个人对审计电子数据文件的管理，本文主要内容关键词为：人对论文,文件论文,数据论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
随着系统的普及，每个审计项目所产生下来的日记、底稿、台账和日常工作中的行政公文、财务资料等信息正不断以数字格式保存下来，大量珍贵的资料正在逐渐沉淀下来，正因为经过审计人员长年累月的积存，其信息资料的价值是不可估计的。目前，这些审计电子数据资料普遍储存在于每个审计人员各自的台式计算机、笔记本和移动存储器中。因此，也带来了审计电子数据文件管理问题，如何有效地加以管理和利用，已成为一项亟待重视的工作。
电子数据文件是指在数字化设备及环境中生成的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。它具有经济耐用、操作方便、传递快捷、存储空间小、具有多种表现形式、复制时不会丢失信息和实现资源共享等优点。
由于现阶段个人对电子数据文件管理意识不强，我们经常可以听到这样的抱怨：长年积累的邮件信息使邮箱变得杂乱，让人无法找到所需的邮件文件；分散在台式计算机、笔记本或存储设备里的审计电子工作数据，无法快速、高效的查阅和调用等等。这些问题的形成都是因为电子数据具有可复制性的特点和使用人的数据管理意识不强。一般的使用者习惯根据项目或事件来形成电子数据资料，并依据修改次数来保存电子数据文件，这容易造成相同内容的文件，多种修改版本并存的问题，而且事件或项目结束后，也没有对电子数据进行分类管理。大大浪费了计算机磁盘空间的同时又致使宝贵的电子数据成了“电子垃圾”。
对此，笔者认为个人用户应增强数据分类管理的意识和充分利用现有的文件系统，结合“4S”的数据管理方法，使个人电子数据管理提升到一个新的阶段。由电子文件的形成到归档，联成一个有机的整体。
一、“4S”的数据管理方法是什么和能做什么
“4S”是整理(SEIRI)、整顿(SEITON)、安全(SECURITY)和素养(SHITSUKE)这4个词的缩写。“4S”中整理、整顿和安全是电子数据管理应用状况提升的基本行动，素养是上升到意识上的，一旦养成，将潜移默化地影响个人电子数据的应用。
整理(SEIRI)——信息化工作环境下，由于电子数据形成的种种特性和审计工作的时效性，经常容易导致使用者在操作过程中形成杂乱、过期、无序的审计电子数据，由于工作的需要，不能即时确定该电子文件数据的有效性，从而导致文件整理工作的滞后性，这既占据计算机磁盘空间又妨碍个人对其他有用审计电子数据文件的查阅与调用。整理的目的在于将审计工作中的电子数据分为必要的与不必要的，必要的留下来，不必要的彻底清除。并按电子数据的必要性进行临时分类，用标释符区分，定期将临时数据及时清理。保持磁盘空间和提高电子数据效率。
整顿(SEITON)——在清理电子数据的基础上，合理规划电子数据归档的储存位置和命名方式，并贯彻执行。经过整理的电子数据文件依据个人电子数据归类的原则进行规范化、标准化的存放，并加以标示。其目的是为了营造整齐的电子数据应用环境，消除过多的积压的电子数据文件。减少不必要的工作程序，保持在查阅、调阅和应用电子数据文件的快捷性。
安全(SECURITY)——信息时代的电子数据丢失的代价往往是无法计算的，而审计信息又属于敏感信息，往往影响比较广泛。电子数据丢失的原因有自然灾害、人为疏忽、系统原因等等，电子数据安全也变得极为重要，应定期对个人电子数据进行检测，及时做好数据维护备份的工作。
素养(SHITSUKE)——是4S中最独特的一项要素，前3项是个人对电子数据实际管理的行动，而第4项则进一步将整理、规划的外在行为转化为自身的内在习惯、意识，通过建立良好的电子数据分类管理习惯，依照个人自定义规定进行存放，从根本上提升个人对电子数据管理的素养。更彻底地从内在因素上保障电子数据管理行动。
“4S”的数据管理方法其实是个人对电子数据管理意识的体现，其作用是：提高个人电子数据的利用效率，保证个人电子数据存储的质量，使电子数据应用环境整洁有序，从而提高工作效率，减少不必要的资源浪费，使电子数据文件真正成为提高效率的方式和工具。
二、如何从形成到归档，联成一个有机的整体
电子数据文件是一种文件，文件是一种管理方式，而文件“追求”的又是管理和应用效率的提高。随着信息化技术的深度应用，个人电子数据文件的产生已形成一个固定的流程，这个流程由形成、处理、积累、整理、储存和利用组成。随着社会对信息重复应用的需要，形成、处理和积累这三部分现阶段都在个人计算机的应用行为中发生，而有规律的整理、储存这两个步骤就因个人对电子数据管理意识的深浅和是否有完善的文件系统共同来决定。
为此，将4S的电子数据管理方法融入日常电子数据文件的流程体系中，贯穿电子数据文件的形成到归档。用一个安全稳定的电子文件存储环境和方便易用的电子文件管理系统相结合，是作为个人电子数据文件管理的整体必须的。俗话说得好“工欲善其事，必先利其器”，要发挥电子数据的功用，有好的意识没有好的电子数据管理系统是不行的。意识与工具相结合的综合的利用才能进一步发挥电子数据的作用，才能更充分发挥电子数据强大的优越性，才能更好地支持审计工作的发展。
三、如何利用文件管理系统，形成有效的电子数据管理
文件管理系统是指应用信息技术过程中对产生的电子数据文件进行分类、管理、存储、共享、备份、读取以及编辑的一系列方案。为用户提供安全稳定的文件存储环境和简单、方便文件管理。现以某部署在服务器上的文件管理系统为例，谈谈如果利用将个人电子数据管理意识和文件管理系统相结合。
文件管理系统提供的分类管理等自定义的平台，我们需要充分的应用才能发挥利用好电子数据，由电子数据形成开始，根据4S的数据管理方法，在个人计算机上建立临时的文件管理、存储区域，并加以区分文件的必要性，方便定期整顿电子数据。事件或项目综合后，将电子数据文件统一上传到服务器上存储，服务器能提供一个稳定、安全的存储环境。
4S管理方法和文件管理系统的综合利用，能更好地发挥电子数据文件的各种特性，使利用电子数据文件更事半功倍。
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