放大表格看管理——以表格为载体，用表格化工作语言固化职能、优化流程，谋求企业内外协调发展。这就是凯迈公司构建的表格化运营管理体系。，本文主要内容关键词为：表格论文,这就是论文,协调发展论文,职能论文,管理体系论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
凯迈(洛阳)机电有限公司(原洛阳南峰机电设备制造有限公司)是中国一航空空导弹研究院下属子公司，是国内领先的光电信息技术应用专家，专注于软件嵌入式电子产品和光机电一体化军民两用特种设备的开发、生产和销售；在航空、电力、安防和信息安全领域，是国内主要的产品供应商和系统集成商。
随着公司不断发展壮大，科研、生产任务日益紧迫，市场需求的个性化特点彰显突出。管理机制适应市场变化的调控能力难以跟上发展的步伐。因此，要求我们采用系统思维的管理方法和流程控制的工作方法，来规范职能运作，理顺业务流程，加强过程控制，务实地把公司的人力、物力、财力以及时间等资源要素进行整合，以表格为载体，用表格化工作语言固化职能、优化流程，谋求企业内外协调发展。使之让所有工作都有明确的要求；所有的环节都有严密的监控；所有的岗位都有清晰的岗责；所有的成绩都有肯定和荣誉；所有的行为都有合理的规范；所有的过错都有严格的追究；所有的业务都有流畅的规程；一切都能得到持续的改进。因此，公司决心推行此次表格化运营管理体系建设，最终实现该管理规范化的目标。
所谓表格化运营管理体系，是采用系统思维的创新管理方法，通过运营体系建设，深入分析和辩识“职能”和“职责”的关系，杜绝职能分配的管理“真空”。运用流程控制的工作方法，规范职能运作，理顺业务流程，消灭管理“盲区”和“死角”。以表格为载体，用表格化工作语言固化职能、优化流程、提高工作效率，实现管理创新。
然而，管理工作的成败，取决于能否做出有效的决策，而决策的正确与否在一定程度上取决于对整体把握和后期实施质量的程度。这就要求我们企业在经营管理上更加统筹化、层次化和条理化。理清工作流程，理顺管理思路，向管理要效益，善经营谋发展。这也是我们建立表格化创新管理体系的初衷。
表格化运营管理体系的建设，务实地把公司的人力、物力、财力以及时间等因素作为资源，糅合成表格，以可靠、通畅、严谨的流程化形式承接出来，以此为切入点，谋求企业内外协调发展，实现管理规范化的目标。
具体说来，表格化运营管理体系以“全员参与，统筹规划；科学设计，系统实施；创新管理，持续改进。”为指导思想；以建立表格化运营管理体系，用表格化工作语言固化职能、优化流程、提高效率，实现公司管理规范化为目标。
质量工程部职能分配图
新品科研计划管理流程图
“全员参与，统筹规划”即是指公司的全体员工直接或间接地参与表格化的管理和执行过程，此过程涉及到公司计划、生产、经营管理等活动的方方面面，而这些方方面面和各个环节的工作都是由企业不同的部门和个人分担的。所以公司上至管理决策层，下至生产操作层，都以表格为红线，全面优化工作流程，形成有机的效用整体。此外，在制定表格化运营管理的整体规划上，贯彻“强化理念，全面统筹，完善流程，注重实效”的方针，既考虑到优化局部管理，又兼顾部门间以及全局的资源优化配置，坚持用统筹的眼光来审视问题和解决问题；“科学设计，系统实施”是一个有效承接的过程，科学设计是指要用全局的思维、发展的眼光、合理的手段和有效的方法来设计方案，引导表格化运营管理体系的系统实施。同时系统实施在科学设计的指导下，分步骤、分轻重、分节点的来一步步实现体系的建立。这样我们划分了四个阶段来系统实施表格化运营管理体系，努力使该体系的运作起到事半功倍的效果；“创新管理，持续改进”是规范化管理的一个永恒目标。在本次表格化的运营管理体系中，不断提高公司职能分配的合理性和业务流程设计的实效性，使工作效率大大提高，管理工作按部就班，组织生产有条不紊。持续改进包括：了解表格化运营的现状、重建目标、实施、评价和用表格来框架问题、以动态流程重组解决问题等活动。最终形成以表格化工作语言的形式固化职能、优化流程、提高效率，实现创新管理。
该管理体系分四个阶段来实现，即业务流程清理阶段。业务流程表格设计阶段、推进试行阶段和管理体系固化及总结阶段。
第一阶段：管理业务流程清理
管理业务流程清理阶段是一个顶层策划的过程，是整个体系建设工作中的关键环节。主要完成管理业务流程清理及流程图编制。所谓业务流程清理即是指对本职岗位上所有的工作内容以流程的形式做一个详尽的归纳和诠释，清理原有流程中非增值的环节，予以简化并对分解开的流程进行整合，使整个流程更加顺畅，使整个工作更加协调。
在这个阶段识别流程是最重要的，每个员工都要把所承担的各项管理工作理解成一个流程，用流程的思维去分解工作，从而实现对工作过程的控制。各级部门应系统梳理本部门职能分配，用体系的思维方式重新审视部门职能，深入理解“职能”和“职责”的关系，杜绝职能分配的“真空”。
企业各级领导组织员工对“表格化运营管理体系”的相关文件进行学习，并识别出所承担的业务职能及工作流程，编制本部门的相关业务流程图。并且各部门就本部门的相关业务流程图(草案)组织初步评审，重点关注业务流程的完整性及表格化适应性。最终以统一编号的形式规整所有业务流程，形成有机的管理业务流程图库。
第二阶段；管理业务流程表格设计
表格化是落实管理规范化目标的载体，同时表格还要体现制度的要求，把对流程的有效控制要求落实在表格上，无效的、不增值的控制流程应予以剔除，最终在该阶段完成管理业务流程表格设计工作。
表格设计要体现流程的PDCA基础管理思想，内容应清晰、完整、简洁；表格中有涉及指标和节点要求时，应进行明确量化的表述。管理业务流程表格体系还应分出层次和类别，如部门上报公司领导报表、横向部门间报表、综合性报表、专业性报表、数据性报表等。
此外，还要强化各级评审(部门内部评审、工作小组评审、领导小组评审)，通过评审促进“统一管理思想、理清管理思路、提升管理素养”阶段目标的实现。最终以统一编号的形式规整所有类别的表格，形成有机的管理业务表格图库。至此，表格化运营管理体系第一阶段和第二阶段业已完成，形成重要的流程图库和表格图库。顺利实施这两个阶段对于完成此表格化管理运营体系并达成管理规范化的目标至关重要。
第三阶段：体系推进试行
公司的工作语言就是表格，以表格为载体，规范职能运作，理顺业务流程，实现公司“管理业务流程表格化”的阶段性目标。
在全公司范围内实施表格化运营管理模式，通过强化各级培训、宣传、考核等方式建立员工“做事前先找表”的新型管理素养。通过体系试运行，充分暴露管理“缺位”和“漏洞”问题，最终完成新体系的建设和自我完善过程。
第四阶段：管理体系固化及总结阶段
完成公司表格化运营管理体系建设的成果总结，建立公司表格化运营管理体系，用表格化工作语言固化职能，优化流程，提高效率，实现公司管理规范化目标。
体系建设成果标志有：
1.公司表格化运营管理体系的全面建立。
2.《公司部门职能分配及业务流程管理图库》管理标准的发布实施。
3.《公司流程管理表格库》管理模版的发布实施，固化管理成果。
通过建立表格化运营管理体系，管理规范化目标在公司实际的运作和工作中得到贯彻和执行，在提高管理水平、降低公司运营成本的同时，促进公司效益也得到长足的增长和提高。
表格所带来的管理成效也会突出地表现出来，用“四个一”的创新成果表达，即是“一个体系、一个模版、一个平台、一个群体”。
第一，完成“一个表格化运营管理体系的建设”
通过一定时期的体系建设和试运行，基本完成了公司表格化运营管理体系建立，用表格化工作语言固化职能、优化流程、提高效率，实现公司管理规范化目标。
第二，完成“一个管理标准模版的建设”
在体系建设过程中，筛选整理出部门职能分配图和岗位管理流程图，并形成可操作可控制的管理表格。建立了以公司职能分配关系及管理流程为两条主线构建的《公司部门职能分配及业务流程管理图库》和《公司流程管理表格库》，基本实现了一个“可复制”的管理标准模版。该管理标准模版经主管部门批准后下发，用于全面指导公司管理行为。
第三，完成“一个信息化管理基础平台建设”
《公司流程管理表格库》的电子版可在公司局域网内部广泛使用，利用PDM等控制软件与公司信息化管理有机结合，逐步推行无纸化办公。《公司流程管理表格库》的编制为公司下一步全面实施信息化管理平台打下了良好的基础。
第四，完成“一个具有系统流程思维的青年管理骨干群体的建设”
在表格化运营管理体系推进和建立过程中，公司领导在体系策划初期就有意识地引入青年管理骨干负责和参与该项目，从而培养和锻炼了一个具有系统流程思维的青年管理骨干群体。青年管理骨干们在项目方案的策划、讨论，流程图的评审、表格的评审等工作中，逐渐熟悉和掌握了公司全面的管理流程，逐步学会了用系统思维的方式分析和解决管理问题，并通过体系推进实践，极大锻炼了组织协调能力。使得“管理规范化目标”根植于心、“职能”与“职责”关系指导于思、“流程控制”工作方法牢抓于手。
将先进的管理理念成功地应用于实践，一直是众多企业面临的首要问题，这早已是不争的事实，在这一点上我们是清醒的，因此在表格化运营管理体系的建立和实施过程中我们有目的地分阶段执行，确保该体系可以逐步、逐级实施，事实证明，我们是成功的。再将这些管理标准模版与公司信息化平台进行有机结合，使表格化运营管理体系在信息化平台的载体下发挥更高效的作用。
综上所述，建立一个良好的管理体系只是整个创新管理过程中最初的一环，而且这一环还要在实践过程中不断完善，可以自我完善是一切优秀管理体系的特质。公司表格化运营管理体系正是不断地随经营生产、科研任务的形势变化而及时调整的，这样才可能保持长久的生命力。“高明的管理是理顺员工的思维，不高明的管理是看管员工的行为”。我们利用统筹化系统分析的思维，运用流程控制的工作方法，规范职能运作，理顺业务流程，才不会使管理只纠正员工的行为，而是要使员工达成思想上的共识，朝着积极的方向发展，建立表格化运营流程图库和表格图库而达成管理规范化的目的就在于此。
在本次实施过程中，我们遇到了很多问题，同时这些问题的有效解决也是我们工作的重点所在。首先，在员工思想层面。一种组织文化会定型一种工作方式，而组织文化的形成有其较为牢固的存在空间和基础，新兴的管理思想和工作方式的引入必然会遭到不同程度的冲突。但公司的目标是明确的，这目标是来源于对规范化管理孜孜不倦地追求。所以在表格化管理体系实施之初，我们切实把解决员工的思想问题摆在首位，让员工明白，实施此套方案会让大家的工作更规范化、简洁化、高效化；其次，在组织实施层面。公司的方方面面、里里外外都需要归整职能和清理流程，如何查漏补缺让工作更流畅、管理更规范，令我们煞费苦心。我们采取“双重评审”，即成立领导小组和工作小组，分别在执行层面和决策层面上对突出的问题采用步步为营、各个击破的策略；再次，在执行力层面。一开始便强调“全员参与”的原则，即利用归纳和演绎两种工作方法，分别从管理层(工作小组)和操作层(基层部门)两端同时实施，相互监督，共同切磋，统一思想，实现该管理规范化的目标。