机关电子文件及其管理_归档日志论文

机关电子文件及其管理_归档日志论文

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一、机关电子文件

(一)电子文件的基本属性

目前,电子文件是档案界的热门话题,人们对它的某些属性已有共识,例如记录统一性与系统依赖性、可拷贝性与易修改性、原始性与无标记性等。而下列属性与其归档管理息息相关,也应予以重视。

1.记录固定性与管理严密性。

电子文件作为数字记录具有一次成型的固定性,但可以通过重新记录,即存盘存盘生成一个新版本的电子文件来满足编辑、修改的需求。这是电子文件能够成为档案的最基本的物理性能。

计算机和网络技术在为用户提供简便、快捷的电子文件信息服务的同时,也能对其进行严密管理。例如:通过物理分离、数据加密、建立防火墙等措施保障数据安全,通过操作密码、用户授权、记录日志等手段保障使用安全,通过程序设计确定管理功能和管理方法等。这是接收电子文件归档的基本技术保证。

2.可变异性与可识别性。

电子文件作为数据记录具有保真性,但其结构化数据还具有可变异性:输出不是输入的不寄利用也不是记录的原貌,即所谓的一次一式输入,多次多式输出。例如各种文件、档案的目录。

目前计算机已经能够对一些电子文件进行自动识别,例如文字、数字、图形、语音、条形码等。这两种属性为自动化管理提供了重要的技术手段。

(二)机关电子文件的种类和状况

1.机关电子文件的种类。按数据类型发,主要有结构化数据文件、文本文件和二值图像文件,以及灰度和彩色图像、音频和视频文件等。按数据来源划分,有直接记录生成的原始文件、将纸质或其它载体文件重新录入生成的复制文件和对某种数据文件进行自动识别生成的转换文件等。按数据生成系统划分,有本系统生成的自生文件和外系统拷贝来的外来文件。

2.目前的状况。从内容上看,汉字信息是主体(也是本文讨论的主旨),其它内容的数据量不大。从数据类型上看,结构化数据文件即各种目录非常重要,是电子文件管理的基础和依据;文本文件最具活力,但空缺较多;二值图像也很重要,但形成数量不多;其它媒体的文件比较少见。从数据来源上看,原始文件是归档的珍品,应加强管理;复制文件不多,但不能忽视;转换文件也有生成。从生成系统上看,网络的建立和文件、档案信息一体化管理的实现,将使自生文件逐步增加,并成为电子文件的主体。

(三)电子文件在机关工作中的作用及其与纸质文件的关系

长期以来,纸质文件是机关行使职能、处理政务的重要工具。目前计算机的应用和电子文件的形成,也是为了提高纸质文件制发、管理和利用的水平。例如进行文件的起草、编辑、印制、传阅、信息开发利用等。目前,电子文件只是纸质文件生成、运转过程中产生的一个附属品,没有独立存在的通辑笔价值,不能取代纸质文件的存在。但电子文件带给纸质文件的便捷和活力无可替代,因此两种文件并存的双轨掉将长期存在。

电子文件作为纸质文件的数字记录,与其有着特殊的关系。

1.原始性与价值性分属双方。用计算机起草公文形成的是子文件具有客观存在的原始性,纸质文件只是它的一种输出形式,但公文的签章都在纸质文件上进行,电子文件上没有任何权威性标记。

2.内容相同而格式未必同一。

公文格式是纸质文件的重要标志,包括版头、标题、正文、发文机关、日期、签章等。起草公文形成的电子文件则具有两种格式:物理格式和逻辑格式。前者是计算机读写的规则,与用户无关;后者是数据在屏幕上显示或打印输出的组合形式,直接面对用户。电子文件应该也能够具有与纸质公文格式完全相同的逻辑格式,但纸质文件不可能具有电子文件的物理格式。

3.计量标准和称谓各异。

纸质文件以内容的完整性为标准划分单位。一份文件可以有若干页,可以有文字、图表和照片等。电子文件则不同,它是以记录为单位划分的,而且受多种因素的影响,一条记录容纳的数据量也不同。例如有的数据库记录只能容纳16000个汉字,而一页图像就是一个电子文件。因此,一份纸质文件可能是若干个电子文件的集合;而一个电子文件既可能包含若干份纸质文件,也可能只是其中的一部分甚至一页。

文件名是电子文件的代号和计算机管理的标识,有特定的格式要求。纸质公文没有名称,只有文号和标题,但都不符合电子文件名格式的要求。因此,应利用计算机对电子文件进行自动管理,否则只能建立索引以求对应。

二、机关电子文件的归档

(一)电子文件的档案价值

目前电子文件尚不能全部具有传统的档案价值:文本文件具有客观存在的原始性,但没有正式的公文的签章;图像文件保持了原件的全部信息,但作为复制品,没有社会和法律的认可。但电子文件档案的全部内容,具有同等的知识性和优越的信息性,是最具生命力的新型文件,具有特殊的档案价值。

另外,唯一性曾使档案的价值弥足珍贵,电子文件不再具有唯一性,是否会影响其档案价值?笔者以为不会。以稀为贵只是衡量物品价值的一个标准,对档案而言,决定其价值的关键是内容的真实、准确、完整、丰富。百且归档电子文件具有相对的唯一性,即数据库记录唯一性。

(二)电子文件归档的意义和价值

归档是文件进入第三个生命周期的转折点。在我国,归档不是文件管理权的简单移交,百是要通过立卷使归档文件成为全宗档案体系中新的组成部分,并以此进入暂存期。电子文件归档则有更为重要的意义和价值。

1.构建全宗档案信息体系新组成。

全宗档案信息体系是以纸质档案为依据,以全宗为单位,以全宗、案卷目录、文件目录和文件内容为纵向结构,以全宗档案分类方案和数据著录项为两维横向结构的档案信息的有机整体。在定体系中,每个电子文件都是其中不可缺少的组成部分,都有自己的位置和价值。电子文件归档就为这一体系注入新的生命,延续全宗记录的轨迹;同时确定自身的归宿。

2.辅助完成纸质文件立卷工作。

电子文件归档除实现自身价值外,还要辅助完成纸质文件的立卷工作,替代部分手工操作,提高立卷的质量和效率。例如,通过信息案卷指示纸质文件的案卷归属,通过自动排序赋予案卷号、归档号和卷内文件序号、页号,进行各种立卷统计,打印各种立卷目录、表格等。

3.实现信息共享,取消重复劳动。

电子文件归档能够实现文书立卷与档案管理之间的信息共享。组卷归档后,电子文件进入杂信息数据库,直接成为档案信息体系中新的组成部分,从而取消档案人员重新建库的重复劳动,提高档案管理的质量和效率。

(三)电子文件归档的基本条件、方法与步骤

基本条件是:1.建立能够接纳电子文件归档进行管理和提供利用的档案信息管理系统,配备相应的硬件设施。2.具有安全防范的措施和手段,能够确保归档电子文件和信息数据库的安全。3.有稳定可靠的数据来源。4.有进行系统维护与管理的技术力量。

基本方法是:建立与纸质文件相对应的信息案卷,并以全宗——年度的结构方式进入档案信息数据库,使电子文件的物理地址和逻辑内容得到双重整理,为以后的管理奠定基础。

主要步骤是:1.建立由案卷目录和卷内文件目录组成的信息案卷并生成档号。2.质量验收合格后,完成辅助立卷并进入档案信息数据库。3.文本、图像归档。

(四)电子文件归档范围与要求

1.归档范围。从内容上看,电子文件的产生在两个方面突破了原有的归档范围:一是程序、设备文件,即支持电子文件运行的软、硬件配置的有关文件,包括电子文件如源程序,纸质文件如设备安装说明、操作手册等。这部分文件对保障电子文件的安全使用非常重要,应列入归档范围加强管理。二是归档文件的范畴,同时又实现了文件、档案信息一体化管理,因此其本身存在一个归档问题。但又有所特殊:首先,目录只是提供利用的一种工具和手段;其次,数据是文书、档案人员在工作过程中形成的,不是收集得到的;第三,数据是立卷工作的基础和依据,不会因为没有列入归档范围而有遗失;第四,过去归档也有目录,但并没有列入归档范围。因此,可以沿用过去的方法——接收但不列入归档范围。同时,在无纸办公实现之前,没有生成正式纸质文件或纸质文件不归档时,其电子文件不宜归档。

从数据来源上看,原始文件和复制文件应该归档;转移文件主要指汉字识别后成的文本文件既不是原记录,也不具有纸质文件的原貌,不宜作为归档档案保存。

2.归档要求。(1)内容完整、准确,具有良好的可读性, 外来文件还要具有系统兼容性。(2)禁止重复归档,杜绝信息垃圾, 保障系统自动管理的实现。(3)归档时间与纸质文件同步,一年一度。 但组卷(预立卷)工作可在平时完成,减少一次性立卷的压力和负担。

三、机关电子档案的管理

(一)什么是电子档案

目前国内档案界尚未明确电子档案的定义。笔者以为,从狭义上可以认为“电子档案是进入档案信息数据库的电子文件。”如果不讲数据库,电子档案的双重整理、安全性、整体性和系统管理将难以保证;如果讲归档,就会把大量已有档案的数据附本排斥在外;冠以“狭义”二字是因为档案信息数据库支持的特殊电子档案如源程序、档案电子出版物等在定义范围之外,但反映单位职能和室藏情况的电子文件基本包容在内。以下所指以此为准。

(二)电子档案与电子文件的区别

1.电子档案是一个结构严谨、联系密切、具有长久保管价值的信息集合体。电子文件则可能是一个结构松散、内容复杂、时效性强、保管周期短的信息群体。

2.电子档案的形成经过鉴定和双重整理。电子文件的形成则不需如此。

3.电子档案是电子文件组卷归档或已有档案的数据录入档案信息数据库形成的。电子文件则是工作的直接记录或在纸质文件运行过程中形成的。

4.一定行政区域内如一个省、一个单位的电子档案可能具有同一的物理结构和逻辑结构,同一的编码格式和系统依赖性。而同一区域内的电子文件则未必如此。

(三)电子档案管理

电子档案是档案家族中的新成员。但其价值绝不仅仅是一种新载体、新方式的信息记录,它对档案管理工作的理论和方法都会产生影响,引发档案管理工作史上的一场变革。目前机关电子档案的管理应重点搞好“四化”建设。

1.室藏管理一体化。机关档案是以文书档案为主,集多种档案和多媒体信息为一体的综合档案的有机整体。管理一体化就是要将电子档案与其它档案融为一体,进行科学的统筹管理,重点解决好三个关系:(1)归档电子文件与档案信息数据库的关系。在电子文件归档之前, 不少单位已经开始营造档案信息数据库,录入已有档案的目录和图像。应该说,作为档案信息的数字记录,归档电子文件与之是等价的,只是来源和时间不同:档案人员建库是复制过去档案的数字附本,电子文件归档是接收现有的数字档案。但它们是同一档案信息体系中的两个组成部分,而且今天档案数字记录的空白就是明天档案人员建库的对象。因此档案信息管理系统必须兼备接收电子文件归档和建立已有档案数据附体的功能,保证两部分数据的联系和统一。(2 )电子档案与其它档案的关系。从载体上看,电子档案的载体包括磁盘、光盘等具有一定的共性,并且不同于其它,可以视为一类新型载体专门管理。从内容上看,目前机关电子档案主要是纸质档案的数字记录,不具有独立的档案价值,在无纸办公实现之前,这种状况不会根本改变。从利用效益上看,电子档案是开发利用档案信息资源的较好途径和手段。室(馆)藏管理一体化必须依据并保持电子档案之间既相互独立,又相互依存的关系,做到优势互补,相得益彰。(3)统一管理与单独管理的关系。 电子档案是具有特殊档案价值的特殊载体的档案。统一管理是发挥其价值优势的主要手段,例如多媒体信息管理数据库统一,全宗、案卷、档号统一,检索、利用登记统一等。但也要将适应其特性需要的单独管理寓于统一管理之中,例如数据备份、病毒防范、载体保护等。这是相互依存的两个方面,不可偏废。

2.档案信息数字化。档案是人类知识、文化的宝库。面对二十一世纪,要满足社会发展和现代化建设的需求,信息数字化必不可少。一方面要有计划、有步骤地充实档案信息数据库,逐步实现信息服务数字化;另一方面对于那些不宜或来不及数字化的档案,也应采用汉字识别等先进技术,改变以往抄写、复印的利用方式,实现信息利用数字化。这是加快档案信息数字化建设不可缺少的两个方面。

3.管理手段自动化。电子档案的加盟,无疑是机关档案工作范围的扩大和工作量的增加。面对机构调整的大局,不以自动化管理为依托,电子档案的形成和管理都会成为泡影。要充分发挥计算机的优势,一方面提高传统档案管理工作的自动化水平;另一方面必须实现电子档案管理自动化,不能用手工管理计算机应用形成的记录。同时,还应开展手工管理难以开展的一些工作,例如加强微观管理和前期控制,进行系统反馈等。

4.管理方法科学化。传统的档案管理理论和管理方法是以手工管理为基础建立起来的。计算机与手工管理的能力、水平等相距甚远,如果一味模拟手工管理模式,既不能充分发挥计算机的优势,又不能全面提高档案管理工作水平。因此需要探索一条以计算机管理为基础,以电子档案为主体的多媒体档案信息统筹管理的途径和方法。目前正在普及的机关文件、档案信息一体化管理,日益加强的前期控制、管理功能程序化、应用管理制度化等都是行之有效的积极探索。但远没有建成一个完整的管理体系,还需要坚持不懈的努力。

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