摘 要：中小学档案真实记载了学校的教育教学、管理建设及发展等工作情况。建立并完善学校内部档案管理，是中小学校重点工作之一；是中小学建设、改革与发展等相关工作的原始依据；也是中小学校领导改革发展决策的重要依据；更是衡量一所学校教学管理水平的重要标志。因此，建立健全中小学档案建设是学校发展、社会进步和时代更新的需求。本文针对目前中小学教育教学档案管理中存在的问题和原因进行剖析，据此提出一些实质性的建议，以便解决目前中小学教学档案管理工作中存在的问题，不断提升中小学教学档案管理水平。
关键词：教学档案 档案管理 中小学教育
一、学校教学档案管理的内涵
1.学校教学档案管理的概念。教学档案是“大档案”概念下的专门档案，它记录和反映了学校教学活动的历史真迹，是学校师生员工的劳动成功和智慧的结晶。而中小学教学档案是中小学校有关教学教研活动及管理工作中形成的具有保存价值的文本、图像、影像等资料。它客观地记载了学校建立发展的历史、全体师生的勤、能、德、绩等，全面真实地反映出学校的基本职能，同样也是学校重要的信息资源。
2.学校教学档案管理的内容。（1）教务工作类。主要包括：由教育部门制定的教学大纲、教学计划与教师培训计划；公开课与优质课教案；思想政治工作季年度总结；校本教育刊物及影像文件；阶段性考核与年度考核等。（2）教师业务类。主要包括：教师教学计划、教学总结及学习报告；教师备课笔记、教师课堂记录、班主任日常工作记录等；学科教学教研交流记录、教师教学基本技能评比及获奖情况；各类文体活动情况纪实等。（3）学生档案类。主要包括：新生录取情况，学籍注册与变动记录，学生各类大型考试成绩，学生干部及党团员名册，毕业去向记录，评优评先奖励记录以及竞赛证明等证件影印件等。
二、我国中小学教学档案管理存在的问题
1.学校档案管理意识淡薄。目前中小学校领导对于学校档案管理意识极为薄弱，而是将教学质量与升学状况放在首位，从而忽视教学档案的收集与整理。观念上认为学校只是教育部门，与政府部门相分离，不用过于严格开展教育教学档案管理工作，同时也没有制定规范详细的档案管理条例，更未明确学校各个部门对教学档案管理的职权。
2.档案管理人员素质低下。校领导较少招聘档案管理在编专业人员，相反是安排或者临时调用教务人员兼职负责学校教育教学档案管理工作。因此，他们通常缺乏档案管理的专业知识与系统培训。同时，这些非专业档案管理人员也表现出工作自我认知感差、不重视档案管理工作。
3.部门之间不协调。中小学校大部分部门为教学服务，所以在指定月度、年度工作计划中，较少涉及教育教学档案收集整理的计划安排。即使各个部门每学年都会有一些纸质或电子文件的资料，但由于部门之间没有统一管理的计划和标准，因此在使用与分类档案管理资料中，仅仅局限于部门内部之间，与其他部门没有做到统一管理和资源共享。
4.档案管理手段落后。目前中小学教育教学档案管理工作中，通常使用传统管理模式即手工整理纸质档案材料的方式。这种档案管理手段，不仅耗时耗力，而且档案管理人员无法有效开发目前资料中具有价值的档案材料，档案查阅人员也无法高效使用查阅档案资料，同时纸质版的材料由于年限与频繁使用，也会出现磨损严重、重复利用率低下等问题。
三、我国中小学教学档案管理存在问题的原因
1.学校领导档案管理意识淡漠的原因。（1）未认识到教学档案是领导决策的重要依据。中小学校领导没有意识到学校制定教育教学方案、研究教育教学改革方向等都必须立足于学校现实情况，而教育教学档案作为学校档案管理中不可缺少的部分，是教学工作顺利开展的保障，是评价教学质量的前提，是教学改革发展的依据，也是教书育人的科学记载。（2）未看到教学档案能够提高教育质量积累教育经验。教育与科研是一项在教学工作之余具有创新性的工作，那么做好教学档案的收集与整理，有利于教师积累教学经验、提高教学效率，据此提出教学研究的新看法新观点，从而引导学校教学工作的发展与升华。特别是优秀教案和教学案例，更可以帮助起到传帮带的重要作用。实际上学校领导将大批量老师派往各个地方培训学习，却从没看到本校的教学档案已经很清楚地反映本校教学中的优缺点，可以更加切实地改变教学计划与方法，这是比在外培训学习更为便捷的教师培养模式。（3）未意识到教学档案能塑造学校的社会形象。中小学校领导通过美化校园环境、引进先进教学设备及彰显校服校训的个性化来提高学校的社会形象，但不知的是在华丽的外表下，建立健全丰富良好的教学档案能够使学校建设和教育工作有章可循、有依可查，更加有利于社会及家长了解学校办学情况、建设发展方向及师资资源配置，公开透明的教学工作可以为学校加分不少，校史记录和荣誉展示可以塑造良好的社会形象。
2.档案管理人员素质低下的原因。（1）缺乏专职的档案管理人员。学校教学工作占学校工作比例较大，师资缺乏，档案管理不受重视，因此安排教职人员或临时调动人员是目前中小学校档案管理人员的配比情况。（2）缺乏档案管理业务基础知识。学校对教学档案管理工作的忽视，必然会导致档案管理人员对于专业知识及其法规的岗前培训以及职后继续培训的缺乏，同时在中小学图书馆藏中关于档案管理类书籍也较缺乏。
3.部门之间不协调、服务意识淡漠的原因。（1）不涉及档案管理工作的教学部门档案不予归档。学校部分教师不配合教学档案管理工作，将自我编写的教案与学案当做是私人劳动成果，不情愿将此纳入学校档案管理部门的公共财物，以私人存放为主。并且各部门之间因缺少标准化的档案管理制度，使得各部门之间档案相互封闭，互不流通。（2）档案管理人员具有“坐等待收”的服务态度。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆档案管理人员仅仅只是将已收的材料收集、分类、归档与保存，而缺少服务意识，很少深入到一线教学，主动负责地收集教学档案，工作过于被动，完全尊崇上传下归的服务观念，很多珍贵的教学材料与科研资料都散落于个人手中。
4.档案管理手段落后的原因。（1）档案信息载体结构单一，纸质材料为主。中小学档案大部分不属于机关正式文件，不具有规范公务文件的手稿、图表等形式，而仅仅在上级有关部门统一规定的表格薄以外，其余形式各异，因而加大教学档案的管理难度与速度。（2）缺乏切实有效的档案管理规范制度。中小学随处可见标准的日常行为规范、教师手册，但极少发现档案管理制度规范，即使出现，其内容条目空泛，缺乏可行性。
四、我国中小学教学档案管理现存问题的对策
1.提高认识，加强管理。（1）加强上级部门及其全体员工的档案意识。首先提高全体人员对档案工作的重要性意识是做好档案工作的先决条件。其次，相关领导亲自过问档案工作，切实提出其中存在的实际问题，促使学校教学档案管理紧跟教育改革的步伐。（2）组织相关法律学习及其档案管理业务知识培训。学校各级领导要带头学法，做贯彻落实《档案法》的带头人，通过学习与广泛宣传，形成人人关心、自觉地维护档案工作的新风尚。 学校定期培训专业档案管理人员，使得他们的知识与时俱进，能够更优地收档归档，从而服务于学校的各个部门。（3）制定切实可行的档案管理制度。按《档案法》要求，规范各类档案的分类、归档要求和管理办法，使档案工作做到有章可循、有法可依。这样才能够规范学校各个部门的档案管理职权，做到归档不杂乱、归档有效率。
2.提升素质，强化服务。（1）培养专职档案管理人员。档案管理人才的素质与档案管理工作息息相关，高素质的人才是其根本保证。相关部门要对档案管理人员有计划地进行岗前培训，坚持持证上岗、考评上岗的原则，逐步规范化、专业化、固定化。（2）重视档案管理人员的继续教育。一方面要积极调动他们更新档案专业理论知识，另一方面更要坚持资深老管理者带新管理者，规范他们的档案管理工作；新管理者教资深管理者，让资深管理者接触新技术与办公自动化等，从而使得教学相长。（3）解放思想，更新服务观念。要真正树立“业务精通，爱档如珍，维护历史，服务现实”的理念，一定要改变过去“坐等待收、守摊待用”的传统作风，主动上门、深入跟踪、合理归类， 除将已获得的资料进行加工、分析、归纳、集中以外，还应该主动找出其中有规律的资料与数据。
除此以外还应该解放思想、更新观念，对新形势中的新要求要有敏感性，积极主动探索档案开发的新思路与新方法，主动开放服务功能，为学校服务，为师生服务，为家长服务乃至为教育服务。
3.多方协调、抓好收集。（1）完善教学档案收集和管理制度。档案管理工作的技术性、专业性要求我们学校对档案管理工作进行标准化、流程化的管理，与此同时，统一工作规范有利于提高教学档案管理水平。其中主要包括：全校档案科学分类。学校档案可以分为党务、行政、教学、科研、学生管理、后勤管理等；而教学档案可以分为教学前、教学后等。同时，拓宽档案收集范围，深入挖掘档案资源，收集分散的知名校友档案等，使馆藏档案内容丰富充实。（2）明确职责，建立追责制度。明确档案管理主管领导和实施负责人，严格监控档案管理工作，对于违规操作人员进行合理的追责。
4.运用技术，参与管理。（1）利用现代化高科技术手段提高档案工作效率。随着“互联网+”的不断发展，教育行业引入现代化高科技手段也成为主流， 作为教育工作中必不可少的环节，利用数字化提高档案管理工作，改革以往落后的手工操作为主的方式，不断引进现代化设备，利用计算机检索功能以及相关的微缩技术、扫描技术和云盘保护技术等，使档案管理工作从手工化走向现代化。（2）利用现代化管理手段推进文档一体化管理。现代化文档一体化、共享化管理是克服中小学各部门之间衔接松散、重复劳动问题的有效手段，通过计算机对文件、档案等相关信息进行统一管理，对信息的生成、档案的转化、信息的提取利用一体化、共享化管理。，使得中小学档案室不仅是管理部门，更是信息供应部门。
中小学教学档案管理工作是学校建设与管理的基础性和重要性的工作之一，随着社会对学校教育工作关注度提高，教学档案管理工作也越显重要；同时，面对日益增加的中小学竞争，高规范的教学档案管理方法能够提高学校的教学水平和核心竞争力。
参考文献
[1]杨盼丽 中学档案管理现状探析[J].办公室业务，2017-03。
[2]邱建娥中学生学籍档案管理刍议[J].浙江档案，2016-03。
[3]王卫国 中学教学档案管理的研究与探讨[J].办公室业务，2016-07。
[4]李东玉 浅谈中小学教学档案的管理工作[J].办公室业务，2014-05。
[5]连华英 浅谈中学教学档案管理意义及科学管理[J].教育观察，2014，3，（21）。
[6]唐继业 中小学校档案工作的策略分析[J].陕西档案，2012-12。
[7]乔晓红 我对中小学档案管理工作现状的看法及建议[J].山西档案，2011。
[8]赵淑芳 中小学档案管理新探[J].学校党建与思想教育，2010，（18）。
[9]胡永新 现代中小学教学管理[M].东北，东北师范大学出版社，2009。
论文作者:黎晓宁
论文发表刊物:《中小学教育》2019年第341期
论文发表时间:2018/11/22
标签：档案论文; 档案管理论文; 学校论文; 中小学论文; 管理工作论文; 管理人员论文; 中小学校论文; 《中小学教育》2019年第341期论文;