摘要：本文从档案管理存在的主要问题入手，对企业档案信息化建设和管理进行研究分析，提出了相关档案信息化建设的管理方案，从而优化其管理的工作效率，促进档案信息资源建设，以期为有关方面提供参考借鉴。
关键词：档案；信息化；资源；建设管理
随着社会形势的发展，对企业档案管理进行信息化建设，可以提高档案管理水平，档案信息能够更为准确地获取应用，对于企业档案的管理工作意义巨大。为达到科学规范地管理企业档案这一目的，通过基于信息化建设的管理方案，最大限度地发挥档案的价值，促进档案工作绩效的同时，使得企业获得最佳的经济效益和社会效益。
1 档案管理存在的主要问题
1.1 领导对档案管理工作的不重视
现阶段，档案管理制度的系统性比较强，因此对管理者的专业及涉及各方面知识要求比较高，但是目前许多企业的领导都把人才培养和技术创新作为自己的主要工作，认为档案管理只是一个次要的工作项目，一般会把档案管理工作交给专人负责。正是因为企业领导的不重视，导致了其档案管理工作的落后，其实企业档案管理工作直接关系着每一位员工自身的利益，同时也与国家及企业的经济发展相关联。所以企业档案管理工作要想发展，必须得到领导的足够重视和员工的支持，这样才能让每位员工受益，给国家及企业创造价值。
1.2 档案管理工作缺少专业人员
我国目前许多企业档案管理人员的专业性不足，这是阻碍档案管理工作的绊脚石。一方面，个别非档案管理专业毕业从事档案管理人员，没有经过系统性的学习和岗位培训，所以在网络信息化迅速发展的时代，他们很难适应时代的发展潮流，严重影响了企业档案管理工作的发展；另一方面，许多档案管理工作者的年龄都比较大，在工作上缺乏责任心和工作激情，导致档案管理中存在很大的缺漏，他们也不能及时的发现，这就使得档案管理工作只是形同虚设，并不能起到应有的作用，所以培养专业的档案管理人员非常重要，只有让专业的人员去从事这项工作，才能加快我国企业档案管理信息化建设步伐。
1.3 档案管理的信息化程度有待提高
网络信息化快速发展的今天，电子化办公方式在企业工作中非常普遍，其最大的优点就是加快了工作效率，节省了时间。但是其档案管理工作还没有完全实现信息化，纸质档案管理现在还非常普遍，纸质档案容易受环境因素的影响，对室内温湿度的要求比较高，如果遇到下雨潮湿的天气就会很容易破坏，对档案的保存受到了很大程度的影响。一旦纸质档案受到损坏就没办法再次恢复，许多重要信息就不能得到保存。另外，纸质档案最大的缺点就是信息量大，不容易查找需要的信息，所以档案管理工作要想得到发展，就必须全面实现信息化，这是档案管理工作发展的重要转折点。
2 档案管理信息化建设的优点和形势分析
2.1 档案资料可以永久保存
传统的档案管理都是以管理纸质档案作为主要手段，纸质档案有很多的缺点，一方面容易受到潮湿天气的影响而使纸张受潮发霉，字迹模糊，难以辨认，这会直接导致重要档案信息的缺失，另一方面纸质档案数量庞大，查找困难、浪费时间。实现信息化档案管理可以通过计算机进行快速查询相关档案，实现快速查找。同时信息化档案管理还能备份档案，将重要档案信息可以备份在电脑硬盘之中，这样就不至于档案丢失后无法恢复。信息化档案管理也不会受环境因素的影响导致档案缺失，大大节约了储存的空间，实现了永久性保存。
2.2 企业档案信息方便查找
传统档案管理工作繁琐而庞杂。由于档案资料很多，所以首先要分类管理，这就需要投入很大的人力物力。实现信息化档案管理之后只需要将想保存的档案信息输入电脑系统就可以实现永久性保存，也不会对其它的档案造成影响。
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2.3改变了档案管理的方法与途径，拓展了档案的职能
传统档案管理只能单一的依靠人力去管理，而且管理起来非常繁琐；导入信息化档案管理后，档案管理工作人员的工作量将大大减少，只需要把档案文字资料录入电脑就可以实现永久保存，将单一的纸质档案资料转变成多样化的电子档，实现的档案信息资源的整合和共享，加速了其企业的发展。
3 加快档案管理信息化建设的主要方法
3.1 转变领导对档案管理信息化建设工作的态度
企业领导应该清楚认识到档案管理工作的重要性，及时转变思想，，应该把档案管理工作作为自己管理工作范围内的重中之重。实现档案管理信息化，首先就需要履行保密的义务，由于档案是一个隐秘性的工作，不能对大众公开或宣传，因此这就需要安排一个隐秘的地方去保存档案资料，领导应该合理选择保存档案的区域，档案室的门窗要按规定进行加固及安装视频监控，只有让档案保存在一个相对比较安全的地方才能体现档案信息的安全性。其次还要安排专业知识强的专人管理，档案管理人员必须签署保密协议。做到严格监管，与档案管理无关的人员不能擅自进入档案库房，如果特殊情况需要进入，也要进行实名登记后在档案管理人员的陪同下方可进入。最后领导还应该加大对档案管理人员工作情况的监督，让胜任本职工作的人员去做日常管理。
3.2 实现档案管理的信息化与传统档案管理同步发展
要想全面实现档案管理工作信息化，就必须做到档案管理的信息化与传统档案管理共同发展。由于目前我国许多企业还是以纸质档案为主，若想在很短的时间内实现信息化比较困难，前期只有依托纸质档案的基础，逐步向信息化过渡，一步一步实现档案管理工作的完全信息化目标。因此企业领导不能急躁，首先要加强对现有档案管理人员的专业培训，让他们掌握专业的档案管理知识，同时要逐步让他们了解如何用硬件设施去进行档案管理，系统性的掌握实现信息化后档案管理工作的方法和注意的问题，做到传统的档案管理与档案管理信息化同步发展，逐步实现信息化的最终目标。
3.3 优化现有档案管理制度
要想实现档案管理工作的快速发展，必须要有一个科学的制度去管理。各企业应该以本企业的实际情况出发，找到现有档案管理制度中的不足点，逐步去优化和改正不足，这样才能早日建立一个科学的档案管理制度。例如:将档案管理信息化的内容作为员工绩效考核的一部分，这样就能在很大程度上激发员工的工作热情和工作效率；也可以建立完整的奖罚体系，对那些工作业绩突出的同志加以表彰奖励；对那些工作自由散漫的同志进行激励，只有每位员工共同为档案管理工作去服务，才能早日实现档案管理工作的信息化建设目标。
3.4 加快档案信息化基础设施建设、促进档案信息资源建设
基础设施的好坏直接影响着档案管理工作信息化建设的步伐，可以建设一个数字化的档案馆（室）。其中包括:档案馆馆藏、档案馆库房、专职档案干部队伍建设等等，让计算机网络技术为档案管理工作服务，这样才能提高档案管理信息化水平。档案管理部门要制定出电子档案管理的具体实施方案，给档案管理人员提供一个良好的工作平台。
3.5 建立完善的档案管理信息化网站
实现档案管理信息化就必须要通过网站的形式进行管理和监督。档案管理部门可以建立自己的网站，只有具备网页化服务才能将各项重要的信息及时的释放给有关人员，实现资源的共享和快速传递，随着档案管理信息化的逐步发展，这种模式将会是未来档案管理工作的一项重要手段。
4 结语
总之，为完善企业档案管理，做好信息化资源建设，企业员工应不断提高自身档案管理意识，使之达到规范化和标准化管理，确保档案资料的信息化建设成效，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势。
参考文献
[1]袁虹、方卉.档案信息化管理浅议[J].机电兵船档案.2009(03)
[2]吴晓红、王桂琴.浅谈提高档案工作者的素质[J].内蒙古民族大学学报.2008(01)
论文作者:杨晓翩
论文发表刊物:《基层建设》2017年第7期
论文发表时间:2017/7/12
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