摘要：基于时代的进步和医院改革发展的需要，以提升效率、提高效益为目标的管理手段、管理思维也在日新月异，被不断引进、挖掘应用于管理之中。其中6S管理，作为一种高效的现场管理模式，能够提高档案存储的规范性和查询的便捷性，提升各类实物档案的存储率，从而有效提升医院档案的精细化管理水平。
关键词：6S管理、档案管理、医院管理
一、医院档案管理的重要意义
档案是医院最为重要的内部文献资料，包含了医院从建院起历经几十年甚至百年的发展历史，其中各种院史文献、各类文件、档案资料、科研数据、珍贵影像各种文档、文献、影像资料种类繁多，尤其是对医院的实物档案，跟更是具有重大的历史意义和现实意义：它是医院过往历史与成绩的佐证材料，具有不可复制、不可替代的唯一性，见证了医院发展的方方面面、点点滴滴，成为极具研究价值的历史文献资料；它是医院文化的精神财富，医院发展的历史长河中，屡见不鲜的救死扶伤、甘于奉献的先进典型、事迹，抗击疫情、医疗救援凝聚成医院的核心文化和价值观，成为激励和引导后辈的重要文化史料财富：它是医院决策部署的重要参考，原始的科研数据、重要会议记录、固定资产原始凭证等更是医院发展规划、部署决策的重要依据。伴随着信息技术的发展和智慧医院的建设，传统的档案管理手段有了信息化的助力，大大提升了档案管理的便捷性、高效性，但信息化建设过程中必然需要伴随着体系完善的配套制度和先进的管理思维，如何更好的发挥档案功能，提升使用率，更好的为临床一线，为医院服务，具有迫切的现实意义。管理模式的创新和新的管理手段的运用必将会成为行之有效的解决措施，医院档案管理要从小处着手、从细节着手，更好的节省人力、物力和存储空间，从而全面提升医院档案的精细化管理水平。
二、6S管理应用于医院档案管理的价值分析
6S管理是源于日本“丰田管理模式”的一种现场管理方式，是5S管理的升级，它通过理顺生产现场和工作现场各类生产要素的秩序以及培养员工的良好习惯从而提高工作效率，提升人员素养。6S管理的内容包括：整理(SEIRI)、整顿(SEITON)、清扫(SEISO)、清洁(SEIKETSU)、素养(SHITSUKE)、安全(SECURITY)，6S的作用:6S是最佳推销员；6S是节约家；6S对安全有保障；6S是标准化的推动者；6S能形成令人满意的现场,其精髓在于通过“区分要的和不要的”对现场物品进行整理，对物品进行分类标识化，并将6S管理方法规范化、制度化，从而减少寻找时间的浪费、等待时间的浪费，提升工作效率，创造效益。它不仅是一种工具方法，更是一种文化、理念，通过管理最终使全员形成“清洁整顿”“规范管理”“杜绝浪费”的认同感和行为自觉性，进而在整理、整顿过程中不断总结、提炼、固化先进经验形成特有的“精益文化”，更好的指导实践、应用于实践， 实现员工素养的提升，也达到6S活动的最终目的。
6s管理模式与当代医院档案管理理念不谋而合，提高效率、便于整理、方便查找、安全保存，这是6S管理的目的，也是档案管理的目的。在医院档案管理中引入6S管理模式，不仅能够提升医院档案管理效率，更是管理模式、管理方式创新的一次有益尝试，伴随着公立医院改革的深入开展，无论是公立医院和民营医院，如何提高服务效率、提高服务质量成为医院生存发展的关键，6S现场管理在企业中产生的巨大效益凸显了它在服务与效率中的优势，将其引入医院管理中，以档案管理为先导，将6S的现场管理理念与医院实际相结合，在实践中使6S管理的规范化成为一种思维模式和行动自觉，进而推广应用到医院办公、服务等各个方面，创建安全、文明、整洁、高效、温馨的工作环境，培养全员良好的行为习惯和素养，从而更好的服务患者，树立医院品牌形象，助推医院的高质量发展。
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三、6S管理在档案管理中的具体应用浅析
将6s管理应用于医院档案管理中，要深入理解领会6S管理6个方面的内涵，结合医院档案管理实际进行操作运用，补充完善现有制度和管理方式的不足，有效提升档案管理水平，提升档案的利用效率。
1.整理：医院档案管理起始于整理阶段，从各项材料的源头开始，全面收集、规范整理、合理分类，此项工作涉及环节多门，耗时人力、物力最多，在6S管理应用中，要采用日常收集+有针对性的收集两种模式，日常对零散实物随时登记接收，“区分要的和不要的”，分类整理，同时按照医改、改善医疗服务、惠民减免政策、医疗救援等重大事项进行定期专门收集整理，制定档案分类收集存档制度，各科室明确专门负责人，分门别类做好医院重大事项资料收集整理工作，保证资料整理收集的连续性以及完整性，确保有重大意义的实物资料收集齐全、保存完备。
2.整顿：实物资料的整顿过程就是标识化、制度化的过程，以流程合理化的角度来考量，要明确各类实物档案的标识、目录、编号，充分运用定制档案盒、专用柜架、多颜色标识进行区分，真正达到分类存储的目的。存档中要附有明确的题目、简介、类型、归档时间、存档人、接收人等相应文字信息，摆放要整齐有序、标识要直观清晰，空间要物尽其用。同时要建立相应的信息化档案数据库，将信息查询搜索结果与实物存放对应准确，减少查找以及等待的时间浪费，提高工作效率。
3.清扫清洁：清扫是对整理、整顿成果的巩固，一方面，营造干净整洁的办公环境，及时清除垃圾等卫生隐患，保持办公室的干净整洁、办公用品定制摆放，达到目视化范围内的美观、整洁；另一方面通过彻底的卫生清洁可以避免灰尘、污渍对实物资料的腐蚀，更可以使档案管理员形成定期清扫检查的工作习惯，针对易腐蚀、易氧化、易脱落实物资料及时进行维护，对破损存储载体进行及时更换，确保档案室干净整洁、不留死角。
4.素养：要知道档案管理人员是医院档案管理的具体执行者，其综合素质能力和工作能力在一定程度上会影响档案管理效率，通过6S现场管理整理、整顿、清扫、清洁，将管理模式制度化、规范化，在不断提升效率的同时，使6S成为一种行动，成为员工一种自觉地行为，培养档案管理人员主动管理、主动服务的意识，提升其责任感和敬业精神，帮助其更好的掌握和运用6S管理、精益管理等一系列管理工具，从被动实施到主动执行，推动6S管理在档案管理实践中更好的发挥作用，推动医院档案管理的高效运转。
5.安全：医院档案大多具有唯一性、不可复制性特点，其存储要求、存储条件极为严格，保障安全是医院档案管理中的重中之重，也是6S管理模式实施的基础条件，因档案管理中实物与电子文档信息并存的特殊性，要尤为关注用电、防火、防盗、防虫等安全隐患，健全安全责任制度，全员提升安全意识，把安全融入到管理的各个环节，层层压实责任；加强档案管理人员安全培训，针对档案室管理特点进行有针对性的应急演练；及时配备更换相应消防设施，加装防爆灯等用品，定期检查设备完好情况，确保安全可用；联合后勤处、安全生产监督管理处等专业部门定期开展安全检查，针对薄弱环节及发现问题建立整改台账，及时反馈整改，全面消除安全隐患，确保档案的安全存储。
档案管理是医院管理的重要内容，更是责任重大的一项艰巨的工作，随着时代的发展变化，新的管理理念和管理思维将被不断更新完善，6S管理也不例外，从5S管理到6S管理再到精益管理，这种现场管理模式在实践中被不断的探索更新，其在档案管理的运用中也会随着管理模式运用的深入、成熟而不断完善，从而更好的创建干净整洁、安全温馨的档案管理工作环境，激发档案管理工作者的创造性，提升其能力素养，推动档案管理工作更加便捷、高效，充分发挥出档案的历史价值、文化价值和研究价值，使档案管理更好的为医院的全面发展服务。
参考文献
[1]方永梅. 6S管理在高校实物档案管理中的应用探索[J]. 科学管理, 2016.
论文作者:姜淼
论文发表刊物:《基层建设》2019年第33期
论文发表时间:2020/4/29
标签：医院论文; 档案管理论文; 档案论文; 实物论文; 管理模式论文; 现场论文; 高效论文; 《基层建设》2019年第33期论文;