张露馨
河南省交通运输厅高速公路少林寺至新乡管理处
摘要：随着信息时代的发展，文秘工作与档案管理之间的关系越来越密切，二者之间呈现出一种相互促进的关系，在计算机网络大力发展的时代表现的尤为明显。本文通过对信息时代文秘工作与档案管理工作关系的探讨，希望能够提高相关工作人员对档案管理一体化的认识，从而提高工作质量和效率。
关键词：信息时代；文秘工作；档案管理
在计算机网络技术的帮助下，文秘工作和档案管理之间的关系更加密切，二者之间相互促进、相互发展。文秘工作为档案管理工作提供了基础服务，档案管理工作使文秘工作更加科学，并且能够反映到实际应用中。文秘工作的每一个环节，都有档案管理工作的具体要求作为依据，从文档生成到归类，再到计算机的输入和输出，最后转化成档案文件，都是文秘工作和档案管理工作相互结合产生的，实现了文档生成、管理和利用的一体化，使文秘工作和档案管理工作共同分担对信息的处理任务，从而实现文秘工作和档案管理工作的密切联系。
一、信息时代文秘工作与档案管理相互促进
在信息时代，连接文秘工作与档案管理工作的是公文，它来源于文秘工作的劳动，又是档案管理工作的主要材料。公文的质量影响了档案管理的效果，也就是说高质量的文秘工作能够给档案管理工作带来好处，档案管理工作的完成也是在文秘工作完成情况良好的基础之上进行的。当公文被整理成档案之后，就能够被当做代代相传的历史记录，供后人翻阅。档案是对时代的浓缩，是历史的见证，是对社会文明的传承，在人类发展过程中起到很大的作用。所以，文秘工作的重要性可见一斑，文秘工作与档案管理工作的密切联系也由此可见。二者之间既相互独立，又相互依存。
（一）对现代文秘工作重要性的认识
文秘工作的办事宗旨是保证领导做出决策的效率以及领导机关的有效运转，通过对文件的整理，为领导者做决策提供正确的参考，帮助会议、办事等工作的正常开展。文秘工作介于领导工作和业务部门之间，同其他社会改造活动一样，具有严格的规范性。实际生活中的文秘工作需要为领导的决策提供信息参考，从而为正确的决策工作做好准备。
（二）文秘工作是档案管理的基础
文秘工作由于其工作内容的重要性，使档案管理工作显得非常重要。文秘工作多是处理的上级向下传达的文件，或者下级向上呈递的批阅，然后经过整理完成归档。文秘工作的进度直接影响到单位的工作效率。所以，文秘工作是档案管理的基础，文秘工作的质量对地方经济和社会的发展都能够起到促进作用。所以，文秘工作是档案管理的基础，也是整个单位工作的基矗
（三）档案管理是做好文秘工作的前提和保障
档案管理工作能够促进文秘工作更加科学性和规范性，从而更好地实现文秘工作的价值。对于一些重要大型活动，对文秘工作的要求很高，其信息和物质来源必须具备科学性，所以就要发挥档案管理工作对文秘工作的规范作用。档案资料的科学、准确、全面的性质，为文秘工作规范了方向，是文秘工作科学性、准确性和全面性开展的依据和保障。所以，对档案管理工作实施更加健全的体制对于规范文秘工作，使其充分发挥自身价值有重要作用。
二、现代文秘工作和档案管理存在的主要问题
虽然文秘工作和档案管理工作联系紧密，但是在实际工作过程中，由于分块管理制度的存在，使二者之间的距离拉大，出现了工作中的脱节。其中主要问题表现在以下几个方面：
（一）文秘人员档案意识淡薄
当前很多文秘工作人员在处理公文的时候还是采用传统的手工处理方式，对计算机管理系统的使用不够习惯，在一定程度上降低了办公的效率，阻碍了文档信息化的进程。所以，加强文秘人员档案信息化意识非常重要，只有这样才能够实现"文档一体化"和办公自动化，推动现代办公档案管理信息化的进程。
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（二）文书档案不够规范
档案管理不规范现象会造成很多问题，在日常档案管理的过程中，经常会出现文件版面记录缺失、附件归档混乱、原始稿件遗失、纸张尺寸不合格、文种不合要求、装订不正确等问题，阻碍了归档过程的进行，也使原本严肃认真的公文档案变得漏洞百出，减小了信服力，对档案管理工作以及单位工作的正常运行造成了一定的影响。
（三）管理人员素质有待提高
当前从事文秘工作和档案管理工作的人员很多都没有经受过专业培训，其工作素质与专业人员之间有一定差距，文化程度也相对较低，对文件整理工作以及档案管理的质量产生了一定的影响。经过相关调查，当前文秘与档案管理工作人员中普遍没有接受过专业的文档工作教育，大多是从其他工作岗位上调用过来，并且现学现用，在业务专业程度上无法起到应有的作用。由于管理人员的素质问题，使文秘和档案管理的质量在科学性和规范性上得不到保证，从而影响了单位工作的质量。
三、信息时代促进文秘工作和档案管理一体化的对策
（一）强化文秘工作人员档案管理意识
管理人员要对文秘工作和档案管理工作的重要性有充分的认识，并且能够认识到二者的密切关系，从而强化自身的档案管理意识，确保档案管理工作的科学性，推动档案信息化的实现。在实际工作过程中，文秘工作人员和档案管理工作人员经常缺乏联系和互动，从而使文秘工作和档案管理的相互促进工作无法实现，成为现代档案管理工作中非常严重的问题。因此，加强文秘工作人员的档案管理意识是确保工作顺利实施的保证，也是解决此问题的可行之策。文秘工作需要处理公司上上下下大小文件，领导的批阅、文件传递、催办等工作都需要经过文秘工作来完成，其工作的科学性和准确性影响了整个公司的发展。所以，文秘工作人员必须用档案管理的规范来约束自己，对文件的处理采用科学化和信息化的方式，对文档进行合理的归档处理，形成档案管理意识。
（二）提供文秘工作人员立卷归档技巧
文秘工作人员归档的效率决定了公司档案管理的效率，从而能够提高公司的办事质量。由于文秘工作内容的重要性，使文秘工作者必须精通处理各种信息的能力，上到各种政策方针，下到各种杂事杂务，都需要进行合理的安排，其工作内容繁琐又复杂，具有丰富性和多样性。由于需要处理文件类型繁多，所以文秘工作人员需要做到文件处理的不遗漏、不重复，准确地开展档案处理工作。同时，文秘工作人员要对文件本身的价值有一个准确的判断，从而判断出哪些需要储存保留，哪些需要整理归档。在整理过程中要保证文件的全面性，从而使资料在搜集的过程中能够统一装订成册，成为方面查阅的文件。
（三）利用信息技术扎实专业知识提高档案管理效率
随着信息化的发展，档案管理工作能够通过计算机网络技术变得更加高效和准确。首先，实现档案管理的信息化。在信息化发展的时代，可以通过档案管理电子化的方式实现档案管理的高效化和准确化，弥补纸质档案管理上的不足。电子档案管理使文秘工作和档案管理之间的联系更加密切，推进了"文档一体化"的进程。其次，引入计算机管理系统。通过电子档案管理软件，文档管理者可以根据实际情况进行档案之间多维联系的发展，通过相关的检索工具，可以实现对纸质档案的快速查找，使文秘工作效率大大提升。
四、总结
综上所述，企事业单位在基于信息时代下的文秘工作与档案管理上，一定要从基本问题出发在利用信息网络技术的前提下，提高文秘人员的工作意识，进而从根本上运用到信息技术所带来的便利，提高档案管理与信息保密水平。
参考文献
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[3]王玲[1]. 浅析信息时代文秘工作与档案管理的关系[J]. 经济研究导刊, 2011(27):217-218.
论文作者:张露馨
论文发表刊物:《中国西部科技》2019年第22期
论文发表时间:2019/11/27
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