摘要：在当前社会经济日新月异的时代背景下，档案工作是企业可持续高质量发展的重要保障力量。档案库房的选址更是档案工作重要一环，档案库房的选址必须全面考虑存储环境的利弊因素，确保档案存放长久可靠。
关键词：档案选址；环境监控；信息化；控制系统
“住”对于人们讲究的是舒适度，房屋质量的好坏给人们带来的感受也参差分明，结果也显而易见，舒适度降低就导致人们不愿在此环境中久居，破坏了其稳定性，持久性。置换房屋也是一件劳心劳神的事情。影射至企业亦是如此，企业档案室是统一保存和管理本企业档案的内部机构，是整个企业的组成部门。
那么对于企业这么一个大数据库、“CPU”来说，企业给予一个什么定位尤为重要，是狭义的档案资料室、不考虑库存量、可以随意的搬迁，设在地下室有污染腐浊性气体源区域；还是从安全和长期保管档案的需求出发根据已有库藏量、每年增量，考虑充分的库房面积，以满足今后较长时期的档案存储需要并选择地势较高、场地干燥、排水通畅、空气流通的位置。
一、A公司档案库房的历次选址
追溯至2008年公司本部因条件限制不设库房，库房设于虹口区一楼商铺内，从地理位置来看，一楼门面房的条件远高于地下，但是建造时忽略了该房屋是一居民小区的沿街商铺，库房的顶部布满整个楼栋的排污总管，具有一定的安全隐患。
2016年3月企业档案库房搬离至今，曾找过几处进行对比，某科技园C4过街楼由于是顶层且为外立面为整体玻璃幕墙，考虑到防光、保温隔热、承重等因素，建造成本也会随之增加；原新江湾城指挥部为下沉式一个密闭的空间，出入只有一个楼梯口，考虑到交通条件的单一性，不利于档案利用和档案搬迁；对于企业来讲，适合用作档案库房的存量资产，一般都被领导决策用于租赁、买卖等经济效益上，因此大多的企业档案室都被安置于地下空间。
二、A公司档案库房环境控制因素分析
项目位于公司本部大楼地下一层，怎样在有限的地理环境下做出不一样的且专业性较强的档案库房值得我们深思，所谓先天不足，后期努力。首先先了解下地下环境对档案的综合影响：
（一）高温高湿环境对档案的影响
1.库房高温高湿会使一些档案纸张材料中耐热性较差的字迹产生油渗扩散褪发等现象而导致字迹模糊不清，会加速纸张中残留的有害化学物质对纤维素的破坏潮湿，使纤维素水解，导致纸张强度下降，耐久性遭到破坏。
2.高温有利于档案有害生物的生长繁殖。昆虫生长发育最适宜的温度为 22-32℃，相对湿度大多为 70-90%。高湿能维持虫体内适宜含水量仍而促进其新陈代谢加速虫体发育。在适宜温度下湿度愈大昆虫产卵愈多繁殖愈快。危害档案的昆虫有10余种之多，这些昆虫以纸张浆糊胶等为食蛀蚀档案造成孔洞，被其严重啃噬的档案文件则无法抢救。
3.库房高温高湿还会促进空气中的有害气体、灰尘等不利因素对档案材料的破坏。可加速各种有害的化学物质对档案材料的破坏。
（二）低湿对档案的影响
库房湿度过低会使档案纸张水分过度蒸发，导致纤维内部的结构破坏，使纸张发硬发脆，机械强度下降。
（三）温湿度波动幅度过大或波动速度过快对档案的影响
库房温湿度波动过大过快会使档案材料因胀缩不均而产生内应力，易使其强度降低，产生变形，因此，档案库房高温高湿、高温低湿、低温低湿和温湿度忽高忽低对档案材料的保存都是不利的，必须加强对档案库房温湿度的控制不调节，使之处于适宜状态，这样才能有利于档案的长期保存。
三、A公司档案库房环境控制的典型做法
由此可见，建设档案库房综合智能环境监控的意义就尤为重要。国家档案局于1985年发布了《档案馆温湿度管理暂行规定》，界定了有利于档案长久保存的库房温湿度范围，温度范围是 14－24℃，相对湿度是 45－ 60%；在规定范围内，又界定了温湿度每昼夜波动幅度分别为±2℃和±5%（为相对湿度），需时不时的专人查看温湿度计，人力投入颇多，事务性工作繁忙时，无从顾及。
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（一） 运用智能环境监控系统
针对以上难点，我们采用了档案库房环境监控的温湿度智能管理系统，它是一套可24小时无人值守，通过软件对仪表参数进行设置，轻松实现进程控制的综合控制系统。通过综合控制系统，可以实现对温度、湿度参数的自动调节与控制，营造有利于档案保存的环境，根据档案库房实际环境及用户管理需要来选择合适的监测方案构建该系统。通过综合控制系统，使您在监控主机上或手机上通过温湿度智能管理软件，对整个库房的温湿度进行实时而精确的监测控制，并能通过手机对整个库房的温湿度进行报警和查询，整个系统可靠、实用、精确。
（二） 实现人防、物防、技防“三位一体”的安全防范体系
从库房安全、环境安全、实体档案安全、存储设备安全四个方面, 对档案库房进行全方位、立体化的集中统一保护和管理。是“互联网+”的必然趋势。通过软件对仪表参数进行设置实现档案库房温湿度的稳定测量，实现数据的长期记录和采集，实现库房温湿度监测、记录、分析的自动化管理，在温湿度超过警戒线时候能够发送各种报警信号（现场多媒体声光报警、网络客户端报警、电话语音报警、手机短信息报警等），在需要调控的库房，自动开启调节设备及时进行温湿度调控，使之与档案所需存放环境相适应。同时，通过对设备系统的调控，优化空调运行状态，可以节能省电。系统应用智能化现场总线的技术，整个系统中仅有数字信号传输，而且传感器、采集模块均可联网，使系统更可靠性、布线更方便，智能化的现场总线网络也为功能延伸提供了可能。系统通过温湿度监控主机实时监测、数字显示库房温湿度值，并根据库房内温湿度变化情况，自动开启或关闭各类空调、除湿等设备。该系统实现了对档案库房的温湿度自动调控的智能化、科学化、现代化管理，使档案库房温湿度始终处于设定的合理范围内，利于档案长久保存。既可节约人力资源又可自动存储温湿度数据，生成各类统计报表、曲线报表，便于数据的长期保存、分析。
（三） 严格落实上海市“样板档案室”（评价指标）测评标准
日常管理中，对库房建设中配备必要档案保管设施设备，档案保管条件符合国家有关要求，一一对版，做到库房面积满足单位档案工作发展需要（库房有预留空间）；系统内设有门禁安全、防入侵、动态视频监控，满足防盗要求；设有电源安全监测、防火报警、七氟丙烷灭火，满足防火功能；设有自动恒温恒湿、漏水监测，满足防高温、防高湿需求；完善照明和遮光系统，满足防光需求；设有杀毒灭菌、空气净化及通风换气系统，满足防尘、防有害气体需求；配备其他设施设备（密集架、防磁柜），满足档案保管需求；基础设施建设方面设置主机房、网络基础、服务器和终端设备、设施满足数字档案资源管理需要；配备打印、扫描、复印、传真、刻录、存储等辅助设备。
四、建议结论
（一）建立档案集约化仓储库房，编制分级存放转运标准
当代社会，寸土寸金的年代，企业实行档案集中统一管理尤为重要，例如笔者所在企业总部下设五个项目事业部，而每个项目事业部内有存在多个并列的项目开发公司。对于分支较多的企业来说，档案的保管环境问题凸显，另各项目地域分散、档案兼职人员管理方式方法不同，档案的内在质量无法及时把控，为适应企业专业化、规范化、市场化管理要求，鉴于这种情况，建议将各个分支聚集一处，实行集中统一管理，形成“企业小型档案库”模式，甚至可以建立集团式、某个系统式的集中档案库房。适用主体为集团投资的全资子公司、控股子公司以及集团受托负责管理的工程建设项目等均可统一集中管理。统一入库标准、统一内在质量。
（二）优化档案专职人员队伍，动态调整免检档案单位
由集团档案室成员、各项目公司档案人员组成，全面负责集团本部、项目各个条线档案材料的收集、整理、鉴定、编制、入库，同时对各项目档案编制单位进行全过程对接与日常监管工作，为确保档案服务公司的工作质量,需定期对提供服务的档案公司的工作进行考核,以形成开放、良性的竞争机制。建立信用评价体系,作为下周期诚信度考核更新的依据。采用优胜劣汰、动态流动的管理目标,实行“不合格淘汰”的原则，建立档案编制单位短名单，对上年度考核不合格的单位剔除短名单，不再录用，使之确保集团档案内在质量。
（三）统筹推动档案科学存放，助力融入企业文化
人最初总是根据自己的理解来付诸于行动，随着实践深入，人的知识会增长，认知也更为精进，而这种认知的深化反之促进行动变得更通达、更有方向感。这就印证了实践与认知之间具有互相促进的关系：人如此，企业亦是如此，这又回到了起初的话题，企业要用发展的角度去规划企业的大数据库“CPU”，给予一个可持续性的存放点尤为重要，避免人力资源、建造资源的浪费；降低搬运过程中档案遗失的风险；经济型企业也需要管理的支撑，与其讨论怎样在有限的地理环境内，怎样做好一个符合标准的样板档案库房，不如深思档案相对于企业、相对于发展，扮演着怎样一个角色，才能实现未雨绸缪，为公司发展行稳致远贡献档案条线一份力量。
论文作者:张琦
论文发表刊物:《基层建设》2019年第32期
论文发表时间:2020/4/8
标签：档案论文; 库房论文; 温湿度论文; 企业论文; 环境论文; 系统论文; 公司论文; 《基层建设》2019年第32期论文;