摘要：随着时代发展，为了满足信息化的要求，企业应该在进行人事档案管理时采取一些信息技术进行科学化管理，人事档案处理方式应该符合时代要求，必须具备一定的安全性、合理性、科学性。企业应该结合传统的人事档案管理体系，对自身发展提出创新性改革，从而解决多项不合理问题，综合讨论出一项适合自身发展的新型人事档案管理体系，从而更好地实现信息化时代对于人事档案管理模式创新的目标及要求。
关键词：人事档案；信息化管理；创新
信息技术的发展，在很大层面上挑战着社会中的各个领域，对其有效运用，让社会经济发展拥有新的格局。现代生活中处处都有信息化技术，将人事档案管理与信息化结合在一起，人事档案管理工作才能顺利开展，制定出完善的举措，使档案在企业中衍生为重要的信息资源，这对于企业发展产生的作用是无可替代的，实行先进管理模式，保证人事档案管理朝着良好方向运行、发展、创新。
一、新时期人事档案管理信息化建设的意义
1、工作人员压力会大大降低
之前的人事档案管理工作，主要是以手工收集为主，工作人员需要亲力亲为，这样就会产生很大的工作量。在人工操作效率低的情况下，也会十分浪费精力和时间。档案管理信息化的建设，则会突破以上的问题和约束，比如，在数据收集上，可以实现快速整合模式，档案管理工作则拥有了自动化和网络化的特点，这也转变为一种优势。同时，在档案信息录入中，很多信息都是可以重复利用的，从而达到资源共享，发挥到应有的价值。档案工作人员在工作中不再拥有较大劳动强度和压力，从而大大提高了档案人员管理工作的效率。
2、档案信息查询更加方便快捷
现代社会发展中，网络信息技术所展现出的便捷性是不言而喻的。在合理运用信息技术的情况下，让数据得到更加高效的处理和运用；传统的人事档案管理工作开展，工作人员要亲自动手，关注档案信息记录，并亲自在档案的库房中进行案卷的查找，很不方便，这种传统的管理模式，加剧了档案管理人员的工作量，而且由于是手工操作，难免还会出现各种问题。但是，如果以计算机为载体，对档案进行检索，就会更加快捷、方便，信息呈现也比较全面，工作人员在档案信息检索上利用也十分便利，企业的竞争力也会在档案工作的顺利完成下达到提升。
3、工作质量和工作效率显著得到提高
传统人事档案管理工作的形式不够合理，在人工搜集和记录等模式下，会让信息占据很大的空间。在对档案进行长时间保存的情况下，传统的纸质档案可能会面临着霉变、鼠咬、强光、磨损和丢失等的威胁，长此以往纸质档案则难以得到高效、合理的利用，失去了档案保存的目的和意义。以前这种落实的管理形式，已经不能适应新形式新形势的要求，甚至成为了企业发展的阻碍因素。所以，为了适应新形势的要求，满足企业的需求，把工作人员从繁琐胡工做工作中解脱出来，以最大限度的提高工作效率，保证工作质量，让档案的保管达到“十防”要求，从而达到优质、高效的为人民服务的目的。
4、档案信息更加安全和保密
在企业内部，档案是不可忽视的信息资源，企业的生存和发展可以说都是掌握在档案管理工作手中。档案信息中蕴含的价值不可估量，如果企业出现档案信息丢失、泄露等问题，企业则必然会面临损失的状况，这也会牵连企业的利益。但是，开展档案管理信息化，信息会变得更加安全，也能够保密。比如，在信息化管理手段下，信息会得到快速检索和保存，对信息的缺失情况进行检查。和以往的档案信息管理相比，信息化管理模式会更加保密，在实行了有效的加密形式下，信息则不会丢失，企业的利益也能得到保障。
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二、加强人事档案信息化管理的具体措施
1、建立相对完善的数字管理体系
首先，根据实际情况建立一项比较完善的数据管理系统，借助各项高科技技术，对数字中的一些信息进行定期更新修改、维护；其次，把并不包含个人隐私的信息准确地传送给相关部门，合理科学地提高人事档案信息管理工作的效率和质量；第三，在进行数据库建设时，还可以依据员工信息种类进行区分，方便后期查询；第四，企业的一些管理人员可以依据数据库传达的信息，全方位地了解工作人员的工作态度和情况，从而很好地确保人事档案信息管理的协调一致性。
2、加强人事档案管理信息化的人才建设
无论是电脑采购、网络平台搭建，还是软件的调适都是一次性的，而在日常的人事档案的信息化管理中，需要精通人事档案管理的人才，需要能熟练运用人事档案信息化管理相关软件，能保证网络安全正常运行，能保障网络信息不被窃取能够定期进行网络更新与维护，这就需要加强人事档案管理信息化的人才建设，培养一批懂业务、通技术、善管理的专业化人才。这是既保障人事档案管理信息化运行的基础，也是人事档案管理信息化发展的保障。在对人事档案管理信息化队伍的建设中，一方面要加强对人事档案管理人员的招聘，将经验丰富、能力出众、思想品德好的人才请进来；另一方面还要对原有人事档案管理人员及对人事档案信息化还不够熟悉的员工进行专业知识培训，以便快速提高他们的人事档案信息化管理水平；此外，还要加强考核及监督，以提高相关人员的积极性、主动性。
3、引进先进设备，实现信息数据化
目前的企业建立人事档案管理的设备仍比较陈旧，设备老化及设备数量不足等问题，严重制约了档案管理工作的正常开展。随着科学技术的发展，各种新型设备不断涌现，企业要积极引进先进设备，促进数据信息化建立。通过先进设备的使用有效减少管理中的开支，也有利于管理效率的提升。在进行信息化建设中，一般是以网络服务器进行管理，将相关信息录入到服务器中，借此建立数据库，再通过软件系统来进行信息化建设。在档案管理中还可扩大其涵盖的范围，并对部门的管理权限以及相应职能做好规划，在档案管理中，可以分模块进行，进行网络化管理，实现多层次的信息化管理。
4、档案信息动态化管理
档案信息要具体的反映人事信息的综合及动态变化，因此对于管理制度要进行及时更新，因此要实行动态化管理，以适应人事档案日益多变的需要。在进行人事档案信息化建设中，企业要积极进行动态化管理体系，利用信息化平台定期进行人事档案的更新。管理人员对于信息初始资料，并不断进行完善，建立专属档案时要分类进行，不断进行更新，提升管理信息化水平。
5、建立安全的档案保障体系
档案安全是档案工作的生命线。在推进人事档案信息化建设的过程中，必须始终绷紧安全这根弦，采取措施加以防范，确保人事档案信息的绝对安全。首先，人事档案信息资源的共享，要严格设置访问权限，采用更为严格的身份鉴别、访问控制、加密存储和传输、审计跟踪、防电磁泄漏等安全保密措施，务必确保信息安全，如发生泄密等安全事故，必须严格追查相关责任人责任；其次，要加强技术保障，防止密码被盗窃或被非法更改，规避档案信息网络安全风险；第三，要建立信息资源备份制度，避免因不确定因素造成数据损毁或丢失，造成不可弥补的损失，因此档案管理人员要定期对数据库进行备份，这样即使服务器损坏或系统崩溃，也可迅速恢复全部的数据信息，确保人事档案信息的绝对安全，做到万无一失，防患与未然。
三、综上所述，我国人事档案管理数字化、网络化已成为未来的发展趋势，企业要适应时代发展需要，要改变传统管理模式，投入一定的资金，建立和完善人员档案信息化管理系统，要注重管理人才的全面培养，建全管理制度，做好档案信息的安全化管理，以促进企业健康发展。
参考文献：
[1]贾坤涛.信息化时代人事档案管理模式创新路径研究[J].中国管理信息化，2019（7）.
[2]崔雨晴.以信息化建设推动医院人事档案精细化管理[J].信息与电脑：理论版，2019（4）.
论文作者:刘金侠
论文发表刊物:《基层建设》2019年第23期
论文发表时间:2019/11/6
标签：档案论文; 人事档案论文; 信息论文; 档案管理论文; 企业论文; 人事论文; 管理工作论文; 《基层建设》2019年第23期论文;