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一
面对着归档文件数量的日益剧增，而存储空间的日见紧张，外国许多档案馆严格鉴定标准，把接收进馆的档案文件控制在2%—15%。 据国际档案理事会公布，各个国家为控制进馆数量，规定在机关形成的全部文件中划定为可以进馆的永久保存档案的比例分别如下：
1—2% 英国
2—3% 波兰
3—5% 美国
4% 前苏联
4—6% 捷克
5% 加拿大
5—10% 比利时、意大利、日本、荷兰、斯里兰卡、津巴布韦、前东德、印度
10—15%法国、澳大利亚、芬兰、瑞典、丹麦、挪威、瑞士、奥地利、阿根廷、罗马尼亚
外国的档案文件进馆率虽然控制在上述比例，但时日长久，馆藏量总是不可避免地增加，库容量的需求不断上升，而不得不投资增建新馆库。例如，美国国家档案馆于1934年建成，到1993年它又增建了马里兰新馆，以满足面临上升的进馆量需求。马里兰新馆库的投资为2.5 亿美元，其中库房面积64000平方米（有26个库房，每个约2000平方米）。 共有密集架2000个，排架长度可达880公里，投资700万美元。又例如，英国公共档案馆、加拿大国家档案馆、法国国家档案馆在本世纪70—80年代均已新建馆库，以应付不断上升的进馆档案数量的需求。再例如，苏格兰档案馆有150年历史， 现已进入到第三个分馆的库容扩充阶段了。1970年之前旧馆容量为排架长度55000米；1971 年物色一座教堂维修改建为第二分馆，库容量为排架长度19000米；到九十年代， 又面临库满为患，不得不新建第三分馆，该分馆于1995年5月竣工使用， 库容量为排架长度37000米。也就是说，到目前为止， 苏格兰档案馆已拥有总库存量为排架长度111000米。但是，据该馆自己估计，第三分馆现有库容量余额只能满足到2020年之需要。
如果不控制进馆数量，扩充馆库的投资就不知要增加多少倍。从上述国外的状况，我们可以借鉴，以展望未来可能出现的趋势。我国档案馆的进馆比率较高，潜伏着将来的馆库容量危机。有的外国档案专家看到中国一些档案馆的进馆数量达到归档文件的40—50%，甚至更高些，感到十分惊奇。长此下去，库满为患的现象将不断出现，只是时日未到，压力感受尚不普遍或尚不明显。实际上，我国有些地方的档案馆已面临库满为患了，扩建资金却是困难重重。因此，从长远而言，我国档案馆对进馆数量的控制问题应当及早重视。我国有的地方档案馆，近年来也开始呼吁应该“消肿了”。
我国不少档案馆的馆藏，由于历史上的种种原因，显得十分贫乏单调。因此，“丰富馆藏”成为我国各地档案馆多年来的奋斗口号之一。这个口号产生过积极效果，的确使馆藏内容逐渐丰富起来。但是，也出现过盲目追求数量的现象，忽视进馆档案内容的质量，把许多非永久保存价值的档案文件、甚至大量重复归档的、或者没有利用价值的文件都毫无限制地接收进馆。有一个市级档案馆由1986年的馆藏4 万余卷上升到1996年的馆藏10万余卷，平均每年增长25%。据其自称，伴随进馆数量的剧增，存在着这样一些问题：（一）档案玉石不分，鱼目混珠；（二）随着时间的推移和社会的进步，有一部分档案失去了保存价值；（三）上级文件重复归档现象严重。该馆应当剔除的档案就占三个库房，以致这两年接收进馆的档案只能放在库房走廊里或暂停接收。又例如，有一个地方档案馆通过对档案利用率下降现象的分析，认为主要原因是馆藏结构不能适应社会利用的需要；有关部门和有关方面前来查用者频繁，但该馆却无从提供；而与此相反，长期保存着的许多档案却沉睡着一直无人问津。
在馆藏问题上，中外两种呼声，“丰富馆藏”与“控制馆藏”，反映了馆藏的方向问题——藏多少？藏什么？这就是馆藏的量与质的关系问题。
二
馆藏中“藏多少”问题——不是收藏越多越好，也不是越少越好。关键是要看“藏什么”问题——藏其应藏，恰到用处。
面对“丰富馆藏”与“控制馆藏”两种呼声，我们应当如何看待呢？我认为：馆藏不能不丰富，馆藏也不能不控制；要努力做到“控制了量”又“丰富了质”。把馆藏的优质，作为馆藏工作之本——以量从质，以质约量。因此，关键在于馆藏内容的质优化。
馆藏的质优化指什么？质者，利用价值也。质优化，就是要把那些真正具有长久利用价值的档案列入馆藏范围，而不要被那些无用或者用处不太长久的东西充斥馆库。档案馆是具有永久保存价值的档案的集中保存基地和利用研究中心。对进馆档案，要认真鉴别是否具有永久保存价值、实质上是长久利用价值者。而这种档案的数量相对于不应进馆的档案而言，毕竟是少数。只有这样，保证了质，才能控制量。
利用价值，可以分为现实价值和潜在价值，两者均应兼顾。然而，潜在价值，往往是馆藏档案的长久存在的利用价值，不可忽视。
不应该用档案室阶段的观点去判断档案馆阶段的利用价值。在档案室阶段的档案利用价值主要是对于立档单位的职能价值（国外称之为“文件的原始价值”）；在档案馆阶段的档案利用价值主要是对于国家和社会的历史价值（国外称之为“文件的从属价值”）。档案对于国家和社会的历史价值，才是档案馆馆藏的永久利用价值所在。否则，劳而无功，藏之何用？然而，哪些档案具有这种长久利用的潜在价值呢？所谓潜在的利用价值，是指何时何处何事发挥档案的何种历史研究或历史凭证的作用不是我们现在所能够逐一具体确定的。但也不是不可能考察和预测其趋势的。历史的事实和经验往往可以给我们启示和设想，以便我们在“藏什么”的问题上可以发挥一定的主观能动性，对进馆档案的内容价值进行必要的选择。
在档案馆藏中，哪些是人类社会长久要查找的，或者说世世代代都有利用价值的？我们可以从世界上一些工作历史较久的档案馆的利用状况中得到启示，从它们那里，可以看到哪些档案在其百年之后仍然为人类社会所持久利用着。我们先后走访过加拿大国家档案馆、英国公共档案馆、美国国家档案馆、美国费城档案馆、美国休斯顿市档案馆、美国德克萨斯州南方大学档案中心、意大利罗马国家档案馆、加拿大蒙特利尔市档案馆、加拿大魁北克省档案馆、法国国家档案馆、法国维埃纳省档案馆、苏格兰档案馆等等。征询过这些馆的馆长或高级职员的意见，以及阅读各馆有关资料，有关具有长久利用价值的档案，归纳起来，大致可以列述如下方面：
（一）有关人生（生、卒、婚、养）、家世、家庭、家族；
（二）有关个人的学历和履历、业绩和财产；
（三）有关城市历史变迁过程中的人物与事件；
（四）有关地方的历史风貌、人文景观和土著（原居民）历史；
（五）有关移民的来龙去脉；
（六）有关人间重大事件（战争、天灾、事故）及其后果影响；
（七）有关社会各界名流的生平事迹。
上述有关方面，除了文字史料的档案文件之外，图片、绘画、照片、影片、录像、录音（当事人原音或后来的口述史）等载体的直观性档案记录，随着年代的推移，愈益显得宝贵，其利用价值越来越高。
三
馆藏应当选择哪些方面的档案，以求馆藏内容的质优化，我认为有两个原则：（一）馆藏价值的长久性（具有长久利用价值）；（二）馆藏来源的多元性（收藏各种来源的档案史料）。
前面已经谈到馆藏利用价值的长久性，而长久的利用价值决定于社会研究的需求和人民大众的需求，而且这种利用需求具有空间的普遍性和时间的持续性，也就是人类世代相传的利用需求。这样的馆藏内容才真正具有利用的生命力。如果馆藏被那些一直沉睡、永不问津的档案所充斥，不是浪费馆库的空间、时间和人力、财力吗？因此，质优化的首要原则就是馆藏利用价值的长久性。
馆藏来源的多元性原则，也正是为了从多种来源中发掘具有长久利用价值的档案史料，以达到丰富馆藏的质优程度。
对于馆藏来源，可以从两个方面来分析：一是立档单位——即档案的产生形成者，二是文件性质——即档案记录的行为性质。
从馆藏来源的立档单位来看有三种：（一）官方机构来源；（二）半官方机构来源；（三）非官方来源（包括民间机构来源及民间个人及其家庭、家族来源）。从馆藏来源的文件性质来看有两类：（一）公务活动文件（包括官方机构的公务活动和半官方机构的公务活动）；（二）非公务活动文件（包括民间机构活动、民间个人及其家庭、家族活动，半官方机构的非公务活动）。
通过上述馆藏来源的种种类类，可以充实馆藏内容反映历史的广度和深度：（一）反映立档单位（官方机构和非官方机构）的沿革历史（公务活动和非公务活动）；（二）反映社会发展状况及其变化的历史；（三）反映个人（家庭、家族）的历史。馆藏来源的多元化，记载历史变迁的多途径，使馆藏内容在反映立档单位的职能活动及其历史作用、社会发展过程中的时代阶段、地方特色和人文现象，人们的血缘关系及社会关系的错综变化等等方面，更加丰富多彩，从而更能满足人类世代的利用需求。我们从各国档案馆的利用状况中发现，凡是来源多元化的馆藏，其利用率则高且久。
在坚持馆藏来源多元化原则的过程中，我们还可以看到许多外国档案馆采取了一些优化措施：
（一）严格控制官方机构公务活动文件的进馆数量。因为现代这方面的公务文件实在是数量巨大和日益剧增，而且例行程序的事务性文件占了相当大的比例。有的国家授权地方档案馆在为当地政府各机关部门编制“文件保管期限通用表”时，就严格限制列入“永久保管期”的文件类项；列入可以进馆的“永久保管期限”的档案仅限于有关组织沿革、立法规章、基本职能和方针，重大历史活动、涉及社会重要公共事务等范围。凡具有社会价值（历史价值）者，收藏之；仅为业务价值（对于立档单位）者，不入馆；纯粹是日常业务过程及行政管理性的文件则不予收藏。对于官方机构归档文件的总体而言，多数分期移交文件中心保存处理，经过若干年的鉴定，最后选择进馆的文件则少而精。
（二）扩展非官方的非公务活动的馆藏来源，特别是那些能够反映“人本”和“人文”现象的档案史料来源。外国许多档案馆十分重视收集或寄存个人（家庭、家族）档案。因为这类档案实质上是社会变迁的历史缩影，同时，这类档案所记载和反映的人生家世的血缘关系和社会关系又往往是后代子孙需要寻根问祖的史料，我在苏格兰档案馆了解到，该馆所寄存的家庭和家族档案十分丰富，其中有不少名门望族可资历史研究，有些家庭档案所复盖的历史时代由十二世纪至二十世纪七十年代或九十年代，长达八百多个年头的家族档案能够完整保存下来，真是难能可贵。该馆还十分重视收集或寄存来自旅游者、经商者、移民、传教士从世界各地获得的各种有关政治、经济、文化等方面的社会史料。
（三）从立法上确定对私人档案的安全保护政策，以保障人类长久对这类档案的利用价值。首先是明确“私人档案”的法定范围。例如《法国档案法》（1979年1月3日）在规定“公共档案”与“私人档案”的划分范围时，表述如下：“公共档案是：一、国家、地方机关、公共机构和公共企业在活动中形成的文件；二、负责管理公共事业或该事业中某项业务的私人机构在活动中形成的文件；三、公务助理人员（注：指经纪人、拍卖估价人等）或司法助理人员（注：指公证人、律师等）的文件原本和目录。”“私人档案是……，不属于上述……规定的实施范围”。进而对什么样的私人档案进行安全控制措施。《法国档案法》规定：“由于具有历史意义而涉及公共利益的私人档案，由档案管理部门提议，经文化部长决定，可作为历史档案进行登记”，“作为历史档案进行登记的私人档案，其所有权并不转让给国家”，“已登记的档案禁止销毁”，并且规定私人档案可以向国家和地方有关机关（实际上是指档案馆）捐献、遗赠、让与或寄存，“保管部门必须遵守私人档案所有者所确定的保管和利用条件”。《法国档案法》规定的“登记政策”，在立法上对私人档案所有权的尊重和对具有历史意义的私人档案的控制，把法律权利与法律义务巧妙地结合起来，正是为了保护私人档案的社会历史价值。
（四）从学术利用、实际利用和普遍利用等多方面去考察馆藏来源多元性的社会利用需求。随着学术研究人数的增加和研究领域的广泛，档案利用者对档案史料来源的要求更加宽广多样，无论是官方来源的或者非官方来源的，宏观数据的或者微观数据的档案史料，都是他们的研究工作在广度和深度上的日益需求。实际利用和普遍利用，是档案满足国家机构公务查询和社会公民权益证据的重要途径。向广大公众开放档案，使档案馆走向社会，为公众服务，这是充分发挥档案资源的利用价值，促进档案馆对人类社会作出贡献的时代举措。因此，必须保证馆藏价值长久性、必须坚持馆藏来源的多元性，才能在学术利用、实际利用和普遍利用中实现有效的服务。在这方面，国外许多档案馆的馆藏和利用的实践经验值得我们借鉴。
四
上述关于馆藏来源的多元性原则，其适用对象，主要是指国家及其各级行政区域的综合性档案馆。在坚持馆藏价值的长久性原则前提下，努力实现馆藏来源的多元性原则，那么，综合馆馆藏内容的质优化目的才有可能达到。国家及其各级行政区域的机关所产生形成档案，是这些综合档案馆接收的主要来源对象，这是理所当然的。但是，机关档案不应成为唯一的接收来源对象。否则，这些综合档案馆就仅仅是各级机关联合档案馆。综合档案馆应当成为国有的反映社会各界历史（当然也包括国家机关历史）的史料资源数据库。无论是官方的或非官方的，公务活动的或非公务活动的，公共档案或私人档案，自然人档案或法人档案，这些各种各样的史料数据可供从各个角度反映国家和社会的历史过程和面貌，从各个方面满足人类世代的研究查询的需求。因此，综合档案馆必须实行馆藏来源的多元性，才能增强馆藏利用的生命力。
国外的文件中心（实际上就是所谓“中间性档案馆”），对于保证馆藏价值的长久性，起到十分有效的过滤和选择作用。外国政府机关在公务职能活动过程中产生形成的各种各样的文件材料，依据“文件保管期限通用表”的规定，将一部分“短期”文件待期满后自行销毁，将一部分“永久期”文件直接移交档案馆，其余大部分则分期移送文件中心，文件中心接收的文件经过若干年的利用和鉴定，择其少量“永久价值”文件移交档案馆。大量归档文件在文件中心停留的时日较长，十分有利于观察和分析其利用价值是否达到进入档案馆的程度，从而有效地保证了馆藏价值的长久性。
由于我国没有文件中心这个“过滤”和“选择”机构，我国档案馆很难十分有效地对“价值长久性”把关在进馆之前，为了保险起见，只好“宁多勿漏”，使一些不具备永久保存价值的档案也进馆，这样一来，馆藏中就会有些档案“一直沉睡，无人问津”，失去了收藏的意义。因为馆藏与利用的关系应当是：“藏为用；用促藏”。收藏是为了利用，所藏必须是有用者；通过利用促进收藏质量，永久有用者才是馆藏的对象。总之，要使档案馆做到“藏其应藏，长久利用”。如果“一直沉睡，无人问津”，这样的档案长久收藏，有何必要？我已听到过不少馆长有些议论。很明显，我国馆藏的再鉴定工作，必须认真及时地行动起来。这里存在着关于馆藏鉴定的标准、程序和决策问题，有待解决。目前，既无具体的可操作性的、经过了批准确认的馆藏鉴定通用标准，也无进行馆藏鉴定工作过程中的方法步骤的规定程序。至于鉴定工作的决策机构、人员、方式、职权范围等等，还有待法定的文件依据。
梅纳德丁·布里奇弗德在其著作《档案与手稿的鉴定和接收》中说：“对于档案工作者来说，鉴定是最难应付的专业领域”；“对大批原始材料进行鉴定或评价，并把其中应当保存的部分挑选出来，是档案工作最重要的职能。”他引用刘易斯·达特的一段话：“鉴定人员如果把无意义和无价值的文件保留下来，就是一个大的失误，而如果把有价值的文件丢失，就犯了更大的错误。”因此，布里奇弗德认为：“档案工作者必须了解过去，预测未来，并做出决定。分析和展望是档案鉴定工作的实质。”“正是鉴定、评价、挑选和裁定文件的这种重要任务，使档案工作者不同于其他的人。”很明显，鉴定工作的重要性是与其难度相提并论的，难度很大，却又是不可不为，否则，馆藏质量就无从保证和提高。如果说，我国档案馆事业中在接收、整理、保护和检索等方面均做出了极为出色的成绩的话，那么，在馆藏价值永久性的鉴定工作方面却仍然是较为薄弱的。在这方面，我们应当加强研究，努力规范，勇于行动，敢于实践。
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