关键词：档案保管；档案利用；档案保密
引言：在档案管理部门，一般都有相应的档案管理人员进行管理，所以如果需要加强保密工作，这就要以档案管理人员为核心，然后从多方面因素考量加强措施，如提高职责意识、政治素养等，这样就有利于开展有效的档案保密工作。
1、在档案保管过程中如何做好保密工作
1.1对档案库房管理的保密工作
首先，档案库房不同于其它普通的建筑物，因为档案库房通常存放的是企业较为机密的生产资料或者其它档案资料，所以对于企业具有特殊意义。并且，根据国家相关规定，档案库房必须作为单独的企业建筑物存在，这样就有利于避免因档案库房与其他建筑物联用，导致产生档案安全问题。还有，在经济条件较差的企业中，如果需要档案库房存放资料，那么不能将档案库房设置在普通的公用区域，而可以将其设置在企业的机要办公楼中，这样既保证了其安全性，又增强了调取档案的速率。
其次，通常在档案库房的房屋建筑上，都是将档案库房设置在大楼底层。因为在通常情况下，大楼底层地域除了地下车库设施之外，都是较为隐蔽的地域，所以在一定程度可以降低被窃取的风险。并且，为了可以更好地降低被窃取风险，可以将档案仓库的门窗固定，主要使用带有自动报警功能的门窗，这样使得当门窗受到重力撞击或强力拆卸时，就会自动向大楼的监控中心发送报警信号，这样即便在无人看管的情况下，依然可以实现高效管理效果。另外，为了提高对人的约束力，企业需要在内部制定一套关于管控档案库房的管理制度，这样就可以做到有据可依，有人可管。
1.2对密级档案的管理和保密
首先，密级档案就是指企业最为核心的机密要文，可以牵制整个企业发展的信息资料。所以，为了保护这些重要资料，通常都是使用由保险所、防盗器、保险柜设备组成的保险箱，这就为密级档案保管提供坚实的硬件基础。
其次，在密级档案管理中的管理人员上，企业需要注重考核档案管理人员的专业素养，这是由于以下两个方面因素。其一，从接触密级档案的时间上看，在档案库房方中的管理人员平均每日八个小时，都与密级档案共处一室，所以有充分的机会可以接触到密集度档案。那么，如果从反方向思考，当档案库房中的管理人员的专业道德素养不过关，存在私自泄露密级档案的行为，这就会给企业造成不可估量的无形资产损失。其二，从密级档案的分类管理上，通常对密级档案进行区分的人员都是档案管理人员。但是，如果某些档案管理人员的专业分类素养不高，就容易将部分密级档案与普通档案资料混淆存放。所以，如果当企业领导人需要调取密级档案时，就会发生缺少或档案资料不对账的问题。这就在一定程度上增加企业在提取档案中耗费的时间成本。因此，这就需要加强档案管理人员的专业素养。
最后，企业仍需提高对密级档案资料的管理效率，主要偏向于监督管理方面。比如，当企业的密级档案需要被销毁时，可以按照企业的需求，采用集中销毁或部分销毁。并且，从销毁的全过程来看，需要从头到尾都要有经手办理人、领导人的审批销毁手续，而手续中需要包括登记、签字等，然后再由档案管理人员统一编制成册。再者，经上级有关负责人审阅无误后，再将其存放于密级档案管理处，从而达到严格保密的效果。另外，如果一旦发生泄密事故，那么需要及时翻阅密级档案销毁记录，从而有利于尽快找到泄密者进行追责。
1.3提高档案管理人员职责意识
作为企业的档案管理人员，不仅要将必要的本职的管理工作做好，而且还要仅仅把握坚守岗位、职责分明的职业道德原则。那么，这就需要档案管理人员要注重工作细节，以下可以从两个方面阐述。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆其一，对于处于分散凌乱状态的档案资料，档案管理人员需要先保证每份档案资料是保持在完好无损的状态，然后依照一定的次序耐心编排整理，接着将其收集成册，最后逐个放入档案管理收集箱中。而这样整理的效果，就会使得所有档案显得干净又整齐。其二。对于已经存在一定破损程度的档案资料，档案管理人员首先不能将其随手丢弃，可以利用一些补救措施抑制继续破损，如使用书夹将其收纳起来，或使用文件袋将其包装起来等，这样既提高了破损档案资料的严密性，又可以使其容易找寻和分辨。同时，依旧需要将这些破损档案资料按照规定的次序整齐排列，从而提高档案管理效率。
2、在档案利用过程中如何做好保密工作
2.1加强档案利用过程中的制度监督力度
俗语讲“无规矩不成方圆”，这是指需要在企业内部根据档案管理实际情况，制订一套较为完整的档案管理制度体系。而这套制度体系涵盖的范围，主要包括阅览、借还、复制、销毁等制度。那么，以下将对这些方面进行阐述。其一，在销毁制度上。当档案管理部门的发生人事变动时，该档案管理人员需要将先经手的全部档案资料转交给其他员工，并且需要对这些档案资料一一进清点，当清点无误后才能到相关部门签署交接完成手续。还有，当企业内部的部分档案资料已到期后，需要按照保存价值的原则，先对这些资料估算合理范围内的价值再销毁。而如果在无法估算的情况下，可以依据“保存从宽，销毁从严”的管理方法，然后将其取出留存，这样就可以继续增加其档案保管期限。其二，对于档案阅览制度。如果企业部分员工需要借取企业档案资料阅览，那么必须保证使用目的是围绕企业业务，同时需要将阅览请求上报给企业行政部门负责人，当阅览申请被审批后，凭借批准填写的阅览手续到档案管理部门凭据借阅，还有，如果有企业内部员工之外的其他单位员工需要借阅档案资料，必须持有有效的本人身份证证件和其单位开出的介绍信等证明物件，然后再到本企业行政领导人员审批批准后，依旧凭借阅览手机凭据借阅。
2.2需要提高档案利用制度要求
顾名思义，利用制度主要针对具备利用服务性质的企业档案管理人员，那么对于这些人员的监督管理，可以从以下三点阐述加强档案利用制度的要求。其一，处理档案利用服务的管理人员，自身需要较高的政治素养，既要拥有无私奉献的为民服务精神，又要拥有高度的实事求是、认真负责的责任意识，以此作为处理档案利用服务的基本准则。同时，还要拥有遵纪守法的行为习惯。比如，处理利用服务的档案管理人员，需要以《保密法》的法律条款作为企业借阅档案资料的保护条款等。还有，当需要借出企业密级档案时，需要在指定地点处理借阅工作。其二，既然档案管理人员需要处理利用业务，那么就需要这些档案管理人员要有充足的档案管理业务知识，不仅需要了解企业档案管理的特点，而且还需对本企业内所有与档案管理有关的明文法规有着较高的熟悉度。其三，处理利用服务的档案管理人员，其本身的文化素养上需要达到一定的学历水准，如本科、研究生等学历，这样就使得档案管理人员是具备一定的数据分析总和能力的，从而有利于尽快地掌握及控制档案管理的规律。此外，较高的判断力和观察能力，也是考验处理利用服务的档案管理人员的标准，这样就有利于让这些档案管理人员，逐渐形成独立管理档案的工作作风。
结束语
综上所述，企业档案保密工作主要包含保管和利用两个部分，一方面，当在档案保管的阶段时，企业既要通过加强对普通档案资料的管理保密，并且还要加强对密级档案的管理保密，同时需要提高基层档案管理人员的职责意识。另一方面，当在档案利用的阶段时，企业既要做好档案利用制度的科学建设工作，如阅览、销毁制度等。并且，还要提高处理利用服务的档案管理人员的综合素养，如政治、业务、文化等方面，从而最终提高企业档案资料的整体保密程度。
参考文献：
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[3]宋新征.关于做好企业档案保管利用和开放过程中的保密工作分析[J].企业改革与管理,2017(02):114.
论文作者:李剑锋
论文发表刊物:《城镇建设》2020年2月第5期
论文发表时间:2020/4/30
标签：档案论文; 管理人员论文; 密级论文; 企业论文; 档案资料论文; 库房论文; 保密工作论文; 《城镇建设》2020年2月第5期论文;