摘要：全宗项目档案工作繁杂且枯燥，但对项目工作的开展却是极为重要，我们要要求档案工作制度化、标准化。在项目档案管理的时候要实行统一管理，分级负责的原则，全员参与全程管控。确保项目档案的完整性、准确性、系统性、合理性，档案的基础是收集，收集文件材料时一定要签字手续完备、字迹清楚、图面整洁，载体及书写材料适宜永久、长期保存
关键词：全宗档案管理；档案管理必备条件；全宗管理
1.前言
全宗档案管理是在一个独立组织或者个人在社会活动中形成的档案有机整体。档案的全宗管理把一个国家机构，社会组织或者个人作为归档当单位，将其行成的文件材料当做一个“全宗”来进行管理，即对其进行档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。
2、档案管理工作的必备条件
2.1档案管理的工作态度
一般人都认为资料员工作轻松无比，其实做好资料工作是很不容易的。资料员怎样才能完成项目交付的每一项工作，是值得深思熟虑探究的，我们要经常提醒自己，在项目刚成立时立即建立档案资料管理组织体系。项目最高领导人员对项目资料管理工作要负有主要领导责任，项目的最高领导进行全程管控。
2.2项目档案管理的资源配置
全宗项目档案管理的过程中应当至少配置一名专职的档案管理人员，且应该是一个企业或者项目的内部编制人员。在项目档案管理的过程中应当予以提供业务经费，确保档案的标准化、信息化等管理与项目的管理同步规划、同步建设、同步开展，保证项目档案工作满足持续性、有科学依据、健康发展。
2.3项目档案管理的要求
在项目档案管理的时候要实行统一管理，分级负责的原则，全员参与全程管控。对项目档案管理的人员要实行有效的绩效考核制度，在有效的考核制度下档案人员穿插于项目各项工作的开展中，项目管理与档案管理同步进行，员工办理业务是要进度与文件积累及时同步、工作交接与文件移交及时同步、文件材料归档与工作总结及时同步，并负责检查应归档文件的完整性、系统性、合理性。项目档案管理工作的基本原则可归纳为下述三个方面：1.质量。档案本身的质量要准确，档案处理过程中各环节的质量。在处理的过程中，工作作风要严肃、认真，做到程序完整，方法缜密，手续齐全。2.及时。及时是在档案管理中对效率的要求，也是对档案管理工作特性的具体体现。从档案管理工作中，及时的原则是视轻重急缓处理文件，加强文件的开发利用，做到不积压、不拖延、不误事误时。为此，必须明确档案的时限，即规定每个具体工作环节的时间，以确保档案工作的整体效率。3安全保密。档案人员要认真贯彻执行《中华人名共和国保守国家秘密法》、公司有关保密管理办法、商业秘密保护规定等有关法律法规，认真做好档案的安全保密工作，保护单位知识产权和商业秘密，保障国家和本单位利益不受损害。
2.4注重文件材料的收集
为确保项目档案的完整、准确、系统，档案的收集是基础，收集的文件材料一定要签字手续完备、字迹清楚、图面整洁，载体及书写材料适宜永久、长期保存。竣工图编制应符合国家、行业的有关标准和规范。一是要注意收集项目所涉及的电子、声像、照片等特殊载体档案；二是要与相关的纸质文件一同归档；三是整理时要标注相应的参见号或互见号。项目业主单位（法人）要根据项目进展情况，及时指导设计、施工、监理等单位及时提交项目档案，并且要有完备的交接手续，交接清单一式二份。调研中发现，前期文件的收集比较齐全，要着重对施工、监理、财务器材、竣工材料的收集。施工文件要注重施工方案及报批文件、施工定位、基础处理、焊接探伤、隐蔽工程（照片、验收记录）、交工记录的收集。
2.5加强部门联动
项目档案能否顺利推进的一个关键，就是相关部门要形成联动机制，齐抓共管，共同推动项目档案的健康发展。一是档案主管部门要积极主动加强与项目主管部门、重大建设项目推进办等单位的联系与沟通，主动作为合力全方位推进。二是项目相关部门在参与项目竣工验收时，要履行相关职责，严把质量关，一定不能忽视项目档案管理这一关键环节，项目档案要进行专项验收，项目档案验收是项目竣工验收的前提和基础，项目档案未验收的项目不能进行项目验收（项目竣工验收前完成项目档案的验收）。
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3、档案保管
3.1档案的保护修复
档案出现轻微的破损、字迹褪变、扩散或载体材料变质时，要及时修复；修复时使用的各种材料，例如纸张、胶水、粘合剂等加固材料，不能对档案制成材料产生任何副作用；修复时要尽可能保持文件的原貌；使用的各种加固材料要尽可能使可逆的；修复档案时档案的修复情况要有记录；档案人员不得擅自修改、补充档案内容。
3.2档案的保管要求
在档案保管时要有消防器材与温湿度记录。要进行防火、防盗、防尘、防虫、防晒、防潮、防霉、放高温等。还要制作相关的标识如禁烟、闲人免进等。在档案管理中要去污消毒、分类、分载体保存，并且需要备份。
4、档案保管的制度规范
4.1档案保管制度
1、收进、移出档案和资料，必须认真清点，严格履行交接手续。
2、保管档案和资料，必须使用符合国家标准和规范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。
3、档案资料库房必须坚固，必须装备铁门、铁窗和其他防盗、防水、防潮、防霉、防虫、防尘、防鼠、防太阳光直射、防有害气体等“十防”设施。
4、随着气候变化，做好库房密闭、通风、温湿度调节，并适时进行除湿或除尘工作，以防档案霉变。
5、档案资料库房必须与档案工作人员的办公室、阅览室分开，但要相对集中，便于管理。
6、库房专管人员进出库房，应随手关门上锁，非专管人员，不得随意进入库房。
7、必须定期检查、清点库藏档案和资料。发现档案霉烂、褪变、破损或帐物不符时，必须及时追查、处理和修复。因失职而损毁、丢失档案资料者，按档案法规严肃处理。
8、档案管理人员工作变动时，必须将所保管的档案和资料清点移交，否则不予办理调离手续。
4.2档案复制制度
1、要遵循保密原则，凡涉及保密的档案不得复制。
2、复制档案中的内容，须经处领导同意，由档案管理人员进行复制。
3、破损的档案，档案员要及时修改和复制。
4、对利用较多的档案，可复制数份，以利用使用，并保护原档案，减少档案的磨损。
4.3档案查借阅制度
1、本着方便工作、满足利用的原则，档案资料一般不予借出，须在档案室、阅文室内查阅。
2、本处有关科室因工作需要须借阅档案，原则上只能在阅文室内查阅，确实要借出的档案，必须经分管处长签批，方可办理借阅手续，借阅时间一般不超过一周。
3、外单位来查找利用档案者，一律凭单位介绍信，经本处领导签字同意，有关部门派人陪同，方可查阅。
4、借阅者不准在档案材料上划杠、打圈、勾画，不准涂改撕毁，不准将档案材料带回家或放在不安全的地方，更不准将档案保密内容外泄。
5、查阅档案时，禁止吸烟、喝水、防止烧毁、水渍档案。
6、借阅者归还档案时，应填写利用效果信息反馈，认真履行交接签字手续，如发现有撕毁、涂改和损坏现象，按照档案法规有关条款及追究责任。
4.4档案库房管理制度
1、保持库房内清洁卫生，整齐美观，坚持不定期查库，并认真做好记载。
2、注意库房安全。库内严禁存放易燃、易爆物品及杂物。进出库房随时关门上锁，不允许非库房管理人员进入库内。
5、结束语
档案的管理要求要建立健全组织管理体系，加强各部门之间的联动，通过开展业务时的联动积极收集各项资料。在档案的保管中要合理的存放档案。通过档案保护修复来有效延长档案的存放时间。全宗项目档案管理是存在于每个项目管理与建设过程中的，合理的利用全宗项目档案管理能够有效的对项目运行及发展有一个良好李开发利用。
论文作者:张永年,刘奥伟,王明欣
论文发表刊物:《基层建设》2019年第7期
论文发表时间:2019/6/25
标签：档案论文; 项目论文; 档案管理论文; 库房论文; 文件论文; 材料论文; 工作论文; 《基层建设》2019年第7期论文;