，对于很多技术院校来说具有一定的负担，难以承受或者有心无力。目前，很多技术院校只是建立了初步的信息化档案管理体系，将其中一部分基建档案的图纸进行扫描，形成了电子版档案资源，但是还有很多档案信息依然以实体形态进行保存。
二、规范学校档案管理的措施
1.提高从业人员的业务素质。有着相当业务素质的管理人员可以极大地提高学校档案的管理效率及利用率。而要将档案管理工作做到位，不仅要求管理人员具有较高的政治思想素质和职业道德，精深的业务素养同样重要。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆因而在要求从业人员专业素养的同时，还要加强对其上岗后的专业知识强化培训，对于现代通用的现代化管理技术、方法也要随之跟上，这样就能让高职院校的档案工作跟上时代的步伐，与时代自然和谐地接轨，从而全方面地提高学校档案的管理水平。
2.建立并完善档案管理制度。要根据国家相关法律法规以及技术院校的实际情况，建立并完善档案管理制度，使档案管理工作做到有据可依。根据档案管理工作的特点，需要建立诸如档案利用制度、保密制度、统计制度、归档制度、岗位责任制度以及档案管理应急方案等，在制度的约束下，让档案管理员以及相关教职工能够明确归档的时间、范围以及保管期限。与此同时，要求每一位档案管理人员在实际的工作中严格按照档案管理制度开展工作，使档案管理工作更加规范化、标准化。
3.加强档案管理信息化建设。技术院校档案管理人员要将计算机的优势体现出来，认真做好档案收集、整理、编目、保管、鉴定和检索等工作，让档案信息资源的配置更加科学、合理。技术院校要重视档案管理信息化建设，将各种先进设备配置齐全，促进档案管理效率不断提升，避免档案资料出现遗失，让档案检索、查阅和利用等高效进行。要建立自动化办公系统，通过实现自动检索，可以帮助利用者快速、准确地查找到档案信息，让档案信息利用率得到提升。技术院校通过提升档案管理的信息化水平，还可以让信息资源得到共享，为档案的利用提供方便。
4.对档案实行集中统一化管理。为了做好学校档案管理工作，必须制定出一整套严格的学校档案管理制度，确立学校档案的主导地位，把学校的基建档案、文书档案、教学档案、学籍档案、科技档案、财务档案、声像档案等由档案部门进行集中统一管理。只有这样，学校档案才能满足数量足、门类齐、内容全、质量高的学校信息化要求，才有利于档案部门向学校广大师生员工及社会提供快捷的服务，有利于领导者对学校规划、建设、管理进行正确的决策。
5.对档案实行动态化管理。学校的发展可谓日新月异。随着学校建设的迅速发展，学校所保存的原始资料很难满足学校的需要，只有对档案进行动态管理，及时丰富、补充馆藏，跟随学校发展同步，我们才能拥有宝贵的第一手资料，保证档案信息的实效性，更好地、及时地为学校建设提供正确资料。
参考文献
[1]宋月红 探析技术院校档案管理的现代化建设相关对策[J].科技展望，2015，（13）。
[2]陈洪亮 技术院校档案工作的规范化、标准化管理策略思考[J].办公室业务，2017，（13）。
[3]宋晓丽 提升学校档案管理工作的思考[J].恩施职业技术学院学报，2014，（02）。
论文作者:刘春梅
论文发表刊物:《教育学》2019年1月总第165期
论文发表时间:2019/1/21
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