“大秘书”“小秘书”概念提法异议
——兼谈秘书的纵向分层
□彭惠平
近年来秘书学不断发展壮大，学科体系不断完善，同时各家观点层出不穷，为秘书学的发展提供了源源不断的动力。对于“秘书”这一概念，《辞海》给出的定义是：“职务名称。掌管文件并协助领导人处理日常工作的人员。”杨树森先生的定义是：“秘书是指直接为领导、主管或雇主提供辅助管理、综合服务，并以脑力劳动为主的工作人员。”①而钱世荣先生在《秘书系统：独特的辅助管理系统》中指出，“大秘书”即包括无“秘书”职名的秘书工作者，“小秘书”即仅指有“秘书”职名的工作者。②笔者认为，秘书作为一项职业，应是一个客观存在，不宜以“大小”来界定其范围或是区分层级。
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一、不以“大小”来界定秘书的范围的原因
在秘书学日趋成熟，秘书职业化越来越完善的当下，秘书不宜以“大小”来论之，原因有以下几个方面：
第一，前缀“大”“小”的指意不明。
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“诗的妾”说出的所谓重大决定，令高潮忍不住哑然失笑。“诗的妾”说她想趁出差的机会，偷偷去一趟温州，原配大官人能突然袭击我，我为什么不能突然袭击他？那小子向来是个花心大萝卜，在温州那座纸醉金迷的城市里哪会自甘寂寞？“诗的妾”说她已经买好了明天的火车票，时间段很好，在杭州下午四五点钟上车，晚上七八点钟就可到达温州，先找个酒店住下来，待到半夜时分，打个车，直奔老公的住处，说不定啊，能从大官人的被窝里提溜出一个光溜溜的小三呢。
第二，“小秘书”的含义发展可能产生不良影响。
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“小秘书”原是指冠有“秘书”职名的工作人员，或是地位较低的秘书工作者，但随着市场经济的不断发展，“小秘书”被很多人误认为是“小秘”，而“小秘”正常指秘书但现多指情妇，被称为“小蜜”。而“小蜜”是违背社会道德，为人们所鄙视的，故而“小秘书”的含义发展无疑对秘书这一职业的社会地位造成了较为负面的影响，也对秘书职业化造成了一定的阻碍。将含有“秘书”职名的工作人员直接定义为“狭义的秘书”，是较为合适的解决办法。
二、用“广义”“狭义”来替换“大”“小”的意义
其二，跨领导层的秘书层级如何比较？
钱世荣先生的“纵向分层”理论为秘书职业的分层提出了创造性的设想，有利于秘书职业的发展。对于这一理论，笔者认为还有两处值得思考。
对“大秘书”与“小秘书”概念还有另一种理解，即指不同层级的秘书。对于秘书的职位分级，钱世荣先生提出了秘书的“纵向分层”法，即秘书根据其职能的不同依次分为“直接辅助层”“行政执行层”和“技术操作层”三个层次。相邻的层次间工作内容或有交叉，但各自的主要工作内容是不变的。直接辅助层的秘书的主要任务是根据领导意见，确定领导层的工作秩序，辅助领导决策及组织实施，协调各方关系等；⑥行政执行层的秘书一般从事调查研究、文件撰拟、会议组织、信访接待、通讯联络以及其他属于秘书工作范畴的具体工作；⑦技术操作层的秘书工作较为单一且具有明显的专业性或技术性，如文书收发管理、档案管理、各种办公机器的操作使用等。⑧在管理系统中，一般技术操作层的秘书处于行政执行层秘书的外层，而行政执行层秘书又处于直接辅助层秘书的外层。钱世荣先生还以此提出了秘书职位分类的构想，将秘书作为一个“职组”，依据不同的“职系”划分出多个“职级”，从而划分出相应的“职等”。如下图⑨：
“广义的秘书”和“狭义的秘书”界定了秘书的范围，“广义的秘书”包含了无“秘书”职名的从事有关秘书工作的人员，如助理、办事员、联络员、公关小姐（先生）等；③“狭义的秘书”是指仅含有“秘书”职名的秘书工作人员。④不冠秘书职名，却从事相关秘书工作或扮演秘书角色的现象是由学科的交叉引起的。陈荣先生指出，“当前秘书学研究上微观性与封闭性的特点较为突出，缺乏宏观性、系统性和开放性。”⑤“广义的秘书”和“狭义的秘书”概念并行发展，拓展了秘书学的研究范围，也为秘书学的发展提供了新的研究方向，这有利于秘书学同其他学科的整合发展。
第二，有利于秘书学的整合发展。
三、对秘书纵向分层的思考
秘书是一个职业，可它的职业化远不及医生、教师这些职业发展得成熟，秘书职业化还有很长的路要走，在这条路上我们会遇到各种阻碍，“大秘书”与“小秘书”的提法便是其中一种。秘书要发展成一项专门的职业，就要摈弃这种提法，不然为什么没有人提出“大老师”“小老师”“大医生”“小医生”的概念呢？另一方面，“小秘书”的含义发展成“小秘”，再到“小蜜”，无疑为秘书的职业化增加了阻碍。所以，用“广义”“狭义”来代替“大”“小”之说解决了部分含义发展的负面影响，有利于秘书发展成一项纯粹的职业。
第一，有利于推进秘书职业化进程。
其一，直接辅助层、行政执行层和技术操作层如何界定？
钱世荣先生认为技术操作层的秘书处于行政执行层的外层，行政执行层处于直接辅助层的外层，他们各自分工明确，组成一个井然有序的系统。但事实并非全都如此。现在很多大型企业或大型机关会聘用多位秘书，他们各司其职，在办公室主任的领导下为公司或单位贡献自己的才华；还有成千上万的中小型企业或单位，其秘书大多一人身兼多职，彼此的工作内容相互交错，那么此时该如何界定他们所属的层次呢？所以，笔者认为给秘书确定了相应的层次之后，还应该有相应的等级考试制度，通过笔试、面试来保证这些层次相互稳定、彼此界限清晰。
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秘书作为一个职业不应有大小之分，对于秘书范围的界定，用“广义的秘书”和“狭义的秘书”来代替秘书的“大小”之说对秘书学的发展具有十分积极的意义。
根据钱世荣先生的“纵向分层”理论，三个层级之间的关系应该是：直接辅助层＞行政执行层＞技术操作层。在辅助同一级别的领导时，三者的关系确实如此，那么服务于不同层级领导时秘书层级该如何比较？秘书的主要职责就是辅助领导，所以秘书的地位除了考虑其所属层级外，还应该考虑他们辅助的领导的地位，二者应综合起来加以比较。例如，一个企业中，董事长的行政执行层秘书的地位应当与总经理的直接辅助层秘书相当，并以此类推。
因为秘书工作琐碎、繁杂，以及秘书对领导的依附性，秘书层级的界定十分困难，钱世荣先生的“纵向分层”理论给我们提供了一个很好的参考。对秘书层级的确定还要依赖于秘书职业化和秘书考核制度化的推进。
按照《现代汉语词典》的解释，“大”是指容量、体积、面积、数量、力量、年龄等方面超过一般或超过所比的对象，与“小”相对，后引申出“范围程度深广”“年辈较长”“再”等意义，又作为敬词来使用。“小”的含义与之相对。钱世荣先生“大秘书”“小秘书”的概念是针对秘书的范围而提出的，将历史上许多杰出的秘书工作者称为“大秘书”的例子也屡见不鲜，例如刘和强的《唐朝“大秘书”房玄龄》，王凡、明永的《毛泽东的大秘书——叶子龙》。可见在秘书学界，“大”和“小”不仅可以指范围，“大”还可以作为敬词来使用，这样就导致“大秘书”“小秘书”的指意不明确。笔者认为最恰当的办法是用“广义秘书”“狭义秘书”来划分秘书的范围。
结 语
从“大秘书”与“小秘书”的概念出发，谈到了秘书的职位分级。钱世荣先生的“纵向分层”理论值得肯定，但秘书学作为一个发展还不完善的学科，这个理论需要补充的地方还有很多，这需要更多的秘书界同仁不懈努力。
注释：
面对两个阶段教育存在的差异，为了让孩子顺利过渡，幼儿园一般会在大班对孩子进行幼小衔接教育。家园协作显得格外重要，家长要树立起正确的幼小衔接观念，具体体现在以下两个方面：
①杨树森.秘书学概论［M］.合肥：安徽大学出版社，2012.
②钱世荣.广义秘书与辅助领导［J］.秘书之友，2000（8）.
③④⑥⑦⑧⑨钱世荣.秘书的纵向分层与秘书功能的有效发挥［J］.秘书之友，1994（8）.
⑤陈荣.从“小秘书学”到“大秘书学”——21世纪中国秘书学发展管窥［J］.秘书之友，1999（6）.
（作者单位：安徽师范大学文学院）
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