我国电子公文归档管理工作若干情况，本文主要内容关键词为：管理工作论文,公文论文,情况论文,我国论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
公文是政府机关处理公务和行政管理的重要工具，依靠网络和信息技术实现纸质公文向电子公文的转换，是电子政务建设的重要内容。电子公文的运行涉及生成、流转、传输、归档、保存、利用等诸多环节。为解决电子公文归档管理及其相应电子档案的保管问题，我国各级档案部门进行了积极的探索与实践，积累了一些基本的经验，取得了一些初步的成果，发展形势很好。
一、我国电子公文归档管理工作的基本发展轨迹
作为电子政务建设中的一个环节，电子公文归档管理工作受到了党和国家的高度重视。
——为了加强电子政务建设中的电子公文归档管理、档案基础文献数据库建设、档案信息资源开发利用等工作，国务院在2002年3月成立国家电子政务协调小组时，专门确定国家档案局为成员单位。同年8月，国务院办公厅在部署全国政府系统办公业务资源网传输电子公文工作时，又提出了由国家档案行政管理部门制定电子公文归档工作相关法规的任务。国家档案局在制定出台的《全国档案信息化建设实施纲要》中，也把电子公文归档管理作为一项重要任务列入工作计划。
——根据国务院办公厅的要求，国家档案局研究制定了《电子公文归档管理暂行办法》，2003年7月以国家档案局6号令发布施行。中共中央政治局候补委员、书记处书记、中央办公厅主任王刚专门就此作出重要批示。王刚指出：“电子公文的归档与管理，档案信息资源的保护和开发利用，是国家电子政务建设的重要内容和基础性工作。”并且要求各级档案部门“要针对电子公文的特点，进一步研究解决保真、保密和保存等问题，使电子公文和纸质公文一样得到科学保管和有效利用。”王刚的重要批示，确立了电子公文归档管理工作在我国电子政务建设中的地位与作用，对我们进一步做好电子公文归档管理工作提出了明确的要求，指明了电子公文归档管理工作的发展方向，是我们做好这项工作的根本指针。此外，国务院信息化工作办公室对这个《暂行办法》的制定和实施也给予了充分肯定，并希望国家档案局通过国务院电子公文传输系统中的试行逐步完善，尽快出台指导全国电子公文归档管理的规章。
——为了贯彻落实王刚批示精神，国家档案局于2004年6月初在上海组织召开了“电子公文归档管理工作座谈会”。会议通过情况介绍和系统演示，对上海市长宁区政府开展电子公文归档工作的经验进行了宣传和推介，在全国范围内把电子公文归档管理工作进一步引向深入。长宁区57个职能部门和街道机关全部实行网上电子公文归档管理，区档案馆在线接收电子档案3.1万余件，2003年度机关电子公文归档率达到93%以上。
全国各地电子公文处理系统发展迅速，为电子公文归档管理工作奠定了良好的基础。据有关媒体报道，重庆市政府、宁夏回族自治区政府、国家环保总局等都较早地开展了电子公文传输工作，方正电子公司的APABI电子公文处理系统、北京书生公司的电子公文传输系统等得到了比较广泛的应用。国家电子政务标准化总体组牵头起草的《XML电子公文标准》等已经草拟完毕并在广泛征求意见。四川省把电子公文管理列入党政网建设的统一规划之中，并且由省信息办和省档案局共同组织在全省范围内推广应用统一的电子公文归档管理系统。广州市人民政府办公厅出台《广州市电子公文和信息交换管理试行规定》，成为我国第一部关于电子公文管理的地方政府规章。电子公文归档管理工作在各级党委、政府以及各部门的高度重视和大力支持下，呈现出良好的发展势头。
二、我国档案部门对电子公文归档管理工作地位的基本共识
电子公文归档管理工作做得如何，关系到电子政务环境下电子公文运转后能否得到有效保存，电子档案的真实性、完整性能否得到有效保证。各级档案部门从国家电子政务建设、国家信息资源建设的高度，从新形势下做好档案基础业务工作、为全面建设小康社会服务的高度，深刻认识了电子公文归档管理工作的现实意义和重要作用，进一步增强了做好电子公文归档管理工作的责任感和紧迫感。
1.电子公文的归档管理是国家电子政务建设的重要内容和基础性工作。电子公文的归档管理，是电子政务系统建设和运行过程中一个不可分割的组成部分，是电子政务条件下机关公文流转的一个不可或缺的环节。归档工作是电子公文运行管理的一个重要环节，同时也是传统意义上文件与档案相互衔接的关键。从某种意义上讲，电子公文能否正确归档，电子档案能否得到科学保管和有效利用，是衡量电子公文系统及其管理水平的重要指标，是检验电子公文运行管理好坏的基本尺度，是电子政务建设成败的试金石。电子公文归档管理工作的有效开展，必将为国家电子政务的顺利实施提供强有力的保障。
2.电子公文的归档管理是新形势下国家信息资源建设的一个重要方面。信息资源的建设与开发利用，是国家信息化建设的核心任务和基础性工作，是贯穿国家信息化建设进程的主线和取得实效的关键。档案信息资源是国家信息资源的重要组成部分。2004年2月，国务院信息化工作办公室领导和国家信息化专家咨询委员会的有关专家到档案部门就档案信息资源开发利用工作进行专题调研时，曲维枝主任就多次强调，档案信息资源是国家的一项基础性信息资源，要用长远发展的眼光看待档案信息资源开发利用工作。在电子政务、电子商务、办公自动化等系统逐步实施的新形势下，电子公文将成为各级党政机关、企业事业单位产生文件的主要形式，进而成为国家档案信息资源的重要源头。只有认真把好电子公文归档管理环节这一关口，才能切产保障政府基础信息资源不流失，完整、规范、安全地进入国家信息资源宝库，并且得到科学保管和有效利用，为全面建设小康社会服务。电子公文归档管理工作的有效开展，必将极大地推动电子政务环境下国家信息资源的建设，为逐步构建起完善的政府基础信息资源库，满足不同层次对政务信息的利用需求奠定良好的基础。
三、我国当前关于电子公文归档管理工作的相关法律法规体系
我国各级人民政府或档案行政管理部门目前与电子公文归档管理工作相关的法律法规中，比较重要的主要有以下3个文件：
1.《电子公文传输管理暂行办法》。国务院办公厅2002年发布的这份文件，廓清了电子公文的基本定义，并首次明确了国家档案行政管理部门研究制定电子公文归档管理相关规章制度的职责和任务，客观上促进了电子公文归档管理办法的调研起草进程。
2.《电子公文归档管理暂行办法》。国家档案局用了将近一年的时间进行了大量的调查研究工作，于2003年7月出台的这份文件，对电子公文归档管理的职责分工、归档范围、移交形式、存贮保管、安全保密以及归档电子公文（电子档案）的保存、利用等作出了全面、系统、详细、具体的规定，是指导我国电子公文归档管理工作的基本章法。该《暂行办法》的制定出台，得到了王刚以及国务院信息办同志的充分肯定。
3.《广州市电子公文和信息交换管理试行规定》。2004年初，广州市人民政府办公厅出台了《电子公文和信息交换管理试行规定》。该规定明确提出电子公文与相同内容的纸质公文具有同等法律效力，确立了电子公文的法律地位。关于电子公文归档管理，该《规定》中明确的主要内容有：
(1)规定“电子公文办理完毕后由各使用单位办公室（或机要室）自动向广州市档案馆内部网归档保存”，确定了政府各部门开展电子公文归档相关工作的具体要求，赋予了档案部门集中统一保管电子公文的职责。
(2)规定“电子公文原则上由电子公文形成单位负责归档，各收文单位负责登记收文情况，以备查询。须收文单位办理或归档的文件，发文单位和收文单位都应当归档”。规定“各使用单位应指定专人负责电子公文归档工作，并按照《电子公文归档管理暂行办法》的有关规定执行”，进一步明确了归档工作的责任人。
(3)在技术层面，规定“各使用单位档案部门必须配置相应的系统设备，建立安全可靠的电子档案库。电子档案库的文件如果被借调和流通，必须具备自动清除和涉密追踪的能力。电子公文形成单位应在电子公文处理系统中设置足够容量的暂存存储器，以保证归档电子公文的完整、齐全”。
此外，我国各级档案行政管理部门还发布了一些关于电子文件归档管理的行政性规章，有的是与当地信息化主管部门共同发布的，对电子公文的归档管理都有比较重要的指导意义和参考价值。
四、我国档案部门开展电子公文归档管理工作的基本经验
在电子公文归档管理工作的理论与实践的探索过程中，各级档案部门逐步积累了一些好的经验，提出了关于电子政务环境下电子文件归档和电子档案管理的一些新的模式，研制开发了电子公文管理系统，许多管理理念、管理方法和工作思路值得总结。
1.电子公文归档管理工作必须得到各级领导的高度重视。做好电子公文的归档管理工作，需要党委、政府的统筹兼顾。在电子公文和电子管理系统的建设中，不能把此项工作局限于档案部门的工作，而应作为整个政府职能转变的一个具体行动。
2.电子公文归档管理工作必须争取各有关部门通力合作和齐抓共管。信息时代的档案工作与文书处理工作、信息化工作等联系更加紧密。电子公文的归档管理，既是文书部门的日常工作和档案部门的基础业务工作，同时也是信息化主管理部门的一项重要工作内容。没有相关部门的协同作战，这项工作是无论如何做不好的。凡是电子公文管理系统建设顺利进行的地方，其中一个非常重要的因素，就是得益于文书部门的高度重视和密切配合，得益于档案部门积极主动的提前介入，得益于信息化主管部门的大力支持和指导。相关部门齐抓共管，可以避免部门分割和相互脱节，保证电子公文信息流始终流转顺畅、规范、有序。电子公文归档管理作为电子政务的组成部分，尤其需要得到信息化主管部门的支持和指导，列入相关建设规划和工作框架，使电子公文归档管理与电子政务同步建设，实现档案工作信息化与国家信息化建设的协调发展。
3.电子公文归档管理工作必须依靠档案工作者的主动意识和提前介入。电子政务环境下的档案工作和文书工作之间的界限更加模糊，文件档案一体化管理是一种必然趋势，从保证归档后电子公文真实、完整、长期可读等要求出发，必须从电子公文产生之初就要进行相关控制，如元数据、背景信息的齐全完整等。这些工作如果档案部门不主动开展，就可能造成电子公文归档后数据不全，影响到电子档案的真实、完整、可靠。因此，主动介入电子政务建设，自觉承担起电子公文归档管理工作，是档案部门义不容辞的职责。档案部门的同志们只有主动汇报，多方联系，积极工作，才能得到各级领导和相关部门的同志们充分理解和大力支持，才能做好电子公文归档管理工作。档案部门要提前介入当地电子政务建设的每个阶段，使电子公文归档管理与电子政务建设紧紧结合在一起，保证电子公文归档管理在电子政务系统设计之初就作为必须的功能列入计划，使电子政务系统中的电子公文管理功能齐全完整。
五、我国档案部门进一步推进电子公文归档管理工作的基本思路
电子公文归档管理已成为信息时代档案工作者面临的重大挑战和发展机遇。各级档案部门深刻体会到，要进一步做好电子公文归档管理工作，必须以科学发展观为指导，以协同作战的精神去工作，用统一的法规标准去规范，用先进的科研成果去深化，不断把电子公文归档管理工作推向前进。
1.用科学发展观指导电子公文归档管理工作。当前，全国各行各业都在学习科学发展观、树立科学发展观、实践科学发展观。电子公文归档管理是一项全新的工作，需要用科学的态度和发展的眼光来对待电子公文归档管理中遇到的每一个问题。电子公文与纸质公文相比，归档管理的技术要求更高，对管理人员的科学技术素质要求更高，而且随着信息技术的不断发展应用和我国行政管理体制的不断完善，电子公文归档管理方法和手段也会不断有所变这就需要各相关部门要用科学发展观指导电子公文归档管理实践，不断研究新问题，不断取得新突破。
2.用协同作战的精神推动电子公文归档管理工作。电子公文归档管理工作需要多部门通力合作、齐抓共管。电子公文归档管理的一个显著特点是文件管理和档案管理结合得更加紧密，电子公文的产生、运行、归档和电子档案的管理利用都在一个系统中完成，电子公文的产生、运行是否规范，将直接影响到所形成电子档案的真实、完整、可靠。国内外研究和相关实践表明，要保证电子档案档案的真实、完整、可靠，必须从电子公文的产生之初就实施前端控制，也就是要用档案管理的理念和方法来规范、控制电子公文的产生、运行。按照纸质文件档案管理职能划分，文件管理和档案管理是两个不同的阶段，在许多单位分别归属不同的职能部门管理，这种管理体制显然不适应电子公文和电子档案管理的要求，因此，把电子公文管理和电子档案管理职能合一，是必然的发展趋势。一些地方采取由档案部门牵头对电子公文运行的全过程进行管理，是值得肯定和推广的。
3.用统一的法规标准规范电子公文归档管理工作。电子公文归档与管理必须依照相关法规和技术标准，纳入科学化、法制化的轨道。各级档案部门要按照国家档案局6号令和王刚批示精神的要求，把电子公文归档管理作为一项重要工作纳入议事日程，参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档等各个工作环节。有条件的地区和部门可以根据国家档案局6号令总的要求，制订出台操作性强的电子公文归档管理办法、实施细则、技术标准等。
4.用先进的科研成果深化电子公文归档管理工作。电子公文是伴随着信息技术的发展和应用而产生的，信息技术发展很快，电子公文归档与管理中新的问题将不断出现，只有认真研究新情况，采用先进的管理方法和技术成果，才能解决电子公文和电子档案保真、保密和保存等问题，使电子公文和纸质公文一样得到科学保管和有效利用。
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