电子档案：福音、困惑、对策，本文主要内容关键词为：福音论文,对策论文,困惑论文,档案论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
伴随着计算机技术和互联网的应用普及，档案已不再仅仅是单一的纸质介质形式存在，以磁、电、光等介质为主要信息载体的文件应运而生，产生了大量的电子文件档案（以下简称“电子档案”）。于是，档案部门传统的档案管理观念开始受到冲击和动摇。面临信息网络、信息一体化中产生的大量电子档案，对档案人员来说是福音，也有困惑，应扬长避短，迎接挑战。
福音
电子文件是数据媒体和记录在媒体上的信息的集合体。当前，计算机已被运用到社会、生活的各个领域，电子文件正以强劲的势头占据档案领域，造成电子档案冲击纸质档案的状况。作为一种新型的知识载体，电子档案的功能已并非是纸质档案功能的延伸，而是档案理论与管理中的一次实质性的飞跃和发展，它带给人们的福音主要从电子档案发挥出来的优势功能中略见一斑。
1.容量大、体积小，节省库房存储空间。电子档案的载体可以是磁盘、光盘等形式，一张普通的3寸磁盘容量为1.44兆字节， 相当于容纳72万个汉字的纸质档案的容量。一张光盘的容量更大，目前已达500 —1000兆字节，且体积小，自身重量轻，仅为100克， 入库保管时占用空间小。由此预见，电子档案的不断增加与积累，将大大地节省档案装具与库房的存储空间。
2.检索快捷，提高利用率。检索和传播的快捷是纸质档案难以相比的，电子档案只需按动健钮，通过网络传输，即可迅速地查找到用户所需档案的案卷、条目、信息，乃至全部文件的内容，同时可随意打印出用户所需的内容，避免了用户常为摘抄或复印不便带来的苦恼，提高了利用率。随着计算机管理档案的联网，电子档案的检索、查阅范围更广、更快捷。
3.自动分类组合，便于档案管理。电子文件在文件转化为档案的过程中，随时可迅速地对档案中的单份文件从不同角度进行组合、整序、检索和统计；可以尽情地展现文件间的来源、内容、时间、形式等方面的联系，人们不需去分类、组卷，从而方便了对档案的管理。
4.多样化的展示方式，增强了档案传播的效果。电子档案是信息网络的产物，信息网络融合了电话、电视、电脑三种主要传媒功能，因此，集文字、图像、动画、声音和数据为一体的电子档案具有多样化的展示方式，且屏幕上的画面清晰度高，常见常新，使档案变得意趣盎然，赏心悦目，吸引了利用者，增强了传播效果。
由于计算机信息网络发展很快，电子档案的功能仍在实践中不断被发现，因此，带给档案利用者的福音也在使用中不断被升华。
困惑
电子档案也并非是完美无缺的，与纸质档案相比也存在着自身无法克服的局限性。所以，当电子档案给人们带来福音的同时，也使档案部门面临着新的担忧和困惑，主要反映在：
1.档案的原始性难以确认。这是档案部门面临的最大的担忧和困惑。众所周知，档案的基本属性是原始记录性，有了原始性的档案才有保存价值，才有凭证作用，这是纸质档案最真实、最可靠、最珍贵的原因之一。而电子档案的原始性却难以确认。原因是：其信息和载体可以分离，易被人弄虚作假；其载体与字迹材料没有特性，真假难辨；易被复制、删除或修改，破坏了档案的原貌。因此说，电子文件的原始性成了转化为电子档案的主要障碍。
2.档案的真实性难以判断和检查。电子档案从形成到交由档案部门保管，中间需要一个文件的拷贝和移交过程，在这个过程中有谁保证归档的电子文件没有被人删改？档案人员凭肉眼是无法检查的，即使借助计算机也无法考证和判断其真实性。更为重要的是纸质档案可以加注各种证明，完备某道合法手续加以标记，而电子档案很难实现这些功能。
3.查档和运用电脑不能人人得心应手。电子档案形成的特点决定了其查档利用只能依赖于计算机与特殊的设备，否则将无法了解其内容。而目前档案界的状况是基层电脑设备没有完全普及，懂电脑、会操作的人较少，即使会操作也是半路出家，遇上技术环境的快速变化，就难以适应和掌握。同时，电脑还须在“不断电”情况下操作，因此还需防备故障的发生和“病毒”的侵扰等等。类似附加条件，制约和束缚了档案人员提供利用的手脚，难怪有的档案人员面对信息时代的电子档案，发出了“得心不应手”的感叹。
其实，电子档案给档案部门造成的困难不仅如此，还有保护手段、修复技术和安全防护等一系列新问题，均值得研究和探讨。
对策
信息技术的进步，电子档案的产生，给档案部门带来了福音也带来了困惑，怎么办？本文提出如下解决问题的途径。
1.采取有效措施，确保原始性。
首先要建立磁盘文件登记制度，从制作规程上确保电子档案的原始性。磁盘登记从两方面入手：第一，先由文书处理部门按照电子文件是否要归档为原则进行初步鉴定，然后再分别依据文件性质分类拷入软磁盘，并在磁盘上贴上标签，统一登记入册，使计算机硬盘只作临时存储的媒介；对中途需打印、修改、复制的文件，必须同时建立严格的部门审批、登记制度。第二，档案部门对已归档的电子档案更要履行严格的移交、登记、管理制度。一方面认真核实、登记、排列磁盘文件号，标上部门、文件性质、文件名称和日期，便于日常提供利用；另一方面应将归档的电子档案复制一份封存，作为原版归档，用于日后备查，保证其原始记录性。
其次要设置加密防护技术。在档案的管理与提供过程中，可以通过建立对电子文件的数据加密、用户识别、终端识别及扫描输入原始签名等技术措施，防止在传输中的非法复制、修改、分离和泄密等。
2.加强监督指导，保证真实性。
首先，各档案部门应积极参与计算机应用系列的统计，从档案学角度就电子文件的形成与归档提出具体的制作要求，使软件设计人员把档案部门的要求融合到程序的制作和开发中，从而有利于档案部门在应用中根据专用标识来识别电子文件的真假。
其次，档案部门要把监督指导纸质档案立卷的经验用来指导电子文件的归档工作。通过了解文书转化成电子文件的过程、内容和载体性能等情况，奠定日后判断、检查电子档案真实性的基础。
第三，完善有效程序。对需归档的电子档案，应由文书处理部门将其中的文件内容分别打印一份纸质文字材料，并在纸质文字材料上完善各种有效程序。如：明确责任人的审批、签字，加盖公章和私印，加注各种必要的注释或标志，从而可弥补计算机无法实现的功能，使电子档案同样具有真实的凭证作用。当然，其中又涉及到计算机打印字迹不耐久保存的情况，对此，笔者通过实践证明，只要配备一台喷墨或激光打印机即可解决。
3.注重技能培训，培养“通才型”人员。
过去，档案部门仅满足计算机辅助档案管理的现状，认为只要有人会操作计算机就行了。现在不同于前几年，人类已大踏步进入信息网络时代，故培养有学识、懂档案、会计算机的“通才型”的档案管理队伍迫在眉睫。这就要求：档案行政管理部门要把培养“通才型”的档案人员纳入工作计划，分期分批地选派档案人员参加计算机培训；要注意引进和吸收计算机专业技术人员，全面负责计算机档案管理中软、硬件的研究、开发、维护和技术上的难题，使档案专业与网络技术密切结合；档案人员要克服各种畏难情绪，刻苦学习计算机技术，就能避免查找利用不得心应手的状况，使档案管理锦上添花。总之，信息时代造就了电子档案，电子档案也呼唤尽快培养一支“通才型”的高素质的管理队伍，以适应档案事业发展的需要。