摘要：随着我国电力工程项目的不断发展，记载电力工程建设的档案在其形成、管理、利用等方面正日趋复杂。电力工程建设中的档案牵涉面广、专业性强，贯穿于电力建设项目的设计、施工、竣工投产、交付使用以及日常维护等各个环节。为此，必须对电力建设工程档案管理进行深入研究和分析，把其对工程建设的影响降到最小。
关键词：电力；工程档案、信息化；档案管理
1电力工程档案建设中存在的突出问题
1.1工程建设档案人员业务素质不高，专业性不强
随着国家电网建设网架的不断扩大和加强，电压等级的不断升高，输送电力能源的任务不断加重，档案服务的范围也在不断扩大，档案工作的手段也更加现代化，可是，却存在着部分工程档案专职人员的业务素质与时代不相吻合的现象，仅仅局限于收集、整理、分类、保存、利用等，缺乏对工程档案相关的政策、规定、专业业务知识的及时学习；缺乏在每一项建设工程开工与结束之间，与工程项目管理、施工等部门沟通现象，更很少介入工程建设活动中去实时了解工程建设动态，参与工程建设项目的单项工程验收、评审活动。缺乏积极主动地开展工程档案收集工作。
1.2工程档案管理制度不缜密，造成形成的档案质量不高
由于电力建设项目的施工单位多，项目档案管理工作面广，存在各施工单位归档工作的要求和做法不一致现象。具体体现在以下几方面：
（1）前期设计阶段
设计阶段处于工程建设的前期阶段，在开工建设前设计单位已开始产生档案，但由于设计工期紧，设计单位经常出现未按要求进行工程档案的管理。设计方案变更文件没有使用统一编号，变更单随意修改、签字不合要求等情况比比皆是，这些都为档案管理和利用埋下了隐患。
（2）施工阶段
工程施工阶段由于施工单位对档案管理工作的轻视，导致基建档案的施工记录不够详细、完整，有的工程联系单没有编号，还有些文件材料和图纸没有注明日期，或有的日期没有印章。有的装置性材料无质量证明文件或质量证明文件为复印件；对于临时性更改的文件图纸，无专人进行管理，即使有管理人员，也会存在因临时更改文件的突发性和不确定性导致图纸文件得不到更改，最终使得错误文件继续流转下去。
（3）验收交接阶段
工程验收档案交接阶段，验收交接档案蜂拥而至，面对大量的工程档案，验收时间紧，任务重，最终导致档案人员“有章不循”，只是盲目的接收，不追求工程档案的价值性。对于档案的正确性没有时间核查。对于多人验收时，往往还会出现验收盲区，导致重要资料没有存档的现象。
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1.3部分工程档案只注重文字记载，不注重声像档案收集
声像档案较纸质文献具有生动、形象、提供利用及时并可多人同时利用等特点，能够准确反映历史事件的原貌。但电力工程项目档案收集时，档案人员往往只重视整理与收集有关的技术数据与技术资料，而对于声像资料却容易遗忘。例如，有的部门有积存照片没归档，没记录，最终导致本来是很珍贵的照片，却由于没归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。有时还存在，工作人员认为上级部门检查的是文字资料，只要按要求把文字资料整理和保存好，就万事大吉了，而在电力工程建设活动中形成声像等不是档案，认为拍完、录完、上报或交于当事人就算完成任务了，最终导致声像档案的流失。
2提高电力工程档案管理的几点建议
2.1建立健全工程档案收集工作制度，将归档制度的有关规定细化到每项工作的标准程序中去。每项工作结束前都有一个收集整理和移交相关材料的程序，并将其列入工作质量的考核，使工程档案收集真正成为一项日常性工作，保证工程档案工作有章可循，有法可依，达到规范化管理的目标要求。同时，积极采取多项控制措施和手段，严格手续，做到接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，保证档案的完整、准确和系统。
2.2推行档案信息化管理，提高工程档案管理水平。电力工程档案形成范围广、时间长、档案资料介质多，这对档案管理提出了新的要求。信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。加强工程档案信息化建设，选用适合电力工程档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应档案信息化要求的管理体制，提高工程信息交换及共享水平。数据质量是计算机管理系统成败的关键，要严把数据关，保证所输入的数据是全面和准确的，否则难以保证系统的正常运行。因此必须建立数据审核制度，在数据输入之前对数据进行审核，在数据输入之后进行认真校对。笔者所在单位已推广应用OAK工程档案管理软件，该软件是OAK科技档案管理的一个辅助程序，主要用于科技档案原始数据的录入上报和接收工作。该软件为单机版软件，安装在各参建单位的微机上，由参建单位对竣工资料进行归档整理，然后生成上报数据。档案管理部门收到参建单位上报的数据后，可以用本程序进行接收汇总，并将竣工资料导入OAK的科技档案数据库中。全部电子目录和电子文档全息信息均采用工程档案管理软件录入，实现工程档案电子化移交，有效提高工程档案管理水平。
2.3加强对各部门、各单位档案管理人员的培训，不断提高其业务水平。随着电力工程档案工作的领域拓宽，档案服务的范围扩大，档案工作的手段多样化，这就要求必须加强档案人员的业务培训力度，不断提高档案人员的工作能力和专业水平。因此，在电力工程建设档案管理工作中，首先要提高专职档案人员的素质，学习工程档案相关的政策、规定及相关的业务知识，一方面要善于与工程项目管理、施工等部门加强沟通，另一方面要早期介入工程建设活动，实时了解工程建设动态，参与工程建设项目的单项工程验收、评审活动，按档案要求对工程建设中所产生的资料把好质量关，及时发现问题并提出整改要求，积极主动地开展工程档案收集工作。同时，要完善兼职档案人员网络体系，增强企业员工档案意识，树立档案是企业资产的理念，培育深入到各部室、各班组的档案人员网络体系，将档案收集工作更深入开展下去，从各个渠道收集全面完整的资料。
3加强非传统档案资料的管理，保证档案资料的完整性。
我们要认识到，不仅纸质资料是档案资料，其他资料也是档案资料的重要组成部分。因此，要及时对有价值的声像文件等材料加以收集整理，对重要的资料要打破常规，随时将声像文件材料归档，以防日久被人遗忘。在人员允许的情况下，可考虑让专人参与重要活动的摄录工作，这是声像等档案资料积累的最佳方法。其作用是：真正掌握电力工程建设的第一手资料，并对工程的主题、背景、主要人物、时间等有一个深度的印象。
4结束语
电力工程档案管理是一项长期性与复杂性共存的工作，需要以工程建设单位为主导、电力系统各相关单位通力配合才能达到满意效果。
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论文作者:姜金平
论文发表刊物:《建筑学研究前沿》2018年第15期
论文发表时间:2018/11/2
标签：档案论文; 工程论文; 工程建设论文; 档案管理论文; 声像论文; 电力论文; 工作论文; 《建筑学研究前沿》2018年第15期论文;