（徐州市铜山区农业农村局 221116）
摘要：各级党政机关、不同性质的社会团体和各类公司企业单位在进行一切公务活动中，都会形成各方认定的具有法律效应和严格规范的文件，称之为公文。公文处理工作是繁琐的档案管理中的一个重要步骤，公文提供了大量的档案资料，而目前的公文在处理时普遍没有与档案管理形成有效衔接，并引发了一系列问题。针对这种现象，我们总结归纳其原因，并提出应对措施。
关键词：公文处理；档案管理；衔接工作
引言：各类单位、机关和企业在相互联系合作时，都是通过公文传递信息，对彼此有更深入的了解，公文就是信息材料的主要呈现方式。在进行公文处理工作时，虽然与档案管理工作存在差异，两者都是独立的工作。但这两项工作之间也有着紧密的联系，档案管理工作是以公文处理工作为基础进行的，公文处理工作的好坏，直接影响到后续的档案管理，所以要两者并抓，加强公文处理与档案处理之间的衔接。但目前在这方面存在很多问题，严重降低了各种机关和企业单位的工作效率，影响了人员的管控，因此必须要针对问题采取相应措施，切实解决衔接中出现的问题。
一、公文处理与档案管理衔接中存在的问题
（一）工作人员缺乏对公文处理和档案管理的衔接意识
在档案管理和公文处理的实际工作中，采用的是分块管理模式，档案的管理人员和文秘分别由不同的人任职，在生成公文后，需要传送给档案进行管理，在这个过程中需要不同部门的工作人员参与其中一起工作。这种处理方法表面看起来速度快、效率高，由于整个过程不，没有形成统一的规范和标准，工作人员无从参考和依据，很多时候凭自己的主观意念进行档案管理，对公文处理工作了解也不够细致，造成在公文处理和档案管理的衔接工作中出现两者无法对接的现象，并且很多人缺乏对公文处理与档案管理的衔接意识，从而在工作中忽略了这一点，降低了工作效率。
（二）没有建立完善的公文处理与档案管理衔接制度
为了更好地处理公文工作，我们国家专门制定了相关的公文处理规定和方法，对公文处理工作进行统一要求和规范，同时在档案管理工作中，也制定了相应的制度，保证这项工作的顺利进行。但是在公文处理和档案管理的衔接中，是一片制度的空白区，目前还没有对此出台专门的管理制度，使得不同部门的工作人员在公文处理和档案管理衔接中缺乏有效的沟通，互相之间没有配合，导致衔接工作出现差错。
（三）公文处理和档案管理缺乏有效规范质量较低
我国虽然出台了相关的条例和规定，但很多单位在进行公文处理时，并没有严格按照规定进行规范操作。比如公文用纸，国家明确规定要使用国际通用的a4纸，并采取左侧装订的方法。但仍有相当一部分单位没有使用a4纸，装订方法也多种多样。公文文种更是多达十几种，导致单位在提供公文时经常出现差错，严重影响了公文受理的效率，也给档案管理工作造成了不便。由于公文在打印和排版时都有相关的格式规定，如果不按照规定，就会影响正常的档案整理，造成公文无法立档。
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（四）相关工作人员缺乏职业素质和能力
在处理公文和档案时，一部分工作人员的职业素质和能力欠缺，也没有责任心，很多人没有经过专业的技能培训就上岗了，没有认真的对待这一工作，平日里也没有主动去学习相关的知识，降低了公文和档案处理的效率。工作人员缺乏责任心，导致公文材料和档案管理工作衔接时不够细致，不仅造成一部分档案文件的损失，也使众多真假材料混合在一起，无法辨明其准确性，损害了档案的利用价值。
二、公文处理与档案管理衔接的应对措施
（一）从思想上提高公文处理与档案管理的衔接观念
要想从根本上解决公文处理与档案管理中存在的问题，首先就要从思想上重视这一项工作。改变工作人员对公文处理与档案管理衔接的落后意识，提升工作理念，建立科学的两者管理一体化方法，对所有参与人员进行专门的培训和教育。提升不同部门之间的互相联系，遇到问题及时沟通解决问题，保证工作的顺利进行［2］。
（二）建立完善的公文处理与档案管理的衔接制度
无论进行何种工作，都需要相应的制度来约束和规范，因此要想做好公文处理与档案管理工作，就要制定完善的衔接制度，使得在进行每一项步骤时都有依据可以参照，密切公文与档案管理之间的关系。并设立奖惩制度，工作认真负责、效率高的人员要给予奖励，工作态度不认真、经常出现差错的工作人员，要按照有关规定进行一定的处罚，这样才能从根本上使人员的思想紧张起来，并加强工作的积极性和责任心，同时树立良好的榜样作用。
（三）规范公文处理与档案管理之间的衔接
在公文处理与档案管理衔接间的各个工作环节中，都要按照国家统一规定的格式和标准，进行规范操作，无论是公文用纸，还是装订方法，公文格式等，都要从细小方面入手，从源头上保证公文信息的准确性，格式的规范化。另外，在管理档案时，要严格按照要求进行规范操作，科学有效地进行收集整理，归档和保管等一系列档案管理流程，保证档案与公文之间的衔接。
（四）提升相关人员的职业素养和岗位能力
由于公文处理与档案管理都是由人工操作完成的，所以在这个过程中，工作人员素质的高低，岗位能力的强弱，会直接影响到最后的工作成果，因此在选拔相关工作人员时不能太过于随意，要考察人员的政治素养和责任心，对工作的态度以及对专业知识和技能的掌握能力等方面，不能因为人员短缺就出现滥竽充数的现象。另外，在员工入职后，要定期开展公文处理与档案管理的培训工作，让员工不断学习新的知识和技能方法，并加强岗位责任心，培养积极认真的工作心态。
（五）公文处理和档案管理要与科学技术相结合
随着科技的快速发展，出现了各种各样的高科技，尤其是计算机网络技术，已经渗透到了各种行业领域中，在传统的公文处理和档案管理工作中，不仅需要大量的人员，还经常因为各种人为因素出现问题，不仅使得工作效率低下，还无法保证工作成果的准确性。在采用计算机互联网技术后，可以节省大量不必要的人力，从而间接减少了在物力和财力方面的支出，并大大加快工作速度，减轻相关人员的工作强度。此外，电子信息技术在保存资料时可以使用优盘硬盘等移动储存介质，代替了传统的纸质材料，占用的空间变小了，储存的空间却增加了很多，并且可以一直保存下去，避免了传统纸质材料发霉潮湿等现象造成的损害。但值得注意的是，在进行公文处理和档案管理时，要使用专门的电脑，防止资料被他人窃取或在不经意间造成泄露，引起不必要的麻烦。
三、结束语
在繁琐的档案管理流程中，公文处理是一项基础性的工作，直接影响到后续流程，同时，完善的档案管理流程，也可以为公文处理提供良好的基础，两者之间彼此影响、一荣俱荣一损俱损。对于目前公文处理和档案管理工作中存在的一些问题，我们一定要尽快采取措施解决，不仅可以提高效率，还可以保证资料的准确性，减少各方面的成本，不断推进公文处理与档案管理衔接工作的进步。
参考文献：
[1]任彩霞.张军.新时期办公室档案管理的有效探讨[J].办公室业务.2012(09).
[2]刘建华.浅谈企业档案管理现代化存在的问题及对策[J].经营管理者.2011(17).
[3]刘宗美.探讨如何有效提高工程档案的管理[J].商业文化(上半月).2011(08).
[4]高卫.公文处理与档案管理在衔接中存在的问题及对策[J].办公室业务.2012(19).
论文作者:孙尧
论文发表刊物:《论证与研究》2019年11期
论文发表时间:2020/3/20
标签：档案管理论文; 公文处理论文; 工作论文; 公文论文; 档案论文; 工作人员论文; 管理工作论文; 《论证与研究》2019年11期论文;