喻德雯
（南昌市城建档案馆，江西，南昌，330002）
【摘 要】城建档案管理信息化是指以信息论、系统论和控制论为理论指导，充分运用现代信息技术实现城建档案管理现代化。笔者结合自身多年在此行业的工作经验，首先简要概括了城建档案的重要性，接着对城建档案信息化建设存在的问题进行了分析，并提出相应的解决方案。
【关键词】城建档案管理；信息化；建设；对策；
引言：
城建档案是城市建设和发展的重要资源，它在城市档案体系中起着非常关键的作用。任何一个城市的发展，都离不开城建档案计算机的管理，并在此基础上积极推进城建档案信息化工作，使档案存储数字化、检索自动化、利用网络化的目标变为现实。
1．城建档案的重要性
城建档案作为城市规划、建设与管理过程中直接形成的真实记录，蕴藏着丰富的信息资源，涉及各个专业部门，包括城市规划、建设和管理等。开发城建档案信息是充分发挥城建档案作用与价值的重要手段。作为城建档案的存储介质，如今，我国大部分的城建档案是通过纸质档案、录音及录像带等进行记录的，这些传统的纸质档案需要很高的维护成本、占用空间大且不方便查阅，根本无法适应迅猛发展的数字化时代。伴随计算机技术特别是办公自动化技术与网络技术的不断发展，电子文件越来越多地出现在我们的生活中，很多工程图纸使用数码信息处理技术与现代高新技术不断优化城建档案的收集、整理、利用各工作环节，整合档案信息，优化信息源，实现业务工作规范化、标准化，实现城建档案资源的合理配置、最大程度地开发利用，保护档案实体，方便了使用者，省去了很多中间环节，也使网上传输变得更为方便，为社会提供一种全新的传播、交流城建档案信息的方式与高质量的城建档案信息产品，使城建档案工作更好地服务城市建设。
2．城建档案信息化建设存在的问题
2.1信息化的城建档案管理意识不强
信息化的城建档案管理指的是以数字形式进行城建档案信息的处理，并且借助于网络对其进行集中管理。当前，网络技术和多媒体技术在城建档案管理中得到越来越广泛的应用，并朝着数字化的方向迈进，但因为部分管理人员素质偏低、城建档案管理没有统一标准、管理观念落后等问题造成城建档案的信息化建设在发展过程中受到很大限制。
2.2开发信息资源表层化
在开发城建档案信息资源时，还是把目光停留在数字化扫描与目录录入方面。如果信息化城建档案建设的目的仅是将传统保管形式向数字化保管形式转变，而信息利用方式没有进行改变，那么信息化的城建档案建设也就失去了实质性的意义了。
2.3没有统一的开发标准
如果想让信息化的城建档案建设得到推广就必须有个统一的开发标准，加上开发标准不统一，那么就无法实现数据间的互通与共享。当前，在进行信息资源的开发时，因为没有统一的标准使得系统无法连通。当然，这种现象的发生还与城建档案信息秘密性有关。
2.4安全保密意识差
通过网络终端设备就可以索取出存放在网络设备中的电子城建档案。一个终端上面的电子城建档案能够同时发给不同的网络终端，这就对一定时间段内需要限制使用或保密的安全问题形成了一定威胁。所以对其采取必要的保密措施也就显得更为重要了。但是某些城建档案管理部门的安全管理制度不够完善，并且对城建档案秘密性的认定范围欠缺。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆所以说，城建档案管理部门在对城建档案进行信息资源开发时，欠缺安全保密的意识。
3．城建档案信息化建设的方案
3.1提升信息化管理意识
因为城建档案管理的信息化意识不够，所以必须通过各种形式，让组织管理人员重视城建档案的信息化管理，从而加大对法律法规的大力宣传，提高城建档案的管理意识，使他们清楚城建档案文件的归档与累积都是他们必须做的工作，通过对城建档案进行信息化建设打破了城建档案管理中的很多局限，进而更好地服务社会。
3.2建设标准规范
管理机制与管理标准的完善是城建档案信息化管理极为重要的一项保障。通过制定和实施各种规范与标准，使分工协作与技术应用有了统一的根据，进而保证城建档案管理各项工作能够联系起来，并且在城建档案管理过程中取得最佳效益。技术标准、统计标准、城建档案管理标准等都属于建设标准化的规范建设内容。如果这些标准欠缺，信息资源就不能得到建立，如果公司各单位实施城建档案的管理时没有根据标准化去执行，那么城建档案信息网就没有办法实现畅通，并且资源共享也无法得到实现。
3.3建设基础设施
基础设施的建设包括数字化设备的建设和城建档案网络系统的建设。网络系统是城建档案资源共享以及信息交换的前提，通过信息数据库的构建，使城建档案信息的共享得以实现。各种扫描仪、打印机、数码相机等一起构成了城建档案的数字化设备，利用这些设备，使城建档案的一体化管理能够得以实现。而城建档案的信息化管理则为其实现奠定了基础。
3.4建设城建档案信息资源
利用各种信息技术达到城建档案数字化，实现文档管理网络一体化。借助于网络技术，完成了城建档案资源数字化，对城建档案的管理人员来说，必须监督好文件的归档与鉴定，以免归档不规范、不完善、不及时的情况发生。作为一项长期工作，城建档案信息资源的建设是城建档案信息化建设最为基础与信息化水平加以衡量的标志，同时也是信息化城建档案建设成败至关重要的一环。所以必须要打破各自为政局面，建立统一标准，实现资源共享，让使用者可以更方便的取得城建档案信息资源，同时得到核心内容。城建档案的信息资源是社会发展与国民经济重要的战略资源，利用与开发信息资源就是使信息资源能更有效地服务社会。
3.5建设应用系统
应用系统建设的内容包括城建档案信息的安全、利用、管理、收集等。进行城建档案信息的收集和管理时，通常会涉及到程序的设计（如数据查询、报表处理、事务处理等）。信息化城建档案建设的基础便是确保城建档案信息的安全，它涉及身份安全（即通过身份认证、动态口令等方式加强城建档案的安全保密）、利用安全（及实施物理隔断和防火墙等措施）、存储安全（在专用服务器上面存储城建档案信息，同时保证它有自动备份的功能，并且需要定期对其进行刻录备份处理）。
3.6建设人才队伍
城建档案管理实现信息化建设的关键就在于人才建设。必须要有针对性地教育管理人员，使他们具备良好的业务水平、树立纪律观念、提高思想品质。因为城建档案管理具有其本身的特性，所以必须保证管理人员的稳定性，进而确保城建档案管理工作可以有序进行；有计划有组织地安排管理人员学习新知识；按照城建档案管理对软硬件的不同要求，重视复合型人才的培养与引进工作。新时期对城建档案进行信息化管理是势在必行的，做好城建档案的信息化管理工作，除了要重视硬件建设外，同时还要加以利用计算机技术与网络技术，在与城建档案的信息化建设需求相适应的同时，还要注重软件建设，进而使城建档案信息化建设的管理制度取得进一步完善。
3.7加强宣传和交流。
普及信息化相关知识，使公众充分认识到信息化的重要性，充分利用和发挥网站的作用，向社会提供网上查询和利用服务，使城建档案网站成为宣传城建档案工作、开展城建档案信息服务的窗口。广泛开展调查研究工作，适应市场建设的需求，编研开发高质量的城建档案信息产品，为社会各界档案信息用户提供深层次、高质量的分析研究性信息。
4．总结语
总而言之，为了更好地实现信息管理和服务功能，满足城市建设发展的需要，我们必须加快城建档案管理信息化建设的步伐，关注新科技的发展，积极完成城建档案管理信息化技术的创新，不断取得新突破，为城建档案管理事业贡献力量。促使城建档案现代化的早日实现。
论文作者:喻德雯
论文发表刊物:《工程建设标准化》2015年8月供稿
论文发表时间:2015/12/7
标签：城建论文; 档案论文; 档案管理论文; 信息资源论文; 信息化建设论文; 信息论文; 标准论文; 《工程建设标准化》2015年8月供稿论文;