论文书立卷改革的基本因素和理论基础，本文主要内容关键词为：理论基础论文,因素论文,论文论文,书立论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
（一）
我国现行的文书立卷工作，是由文书处理部门将办理完毕、具有查考和保存价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系组成特定案卷。这里所指的“案卷”，是一组经过鉴定、分类、系统化整理与编目的有机联系的文件组合体。当文件形成发出或收到并运转处理完毕之后，便进入文书立卷阶段：将经过鉴定并确认具有保存价值的文件，按照既定的分类方案，分别纳入各自从属的类别中，然后经过系统化的组合整理，组成基本的保管与检索的单位，并以编目的方式固定其位置，排列上架进行保管及为机关各项工作提供利用。所谓文书立卷改革，就是指文件归档时，在计算机对文件实行全文信息管理的前提条件下，取消立卷，以单份文件为保管单位按其自然联系排列编目装盒上架保管。它的实质就是将档案的基本保管单位，由一组文件组合体的卷，改为单份文件的件。这一改革有其基本的因素和深刻的理论基础。
长期以来，作为档案工作基础的文书立卷工作一直发挥着积极的作用。党和国家对文书立卷工作有过明文规定。1955年1月17 日中共中央批准的《中国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》第十七条就明确规定：“机关内各单位（或领导人亲办）完毕的文书材料，均应汇交单位文书处理部门或文书工作人员立卷保存”。1956年4月16日国务院也作出了《关于加强国家档案工作的决定》， 进一步指示“全面推行文书处理部门立卷，从而建立统一的归档制度”。1956年12月全国政府机关档案工作会议通过并经国务院批准实施的《国家机关文书立卷工作和档案室工作暂行通则》明确要求1957年在全国全面推行文书处理部门立卷的制度。
由于文书立卷的目的是为了把机关在自身工作活动中形成的信息记录（文件）保存起来，以便今后工作和历史研究的查考利用，因此，在进行文书立卷时既要遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，又要区别不同价值，便于保管和利用。在我国过去和现在的立卷实践中出现了十进位分类法、门类纲目法、分级立卷法、“六特征”立卷法、“四分四注意”立卷法、“三分两同”立卷法、一案一卷法、简单立卷法、分类组合法等多种立卷方法。这些传统的立卷方法有其自身的优缺点。优点是：便于管理，不易散失。将文件材料装订起来，不易被利用者拆卷或随意抽取，即使是反复利用，也不会散失，安全性较好。另外，在手工检索下，便于连锁查找。由于传统方法在立卷时采用“以问题为主”，所以查找一份文件时往往能将该年度的同一类问题的所有文件都查到，这样，在对事情发生的具体时间、详细内容都记不清的情况下，能够提高手工检索的查全率和查准率。缺点是：1.程序繁琐且工作量大。任何一个单位的立卷工作都要经过兼职档案人员向业务人员收集，收集齐全后进行整理，然后向档案部门移交这一过程，任何一个环节的工作脱节都会影响全部档案最后的编目、入库工作，对于年立卷量较大的单位尤其如此，而且兼职档案员水平、素质参差不齐，往往会造成整体工作的拖拉，兼职档案员更换频繁，造成档案室在每年的立卷归档前都要进行业务培训，也在一定程度上增加了档案部门的工作量。2.易造成立卷思想的不一致。虽然立卷的原则和方法可以统一，但由于立卷人员的理解角度不同，往往一卷相同的档案会由不同的人组出不同的样式，即使是同一个人，有时也会在一些细节上产生偏差，出现不同的组卷结果。而这种不一致又不是可以简单地通过培训解决的，因为原则是固定的，但实践中的问题是多种多样的，而且案卷的组合、排列等工作本身也存在着很大程度的主观性。这种组卷的不一致势必会带来利用上的困难，即使组卷方法能始终保持一致，但如果利用者在借阅时与立卷者在组卷时考虑的角度不一样，也可能会导致查不全或查不准。3.易产生杂卷。虽然我们在组卷时提倡“以问题为主，一事一卷”的方法，但在实际操作中会出现许多只有一、两页有保存价值，但和任何其它事情都不靠边的文件，往往不知归在何处。这时不论是把它按作者特征立卷，还是按文种特征立卷，都会造成内容上的混杂，对案卷题名的拟写、日后的编制检索工具、查找利用等带来不便。4.案卷题名拟写复杂。案卷题名的三要素说起来简单，但在具体拟写时往往会有一定的困难，尤其是事由部分，当有两、三件或者更多的事情放在一个案卷时，科学、简明、概括地提炼事由部分是一项艰巨的工作，而且由于立卷人员的观念、素质不同，案卷题名的拟写也可能各式各样。5.不便于单份提供利用。由于一卷档案中有若干份文件，所以利用者在借阅一份文件时就会看到其它文件，一方面不利于安全保密，另一方面在反复翻阅、利用中也导致了对不需要的档案的无端损耗，且不便于复印。由于文书立卷始终存在着这些弊端，长期以来档案界都在积极探索文书立卷工作的最佳途径和方法，但是因为受到档案学理论的束缚和现代管理技术水平的限制，文书立卷方法的探索始终未能跳出“立卷”这个固定模式。
（二）
使档案部门终于痛下决心对文书立卷实行彻底改革的决定因素是当前文书立卷的方法与办公自动化的日益发展和完善越来越不相适应。由于电子文件的归档保存及在利用上的优越性，使同一内容的纸质文件（暂且不论哪一个是原件）立卷显得多余。文件的形成和档案的利用正逐步摆脱完全依赖于纸张而转向电子计算机，尤其是网络技术的兴起，使人们保存、获取信息已离不开电子计算机。对档案的需求，除了非原件不可外，一般不再强调它的形式，因而使档案与文件在形式上的区别已逐步消失。我们已不能简单地说，立卷之前是文件，立卷之后是档案，文件不经过立卷就不是档案，档案非案卷这种形式不可。因此，文件的归档，从文件跨越到档案这一步，只要文件的实体还在，被有意识地保存在某一个地方并通过计算机能迅速调阅，不再以立卷这一形式作为一种标志或分界线，文件的立卷已显得不再重要。文件之所以立卷，就是为了把一组相关文件人为地组合在一起，以便于保管和利用。计算机贮存了文件的全部内容，能够从不同角度同时展示文件的相关内容，任意组合成各种“案卷”，从根本上解决了档案的查找和利用，那么，立卷仅仅只是为了保管，从而失去了它原来本意。立卷是手工式的，而要求计算机模拟它、适应它，使计算机文档一体化的管理受到了束缚，因而是一种落后的档案管理方法。
基于这些因素，近年来文书立卷改革的呼声越来越高。有的提倡立薄卷，即将处理一项具体工作形成的文件材料单独装订成卷（“一事一卷”），这种立卷方式基本已被接受。争议主要针对不立卷的做法，即档案的整理以件为单位，用年度——机构结合问题分类、按时间顺序进行分类、排列，每一份文件用细线装订，并加盖档号章、装盒、编制档案目录。它是文书立卷改革的最终形式。改革后的方法对档案实行文件级管理；全部档案分类后按形成时间排列；不编大流水页号，只将档案本身的页数注明以便于核查；以盒作为保管装具，取消硬卷皮和软卷皮；取消卷内文件目录和备考表，只编档案目录，作为手工检索工具和移交清册之用。目前，有一些单位已试点采用了该方法，比如，随着机关办公自动化的形成和发展，上海市政府办公厅档案室早在90年代初就已经开始尝试归档文件不立卷，而是以件为单位按收发文顺序排列归档，只是对那些在近阶段内使用较频繁的文件按问题组成临时“专卷”，若干年后，还是各归原来的盒中，以时间顺序排列为主。
但是，人们对这种新的管理模式存有很大的疑虑。疑虑一，文件不按卷装订，没有了案卷的优势，何以能够保证档案的安全保管和日常管理？疑虑二，文件不立卷何以能够保持文件之间的历史联系？如何才能按问题等特征迅速查找档案和调阅实体？疑虑三，这种管理模式即使在档案室可以进行，但是，对档案馆能否适用？今后，这种管理模式下形成的档案离不开计算机管理系统的支持，而各机关的计算机管理系统又各不相同，则如何向档案馆移交？疑虑四，这种管理模式淡化了文件与档案的区别，模糊了文件与档案的界限，文档不分是否符合档案学的基本理论？
解除人们的思想疑虑尚需长期的实践，但实践并不是盲目的，而是需要一定的理论指导。文书立卷改革的理论基础，正是档案行政管理部门在有意识有目的扩大试点的同时应该进一步深入研究的重要课题。
档案的形成特点和规律是文书立卷改革的重要理论基础。众所周知，档案是人们在社会活动中直接形成的文件办理完毕后，经归档集中保存起来以备查考的历史纪录。档案的前身是文件，档案的形成也就离不开文件这个特定事物，有什么样的文件，必然有什么样的档案，档案就是文件的一种转化。就具体一份档案而言，它虽然已经由文件转化而来，但其实体本身仍然是文件，作为档案管理的实体对象仍然是文件。因此，档案的细胞应该是文件本身而不是案卷。这样说，档案与文件是不是可以不分了呢？当然不是！文件与档案是有区别的。长期以来，人们比较注重文件在归档时必须经过立卷这个基本步骤，组成专门案卷加以保管和利用，并以此作为区别文件与档案的重要标志，强调档案必须是“一本有联系的文件汇集”。因此，当文书立卷改革取消立卷时，就以为文件与档案难以区别了，不符合档案的形成特点和规律。这实际上是对档案形成理论的一种误解。其实，档案与文件的根本区别，并不在于立卷与否，这只不过是文件与档案在形式上的区别而已。其本质区别在于文件材料的归档这一核心内容。归档是文件与档案的分界线，标志着档案的最终形成，它必须符合以下三个条件，即：必须是办理完毕的文件；必须是经过挑选的，具有一定保存价值的文件；必须是经过一定整理后，有意识、有目的地集中保存起来的文件，这是文件与档案的区别所在。但是，这种区别是人们对文件和档案这两种事物在其历史地位、自身价值与作用的一种认识上的差异，是这两种事物在概念上的区别，就其事物本身而言并没有物质上的差异，这就是人们常说的文件与档案是同一体的两个不同阶段而已，档案这一事物的细胞仍然是文件。当然，将文件作为档案保存起来是应该、也不可避免地要经过整理，但不应把整理就单纯地看作为立卷。文书立卷改革是要取消立卷，而不是放弃整理，更不是不要归档。事实上，取消了立卷，文件材料的归档以及归档时的整理，不仅仍然需要，而且更加重要了。否则，正如人们所担忧的那样，因为取消立卷而使文件材料残缺不全或零乱不堪。问题是对归档文件材料的整理，要有一个正确的认识和科学的态度。归档文件的整理是指为了便于日后保管和利用，而对文件进行分类、排列和编目。立卷并不是这一整理工作的出发点和最终目的，它是一种集中保管的形式，而且，从历史上看，它也不是唯一的形式。不可否认，立卷这一形式曾经是文书档案保管和利用的有效途径，但是，随着事物的发展，这一有效途径正在发生着变化，其原有的优势正在被日新月异的现代化管理所代替，而其固有的弊端则日益显露出来。从档案文件的原始性角度看，“案卷”毕竟是档案文件经过人工“干预”后“制造”出来的“外来品”，并不是档案文件自身所固有的。在文件跨越到档案的过程中，对其整理虽有必要，但切不可是随意和任意的。归档文件的整理应该充分考虑到文件的自身特点和运动规律，它是文件管理的延续和发展，应尽可能保持其管理上的连续性和整理时的自然性、客观性，以减少人为性、主观性因素、这是整理工作科学性的重要体现。从这一思想出发，反思“立卷”做法，硬把一部分（而且可以是任意的一部分）文件固定成卷，附加案卷标题是否科学合理呢？在手工管理的情况下，它可以是一种档案保管和利用的有效途径，但在现代化管理情况下，是否还要坚持不可呢？如前所述，这种形式用得好，当然有优势，但用得不好，则恰得其反。事实上，在档案部门，许多案卷（不论是历史档案还是现行档案）都存在着诸多问题：案卷或者过厚，或者过薄；体系上或者过繁，或者过简；内容上或者过于杂乱，或者过于单一；立卷特征上或者过多，或者过少；案卷标题或者残缺不全，或者含义不清；案卷形式上或者五花八门，或者统得过死。凡此种种，说明了案卷并不是档案保管和利用的最佳形式，尤其是在现代化管理中，案卷是可以，也是应该加以改革的。
（三）
文书立卷的改革，实际上就是文件与档案管理在整理工作上的一体化。这种文档一体化的管理方法，既符合档案整理的原则和方法，同时，也是文件生命周期理论在中国档案学研究上的应用和发展。文书立卷改革，同样具有中外档案学的理论基础。
首先，文件归档时不立卷，与档案整理的原则和方法并不矛盾。归档文件的整理，首先是对归档文件进行分类，它一方面要便于日后文件的妥善保管和查找利用，另一方面也要适应现代化管理的需要，与计算机的管理相一致。在这一目标下，区分全宗是文件分类管理的第一步，也是一条重要的原则。即便是电子文件，也要尊重这个来源原则和全宗管理的理论。在区分全宗后对全宗内档案文件进一步分类，应该充分考虑文件的形成特点和规律，即文件在形成时间上的先后性和来源的一致性。将同一全宗内形成的文件按时间先后顺序排列，比较自然、客观，有规可循，便于理解和掌握。遵循文件在形成上的时间性与来源性，实际上也就是保持了文件的历史联系。所谓文件的历史联系，就是指文件在形成时的固有的内在联系，这种内在联系一般指文件在来源、时间、内容和形式等方面的联系，是多方面的联系。要同时保持这些联系，对手工管理而言几乎是不可能的，必须从中作出选择，因而增加了人为因素。在计算机的帮助下，文件整理可以尽量避免其复杂化，力求顺其自然。时间联系应该成为文件整理的首要联系，其它联系，如机构、问题、形式等因素，应该服从于时间因素。当然，时间因素虽然客观、简便，当文件数量少时问题不大，但当一个单位的文件不仅数量多，而且成份也复杂时，就要将时间因素结合其它因素对文件进行分类和排列。但是，这种分类宜粗不宜细，文件宜分类排列不宜组合，特别是在按问题分类时，不宜按逻辑体系层层展开、细分至“卷”。文件按“类”排列，仍然是要突出它的时间顺序。只要文件排列有序，有规可循，有目可查，其方法愈自然、愈简单愈好。有人或许认为，这样似乎太“粗浅”了，殊不知，档案馆的全宗顺序号，不正是从复杂的分类进位编号法又回到了自然顺序法，按进馆时间先后编制流水号吗？当然，这样做的结果，使同一问题的文件虽然在一类却不排在一起，同一事件的文件调阅时需要东抽一份，西取一个，是不如“案卷”来得方便。这就需要计算机来弥补了。计算机可以将同一问题或同一事件的文件结合在一起，将相近、相似文件关联在一起，有实体存址，有全文信息。除了非原件不可外，一般情况下，不调阅原件也能获得足够的信息。这样一来，上述简单的整理方法的优势就充分显露出来了。事实上，一方面，“案卷”在内容上的集中优势是有限的，更是因人而异的；另一方面，计算机不仅按问题一种特征汇集文件，它可以按任何一种特征来达到同样的目的，这是“案卷”根本做不到的。因此，有了计算机及其全文信息，文件的整理完全可以简化，这种简化是完全符合档案整理的原则与方法的，并未有悖于档案学的基本理论。
其次，归档文件不立卷，是文档一体化管理的需要，它是文件生命周期理论在档案管理中的应用和发展。在我国档案界，很早就有人提出了文件与档案实行一体化管理，而且，档案行政管理部门为强调和确保档案管理的质量，也早已有意识地将文件管理纳入档案管理的轨道，在档案学研究中，从来也没有放弃过对文件管理的研究。虽然在管理体制上没有和美国等西方国家那样完全统一，但在做法上，文档管理是紧密衔接的。西方国家，文件与档案的一体化管理和研究中形成了一种理论，就是“文件生命周期理论”。这一理论的基本内容就是把文件从形成到永久保存，视为一个生命运动周期，并按其不同的作用划分为几个阶段（一般为3～4个阶段），不同的阶段有不同的管理部门和场所，但却必须保持有机联系，实行一体化管理。随着办公自动化的发展，文档一体化在长期的应用过程中已逐渐成为一种档案工作者普遍接受的理论和实践。文书立卷正是由于有了电子计算机的大容量贮存功能和简便快捷的查找利用功能才会发生根本性的转变。现代文件已不再单纯以纸张为载体，电子文件的大量涌现，加速了档案数字化进程。对档案文件的管理，不仅要考虑到实体的管理，也要考虑到其信息的管理，两者既有区别又有联系。对归档文件的整理，既要对纸质文件进行“实体整理”，又要对电子文件进行“虚拟整理”。“实体整理”使文件变成了固定“案卷”，而“虚拟整理”则使“案卷”成为一种可大可小、灵活多变的任意组合。在这里，文件与档案的管理已融为一体。计算机只要将文件的所有特征（手工立卷是六个特征）著录下来，即可成为“组卷”的依据，随意按某一特征汇集成“卷”，这种案卷是广义上的、虚拟不定的，是按需要随时组合的，实际上是文件的分类组合，其查找之便是手工无法比拟的。由于计算机的存量不断增大，它不仅可以著录档案的特征，也可以进行全文信息贮存，而且电子文件的归档保存，使计算机的全文信息管理愈来愈普遍。人们利用档案，不仅可以通过计算机迅速查到档案，还可以直接打开内容阅读档案，甚至通过网络技术随时随地利用档案信息。在这种情况下，“实体整理”出来的案卷，使用率肯定下降了。人们为了调卷方便而费时费力整理的案卷在这里并不能派多大的用处，而保管上也不见得方便。因此，文件“虚拟整理”的成果，足可以使文件的“实体整理”简单化。文档一体化促使了文书立卷的改革。文档一体化的理论依据是文件生命周期理论，而这一理论的核心是强调文件不同阶段的管理必须保持其内在联系，它的实质就是文档一体化管理。档案就是文件生命周期的后半阶段。在我国，所谓“休眠阶段”就是指由机关档案室管理的档案，所谓“永久保管”阶段的非现行文件是由档案馆管理的档案。它说明档案工作和文书工作的管理对象始终是文件。文档一体化的文件生命周期理论为文书立卷改革，取消案卷，实行档案的文件级管理提供了理论基础。
综上所述，由于办公自动化和档案管理现代化的需要，传统的文书立卷做法需要也是可以加以改革的，这既是这场改革的起因又是改革的基础。这一改革的实质内容是取消案卷，还档案以文件级实体管理的本来模式。它既是文档一体化管理的重要体现，又是文件生命周期理论的应用和发展。同时，我们还要清醒地看到，这一改革不仅仅是一种管理方法的改革，而且是一种管理思想和观念的根本改变，它将影响到档案学的理论和档案管理的各个环节，需要不断研究，逐步完善和提高。对于这场改革，我们将以极大的热情期待着档案部门获得圆满成功。