摘要：信息时代下档案管理工作不仅要实现制度、管理模式上的革新，还要利用信息技术优势提升档案管理工作效率，同时降低工作成本。而随着现代科学技术的不断发展，档案管理人员首先要深刻认识到信息技术的重要作用，明确自身工作的滞后性，最后才能对症下药，在信息时代下实现档案管理工作的进一步创新和发展。
关键词：信息时代；档案管理工作；创新措施
1 信息时代档案管理工作概述
1.1 档案管理的主要工作方式
信息时代的档案管理与传统工作方式的档案管理有明显的区别，主要体现在以下几个方面：一是档案管理数字化，信息时代档案管理主要是利用与计算机相配套的电子录入系统，对纸质档案及图片进行数字化处理，并进入数字化管理的主要工作方式；二是档案信息查询的现代化，信息化档案管理工作主要是利用电子化工具，对原有的档案进行数字化转换，转换后的数字化信息档案查询速度快。
1.2 信息时代下档案管理的主要特点
信息时代下的档案管理有着明显的区别于传统档案管理的工作特点，主要体现在以下几个方面：一是档案管理的法制化，档案管理工作主要依照相关的法律法规进行相应的管理；二是管理模式数字化，信息时代档案管理主要是利用现代化计算机配套设备进行录入与管理，经过录入处理的档案以数字化的形式接受查询与使用，查询与使用效率大大提高。
2 信息化时代背景下档案管理工作存在的问题
2.1 档案管理工作得不到重视
在以往的档案管理工作中，对档案管理工作的重要性缺少认识，将工作下达给档案管理部门，之后便不再过问。在长期的发展中，形成不良的循环，档案部门的档案管理工作人员缺乏工作积极性。
2.2 档案管理设施比较落后
信息化时代背景下，档案管理缺少专业性的档案管理场地，将档案存放在办公室，影响正常的办公，同时给档案管理带来很大的问题。这样的非专业的档案管理工作，影响档案管理的质量，造成档案丢失、不完整，导致档案信息出现损坏。另外，档案管理专业人才缺乏，在档案管理工作中，不仅仅要求管理人员具备专业的档案管理知识，同时熟悉计算机操作，具有良好的表达能力等。目前，我国在档案管理综合人才的培养方式存在不足，影响着我国档案管理工作的开展。
2.3 缺少有效的档案管理制度
一些单位的档案管理仅仅是一种形式，没有发挥其价值和作用。在管理的过程中，管理方式不规范，责任不明确等使得档案管理出现较多问题。一些企业虽然有一定的管理制度，但是缺少执行力度，档案管理工作依然不够科学合理。另外，档案管理工作缺少管理目标，管理方向不明确，档案管理规划不合理，档案管理工作出现混乱的情况。在实际的档案管理工作中，陈旧的档案信息得不到及时更新，内容失去其原有价值，使得档案存储空间缩小，造成资源的浪费。一些没有价值的档案增加档案管理人员的工作压力，降低档案的使用率。一些档案存在随意拼凑的情况，没有使用的价值。管理人员不重视档案管理工作，使得档案管理陷入困境。
2.4 服务理念和服务方式水平有待提高
在信息化时代背景下，应当加强档案管理信息化建设，逐层开展档案管理工作，档案管理服务对象不断扩展，影响力也在不断增加。不少档案管理部门和人员的理念依然是传统的档案管理理念，档案管理方式比较落后，现代化信息技术得不到有效利用，给档案管理工作效率和质量带来严重的影响。
3 信息时代下档案管理工作的创新措施
3.1 适当的减少纸质档案
3.1.1重要的文献资料采用“纸质+电子”形式保存
对于一些重要的文献资料来说，因为其自身价值非常高，所以在选择保存形式的时候就不能从“省钱”而是要从“安全”的角度去考虑，由于纸质档案本身容易遭虫蛀、水泡和火烧，并不安全，为保证这些文献资料万无一失，必须要采用“纸质+电子”的双保险保存形式。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
3.1.2普通的档案用电子形式保存
普通的档案由于信息量大，应用范围广，如果仅依靠纸质文件保存，那无疑是费时费力费空间，所以对于这些档案信息，可以采用纯电子形式进行保存，如果有需要的时候可以打印出来形成纸质文件副本，至于文件中重要的签章，可以使用电子签章功能进行转换和识别，避免出现章印、签字受污的情况。
3.2 大范围引入配置较高的计算机
3.2.1适应信息时代档案管理软件的不断更迭
现代化的档案管理软件是随着档案管理工作的发展而不断改良的，所以其更新速度要远远高于计算机硬件的更新速度，为了保证在较长的时间段内硬件可以完全支撑软件的更新频率，档案管理部门要舍得花钱大范围引入配置较高的计算机。
3.2.2保证档案的检索效率
配置较高的计算机除了是要匹配软件更新频率外，更重要的是要适应软件的各项复杂功能，保证人在使用计算机检索档案信息的时候不会出现卡顿、系统硬件故障、蓝屏、黑屏等等情况，最大限度的保障检索效率和质量。
3.3 开发档案管理软件
3.3.1档案管理软件应适合档案管理实情
现在市面上也有不少的档案管理软件，这些集成化的软件只是涵盖了传统档案管理工作的大面，但是具体的细节处的问题并没有解决，为了保证档案管理软件符合档案管理实情，档案管理人员一定要在严选这些软件的基础上把软件功能了解全面，有必要的话，还是应当和软件企业合作，开发新软件。
3.3.2软件功能配置应以人性化管理为标准
档案管理软件开发过程中，其中的每一项功能都必须是有用的，对于那些重复的、无用的功能可以合并或是剔除。在整合软件功能配置的过程，档案管理人员一定要把自己的需求表达清楚，自己想要什么样的功能，想实现什么样的操作方式，这些都必须要开发人员沟通好，这样做出来的软件才是以人性化管理为标准的优质软件。
3.4 引入大数据技术
3.4.1利用大数据技术深入挖掘档案信息的价值
大数据技术的产生本就是为了解决繁杂信息无法处理的情况，而随着该技术的不断发展和完善，利用它深入挖掘档案信息的价值已经成为了可能。所以在现阶段的档案管理软件中，或是与之相配合的软件中一定要及时引入大数据技术，从而提高档案信息的利用率。
3.4.2把大数据技术引入检索系统，提高检索率
大数据技术除了能提升信息价值外，还能被引入检索系统中，从而进一步提高检索率。实际检索过程中，档案检索的入口就像是百度首页一样，只有通过大数据技术分析成千上万的检索关键词，才能在用户模糊查询的时候及时置顶最有可能的检索结果，从而提高检索率。
3.5 提高管理人员的信息素养
3.5.1培养其互联网思维
信息时代，信息的交换方式和以前大不相同，档案信息作为信息中的一种，自然也需要顺应时代发展潮流，以全新的交换方式体现自身的先进性。而作为档案信息管理人员，只有增强互联网思维，才能助力档案管理工作的现代化发展，这是毋庸置疑的。
3.5.2增强其软硬件使用能力
档案管理软件再好，计算机配置再高，如果没有高素质的使用人，也发挥不了作用。所以在信息时代下，提高管理人员的软硬件使用能力，能够解决日常使用过程中的一些小问题，不仅能够节省软件的运维成本，更可以节省不少的工作时间。
4 结束语
总之，在信息化时代背景下，给档案管理工作带来机遇的同时，也给档案管理工作带来挑战。借助信息化技术开展档案管理工作，可以保证档案管理工作效率和质量，解决档案管理中的安全问题。因此，随着信息化技术的发展，应当深入了解档案管理工作中的问题，采取针对性的管理措施，促进档案管理工作模式的创新，实现档案管理工作的信息化建设。通过管理模式、服务方式等内容的创新，完善档案管理模式，加强档案信息数据库建设，促进档案管理工作的创新。
参考文献：
[1]李卫忠.信息时代下档案管理工作的创新研究[J].内蒙古财经大学学报，2017，15（03）：149-152.
[2]赵晏.探讨信息时代下档案管理工作的创新[J].科技创新导报，2017（35）：195.
[3]王倩.基于信息时代背景下档案管理工作的创新[J].办公室业务，2017（14）：103.
论文作者:田文婧
论文发表刊物:《基层建设》2019年第16期
论文发表时间:2019/8/28
标签：档案论文; 档案管理论文; 管理工作论文; 信息时代论文; 管理软件论文; 信息论文; 管理人员论文; 《基层建设》2019年第16期论文;