基于知识服务的档案管理模式的实践与思考，本文主要内容关键词为：管理模式论文,档案论文,知识论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
近年来，中国移动通信集团广东有限公司（以下简称“广东移动”）大胆进行基于知识服务的档案管理模式(The Mode of Records Management Based on Knowledge Service，RMBKS)探索，以编码化知识管理模式、档案后保管范式为指导，以用户为中心、以需求为导向，将档案视为企业重要的信息资源、知识资产，将档案管理的关注点从档案实体转向档案信息、知识，通过档案知识积累、档案知识组织、档案知识评价、档案知识服务，以及相应企业文化营造、组织制度建设、人力资源管理、信息技术运用，满足用户对档案信息、知识的需求，支持公司业务运转，推动企业战略落实，取得了显著的效果。本文将对广东移动RMBKS模式进行阐述和介绍。
基于知识服务的档案管理模式的主要实践
1.基本活动方面
(1)从传统档案收集向档案知识积累拓展。建立数字档案馆系统与主要业务系统（包括工程项目系统、创新管理系统、客服知识库等）的接口与集成，全部实现数据自动归档导入；通过业务流程分析，确定每项主要业务活动中会产生哪些文件，哪些文件有价值，应该归档，从而制定更为详细、具体的文件材料归档范围；制定外部信息收集范围与程序；建立隐性知识显性化（文档化）的制度与方法，即确定哪些员工的哪些方面的隐性知识应该以何种方式进行显性化，形成文档；采用内容管理技术，全面推进企业内各种信息、知识的整合与集成，建立公司统一的知识库。
(2)从传统档案整理向档案知识组织发展。建立以职能活动为分类标准的主分类体系、以信息类型为分类标准的辅分类体系，逐渐取代原来的分类方案，主分类体系如图1所示。辅分类体系按照信息类型依次分为：制度与流程、模版与表格、行政公文、最佳实践与案例、计划与总结、合同与协议、策划与方案、会议材料、出版物、资质与证书、调研与咨询报告、媒体报道、行业资讯、培训课件与资料、技术图纸、其他，共计16项类目。
图1：RMBKS的职能分类体系模型
(3)从传统档案鉴定向档案知识评价创新。采用宏观鉴定论，根据机构的级别、职能活动的重要性对文件进行批处理式的鉴定，将高层机构在重要职能活动中形成的文件定为长久保存，将低级别机构在不重要的职能活动中形成的文件定为无需保存或短期保存。与档案形成者、利用者合作，共同鉴定档案价值。通过对利用情况的统计与对用户反馈信息的掌握，研究将一些档案的保管期限降低的可行性。
(4)从传统档案服务向档案知识服务过渡。将档案信息集成到省公司的统一搜索之中，为其他业务系统提供插件式服务，将档案知识服务融入企业工作流程，例如将档案知识服务融入到公文起草环节；以珠海分公司为试点，打通档案管理系统与知识管理系统之间的接口，将档案信息转化为知识资源，供知识管理系统调用；继续做好年鉴编纂，围绕公司核心业务、中心工作与战略决策，选择并实施编研项目。
2.支撑活动方面
(1)营造促进档案管理的企业文化。组织对各部门负责人、主要业务员工的档案知识管理培训，提高全员的档案知识意识；档案部门经常以彩信或短信的形式将档案工作情况发给各位员工了解，推动档案工作的发展；在公司网站、数字档案馆系统上，发布一组档案开发利用案例，提高公司员工对档案价值的重视；倡导“信息传递价值”、“知识创造价值”的企业文化氛围，打造成功的学习型组织。
(2)建立完善的档案管理组织与制度体系。广东移动建立了一套以省公司档案管理室为中心的，包括各市公司档案室，各部门、各项目专兼职档案管理人员在内的档案知识管理组织体系，并组织修订了知识管理工作制度、岗位职责、考核指标体系，使形成、积累文件，文件归档、知识贡献成为全员职责，这些为RMBKS的实施提供了充分的组织保障。
(3)实施档案人员的知识转型。公司组织对全省专职、兼职档案人员有关RMBKS的专题培训，积极参加移动通信系统内部的垂直交流与省内其他企事业单位的横向交流。同时，公司成立了内部档案工作协作组，针对档案知识管理热点难点、档案信息化等专题组织研讨。
(4)构建先进的数字档案馆系统。增加数字档案馆的内容管理功能，实现对各业务系统产生的各种各类数据、文档等的自动获取、充分集成；建设知识门户功能，形成统一的对外服务界面。借助数字档案馆系统，广东移动实现了档案借阅、赋权的短信审批，打造出了7×24（每周7天，每天24小时）的档案馆，实现档案管理由“纸质化→无纸化→无址化”的转变。数字档案馆系统的总体架构如图2所示。
图2：数字档案馆系统基本架构
3.基于知识服务的档案管理的总体成效
(1)档案知识资源体系基本建成。自2009年起，公司文件归档率接近100%；企业内部以文档为载体的显性知识归档、收集率达到100%；企业外部与公司经营战略、主要业务相关的信息收集达到80%以上；内部知识型员工的隐性知识显性化（文档化）达到50%以上；完成了数字档案馆系统与所有主要业务系统的接口或集成，基本实现了各种信息、知识的集成；数字档案馆系统新增了内容管理功能，基本建成了公司的知识文档库。
(2)档案开发利用体系初步形成。2005～2010年，省公司档案利用平均为8465卷件次/年；利用人次平均为39478人次/年；档案利用覆盖率达到90%，用户满意度达到80%以上；平均每年完成3册以上档案编研成果；平均每年为公司核心业务、中心工作和战略决策提供2次专题性档案知识服务。
(3)省市公司全部通过“国家二级”评审。2008年11月5日，省公司顺利通过企业档案管理“国家二级”评审。2010年9月，全省各市公司100%通过企业档案管理“国家二级”评审。2011年1月，广东移动成为广东省首批档案管理示范单位。
基于知识服务的档案管理模式的创新之处
1.理念与模式的创新
(1)从知识资产的角度重新认识档案。在传统观念中，档案是“历史记录”，人们更多地将其视为“故纸维”、“旧资料”。而RMBKS使人们充分地认识到，档案作为一种显性知识的载体、隐性知识显性化的工具，是企业重要的信息资源和知识资产。良好的档案管理可以有效地支持公司业务运转、有力地推动企业战略落实。
(2)体现以用户为中心的理念。RMBKS实行“用户需要什么，我们就收集什么”的档案知识积累原则，从用户的习惯出发进行档案知识组织，尊重用户的判断开展档案知识评价，实行“用户想怎样用，就让用户怎样用”的档案知识服务原则，充分体现了以用户为中心、以需求为导向的理念。
(3)实现从档案实体管理向档案信息管理、档案知识管理的过渡。RMBKS从传统的对档案实体的关注，转移到了对档案所蕴含的信息、知识的关注；用先进的信息技术、知识技术取代了传统的手工管理技术；从为用户提供浅层的、零散的档案实体查阅、复制等服务，提升到了提供深层的、系统的信息、知识服务，从而实现了从档案实体管理向档案信息管理、档案知识管理的过渡。
(4)实现文档一体化、图书情报档案一体化。RMBKS强调运用文件生命周期理论、文件连续体理论和信息全生命周期理论，对文件运动和文件管理实行全过程管理和前端控制，而且强调档案管理与业务流程集成，将文件生成、归档与利用等活动，嵌入业务流程中，从而真正实现了文件、档案一体化管理。RMBKS强调将企业外部的信息（图书情报）也纳入档案知识资源范畴，一并管理，完全实现了图书、情报和档案一体化管理。
2.业务与制度的创新
(1)对归档与收集范围的拓展。RMBKS不囿于传统档案的概念，将一些非正式的文件材料、企业外部的信息、文档化的隐性知识纳入档案知识资源范畴，纳入文件归档与档案收集范围，大大拓展了传统的归档与收集范围。
(2)对档案分类方案的丰富。RMBKS提出了以职能活动为分类标准的主分类体系、以信息类型为分类标准的辅分类体系的概念与方案，是对传统档案单一分类方案的丰富。
(3)对档案鉴定制度的创新。RMBKS尊重用户对档案的知识价值的认识与判断，强调档案形成者、利用者参与档案价值鉴定的过程，是对传统档案鉴定制度的创新。
(4)对档案服务体系的变革。RMBKS的档案知识服务相对于传统档案服务在服务理念、服务主体、服务方式、服务手段、服务策略、服务过程、服务时效等方面具有革命性的创新。
3.技术与方法的创新
(1)档案管理系统功能的强化与完善。相对于传统档案管理软件而言，RMBKS大大增强了业务系统数据的导入与归档、外部信息的筛选与抓取、异构数据的集成管理、全图文检索、关键词搜索、RSS订阅、知识推送等方面的功能，使得RMBKS具有内容管理、知识管理的功能和特征。
(2)各种新技术在档案管理中的应用。RMBKS应用了内容管理、智能代理、统一搜索平台等先进技术，也使得档案知识门户、电子文件管理元数据等技术得到相应的完善。
基于知识服务的档案管理模式的推广意义
1.可以提升企业核心竞争力
RMBKS将档案视为信息资源和知识资产进行管理，强调充分实现档案的知识价值；RMBKS应用先进的技术，创新和拓展档案管理的各项业务环节，使之能更好地提供档案信息、知识服务，满足员工的需求，支撑核心业务的运转，从而可以大大提升企业的核心竞争力。
2.可以提高档案工作的地位与作用
RMBKS强调档案管理与业务流程相结合，为业务活动提供档案信息、知识服务，使档案管理由后台性、辅助性的工作变为前台性、支撑性的工作，可以大大提高档案工作的地位与作用。
3.对于公共机构档案管理也有启示与参考价值
RMBKS所坚持的以用户为中心、以需求为导、为用户提供知识服务的理念，对党政机关和事业单位档案管理的思想理念创新也具有相当的启示意义。RMBKS所实施的档案知识积累、档案知识组织、档案知识评价、档案知识服务，对于今后党政机关和事业单位的档案管理的技术方法变革也具有重要的参考价值。