档案馆公共目录编制的策划与构思，本文主要内容关键词为：档案馆论文,构思论文,目录论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
档案馆面向社会服务的发展和档案信息资源的深入开发，使档案检索的作用越来越显得重要，而在档案馆能够提供的各种检索工具中，公共目录因能较好地满足查证型检索和研究型检索的需要而受到青睐。但是，近年来国内档案界对公共目录的编制没有引起足够的重视，缺乏深入的研究，以致公共目录的业务建设几乎是一片有待开垦的处女地，同蓬勃发展的档案利用形势很不适应，为此，笔者根据几年来在这方面的实践，试对档案馆公共目录编制这一课题作些探讨，以求教于专家。
（一）
所谓公共目录，是面向社会的档案馆提供社会公众公开使用的档案目录，它并非是档案馆常规的开放档案的案卷或文件目录，而是按照一定的构思和编辑要求，对原有的案卷或文件目录条目重新进行编排和组合。公共目录同开放档案目录相比，具有显著的不同。其一，不是原始状态的案卷或文件目录，而是根据利用者的需要，包含有某一或某些专题内容，经过选择、加工、编排而成的案卷或文件目录。其二，不是数量有限，而是有一定印数的印刷品或出版物，具有较广的社会辐射面。其三，不是单一地反映某一全宗档案内容，而是跨全宗的档案信息揭示。其四，公共目录的编制凝聚了编制者的复杂劳动，是一种智力成果。某些内容丰富，要求特殊的公共目录，具有一定的学术水平，更是一种学术成果。为此，同传统的案卷目录和文件目录相比，公共目录具有更多的功能。
第一，公共目录能更好地满足专题研究者的利用需要。由于公共目录围绕某一专题或某一范围的专题，囊括了档案馆所藏各种档案文件，可以使各类专题研究者很方便地了解和找到研究所需的档案材料，减少了因不熟悉馆藏而徒劳查找。所谓“一册在手，有关档案即一目了然”，概括了公共目录的最大便利。
第二，公共目录为深层次开发档案信息资源提供了方便。档案馆所藏档案信息资源的深入开发，需要打开馆藏宝库的金钥匙，这种金钥匙即是公共目录。由于公共目录将馆藏档案信息特征围绕某一专题或某一专题范围揭示出来，开发者能够按图索骥，通过公共目录找到最需要的档案信息，从而促进某些鲜为人知而富有价值的档案迅速得到开发。
第三，公共目录是沟通档案馆与社会之间的媒介。长期来，普通市民利用档案的意识薄弱，这固然有文化和历史方面的原因，但档案馆缺乏同社会沟通的媒介也是一个不可忽视的因素。公共目录以印刷品形式扩散到社会，对那些不甚了解档案馆馆藏情况而又需要利用档案者会产生很大影响。
第四，编制公共目录是提高档案馆业务水准的重要途径。实践证明，使用效果好的公共目录，除了目录本身包含的档案信息具有吸引力外，目录编辑主题的构思和条目编排方式都是重要因素，它不仅反映编制者对社会利用需求的了解和预测水平，更反映编制者对某一研究领域研究动态的掌握程度。可以这样说，编制者没有一定的业务水平和专业素质，要编制出高质量的公共目录是不大可能的。
正因为公共目录具有上述功能，所以当今国外一些档案部门对编制公共目录十分重视。像美国等国家档案馆，都不定期地编制馆藏档案的公共目录印刷发行。日本一些档案部门近年来也开始重视这项工作。如日本横滨开港资料馆（横滨历史档案馆），近年来编辑出版了《横滨开港资料馆所藏报纸、杂志目录》、《横滨开港资料馆所藏戏剧节目单目录》、《馆藏布卢姆藏书目录》等公共目录，。值得注意的是这些公共目录的装帧和印刷都非常精致，丝毫不比一般书籍逊色。相比之下，国内档案馆对公共目录的编制没有形成气候，除中国第一历史档案馆近年有少量公共目录印刷发行外，省级档案馆以及地区档案馆很少有公共目录问世。这种现状，极不适应档案向社会开放的形势，也不利于扩大档案馆的影响，为此必须尽快将公共目录的编制摆上议事日程。
（二）
档案编目，是档案基础工作中一项常规业务，然公共目录的编制，则是档案编目业务中一项新兴的工作，必须摆脱传统档案目录编制方法的束缚，从面向国内外利用者实际需要出发，确定公共目录编制的基本思路，如此，才能编制出切实满足利用者需要，高质量的公共目录来。
根据我们的实践经验，编制公共目录时应该遵循以下几条原则。
1.目录生命周期的持久性。以往档案部门编制专题性目录，多从服务于政治斗争的需要出发，或者侧重于政治性专题，故编制的目录生命周期很短，往往一个运动过去，一项专题研究热过之后，此目录便很少有人问津，只能速之高阁。也就是说，此时目录的编制思路，只考虑目录的即时实用性，而忽略了目录的使用周期。其实，一部分公共目录的产生，哪怕是最单一的专题，也要花不少人力物力，如果目录编好后使用周期很短，或只能满足少数利用者的需要，那么从经济角度讲，这种投入是低效的。从目前来看，虽然公共目录的编制不能像纯经济活动那样来追求低投入高产出，但是，既然投入了一定的人力物力，就应该使它具有相当的使用价值，这种要求应该是不过分的。由此，在策划和构思一部公共目录所包含的主题内容时，必须充分考虑该目录生命周期的持久性，生命周期较长的公共目录，毫无疑问应该成为我们的首选对象。
2.目录主体内容的综合性。作为利用者能够进入档案资料宝库的一把金钥匙，必须能最大限度满足利用者多方面查找的需要，这就要求这把钥匙具有多种功能。具体体现在公共目录上，则要求具有综合性的信息，以使利用者在使用一部公共目录时，等于使用几部同类目录。为此，在设计、构思某一公共目录时，应该将那些含有综合信息，覆盖面广的公共目录的编制放在首要地位。由于这种公共目录在一定程度上能够满足各类利用者的需要，使他们能从中找到所需档案的信息揭示，将使公共目录的使用面大为拓宽，真正发挥其作用。同时其生命周期随着使用面的拓宽也将相应延长。
3.目录条目所含信息的密集性。当今社会已进入信息社会，从某种意义讲，谁掌握信息，谁就能占有优势。于是人们对固定单位所含信息量的要求越来越高，以求在最短的时间、最小的空间里获取最多的信息。公共目录条目的作用也符合当代社会这一规律。那种目录条目所含信息越密集，就越会受到利用者的青睐。然由于受传统编目方式的束缚，目录条目内容的设置似已成一定格局，难以打破。这种单一、死板的条目内容构成模式很难做到具有密集的信息。为此，必须打破传统的条目内容构成模式，对条目内容进行扩充，甚至可以考虑采取更大胆的尝试，以提要方式，用简短的篇幅，揭示档案案卷或文件的核心内容和精华。目录条目所含信息容量的增加，实际上增加了目录本身的信息含量，无疑会影响目录的使用面和使用周期。相信随着公共目录编制的兴旺，新颖体例的公共目录迟早会问世。
（三）
我们讲公共目录的编制反映一个档案馆专业人员的素质和水平，一方面是因为一部生命周期长，受利用者欢迎的公共目录在策划过程中需要编制人员掌握利用动态，并对利用需求趋势作出科学分析和预测，另一方面在于公共目录结构上的编排也大有讲究。一部主体内容好的公共目录，如果在编排上不尽科学，也会影响其使用效果。为此，当一部公共目录有了好的主题策划和选材范围后，在编排构思上必须注意以下几个问题。
1.条目项目的合理选择。公共目录的核心部分，是组成公共目录的条目。这些条目，由于揭示了档案案卷或档案文件重要的信息特征，使之能在档案资源汪洋大海中为利用者起到“指点迷津”的作用，因而对利用者具有检索意义。这就对条目应具有的各项内容提出了严格要求，不能将它看作是无足轻重的事，对条目内容作随意改变。事实上，条目每一项项目的选择和确定，都应该站在利用者角度加以考虑。同时兼顾编制时可能投入的工作量及印刷过程中的具体排版问题。换句话说，必须贯彻用户第一的原则，以此来选择和确定条目的各项内容，切忌拍脑袋，更要防止落俗套，前人怎么做，我也怎么做。每部公共目录，因主题不同，利用对象不同，都可以有不同的条目内容结构，只要这种设置和选择是从实际出发，符合利用者的需要，必然会有生命力。
2.条目组合的科学性。公共目录中档案信息的密集性，往往会带来一个问题，条目的合理组合问题。在一部目录中，如何科学、合理、有序地将几百几千条条目组合起来，使利用者使用时十分方便，有时会成为一个难题。通常的做法是设置若干类，将条目按不同类编排。需要引起重视的是，类别的设置既要符合人们通常的逻辑思维习惯，又要注意同档案的分类标准相吻合，防止随意性。这就是编制者的匠心所在。一部好的公共目录，其条目的组合，往往是制作者将几种分类方案进行反复比较后的结果。
3.条目编排形式的新颖。公共目录作为一种公开印刷品和出版物，必须追求形式美。因为好的内容，辅以美的形式，才能为更多的使用者所接受。以往多数公共目录采用横排条目的形式，目前看来这种形式有较大的局限性。一是因受幅面限制，横排格式使条目的项目设置一般不超过4项（如档号、题名、作者、形成日期）， 而且遇到题名过长的条目，只能移行，移行一多则易给人造成凌乱的感觉。相比较而言，每条条目采取单项排列的格式，使条目的项目设置不受限制，可根据需要增补扩充，具有较大的灵活性。随着今后公共目录内容结构的进一步发展，也许会产生新的编排形式，因此，不拘泥于某种条目编排格式，是公共目录编排的一大特点。
4.辅助检索途径的设置。信息密集的公共目录，虽然通过科学的分类，将条目有序地组合起来，但是，再科学的分类，也只能起到将不同类别的条目区分开来的作用，即只能落实到某些条目群，不能检索到某一具体的条目，不能像查词典那样让利用者一下子就找到某条条目。为此，辅助检索途径即索引的设置则显得十分重要。索引可根据利用者的需要和条目本身的特点来设置，一般可设置人名索引、重要人名索引、机构索引、地名索引、重要地名索引，等等。索引的编制是一项既细致又花功夫的工作，但是当某一公共目录一旦有了索引，这种高附加值的工作，必定会大大提高其使用价值，最后其投入产出比仍将是较高的。值得一提的是国外公共目录多附有索引。因此，有没有索引，在某种意义上讲，也是决定一部公共目录能否走出国门，受到海外利用者关注的一个前提。特别对于那些容量较大的公共目录，设置索引尤为必要。
总之，公共目录的编制是一项新的课题，如何编出生命周期长，受利用者欢迎的公共目录，需要编制者精心策划、周密构思和一丝不苟的制作。策划好、构思新、制作精，既是公共目录编制成功的前提条件，也是关键所在。愿档案界有更多的有识之士重视和投入这项工作，使我国档案界在公共目录编制方面也硕果倍出。