档案著录工作中亟待解决的问题，本文主要内容关键词为：档案论文,工作论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
1985年5月颁布的《档案著录规则》（以下简称《规则》）， 是我国档案界第一个国家标准，对于建立和健全档案检索体系，提高检索水平有着十分重要的意义。从《规则》发布之日起，档案著录工作和计算机管理档案的开展方兴未艾，档案界作了许多尝试，也取得了一定进展，但整体上还是处于试验和初级阶段。调查表明：已拥有计算机的档案馆（室）已进入应用和部分应用的仅占37.5%，不能应用的主要原因是著录标引跟不上，数据量不足。著录工作已成为计算机管理档案的瓶颈，严重影响自动化管理工作的实施。总括起来，亟待解决的问题主要有：
一、要有相应的标准与《规则》配套
《规则》是根据标准化的原理，以实事求是的精神，在认真总结以往编制检索工具工作中的经验后形成的。但是，《规则》是一个基础标准，涉及的面很广，它对于档号的编制、题名的拟写都有一定的要求，这就涉及到基础工作，要将档号编制方法大体统一起来，要有若干标准与之相适应。著录分类号，就要有档案分类表和分类标引规则；著录主题词，就需要有主题词表和主题标引规则；著录档案馆（室）代码，就要有档案馆（室）代码标准。有了与其相适应的一套标准，贯彻《规则》时，著录的条目方能保证质量。缺少任何一个标准，都将造成著录项目的残缺，将来补充著录时，有些还要重新翻阅文件，势必有许多不便，甚至会造成人力物力的浪费。
为了《规则》的推广，《中国档案分类法》和《中国档案主题词表》相继于1987年和1988年出版发行。由于其它的配套标准还是没有跟上来，加之《中国档案分类法》和《中国档案主题词表》针对国家综合档案馆，且主要是针对省以上综合档案馆编制的，部门档案馆、专门档案馆以及企事业单位的档案馆使用起来仍不方便，基层档案室，尤其是科技档案、专门档案的基层管理单位则几乎无法使用。目前多数单位著录项目中都将档案馆（室）代号和缩微号空着，分类号五花八门，使用的主题词表也有各种各样。这些都说明，由于与《规则》配套的其它标准没跟上，加之《规则》本身需要完善，使用范围也有待商榷（如对科技档案、专门档案的适应性问题），这就给推广和实施带来一定的困难。
由此可见，《规则》的实施，大体要牵扯到档案工作词汇标准、档案分类标准、档案主题词标准、档案缩微编号标准、档案馆（室）代码、档案分类标引规则、档案主题标引规则等标准和规定。
二、整理等基础工作要适应著录的需要
随着档案开放和档案信息资源的开发，对档案的整理、保管和提供利用等工作都提出更高的要求，要在原来整理立卷的档案基础上进行著录也存在不少问题。例如，要针对计算机管理档案的要求进行著录标引工作，现在多数单位都采用文件级，但总感觉到工作量太大，著录力量不足，若改成案卷级又会造成目录中的主题过粗或遗漏，使这样的机读目录不能充分发挥计算机自动检索的作用，使其陷入左右为难的境地。由此看来，要搞好档案著录工作，首先要有合格的著录对象，这是著录能够顺利进行的物质基础。
档案著录的合格对象，应该是收集得全而精，整理得科学而系统的档案。对一个单位来说，记录其活动过程、反映其历史面貌的档案应力求收集完整，又很少有不该保存和不合理重复的文件，案卷的组合及卷内文件的排列应尽量反映文件自然形成的规律，把密不可分的排在一起，档号编制既要简单明了，又要严密系统，以上工作都必须做在著录之前。因此，搞好档案的整理等基础工作，使之适应著录的需要就显得非常重要。
三、著录标引的速度和质量有待提高
档案著录标引工作，是建立计算机档案检索系统的基础，也是开展档案检索工作的中心环节。我国档案著录的基础非常薄弱，目前各档案馆（室）普遍感觉存在人力不足，进度缓慢，质量难以提高的问题，这种状况严重阻碍了档案管理现代化的深入发展。
著录工作是为计算机检索系统准备数据，故有人称之为“数据工程”，它的好坏是检索系统建设成败的关键。据调查，已开展著录标引工作的档案馆，平均完成的著录标引量仅占馆藏量的6.7%， 输入计算机的数据仅占馆藏档案4.8%。 已开展著录标引工作的档案室平均完成的著录标引量仅占室藏档案的7.2%， 输入计算机的数据仅占室藏档案的6.6%，输入数据超过一万条的单位仅占34.4%。
就全国的情况来看，按照《规则》开展档案著录工作的馆（室）占的比例还比较小，使用效果好的更少。1987年至1992年，国家档案局和中国档案学会评出的175项档案科学进步奖中， 属于计算机管理档案方面的共60项，占总数的三分之一多，但上述获得奖励的项目，许多都没有投入实际应用，已经应用的效果也不尽人意，理想和现实的差距较大。造成上述问题的原因，其中重要的一条，就是著录的数据质量差。
档案计算机检索系统的建立，数据准备工作是其主体工程，计算机（包括软件）只是处理档案数据的工具。数据是检索系统的核心，是检索系统的生命，计算机只是进行管理的手段。计算机和数据的结合，才能构成一个高效的档案自动化检索系统。数据与计算机的这种关系，决定了在规划建立自动化检索系统时，必须同时考虑档案的著录标引工作，必须注重著录的质量，著录标引工作应该超前或同步发展，而绝不能滞后。
四、提高人员素质是搞好著录工作的关键
档案著录标引是我国档案部门一项新型的基础业务工作，著录要达到充分揭示档案内容，准确记录档案的各种特征。而要做好这项工作不是一蹴而就的，除要求熟练掌握著录规则理论外，还需要有较丰富的实践经验，这就需要靠工作经验的积累，靠善于分析和总结。对著录标引人员一定要加强培训。要求著录人员应具备以下几方面的业务素质：首先，必须熟练掌握检索语言，对馆藏法、分析法、主题法等检索方法比较了解；其次，必须学会使用档案检索分类表和主题词表，熟悉其内容、结构和使用规则；第三，必须具有一定的专业知识，对馆藏档案形成的背景、档案内容、特征和档案之间的历史联系比较了解，对从事科技档案著录的人员来说，还应具备有关专业方面的知识。除此之外，著录人员还应具有分析问题、概括问题的能力，了解计算机有关知识，了解档案检索过程，了解用户需求、查询习惯等。
进一步提高著录人员的素质，是保证著录质量和速度的关键。国外著录工作常常是由具备中级以上职称的人员来承担，我国档案著录工作起步较晚，由于对这项工作的重要性和专业性认识不足，许多单位没有安排知识水平、业务水平高的人员从事这项工作，有的甚至是找来待业青年临时学一下就上岗。多数单位都是抽一些人临时搞一阵，无长久观念，还有不少单位是档案整理单位或保管人员兼作著录工作，没有形成一支稳定的专业数据工作队伍。这样，著录人员的业务水平就难以提高，著录质量也难以保障。因此，建立一支稳定的、业务水平高的著录标引队伍是非常必要的，也是搞好档案著录工作的关键。