摘要：在新时代中国特色社会主义理论指导下, 我国经济社会发展日新月异, 党和国家的各项方针政策越来越规范有序, 事业单位也迎来全新的机遇和挑战。档案作为事业单位留住记忆促发展的标志, 其科学化水平同事业单位管理有着直接的关系。基于此,笔者从工作实际出发探讨了事业单位档案管理的措施, 力求不断推进事业单位档案管理再上新台阶。
关键词：事业单位；档案；措施
一、事业单位办公系统与智能档案管理的整合概述
事业单位办公系统与智能档案管理工作的整合是基于大数据环境下, 事业单位内部成熟的信息管理系统, 提供建立信息的共享平台和信息的交流通道, 将档案信息与办公系统实现无缝化联接, 既保证了智能档案管理在资源收集、归类与整理中的优势, 也实现了商业单位内部的资源优化组合, 强化了事业单位资源的配置优化和增值。
事业单位办公系统与智能档案管理整合的内容不仅包括信息资源的整合, 更包括了对技术标准的整合、系统运用的整合、实体的整合和人才配置的整合。其中信息资源的整合是在档案管理保密工作的基础上, 针对档案管理的保密分级有选择地进行档案信息的共享和分配;技术标准的整合是对智能档案管理系统中信息的计算方法、数据结构、数据库类型和文档格式;系统的整合是针对办公系统和智能档案管理系统之间的兼容问题;实体整合是指在信息整合的背景下, 实体档案的存放位置、存放状态和排列情况的整合。人才配置整合是指既要保证工作人员拥有相应的信息技术知识, 又要保证其拥有档案管理知识。
事业单位办公系统与智能档案管理整合的目标是在保证“统一领导”和“分级管理”的形式下, 优化单位内部的资源结构, 完善办公系统与档案系统的功能, 保证人才的供应, 实现资源的充分利用。由于目前事业单位多数档案管理信息与办公系统没有实现融合, 从整体上来看其条块的分割过于明显, 资源配置较为分散, 形成了信息闭塞的现象。在互联网时代下, 信息的闭塞难以保证效率, 也难以满足时代发展的要求, 增强事业单位信息的交流, 消除办公系统与智能档案管理的隔阂是提升事业单位工作效率, 使其更好地为人民服务的基础。
二、事业单位办公系统与智能档案管理整合的原则
(一) 规范性原则。
事业单位OA办公系统的信息储存格式、数据结构类型、信息加工算法、数据库等与智能档案管理系统有个别差异。不同的文本格式、算法阻碍了信息的转换和交流。因此事业单位办公系统与智能档案管理的整合必须以规范化为前提, 二者只有实行统一的格式标准, 实行统一的数据算法, 配置统一的数据库, 在格式、操作和程序方面实行统一的规范, 不同的部门之间采取的操作规范相同, 才能实现信息的交流。
(二) 信息安全性原则。
无论是办公系统还是智能档案管理系统, 其信息的搜集、整理、分析、分类工作是共享的前提。尤其是事业单位的智能档案管理工作, 信息共享和交流的前提是对档案信息进行正确的整理与归类, 区别其保密分级。只能在保密级别范围内实现信息的流转, 严格遵照信息公开条例和保密条例, 在信息交流中做到信息的条理化。
(三) 操作简便性原则。
事业单位工作涉及面广, 工作量大, 办公自动化系统已经应用成熟, 工作人员操作OA非常熟练。事业单位办公系统与智能档案管理的整合是为了实现资源的共享, 以达到增强事业单位工作效率, 提升工作水平的目的。因此, 二者整合必须符合操作的便捷化原则。在应用程序上与之前的系统一致或者区别不大, 操作流畅简单明了、易于掌握, 才能充分发挥整合的作用。
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三、事业单位办公系统与智能档案管理的整合实施
（一）不断优化档案管理模式
随着档案信息化及电子化管理模式的发展可以推挤管理水平和效率的提升, 在目前的工作和生活中应用网络化的范围也在慢慢拓宽, 互联网技术发展趋势良好, 在进行档案管理中, 要求同时代发展步伐相匹配, 作为事业范围不仅仅要求对档案原版文件进行归档, 同时也要求提升工作效率, 推进提升档案管理的精准性。应用网络化信息平台, 有效档案的传输以及查阅。因此, 事业单位要求注重将之前的档案管理措施进行改善, 同时引进一些全新的技术以及设备, 实现对管理模式的完善, 推进提升其管理水平, 也可以给以后的发展奠定良好的基础。
（二）不断完善档案管理制度
事业单位在档案管理过程中, 应当依照《档案法》的有关规定, 制定相关规章制度, 逐步完善内部管理制度, 确保档案管理工作的有序推进。在进行档案业务管理时要注重将日常经验应用到业务办理中, 根据上级制定的规范性文件要求, 做好日常业务处理及档案管理工作, 要根据不同地区特点、侧重点和历史渊源, 总结出本地区本部门的相关档案管理措施。
（三）有效提升管理人员的专业化水平
在事业单位各项业务管理中, 档案管理作为一项专业技术性较高的工作, 不仅要求档案管理人员有一定的文化水准, 掌握相关的管理专业基础知识, 拓宽知识面, 学习同档案工作与之相关的经济、历史、哲学以及科技等知识, 尤其是学习应用计算机技术, 采取较为先进的档案管理措施, 适应时代的需要。在进行档案管理过程中, 档案管理人员不仅要具备严谨的工作态度, 更要具备强烈的事业心责任感, 增加对各行各业各领域知识的了解和掌握, 适应时代要求较快的掌握全新的技能。
（四） 加大对事业单位档案管理工作的支持力度
政府相关部门要根据国家档案管理的法律法规和规章制度, 抓好档案队伍建设, 经常性做好对档案管理部门的工作指导及监督, 做好相关部门之间的沟通和交流, 抓好工作培训, 积极宣传档案管理工作的重要性和档案的意义。注意发挥先锋模范者的带头作用, 抓两头带中间, 发挥以点带面的效果, 有效提升单位的管理水平, 例如:海阳市档案局通过评选档案管理先进单位, 立标杆树典型, 带动其他档案管理不规范的事业单位的发展和整改, 促使其学有借鉴, 赶有方向。同时作为政府相关部门要采取措施, 进行深入事业单位进行业务指导, 实现针对性强与档案工作制度相符合的管理, 不断推进事业单位档案管理向规范化发展。
（五）优化网络运行, 实现资源共享
当前电子档案在事业单位管理中逐渐发展成为主流, 将电子文件的形式进行收发文、存取档, 可以实现查阅和调取档案的有效管理。在目前现代化多媒体技术逐渐发展下, 电子文档的发展趋势良好, 可以替代纸质版的趋势, 应用计算机网络处理文件已经变为了各行业和领域发展的常态。特别是对档案管理工作而言, 传统人工管理已经不能适应大数据管理的需求, 容易出现一定问题, 但是计算机处理则有着诸多优势, 所以档案管理要求同目前现代化管理模式相适应, 事业单位要求逐渐健全档案管理的局域网, 促使档案信息以及数字资料之间进行共享, 可以给档案室以及与之相关的科室来搭建信息桥梁, 推进提升事业单位档案管理的精准度、规范性以及科学性。
结语
档案作为记录数据最为重要的资源, 在事业单位中不断推进科学化管理是目前亟待解决的重点内容, 要求做好顶层设计, 最大程度发挥出档案事业单位一次性办好的功能, 尤其应该注重从战略高度来提高对档案管理重要性的认识, 而档案管理部门要积极推进档案的科学化、规范化管理相关措施, 为事业单位的持续发展奠定科学依据。
参考文献
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论文作者:杨鑫
论文发表刊物:《基层建设》2019年第2期
论文发表时间:2019/4/24
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