摘要：办公室是一个企业创造价值的根本所在，协调好办公室的工作可以更好的提高办公室工作的效率。本文通过对企业办公室协调艺术的内容进行叙述，提出了四点在协调办公室工作时所注意的事项，希冀为以后在这一方面的研究提供一份可供参考的资料。
关键词：企业；办公室、协调；沟通
1引言
企业的办公室是企业运转的枢纽，是创造企业价值的根本所在。协调工作是办公室的一项重要的职能，办公室协调工作的好坏直接影响着工作人员的工作水平和效率，进而影响整个企业的发展，因此在公司的发展中必须认识到协调工作在办公室中重要地位，鼓励办公室的工作人员掌握协调艺术这门技能，从而更好的为企业的发展而服务。
2企业办公室协调艺术的内容
2.1协调者要有战略思维的头脑
协调工作要高瞻远瞩,识大体、顾大局,注意方式和方法。首先要有动态思维的本领,善于识别变化中的事物真象,避免局限性,在协调过程中根据情况变化而决定协调的办法与技巧。其次,要具有多层思维的习惯,对事物要做深人细致地剖析,在复杂的现象中抓住本质,抓住协调事项的各个环节,分门别类地处理。再者要有整体思维的能力,善于在对立面的统一中把握对立而,力戒片面、绝对化的观察和分析矛盾的方法,应利用系统分析的方法来处理和协调问题。总之,协调工作要有战略思维的头脑,不是看问题枝节,要始终抓住问题的实质和要害。
2.2既要掌握原则又要注意灵活
搞协调工作要坚持原则,但坚持原则不等于死板,适当的灵活往往是协调成功的关键,所以说,必须要原则性与灵活性相结合。首先要有高度的责任心,正确利用手中的协调权力;其次要具有合作精神,尊重他人,听取意见,运用有效方法感化、说服协调对象;再者要善于应变、消除分歧、取得一致、纠正失漏、力求准确、克服片面、沟通情况;最后要敢于担风险,有雄心胆略,有坚韧不拔的意志.
2.3善于捕捉有利时机
在协调工作中,捕捉有利时机是至关重要的。时机把握的是否合适,对协调的效应非常重要。在办公室内部,要有收集和处理与协调事项有关的各种信息,要善于利用信息网络.信息灵敏,才能把握时机,正确决策;其次协调人员要有较强的协调意识和观察、分析、解决问题的能力,这样才能及时发现问题,抓住时机;再者要善于发现偶然线索,及时调整协调时机。例如“察言观色”在协调领导人的关系时就很重要.某位领导正为某件事伤脑筋,此时你再去协调与其他领导人的矛盾时,就不可能产生好的协调效果。时机把握不准,就会“知其不可言与言,失言;知其可与言而不言,失时”。
2.4掌握良好的情感空间
在协调活动中要尽力缩短彼此之问的感情距离,使双方能够很快相互了解,感情接近。其次在做协调工作中要注意人际距离,人际距离常划分为亲密区、熟人区、社交区和演讲区,不同的区域表示不同的关系,协调人员要善于利用各种人际关系达到预期目的。但在处理各种关系时,、要掌握好原则界限,要恰如其分地同对方相处,保持恰当的人际距离,彼此处在良好的情感之中,共同努力完成协调工作任务.
2.5实行整体性协调
系统方法论认为,任何一个系统都是由若干相互联系、相互作用、相互依赖的要素构成的有机整体。整体性协调就是把协调工作看成一个系统,使协调工作的各个方面相互联系,互相配合,各要素之间协调一致,有机结合,以增强协调工作的系统功能。如企事业单位的机关职能部门,常会遇到临时出现的跨部门、交又事项,要山办公室出面给予综合协调,如政策协调、事务协调、步调协调及关系协调等,这些问题可能表现为业务工作,也可能出现在办公室的机关事务管理职能之内。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆这就要求办公室协调人员要有强化协调工作的整体意识,用整体的观点考察、研究和处理协调工作.协调人员应该明了各部门的职能外延,针刘一职能责任力求准确协商,不能盲口强加;明确协调基本原则,立足全局,做到切实合理,不要迁就偏倚;洞悉各部门的矛盾,致力协商排解、消化成见分歧,不能扩大纠纷;注意借用其它部门的力量,使与协调工作相关的部门都能发挥其应有的作用,避免单枪匹马,孤军奋战;精心于办公室的事务管理,强化服务精神,力图同等对待,不得失子亲疏。总之要从整体的角度来审度协调工作,使协调工作顺利地开展和实施。
3企业办公室工作的协调艺术
3.1善于进行沟通
沟通是进行协调的前提，只有通过沟通才能协调各方面的事项，如果连沟通都不顺利的话，协调成功的可能性也不大。企事业单位的管理体系中出现的矛盾和问题,许多是因为信息渠道不畅,沟通受阻,有关各方产生隔阂或误解造成的。协调人员可以采用信息沟通手段,使有关各方互相了解,明白真象,则可化解矛盾,达到协调一致。如领导班子召开办公会,某领导成员因事未能出席。当办公会作出了有关决定后,而主持会议的领导人又因工作繁忙未及时在会后向缺席的领导成员传达,缺席的领导成员因不了解情况对办公会的决定不理解,对主持会议的领导人产生了意见;此时,办公室的负责同志若能及时将办公会的会一议记录呈交给缺席的领导人,使其了解做出决定的理山和讨论通过情况,就可能避免产生误解或化解矛盾.在少数特殊情况下,主要领导人为了采取应急措施、未与分管领导人商量就独自作出了决定,而事后又未及时向分管领导’人说明情况,这样也可能引起分管领导人的误解。这时办公室负责同志应主动介绍情况,说明原因;或采取恰当方式提醒领导人加强沟通,就能够得到分管领导人的理解,消除误会、化解矛盾。
3.2善于控制局面
要想达到自己满意的协调效果，对局面的控制是非常重要的。善于控制局面是协调艺术中非常重要的一部分。假如，在协调的过程中，自己老是被别人牵着鼻子走，自己就没有话语权，协调的结果也不会往自己所想的那样发展。善于控制局面就是在协调的过程中要随时的把握时机和捕捉环境。所谓把握时机就是，在办公室中要充分利用对自己有利的时机来协调整个办公室的氛围，这需要办公室人员具有强烈的时机意识和敏锐的洞察力。把握环境是要对办公室所处的环境进行观察，成功的协调案例都离不开对环境的很好把握，随时了解环境的变化，增加对周围环境的感知能力。
3.3善于随机应变
协调是一个动态的过程。这就要求办公室的人员要具有随机应变的能力，在坚持原则性的前提下，根据实际情况出发，随时变化协调内容、程序、目的以及方式等。绝不能一味的坚持一种方法来应对所有的问题。
3.4融洽求同缓解矛盾
部门之间有时发生事权冲突或利益冲突,矛盾双方各执一说,要求对方服从自己,互不相让,问题难以解决。此时可以从问题的相关因素人手,找出双方认识的共同之处和相容相近之处,并通过思想沟通的办法,将这些相同之处融合成一个双方都可以接受的过渡方案,使问题部分解决。对那些相互对立、相反和互不相容的部分,暂时搁置下来,下一步解决。
4结束语
综上所述，企业是一个大的整体，每一个办公室就是这个大整体中的小整体，只有办公室的工作人员团结一致，共同合作才能为企业创造出更大的价值。因此，协调工作在办公室工作中有着非常重要的作用，办公室协调能力的强弱直接关系着整个企业的发展。在协调的过程中要选择科学的协调方法，从实际情况出发，动态的调整协调的方法，促进企业的各项管理工作，实现企业的和谐发展。
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论文作者:黄捷
论文发表刊物:《电力设备》2017年第10期
论文发表时间:2017/8/4
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