（航空工业档案馆，100016）
摘要：自进入信息时代以来，计算机技术的蓬勃发展推动了现代工业的发展，改变了人们的日常生活方式，尤其是网络技术的进步、云计算等先进科技的诞生，让我们越来越认识到，数据革命正在悄然发生并潜移默化地改变着世界，给企业带来了挑战，也冲击着传统的管理模式和运作方式。本文首先介绍了大数据的研究背景以及大数据技术的概念和特点，指出企业档案管理工作革新与大数据技术的关系，并阐述了大数据技术应用于企业档案管理所带来的机遇和挑战，鼓励企业应该转变思维方式，推动企业档案管理由传统的管文件方式向管数据思维方式迈进，以适应时代和技术的发展要求。
关键词：大数据；档案管理；分析；模式；思维；挑战
1.引言
随着计算机技术的普及和进步，网络技术正在以前所未有的速度冲击和改变着我们的生活，在互联网应用的普及下，大数据技术更是成为了当代信息革命的标志。大数据技术是在信息技术、计算机技术的普及下衍生出来的一个重要的学术分支，它的基础是互联网技术。在企业中，档案管理工作是一项长期与信息资源打交道的工作。由于新技术的普及能够为传统的档案管理方式提供新思路和新见解，有助于从传统的单一的管理模式出发，转变思维方式，寻求更有效的新的管理模式，以适应新的社会发展下的企业档案管理工作的进步，因此在大数据背景下，如何认识大数据技术与企业档案管理工作之间的关系才是我们研究新时代下档案管理工作的重点，档案工作人员应该认识现状，探索大数据背景下的企业档案管理工作。
2.大数据技术的概念和特点
大数据技术的定义在很多的文献和书籍中都有所概述，简单地说就是针对海量数据的处理的技术，以及对于数据信息处理的流程和技术方式，人们能够通过一定的技术手段将流程优化成为更加简洁的方式，将数据转换为人们能够利用的形式。
大数据不仅仅在于数据量的大，而是预示着一种容量和方法的扩展，它是一种爆炸式的增长。数据的产生、记录以及后期的维护和运营都是大数据的一部分。大数据具有以下三大主要特征（3V）：数据量大（Volume）,PB级甚至ZB级；数据类型多（Variety）,网络日志，音频、视频、图片、地理位置等结构化和非结构化数据并存，数据类型层出不穷；时效速度快（Velocity）,采集、处理数据的效率高。后来一些研究者增加了一些特点，如价值稀疏性（Value）和复杂性（Complexity）。
很多时候企业能够做出正确的决策取决于对企业以往运营数据的分析，然而数据的海量剧增和类型繁多已经无法让企业的经营者和决策者通过传统的方法来获取资源信息。大数据技术能够帮助决策者或者个人达到获取、管理、处理海量数据，并且从中获得有用的信息。研究大数据可以让我们在分析和利用信息文件的方法上得到启发，能够通过一定的手段将有用的数据进行分析整合。我们知道，人类的进步就是在信息的资源共享和获取有价值的信息中得到发展和创造的，“大数据”带来“大知识”，指引走向“大发展”和“大繁荣”。
3.大数据背景下对档案管理操作方式的冲击和挑战
3.1 将大数据技术应用于档案管理工作的重要性
大数据时代是我们社会发展到一定程度所提出的一种进步的管理信息的方式，可以说是历史发展的趋势，同时也是一种新鲜的管理方式和理念创新，可以认为它对于我们的档案管理工作带来了不可估量的机遇，但是也对于档案管理工作提出了更多要求。
3.1.1档案管理部门存储级别的上升需要大数据技术
企业档案管理从文件类型向数据类型过渡的过程中一定会存在瓶颈，首先就是企业档案管理部门的存储能力的挑战，企业的档案管理部门承担的是企业各部门所有的档案文件的归档和存储工作，需要将档案文件的信息都进行有效的记录和整理，并且在一定时间内要进行定期的维护。近年来很多档案管理部门由于库房的容量有限所导致的“涨库”事件时有发生，很多企业为了解决燃眉之急，认为只要增大库房容量，增加处理器的数量就可以弥补目前管理方式落后的问题，结果在档案大量增加下很快就难以为继。我们意识到，增强库存存储能力的关键在于优化存储环节，减少存储过程中的消耗。在这点上，很多互联网巨头在大数据管理档案的应用上已经非常成熟了，如阿里巴巴、京东等，这些单位长期致力于企业的数据管理优化，对于大数据的运用经验对其他企业和机构在档案管理工作具有很高的指导意义。
3.1.2 档案管理工作的身份转变需要大数据技术
目前传统的档案管理工作还停留在对现存档案文件和数据的储存层面上，而对于档案用户来说，他们所关注的远远不止于此，他们更加关注档案数据背后的来源和趋势，关注数据变化所带来的影响，关注其中蕴含的大量知识和财富。因此档案管理工作也应该实现身份认知的转变，从提供文件支持向数据分析、知识引领的方向上发展，借助信息化技术和大数据技术，搭建企业档案大数据搜索和分析平台，准确捕捉用户需求，并且准确定位数据信息，提供更加优质全面的服务。
3.1.3对于档案管理中非结构化文件的处理需要引入大数据技术
大数据技术处理的文件类型包括结构化数据、半结构化数据和非结构化数据，而当代数据类型中，处于爆炸性增长中的正是非结构化数据，数据显示当前数据库中存储的数据中有百分之八十以上都是非结构化数据，而且非结构化数据的采集非常隐晦，因此其数据的复杂度更高，传统模式下对于数据库的管理方式是IOE（I指IBM的服务器，O指Oracle的数据库，EMC的存储模式）模式，这一模式也应用到了档案管理工作上，但是在非结构化数据大量增长的今天，IOE模式已经无法支撑这样的数据增长，对于档案管理者来说，使用传统的IOE模式既繁琐不易操作，又有系统不稳定的缺点。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆但是基于大数据技术的SOL模式等，可以在十亿级别的非结构数据层面上进行操作和管理，而且可以更加方便的管理档案数据，大数据技术的应用为档案管理者应对非结构化数据的激增带来更加有效的处理手段。
3.2 大数据技术的应用对档案管理从管文件到管数据的转变带来了机遇和挑战
从文件档案到数据档案方式的转变有助于我们的档案工作者更快的发现有价值的信息。因为企业档案管理机构存储的档案数据庞大，工作人员在进行筛选的时候难以在很短的时间内就可以筛选出有价值的信息和有利用价值的档案，但是在大数据时代下，所有的档案数据库可以用更快的速度将档案转变为电子信息资料和电子文件进行存储和交流，不仅在储藏的方式上更加快捷，体量更加庞大，在提取信息的时候也更加的方便快捷，档案管理人员利用大数据技术能够对有效的信息进行更加综合的管理，同时能够在很短的时间内为企业提取出最有价值的信息。
通过将文件转变为数据资料，更加有助于企业档案管理部门进行资源的共享，大数据技术的发展也为共享经济的到来提供了重大利好的途径。通过技术手段建立一个庞大的档案数据库，所有的档案文件信息都可以连接到数据库中，从而实现档案在各个企业各部门之间的传递和共享，这样所有的工作人员都可以接触到所能够接触范围内的所有档案资源，这是分享大数据所能够产生的资源共享效应。当然，这种管理方式的前提是需要转变档案管理的思维，从传统的管理档案文件的思想中脱离出来，要有管理数据信息的思维。
大数据技术在给档案管理工作带来机遇的同时，也给档案管理工作带来了挑战。在数据时代，企业档案管理的分析方法和工具需要处理庞大的数据，通常是PB级的，传统的档案数据数据库存储技术难以应对PB级的存储交互需求。另外，随着档案信息化建设的不断推进以及数据量的进一步增大，档案系统中除了大量的文档之外，还有海量结构化数据，在进行档案检索时，往往需要的信息会被埋没在大量不需要的数据中，致使检索性能急剧下降，甚至无法响应，造成在对大量数据挖掘与处理时不能够快速、准确地响应用户需求。
4 在大数据时代转换档案管理的思维方式，从管文件向管数据转变
在前面的分析和讨论中我们已经发现了这样的事实，我们在数据的获取、采集、数据的处理方式等方面正因为大数据技术的发展而发生着变化。因此，作为企业档案管理部门工作人员，都应该从自己做起，转变自己的思维方式，要主动的学习和利用大数据技术推动企业档案管理方式的变革，创新出新时代新形势下的档案管理的方式方法，建立数据服务的观念，从实体管理上升到知识数据层面的管理，能够在技术手段的作用下建立一种新型的数据服务搜索引擎，能够应用于实际的工作中，要从工作内容、时机、标准、具体操作方式等重新进行规范，以满足社会发展下企业档案使用者和档案管理部门的需求。
我们意识到传统的企业档案管理和服务方式十分考验建设位置和空间大小的限制，这也限制了档案部门这一数据支撑部门发挥职能的能力。面对越来越广泛档案数据需求，应该树立网络化数据化思维。应该充分的感知用户的需求，一切对企业负责，能够充分利用大数据手段，在档案管理中提取有用的数据信息，从而进行一定的挖掘，这在一定程度上能够提高服务的质量又可以提高服务的效率。大数据的引入，可以把大量的数据收集转变为高层次的数据综合分析和利用，并且能够以用户最为接受的方式传递给使用者，实现服务升级，数据化智能化的服务将成为未来服务部门的主流。再者，要建立信息化思想，大数据技术应用于企业档案管理所根本上是将文件档案信息化的过程，这一过程需要技术人员和信息人员通过解决技术手段来解决。而作为档案管理人员要树立这种信息化思想，能够在数据环境下，通过计算机等终端设备更加熟练快捷的收集信息，通过稳定的信息综合处理系统，将信息传递到后台的海量数据库，服务于企业的日常需要。
未来实现从传统的文件档案的管理向数据信息分析层面转变的过程中应该注重以下两方面问题：
（1）大数据技术虽然应用很广，但是开发难度高，周期长，一般的企业很难有能力专门为档案管理部门开发一套大数据系统，因此可以选择与大数据公司合作，这样既可以在企业应用大数据技术管理档案文件，从传统的管理实体信息向更高效的数据信息管理转换，而且可以根据企业的实际情况，定制一套更加适应于企业的档案管理系统，因地制宜的应用大数据技术。这需要分析企业的数据应用环境和工作状况，以及专业的档案管理人员提供经验指导，才能开发出更加专业的档案管理系统。
（2）我们在从管文件向管数据转变的过程中，应该意识到转变的方向是什么，为什么要转变管理模式，不应该是为了转变而转变。作为档案管理工作者，应该明白通过转变管理思维，结合档案管理工作的要领和目标，利用大数据的技术特点，最终能够输出何种成果。能否更好的服务用户，能够更高效的工作才是档案管理工作追求的目标，也是从管文件向管数据转变的指导方向。否则只是一味的应用大数据，往往容易迷失自我，找不到方向。因为大数据时代下能够处理的数据是无穷无尽的，资源丰富的条件下如果不能够找到目标，就会走更多的弯路却得不到想要的结果。因此在应用大数据之前，应该明确档案管理工作想要达成的目标和应用的标准，才能在利用大数据技术解决管理档案数据的问题上变得更加得心应手，实现从管文件向管数据观念转变的良性循环。
5 总结
大数据技术的发展给企业档案管理工作带来了机遇的同时也提出了更高的要求。我们在由管文件向观数据转变时最重要的一点就是明白我们在进行档案管理的过程中所要达到的目的是什么——应该是实现档案的高效利用和信息的综合分析处理。未来必须将文件类型规范化，建立标准化的数据库，利用强大的大数据管理能力将类型繁多的档案数据进行统一、高效管理，满足快速响应使用者需求的目标，并通过强大的搜索与信息提取能力，为用户提供更加优质的服务。作者在进行档案管理在大数据背景下转换探究中发现，管理文件和管理数据都是为了服务需求，而为了能够提高服务效率和服务质量，需要我们整合资源，转变方式，通过平衡供给需求，解决使用痛点，重新认识档案管理工作，利用大数据技术创造更大的价值。
参考文献
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[4]张军．试”大数据’’环境下档案人应有的思维方式[J]．档案管理，2014(3)：50-51．
论文作者:曲健
论文发表刊物:《知识-力量》2018年9月下
论文发表时间:2018/9/27
标签：数据论文; 档案论文; 技术论文; 企业论文; 档案管理论文; 管理工作论文; 信息论文; 《知识-力量》2018年9月下论文;