摘要：随着科学的发达和人类社会的进步，原始的抄写、整理、存档、统管、需要时翻阅的档案管理方式已经适应的新形势，新时代的要求，电子档案管理问题就很自然地摆上了档案管理工作的议事日程，成为档案管理的重要形式。随着电子信息技术的发展，电子档案管理正在逐渐取代传统的档案管理，电子档案管理是一种更加高效的档案管理方法。基于此，本文将对档案管理中电子档案管理手段进行讨论。
关键词：档案管理；电子档案；管理
引言：档案管理工作是发展档案事业的重要途径，在社会经济快速发展的同时，档案管理工作也重新引起了人们的关注。当前电子信息技术的快速发展，促使档案管理从过去纸质管理方式过渡到当前的电子档案管理，实现了档案管理的跨越式发展。电子档案管理是信息技术发展的产物，其广泛应用提高了电子档案管理效率，并且使用方便、快捷。因此，探讨电子档案的管理手段就显得非常必要了。
1、电子档案管理的基本要求
1.1 完整性
电子档案与其他文书档案一样，由于组织机构不同，制言语主、发文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行业不同，规格、形式、期限、组盘的方式亦有所不同；由于专业技术水平不同，有关人员知识、技能、方法的标准亦有所不同。而且在基建、设备、科研、房地产等领域，内部文件、外来文件、审批文件、评审验收文件，经常处于滚动状态，如不及时整理归档，可能会使信息资料失散，造成档案不完整。特别是电子管理部门立体交叉，工作人员结构复杂，管理形式多样，也会导致电子档案的不完整，针对以上情况，我们必须提高认识，端正态度，采取有效措施，确保电子档案的完整性。
1.2原始性
电子档案不同于纸质档案，电子档案的产生往往是从原始状态的真实到网络状态的虚拟的转化过程。特别是在电子档案的生成、传输、接收和存储过程中，它既是原始的又是复制的，这不同于纸质档案的原始性质。为了更好的完成电子档案管理工作，各种电子文件，尤其是制作磁盘、光盘、磁带和图像时，必须保证电子文件的原始性。
1.3安全性
电子档案的数据、文字、影像极易被非法操作更改，容易被“黑客”击伤，可被随意篡改信息，这些都会直接损害电子档案的安全性，而且磁盘、磁带的支持体，也易产生静电，直接影响信息再现，出现不安全问题，吸引尘埃导致卷曲、磁粉脱离、磨损生霉等。因而，必须保证电子档案的安全性。
2、电子档案管理过程中存在的问题
2.1对电子档案原始凭证性的鉴定比较困难
具体来说，档案是一种比较原始的记录。其所具备的原始性和真实性都是档案在发挥其凭证以及参考作用的一种基础。但电子档案的内容以及载体的结合形式会经常性的发生变化，比如复制因为载体或者是读写技术的不稳定性具体造成的档内容的丢失及变异，当然也有可能是在传输或者是转存的过程当中被改动而没有留下痕迹，因此，电子档案对其原始性以及真实性的鉴定又不太容易把握。
2.2管理水平问题
当前电子档案管理水平还比较低。并且对档案管理人员培训教育的欠缺，导致其在进行软件的选购时缺乏足够的辨别能力，从而使档案管理当中的现代化管理技术不能充分发挥出其自身的重要作用。
2.3信息安全性问题
由于每个电子档案都是单独的个体，而且可以时常对其进行修改，因此，在实际存储的过程中就容易被他人任意更改甚至剽窃，对电子档案带来了很大的安全隐患，电子档案的出现给档案工作人员带来便捷的同时也带来了更多新的问题，各种病毒软件的出现和不同网络黑客的袭击，时常威胁着电子档案的信息安全，这给人们的信息安全带来了很大的困扰。
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3、加强电子档案管理的手段
3.1严格管理电子档案存储载体
加强对档案馆的建设力度，由于电子档案存储载体受环境影响很大，为了保证环境的稳定性，结合档案所需环境条件因素建立专门的档案馆，加强对档案载体的保护，同时定期对电子档案进行检查。使用合理的电子设备和软件，在技术通用和兼容的环境下，对电子档案存储载体做更广、更全面的提高，从而提高档案的可用性。
3.2提高档案管理水平
传统的实体管理模式已不再适用于电子文件的管理。电子文档管理也可以更好地保证文档的机密性；保存电子文件的工具是一台电脑，它没有感情色彩，只能按照设计的安全程序运行。然而，保存纸质文件的媒介是人，人为因素很容易导致文件泄漏。不仅如此，智能管理必须发展并扩展到内容、知识、组织甚至人员的层面，这也要求档案工作者将自己从物理档案管理的概念中解放出来，逐步转向信息及数据管理，以便适应电子档案管理的要求，顺利的完成工作。同时，要改变传统纸质档案查询和借阅的局限性，建立企业知识库，实现在线借阅和浏览，最大限度地提高电子档案的利用率。
3.3电子档案的安全管理
电子档案管理中，档案安全性是一个关键性问题。档案信息化建设中，为了能够确保各项工作有序开展，切实提升档案工作成效，就需要建立完善的电子档案管理信息系统。相关的档案管理部门必须强化自身的安全意识，并且能够对现代化网络安全技术进行合理的运用，使电子档案设备和其网络安全得到加强。在设置电子档案软硬件时，要安装杀毒软件，使用防盗系统；在收集电子档案时，要做好源头管理，加强文档前端质量的管控；同时要对电子档案进行备份，加密处理；按规定流程和技术要求，设置访客权限，加强对使用者的身份、意图审查；开启电子档案的全程监控和自动记录功能，做好后续跟踪处理。通过系统的防盗损失体系，将使用风险降到最低，保证电子档案在安全可控的基础上，最大程度地为需求者提供服务，同时能够有效的避免数据传输过程中出现数据丢失的问题和数据被损坏的问题。
4、电子档案管理的作用
4.1有助于快速查询信息
电子档案仅仅需要相关的索引查找便可以实现快速借阅。再加上网络技术的出现与普及，进一步提升了电子档案管理在单位内部的重视程度。为此，应当对电子档案信息化进行不断的研究、调查和总结，在已有基础上实现管理工作的创新，并且规范操作流程、完善制度及优化电子档案等工作，保证电子档案管理的安全性及完整性。
4.2有利于文档的保密
在过去，档案管理是以整卷保存的，在查阅档案时，只要查阅一部分就可以查看整卷的档案，这样不利于档案管理的保密性。电子档案管理的保管方式与传统的档案管理不一样，档案都是单份的保管，查阅时也只能看到需要的一部分，其他的档案内容是无法看到的，这样一来，档案管理的保密性就相对比较好了，保护档案的安全。此外，还可以减少人为错误的发生，且电子档案并不会随着时间的增长而发生变化，使得档案能够被保存得更完整。
4.3有助于档案的共享及重复使用性
传统的档案资料可能只有一份，也就是只能供一个人查阅或者利用，一旦别人查阅借走后，其他人就不能再利用这份档案。而电子档案改变了这样的局限性，可以同时提供给多人查阅或者利用，充分的体现了档案的共享性。电子档案还可以重复的利用，纸质的档案经过多次使用，可能会出现字迹不清楚，或者丢失部分的内容，而电子档案就不会有这些困扰，即使使用多次，档案内容也不会发生变化。
结束语：
总而言之，电子档案管理取代传统的档案管理是必然的，虽然档案管理工作会因此变得更加简单方便，但是这也要求档案管理工作者必须能够熟练地掌握电子档案管理的方法和技巧。因此，做好电子档案管理是档案管理的关键所在。管理好电子档案涉及了很多方面的因素，我们必须不断学习、掌握信息技术，做好电子档案管理工作，这样才能最大化地发挥电子档案管理优势，从而提高电子档案管理工作效率。
参考文献：
[1]周茂玉.研究电子档案在档案管理中的作用[J].办公室业务，2016.
[2]阚娟.浅谈档案管理中的电子档案管理[J].办公室业务，2017.
[3]谷臣鹏.浅谈档案管理中的电子档案管理[J].好日子，2017.
论文作者:饶晓
论文发表刊物:《基层建设》2019年第29期
论文发表时间:2020/2/25
标签：档案论文; 档案管理论文; 电子论文; 原始论文; 文件论文; 纸质论文; 载体论文; 《基层建设》2019年第29期论文;