会昌县规划建设局城建档案室 江西省 会昌县 342600
摘要：随着我国经济的飞越发展，信息技术也慢慢的运用到各行各业的工作中。在城建设档案管理方面，也适应了时代的发展实行了数字化的管理。然而，在管理过程中还是会存在或多或少的问题。本文主是要针对相关问题进行了分析并提出了改进措施，能尽快实现城建档案数字化管理。
关键词：城建档案；数字化管理；档案管理；建设
近几年，我国的社会经济是突飞猛进的发展，在不断加快的城市化建设中，将会有更多的资料需要整理和归类，加大了城建档案管理的难度。为了能够满足社会建设发展的需求，必须要实现数字化、信息化的档案管理，提高城建档案管理水平。
一、城建档案管理数字化建设的重要意义
1、管理更便捷高效化
传统的城建档案管理主要是对纸质资料的管理，在管理中不仅需要大量的管理人员而且效率低下。在对纸质资料的管理中，资料必须依照相应的顺序规定进行归类整理，而且纸质资料在存放过程中需要大范围的存储空间，并且在长期的保存中，容易造成资料的破损。而在信息技术的发展下，互联网的发展为资源的共享提供了一个便捷的途径，但这种纸质资料却很难做到资源共享，不利于资料的查找、整理。因而在时代的不断发展中，尤其是在城市化进程的推进下，城建档案管理模式也应随着社会的进步加以更新。而且随着人们生活方式的变化，人们对信息资料的便捷化的要求进一步增加，传统的纸质资料管理也不再适应现代人们获取信息的途径。因而实现城建档案管理数字化是整个时代发展的要求，应加快城建档案管理数字化的建设。
2、更加规范化的管理
在传统的城建档案管理中主要是人工管理模式，因而在管理的过程中不免会出现一些失误，造成档案的破损或整理不当。在传统的档案管理中需要有一套完善的制度，而一旦管理制度不当会影响管理的科学性，降低管理的效率。因而这种人工化的管理模式不利于城建档案管理规范化的实现，并且在缺乏统一有效的管理中，档案资料管理在利用上也会出现许多问题，影响档案资料的及时获取，增加管理成本。
3、便于城建档案资料的开发应用
城建档案管理数字化建设中不仅能实现高效规范化的管理，还有利于城建资料的开发应用。因为城建档案资料不仅是城市建设的重要依据，还能为相应的城市管理、发展等提供相应的数据理论支持，因而数字化管理模式的应用，对城建档案资料的开发与应用能有新的突破。在城建档案数字化管理建设中，用户可以通过网络对城建档案资料网站进行访问，对各项信息进行查询，从而提高了城建档案资料的利用率，并且用户在应用相关的城建资料过程中还可以对资料进行扩充，丰富城建档案管理资料。
二、城建档案数字化建设中存在的问题
1、管理信息的缺失以及泄露
在城建档案管理中会因信息网络的不稳定性造成档案资料的缺失，影响管理的有效性。在传统的纸质档案管理中，信息资料相对比较稳定，基本不会发生改变。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆但利用数字化的管理模式，在管理的过程中不论是计算机软件的问题、硬件设施的问题、信息网络的问题还是人为因素，都会影响档案资料的稳定性，造成档案资料的缺失。尤其是一些重要信息资料的缺失将严重影响城建过程中信息资料的完整性，给城建信息的应用造成不便。
城建档案是城市规划、城市建设的重要依据，为城市规划提供有效的历史信息，为城市建设给予必要的指导。但城建档案资料具有保密性，除了一些可以对外公布的资料外，大部分资料是要进行严密管理的，不得泄露。但利用数字化的管理模式，城建档案信息很容易被篡改，甚至造成泄露。一些不法分子会对城建档案管理信息系统进行攻击，对信息进行盗取，影响城建档案信息的安全性。因而，相对于纸质档案资料的管理，数字化的城建档案资料的管理更应重视信息的安全。
2、初期建设的难度
在城建档案管理数字化建设的初期需要将纸质的资料转化为数字化的信息资料，因而在初期建设中需要对所有的资料进行整理，做好信息的录入工作，需要耗费大量的时间。在系统建设的初期，对于信息网站的建立，搜索引擎和各项条目的制作都需要大量人力、财力的投入。在实现数字化管理的过程中，不同的城建管理单位所用的数字化管理模式会存在一些差别，因而管理会出现难以统一的情况，影响后期资料的使用。
三、城建档案管理数字化建设的措施
1、管理合理的规划
对于城建档案管理数字化建设来说，初期的工作至关重要，只有在初期合理计划，做好充分的准备，后期的工作才能有条不紊地进行。因而在初期的工作中应进行合理的规划，在纸质档案资料转化为电子档案的时候，应做好相关的调查工作，对具体的档案数量及档案类型做详细的了解。在整理的过程中，应按照相应的标准，将各资料进行分类，整理出具体的条目，从而在制作搜索引擎的时候能依据条目，呈现具体的档案资料。
由于缺乏统一的科学的标准，在城建档案管理数字化建设中，会给后期的资料查找带来许多问题，影响具体的操作，并且难以实现真正意义上的资源共享，给管理造成巨大的困扰。因而在城建档案管理数字化建设中应制定统一的科学的标准，使得纸质资料在转化为数字资料的过程中，能按照统一的标准进行操作，因而在管理的时候能进行统一的管理，无需将不同的格式进行转化，从而方便资料的查找，切实做到资料共享。
2、数字化管理模式的应用与推广
随着现代科技的发展，在城建档案管理中推行数字化的管理模式是时代发展的需要。因而在城建档案数字化建设中，应突出其建设的重要性与意义，以获得各方的支持。在具体的建设过程中，应加大城建档案管理数字化的建设力度，对数字化档案管理模式进行推广，在具体的建设过程中，应充分发挥城建档案管理部门的职能，通过城建档案数字管理模式的应用，主动建设数字化的档案管理。城建档案管理部门作为社会资源的集中部门，应重视数字化档案管理的建设，在建设的过程中，着力建设一个档案管理服务平台，从而建立两方面的资源管理模式，因为档案的一部分资料是可以公开查阅的，而另一部分则是内部的资料，不便于对外开放。因而在建设中应建立统一门户，以实现资源共享，而另一方面应建立内部的资源利用平台，方便内部资料的查找，并进行必要的加密处理，防止资料的泄露。此外，还应对资料进行备份处理，防止因数字化资料的不稳定性，造成资料的丢失。总而言之，在管理中应对数字化的档案管理模式进行推广，并且履行好档案管理部门的职责，提高城建档案管理数字化水平。
结束语
综上所述，城建档案管理的重要性是不言而喻的，而随着城市建设的高速发展，传统的纸质资料管理模式已无法适应现代社会的发展需求，因而有必要应用数字化的管理模式对城建档案资料进行应用。但城建档案数字化管理建设中仍存在一些问题，因而有必要在建设过程中，采取具体有效的措施解决这些问题，强化城建档案数字化管理的建设，提高城建档案管理水平。
参考文献
[1]于凡.城建档案管理数字化建设的相关问题[J].城建档案，2013(7)：336-337.
[2]杨元元.城建档案管理数字化建设问题的思考[J].大科技，2013(34)：424-425.
论文作者:王瑞春
论文发表刊物:《防护工程》2017年第30期
论文发表时间:2018/3/6
标签：城建论文; 档案管理论文; 资料论文; 档案论文; 管理模式论文; 纸质论文; 档案资料论文; 《防护工程》2017年第30期论文;