摘要：伴随着我国交通运输体系的发展，交通工程档案管理工作受到人们重视。交通工程档案管理作为轨道交通工程建设中最重要的一个环节，其管理质量直接影响着交通事业的正常运行与维护等工作。本文分析了交通工程档案管理存在的问题，提出了新形势下完善城市交通轨道建设工程档案管理的措施，旨在促进交通工程工程建设健康、稳定运行。
关键词：交通工程；档案管理；提高策略
引言
交通工程档案信息资源是交通工程建设质量的重要依据，也是我国社会资源极其重要的组成部分。交通问题关乎千家万户的生命安全，牵系着我国经济社会的发展和和谐社会的建立。随着我国公路建设的的迅速发展，交通工程档案资料产生的速度快、数量大，但由于档案资料的和管理体系不够完善，给交通工程档案的利用造成了很大的困难。目前解决交通工程档案管理中存在的问题有利于提高我国的交通工程档案管理水平，健全交通管理的体制，提高效率。
1交通工程档案特点
交通工程具有投资大、建设周期长、风险高、涉及面广、系统复杂、环节多、内外协作关系复杂等特点，是一个庞大的系统工程。交通工程档案如实反映了工程建设的全过程，贯穿工程项目的立项、勘测设计、招标、施工、监理、竣工验收、试运行等各个环节，是城市轨道交通工程建设活动的真实反映，是运营、维修、改扩建的主要依据，对城市交通工程的安全运行和发挥效益至关重要。它具有以下几个特点：一是档案数量庞大、载体多样、保存价值高；二是涉及面广，来源广泛，从形成、整理、审核到移交，需要建设、设计、施工、监理等单位共同完成；三是形成积累、归档的时间长；四是所涉及的学科和专业技术面广，门类繁多。
2交通工程档案管理存在的主要问题
2.1缺乏对档案管理的足够重视
现阶段大部分参建单位将城市交通工程建设质量放在首位，很大程度上忽视了档案管理工作，未能将档案的价值真正挖掘出来。也有部分档案管理人员不清楚相关法律法规，思想上存在错误的认知，单方面认为只要保证档案完整性即可。此外，也有的档案管理人员对各项文件资料的价值缺乏足够认识，未看清其带来的效益。其实城市轨道交通档案可以反映整个城市交通工程建设的情况，为后期维护与建设工作提供了可靠的依据。
2.2档案管理体制不健全
档案管理体制不健全是我国档案管理过程中普遍存在的问题，交通工程档案的管理也不例外。在交通工程寿命周期内，缺乏统一的管理标准，同时也缺乏对档案管理的重视度，交通工程档案的管理体制存在缺陷和漏洞，导致一系列的问题。例如，因时间久远而纸张破损，档案号混乱导致检索困难等问题。这些都给档案管理者增加了管理的难度，同时也难以满足检索者的正常需求。对于管理者来说，要想将每一份档案资料完好保存，是一项极其艰难的工作。
2.3工程档案完整性难以确保
在交通工程建设过程中，需要多方合作才能完成工程。因来源多样，故在数据和资料的收集上就相当困难。参建方甚至个人都可能掌握着相关的资料，并不是所有的人都能够很好地配合档案资料的收集工作，面对多样化的个体，因沟通及控制成本边际效应剧增，故对于每一个人的资料收集起来就很难，所以档案的完整性就必然欠缺。此外，工程随时会出现变更，这些变更对于工程档案来说，可谓是牵一发而动全身。如果反复地修改工程图的话，就给工程档案的归档带来了严峻的挑战。在工程进行中，这些档案会随时被不同的需求者进行调阅，档案散失风险由此产生。
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3提高交通工程档案管理水平的策略
3.1提高认识，加强领导，建立科学实用的档案管理机制
首先，将档案管理工作纳入工程建设项目过程中，实行统一领导，分级管理，专人负责，部门配合的原则，建立从建设单位到施工单位的工作网络。其次，采取工程档案工作“三纳入”、“四同步”措施，即工程档案工作纳入工程建设计划中，纳入工程规章制度中，纳入岗位责任制中，工程档案工作与工程立项同步，与工程建设进度同步，与工程建设工作检查同步，与工程竣工验收同步。再次，建立合同约束机制，档案管理部门从工程招投标工作开始介入，参与招标文件、合同文件的编制工作，在合同文件中设定相关条款，明确项目档案的收集整理范围、移交套数、归档质量及移交时间，将工程款支付比例与项目档案移交挂钩，明确不按时或不按质移交项目档案的处罚措施，有效的控制、监督、检查工程档案的质量。
3.2加强人员培训，提高专业素质
为了提升城轨档案管理质量，城轨项目建设单位负责人尤其是档案管理人员，在工程项目建设前就应针对性地组织资料管理人员进行收集和保管方面的专业技术培训，特别是要加强对新的法规、标准内容的学习，使城轨档案收集和保管符合最新要求。另外，从事施工资料收集、保管的人员要积极主动深入施工一线，了解各个环节的施工内容及部门职责，防止因技术、设备的更新影响档案管理范围的变化而导致档案资料收集不完整、不及时。
3.3强化工程档案保护工作
工程档案是需要长期保存的资料。我们应采取措施保障各种工程档案的完整性。首先要制定出相关的借阅规定，一般的查阅要在管理人员的陪同下进行，查找过程由管理人员亲自执行。如果有特殊的情况，需要相关的领导签字才能够将工程档案带出，并且要让借出者进行详细的登记，写明归还的时间。出台相关的管理规定，如有损坏工程档案的情况要给予一定的处分和罚款，并且要协助工作人员一起来完成工程档案的修复工作。有了制度的制约就会大大降低工程档案的损坏率。另外日常维护工作中也不能马虎，对于工程档案要进行定期的巡视，对于保管工程档案的室内要进行通风，做一些适当的防护处理。对于发现有破损和发霉等情况的工程档案要进行及时修复。
3.4对交通工程档案进行大力宣传
作为交通工程档案管理的工作人员，不能一直处于被动的位置，等着群众来接近。交通工程档案管理的工作人员更应该取得主动地位，对交通工程档案管理进行大力的宣传。目前新媒体盛行，许多官方机构都建立了微博、微信公众号平台等其他社交平台，与普通群众进行交流和沟通。
交通工程档案管理的工作人员要善于思考，积极进取，充分利用新媒体时代的各大网络平台来提高交通工程档案管理的知名度，通过多种宣传手段来扩大大家对交通工程档案查询及共享的认知价值。主要是应用信息系统数据的管理，通过档案信息数据库的构建，实现交通工程档案资源的共享。建设交通工程档案资料的全文数据库和多媒体数据库，利用互联网技术实现档案资料的图片、音频、视频等多媒体数据资料的共享，大幅度降低大家对档案资料的查询时间，提高管理人员的工作效率和服务质量。
结语
综上所述，交通建设工程是一项系统的工程，牵涉部门众多、涉及人员复杂且周期较长，这种特性也给档案管理人员带来了很大的难度。因此，交通档案管理部门要在不断的经验总结中完善档案管理体系，提升档案管理人员的素质，用更加科学、有效的方法对交通档案进进行管理，不断提升城市交通建设工程档案管理工作的质量与效率。
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论文作者:周波
论文发表刊物:《基层建设》2019年第32期
论文发表时间:2020/4/7
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