论图书馆的总体质量管理，本文主要内容关键词为：质量管理论文,总体论文,图书馆论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
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图书馆的总体质量是指对图书馆各管理要素实现协调和系统的管理，强调管理效率的提高，管理质量的优化，最终达到图书馆整体服务水平不断提高的目的，具体分述如下：
1 管理思想的转变
要实现图书馆的总体质量管理必须首先转变原有的管理思想。图书馆传统的管理是封闭式的，表现在一是重藏轻用。各项管理制度侧重于收藏职能的完成，种种条条框框都为了收藏和保存好文献资料，致于利用多少似乎并不重要。二是一馆行动，从文献资源建设、开发利用、读者服务等业务工作的开展，一般都是各自为政，与外界很少合作，津津乐道于大而全、小而全，从而造成大量的浪费，重复劳动、资源的重复建设。三是坐等读者、被动服务，固守馆内的阵地，主要进行一次文献服务，对于文献的深度开发和走出馆门找读者、寻用户则考虑不多。这就必然导致利用效率低，总体效益不好的弊端。管理思想的转变主要表现在：
1.1 真正体现“以读者为中心”的服务宗旨
最大限度地开放和开发是图书馆改革的最重要的任务，“书是为了用的”最大限度地开架借阅，方便读者利用，藏借合一，除了古籍和少量珍贵文献以外，图书馆一般不再设闭架书库，可供读者借阅的书、刊和文献全部实行开架。尽可能地加大开放度和可及性。这是现代化图书馆的一大特点，目前，国内外一些比较先进的图书馆闭架书库面积已占很小的比例。图书馆的布局、一切规章制度都是以最大限度地方便读者利用为出发点，突出服务，注重服务成效。开放的另一种表现是欢迎尽可能多的读者来利用图书馆，外借证敞开发放。阅览室取消办阅览证，任何公民只要出示有效证件，便可来图书馆阅览各种文献资料而不受限制。在文献资源建设方面走向行业内外共建共享的道路，变重藏轻用为重在利用。图书馆还应把服务的触角延伸到社区和偏远地区，走出馆门，主动送书上门，开展馆外流通。并且，广泛地向读者提供信息咨询服务和重点跟踪服务，让服务成果明显地体现出来，读者第一意识和用户意识逐步得到加强，这在我国一些图书馆中正在逐渐地开展起来，呈现出良好的发展势头。
1.2 确立以效益为中心的办馆思想
图书馆应将国家投资的经费，围绕全馆工作的发展，经过合理地计划和使用，办尽可能多的事，让它发挥出尽可能大的使用，杜绝浪费和盲目使用，这是提高办馆效益的一种表现形式。
同时，图书馆作为传播知识、信息、培养教育人才的文化事业机构，是确保国家对全社会成员智力投资取得最大收益的最佳途径，这种“最大收益”要通过图书馆人有效的管理和卓有成效的努力工作才能得以实现，这就是社会效益。
图书馆的经济效益一直是被忽略的问题。如今面对信息社会的挑战，图书馆必须把开发馆藏资源，促进生产力的发展放在十分重要的位置，努力为各级领导提供针对性强的决策参考信息，加大为企业产品开发服务的比重，加快从传统服务向信息服务的转变。信息服务必须讲求经济价值，让图书馆中较高素质的人才从事信息开发和增值服务，才能取得实效而获得社会的回报，从而产生可观的经济效益。我国市场经济体系的构建过程也是图书馆信息服务价值体系完善的过程。这是图书馆必须抓住的良好机遇。
再以图书馆实现自动化为例。从效益出发，根据本地区和本馆的实际情况，制订切合实际的自动化发展规划。一开始上马时就必须考虑其综合应用效益，力戒盲目性。省、市级的公共图书馆要注意对本地区的示范性，引进的软、硬件系统要考虑其实用性和性能价格比，具有规范性、科学性，有利于将来联网和系统的扩展。同时，重视本馆特色馆藏数据库和其他各种数据库的建设和开发，所建的数据库严格要求准确、规范、以便于利用，切忌急于求成，将来再返工。
总之，质量意识和效益意识应始终注入管理者的管理思想和管理行为，不管我们在图书馆战略规划、内部机制等方面采取了哪些新的方法，最后都要反映在服务质量上，体现在整体的工作效益上。以效益为中心的管理思想是现代化管理思想的重要标志。
1.3 确立“以人为中心”的现代管理思想
“以人为本”是现代化管理的基本原理。随着信息社会的到来，图书馆事业的新发展面临着良好的机遇和严竣的考验，图书馆主动参与社会，在其功能、服务方式、服务质量等方面要进行一次根本性的变革，去适应时代的需要。而这一切的实现关键在于人，需要造就一大批敬业、勤业、精业、政治上靠得住、技术上过得硬的人才。这就是“以人为本”的管理目标。做好人的工作，提高职工素质，是图书馆管理工作中的主要内容，将使全盘工作一顺百顺，运动自如。
2 管理机制的活化
在对图书馆各要素实施管理中，应重视效率和效用的体现，必须打破以往僵化、划一的管理机制，破除传统的一刀切管理办法，一切从实际出发，从提高工作效率出发，建立起灵活的、切合实际的管理机制。
2.1针对不同部门、不同岗位采取不同的管理办法，这样，有利于提高工作效率，有利于提高职工的工作积极性和创造性。这是改革图书馆管理机制的一个重要突破。笔者在本单位近年来的管理实践中得到较为深切的感受。
对有的部门、有的岗位进行定额管理，有的进行目标管理，而有的是目标+定额的管理，都取得了较为理想的管理效果。如对采编部，实行目标+定额的管理办法，目标是：①根据全年下达的购书经费，如期完成订购任务，按照本馆新书补充原则，做好藏书建设②对购进的新书及时加工，做到不积压；③每两周向外借部、阅览部送交加工完毕的新书一次；④按著录标准和规范程序加工新书，一旦发现分编差错，及时给予纠正，工作量定数由分馆领导与部门商定。凡是在完成目标任务的前提下，超过工作定额的，以部门计算，按超额的数量计算出超时数，给每位超额者奖励时间。如：本馆采编部共5人，每天加工新书定额为 38种，如超过每38种，每人奖励1天调休，调休时间由部门自主安排， 以不影响工作为前提，结余部分，到年底一次性兑现。去年，采编部由于发挥了工作积极性，不但到年底完成了目标任务，而且超额完成了定额任务，整个部门年终增加休假20天左右。这样，既完成了工作，又调动了部门的积极性，其他部门的同志也认为奖得合理而没有意见。
对于开放部门，由于节假日必须照常开放而不能休息，馆里考虑到职工的实际问题，每月给完成岗位任务的每位开放部门的职工一天公休假，也就是说，每月多一天休息日，由部门安排，当月消化。这样，使这些部门的同志心态得到平衡。
信息部在额定的人员和工作量前提下，如有超额完成有偿信息服务收入，则给予部门提取一定比例的奖金，超得越多，奖得也越多，鼓励大家千方百计扩大信息用户，增加信息服务收入。
计算机室近两年承担着全馆6个子系统的系统维护及管理、 机房值班和与外界实施联网等目标任务，同时，还肩负着IlAS的推广应用任务，推广的量较大，经常要接待用户和外出到点上解决技术问题，很辛苦，因此，馆里制定了相应的奖励办法，凡是能完成好馆里的目标任务而又使推广的IlAS用户满意，以提取推广费收入的一定比例给予奖励，以保护他们的工作积极性。
对于进行三产的创收部门，则按照企业管理的力法，工资、奖金、福利等一切费用均自负，年终如超额完成额定的经济指标，则按协议规定的办法给予奖励，等等。
2.2按需设置岗位
随着图书馆工作重心的转移，原有的岗位结构必须重新调整，按需设置岗位。传统的业务岗位，有的可以取消，有的可以减少，有的可以新增。总之，从实际需要出发，是调整岗位设置的基本原则。
2.2.1 设置计算机检索岗位。原先，读者查阅目录卡片， 工作人员只要作些相应的指导，读者便可自行查阅，实现自动化以后，有必要新设计算机检索岗位，为读者代检书目（免费）。因为，公共图书馆读者层次多元，一则较多的读者尚不会使用计算机，二则读者对自动化检索系统不可能马上了解和熟悉，故设立相应岗位，工作人员可以快速地为读者提供书目检索服务，同时，可延长计算机的使用寿命。
2.2.2 设置巡视和整架岗位。 图书馆全开架书库的面积呈增加趋势，在这种情况下，为预防和减少文献的丢失，设置巡视岗位已成必要。同时，开架书库的排架应如闭架书库一样，实行按索书号细排，这样，对于有目的找书的读者极为方便，且多卷书也不至于分散，但因是开架的，读者选书后容易乱架，因此，有必要增设整架岗位及时纠错整架，使开架书库始终整齐有序。
2.2.3 设置信息营销岗位。 在社会的信息化和信息的社会化进程中，图书馆要在信息产业中发挥应有的作用。而要提高图书馆信息服务的效益，有诸多方面的因素，其中，信息用户的多少，是十分关键的。因此，需要主动向市场寻找信息用户，扩大信息用户是信息开发工作的重要组成部分，重视信息营销的作用，加大信息营销的规模，是信息开发工作中不容忽视的重要环节。因此，设置信息营销岗位是十分必要的。
2.2.4 采编部的图书加工岗位有减少的趋势。 由于图书分编工作的社会化程序日益提高，加之，北图图新公司的标准化书目数据光盘的发行，随着发行量的增大，相当一些图书馆的分编工作任务势必相应减轻。在实行地区采编中心统一采购、加工的地方，完全可以减少相当数量的采编人员，充实到信息开发、自动化建设等岗位。
2.3
增加二、三次文献开发工作在整个服务结构中的比重。在随着二、三次文献开发工作向纵深发展，适时地调配人员，加强力量，确保图书馆的文献资源开发利用向深层发展，并向市场要发展效益。同时，要处理好各服务环节之间的关系，要懂得，利用好一次文献是重要的基础工作，一次文献的开发是文献的本体服务，要尽可能地提高利用率。二、三次文献的开发是文献信息、知识信息的服务，要下功夫增加其在整个服务结构中的比重，提高高层开发的质量，提高信息服务水平，同时，提高信息服务的经济效益，今后，信息服务的收入应成为图书馆主要的经济收入来源之一，并逐步形成信息产业。
2.4
适时运用激励机制。在总体质量管理中，适时地进行激励可以产生巨大的作用，可以使被激励者产生一种发自内心的动力，从而使其士气高昂、干劲十足地工作，激励的方法很多，如奖励激励。奖励就是对取得突出成绩的员工给予肯定和褒扬。奖励方式有：如赞许、表扬、表彰、颁发奖状奖金、晋升等。奖励不能搞成神秘化、简单化。要使受奖者和全体员工明白奖励的原因，以此产生激励作用。特别是在专业技术职务的评聘、晋升工作中，一定要坚持重实绩这一原则，对于业绩显著、贡献大的人员给予晋升或破格晋升，相反，其他硬杠子都符合条件，实绩体现不出来的，就是不能晋升，破除论资排辈，强调实际业绩，以此激励员工努力工作，创造业绩。可以按照员工工作能力的大小、水平的高低，完成工作的优劣、贡献的大小等给予低职高聘或高职低聘。其他激励方式，如目标激励、责任激励、支持激励等都是行之有效的激励方式。
3 管理体制的变革
从单一管理体制向多种管理体制转移。随着图书馆信息产业的发展，要开发资源，走向市场，参与竞争，必须从单一公益性管理向多种经营体制发展，一馆可实行多种管理体制，可以部分产业化。目前，国内外图书馆信息产业已有一些经验、措施和办法可供我们参考。图书馆可并存三种管理体制；一是公益体制，这是不言而喻的，二是产业性体制。图书馆部分企业化，自负盈亏、财务自理、一切开支由自己支付，馆里对其经济投入一律停止，以此激发这些部门面向市场，向信息产业过渡。这在一些图书馆已经开始实行。三是公益与产业混合性体制，由国家保证基本文献基金、基本设施的投入和工作人员的工资，而奖金、福利与部门的工作质量和经济效益挂钩，多劳多得，人员实现招聘制。这三种体制互相补充、互相促进，形成一个有机的整体，对于图书馆整体运行，提高办馆效益将会产生积极的作用。
图书馆的管理者所要努力做到的是如何有效地灵活利用各种资源，如人员、建筑物、文献、设备和信息技术等，借鉴管理科学的理论，去组织一个高效率的图书馆运行系统，并在总体质量管理的实践中提高自身的领导艺术和总体管理水平。
收稿日期 1997.12.16，编发者 王孝