广西壮族自治区桂东公路管理局 广西梧州 543000
摘要：重视机关档案工作，充分发挥机关档案的功能，对促进经济社会发展，维护人民群众利益具有重要意义。但是，机关综合档案由于存在着管理分散、人员不稳定、保管条件差、利用率低等问题，影响并阻碍了机关档案工作的顺利开展。
关键词：机关；档案管理；分析
1导言
在机关日常工作中，文书档案的管理工作是其中的一项重要内容。近年来，随着社会改革创新以及转型步伐的加快，各级机关也不断改进工作作风和加强规范化和科学化管理，对机关档案管理提出了更高的要求。加强机关档案管理的质量控制，对于更好地发挥档案服务水平和加强档案建设，具有非常重要的作用。
2机关档案管理质量控制的基本要求
随着我国机关改革步伐的深入进行，机关档案管理工作也向现代档案管理不断转变，档案管理机构得到精简和重组，企业档案管理制度和人员构成发生了较大变化，与此同时，对档案管理质量控制的要求也越来越高。首先，规范化的要求。档案管理必须具有严格的标准规范和质量要求，避免出现立卷混乱、归档无序等不规范问题。其次，科学化的要求。档案管理工作也要随着技术的进步与时俱进，以科学的理论方法和管理手段加强档案管理建设，促进档案管理质量的提升。最后，信息化的要求。信息技术对档案管理工作的发展将起到越来越重要的作用，必须加强档案管理的信息化建设水平。通过信息化建设，促进档案管理质量控制的改革。
3机关单位档案管理工作的措施
要想在一定程度上进行有效的机关单位档案管理工作，就要强化措施，重点着手从以下三个方面进行：一是加强领导和提高管理认识：在机关单位档案管理工作只有不断提高工作的认识才能在一定程度上加强企业管理领导，才能真正意义上做好档案工作。当然，在另一方面上可以说机关单位档案工作是能够反映历史并记录以往活动的具体事宜，它在一定程度上能够推动社会文明和经济的建设。随着社会的进步，人们也同样的认识到机关单位档案管理工作的重要，所以人们的法制和档案意识与日俱增，对于管理档案的调阅利用明显增多，这就要求企业单位在一定程度只有不断拓展档案服务新领域并加快档案信息数据化建设才能顺应时代潮流，满足当前局势人们对于档案管理的需求。二是加强档案室基础设施的建设：在档案室的建设中，加强档案保管条件并进行基础设施的投入，不仅仅能够体现出较强的政治性，在一定程度更能体现专业性。只有做好档案管理，才能保证拥有完整的档案。三是提升机关单位档案管理人员的总体素质：要想完善机关单位档案管理工作就要不断提高档案管理人员的素质，有关工作环境的服务对象制度的建立以及企业的管理模式都在发生质的变化，当然，在某些方面一些单位也尝试将高科技也应用到档案管理工作中，这时就是对于管理人员素质要求的一种提高，对于管理人员专业素质要求也需要不断的提高。只有在管理工作中提高档案人员的素质，才能取得管理工作的进步，这才是实际推动档案事业的关键。
4机关档案管理质量控制的主要策略
随着时代的发展，机关档案管理也要适应现代档案管理的发展需要，不断采取新的理念和新的管理模式，探索促进档案管理质量有效提升的策略，不断推进档案管理的发展。
4.1档案立卷管理质量控制的主要策略
在机关档案工作中，档案的归档立卷管理工作是其中的关键环节，因此，需要在档案立卷管理中加强质量控制。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆最需要关注的是要加强对档案立卷前的甄别。作为原始记录的关键载体，机关档案与情报资料等其他信息不同，具有法律上的效力，因此，在进行归档的过程中特别要重视对档案文件的鉴别工作。面对现代社会中庞大的档案信息、各类文件、其他资料等，要合理地把握原则和科学甄别。对各类文件资料加以有效区别，对于不应归档的档案文件进行合理筛除。对于本单位形成的直接反映本单位业务职能活动的重要文件和业务往来文件等，按照内容、价值和具体形式等不同角度进行有效划分，加以科学立卷归档，确保重要档案的完整性、有序性以及规范性，提高档案立卷管理质量控制能力。
4.2影像档案管理质量控制的主要策略
随着数字技术和信息技术广泛深入到社会生活的各个领域，部门档案管理工作中添加了新的内容：影像档案管理。相对于传统的档案，影像档案具有特殊的载体形式，因而，对日常管理的质量控制提出了新的要求。首先，在影像档案管理工作中要强化接收采集环节，从初始阶段就加强质量控制理念，确保影像档案采集、转换加工的质量。其次，在日常管理维护的过程中，鉴于影像档案载体的复杂性，要特别重视其保管的硬件环境和软件环境，选择最为适合的保管设备，并进行定期维护，包括检查可读性和备份转换等。最后，加强对影像档案的编目和统计管理，随着时间的推移，各类影像档案的数量将越来越多，影像格式、存储载体、播放设备等也将越来越复杂多样，管理工作也会更加繁琐，因此，从质量控制的角度，要加强编目和统计管理，包括采用专业数据库或者影像管理系统等手段进行管理。
4.3合同文书档案管理质量控制的主要策略
合同文书档案是机关档案管理的核心部分，合同文书档案的管理水平和质量控制能力直接影响一个单位的整体档案管理水平。对合同文书档案管理质量控制的策略主要有以下三方面。首先，科学制发各类合同文书。在合同文书制发方面严格依据相关的公文格式要求进行，杜绝重视内容而忽视合同文书制发形式的不良现象，在制发阶段保证合同文书的标志性、有效性和统一性。其次，强化合同文书处理的规范性。按照科学化的流程和规范程序对合同文书进行处理，使不同工作环节做到有效地衔接，避免在流通阶段就造成合同文书管理上的混乱，进而影响归档工作的进行。最后，引入现代档案管理手段，加强合同文书档案管理。计算机及网络的普及应用，为档案管理提高了效率、改进了效果，因此，要构建基于信息技术的现代档案管理体系，将合同文书生成、流通以致归档等环节，纳入到一体化的档案管理流程中，实现合同文书档案管理的管控自动化和信息化。
5加强档案信息自动化管理工作
在机关单位档案管理工作中，档案管理工作非常的复杂和具有较强的保密性，在以往的档案管理工作中，通常会使用传统的纸质文件最（作）为工作对象，但是在现实情况就是传统的纸质文件的缺陷哼容易出现错误以及工作效率慢的问题。当然，只有不断的提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要信息手段。才能在一定程度保证能够全面实现机关档案信息处理和管理的现代化计划的实施。一是认识到机关档案管理所本质上具有的重要性，因为机关档案是一种宝贵财富，只有在机关发展过程中不断积累才能激发出来。一般情况下，如果（容易）在机关单位档案管理工作中出现管理意识不强的问题以及出现相关档案资源的开发利用用率比较低的问题，这种情况的问题出现，使档案的管理难以适应社会的需求。二是关于机关单位档案管理的自动化：在机关单位档案管理工作中，机关档案信息自动化的运用可以说是一项全新的工作，它在使用过程中显现出来的优势是第一，可以随时输入并可以随时更改。第二，传递速度并不受时间和距离的影响。第三，能够具有很强的生命力。
6结论
伴随着时代的发展，机关单位档案管理工作中遇到的问题也日益突出显现出来，总而言之，在实际情况（现实中）机关档案工作（中存在）的问题已经严重影响了机关档案工作效应。一般情况下普通的机关档案工作更要创造性的开展，只有这样才能够有效的推进档案工作进行跨越式的发展，这是时代发展的必然要求。
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论文作者:王明添
论文发表刊物:《基层建设》2017年第31期
论文发表时间:2018/1/31
标签：档案论文; 档案管理论文; 机关论文; 管理工作论文; 质量控制论文; 工作论文; 单位论文; 《基层建设》2017年第31期论文;