打造“面向未来的城市档案馆”——上海国际学术研讨会观点述要，本文主要内容关键词为：档案馆论文,上海国际论文,学术研讨会论文,观点论文,未来论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
2004年4月下旬，著名的上海外滩上一座曾经见证过岁月沧桑的历史建筑作为上海市档案馆被启用了。宾朋满座之际，上海市档案局馆主办了题为“面向未来的城市档案馆”的国际学术研讨会，来自日本、韩国、俄罗斯和中国的十余位专家学者围绕主题做了演讲。本文选择其中部分演讲者的观点做些介绍。
日本国家公文书馆理事大滨彻也以“地方档案馆的课题与使命”为题，进行了演讲，他说：
地方档案馆不外乎是与地区居民和普通老百姓联系最为密切的基础单位，它与中央政府所属的国家档案馆是有区别的。因此，审视一个地方档案馆，则要看其是否保存有能够为广大百姓服务的施政方针方面的记录，是否保证广大市民能够利用可以检查政府运作情况的必要记录。这里指的不仅是现在的运作，还包括将过去的各项政策作为历史来进行验证的工作。
因此，地方档案馆除了收集地方行政机关的各类记录外，还必须将目标锁定在收集能够反映民众日常生活的各种记录及信息上。此外，根据行政的规模，以期能够对包括现阶段在内的各项记录进行整体且系统的记录管理，并在现在的市政运作中得到灵活的运用。
而且，地方档案馆为了能够与地区居民的生活息息相关地存在下去，作为民众的各种类型的教育场所，还被赋予了提供各种教育活动的使命。这些教育活动不仅成为拓展地方档案馆客源的手段，还具有增强地区居民的连带感，促进成为地区社会主体的广大居民的自觉性的作用。
中国人民大学副校长冯惠玲教授发表的题为“开放：公共档案馆的发展之路”的演讲，颇受与会者好评。
她首先认为档案馆走向开放是历史必然。自从1794年法国穑月档案法令提出了被称为“档案的人权宣言”的档案开放原则之后，开放的理念就注入了带有公共性质的档案馆的血脉之中。可以断定，在21世纪，这条路还将延伸。因为，这是一个开放的时代，公共档案馆面对的是一个开放的环境、开放的世界。从世界范围看，公共档案馆经历了一个从封闭、半封闭逐步走向开放的过程。开放不是公共档案馆的权宜之计，也不取决于某些人的选择。有识者的推动和保守者的设防可能对一定时期一定范围档案馆的开放程度发生影响，但无法改变其不断走向开放的趋势。因为档案馆开放具有深刻的历史文化原因，符合自身的发展规律。档案馆开放根植于民主政治，生长于民本文化，它是一种动力机制。
冯惠玲教授重点阐述了档案馆走向开放的多维路经。档案馆的开放应该是全方位的，由各种开放形成的合力将引发档案馆工作的全面变革，彻底改变档案馆的内向性格，增强档案馆的公共性和社会性。
1、扩大档案的开放
档案是档案馆的特有资源，公民对档案馆最大的希冀，就是在需要时能够看到藏于其中的档案，因此，档案馆开放的根本和核心内容是档案开放。一是开放数量的扩展。档案的开放已经成为我国经济和社会发展的重要指标之一；二是开放范围的扩展。减少开放禁区，合理解密降密，向社会开放珍贵档案是扩大档案开放范围的重要措施；三是利用者群的扩展。从公务利用、学术利用到公民个人利用，各类档案利用需求逐步增加；四是开放方式的扩展。人们获取信息渠道的多样化促使档案馆思考档案开放方式的多样化，除了在档案馆内提供纸质档案阅览的传统方式之外，档案馆正在开辟更多的途径让公民接触档案。例如，档案展览已经成为一种颇具特色的开放方式；五是兼营现行文件的开放。作为档案开放职能的延伸，我国许多综合性档案馆承担起开放现行文件的职能。
2、实行档案馆职能的开放
如果说开放档案是将档案馆资源推向社会的话，那么，档案馆职能的开放就是将社会资源吸引到档案馆内来，为档案馆所用。可以尝试的合作方式有：
结盟式。即基于共同的目标或利益与相关领域或部门的合作，这种合作可以是机制性的，也可以是项目制。可以是长期的，也可以是中短期。
吸纳式。即根据档案馆工作的需要，聘请其他领域的专家、学者、技术公司或人员，以及专业劳务参与档案馆的工作或各种活动，既可以利用外力，又可以推介自己。
外包式。即通过招标、委托等方式把档案馆的一部分业务转移给其他专业机构或人员承担，不必一切自力更生。
3、塑造开放的档案馆形象
“形象”绝不是“外观”的同义词，它是内在气质于外在形式之表现。形象是一种信号，无言地昭示着事物的内涵和倾向；形象是一种力量，可以引人亲近或拒人千里。所以，开放的档案馆应该有开放的形象。档案馆的公众形象主要表现于两个方面：一是建立在服务质量和服务态度基础上的公众印象，二是档案馆设施给予公众的感受。
开放的服务形象是由多方面档案馆业务的对外界面构成的，主要表现为对公民的亲和。
开放的档案馆设施形象主要由建筑、装饰的功能和文化品位构成。建筑本身就是一种文化，每一栋建筑都是一个鲜明的文化符号。档案馆建筑的文化特征取决于建筑者有关档案馆的理念、精神、情感以及由此而来的审美情趣。一种文化可以影响建筑风格，一种建筑风格其实也可以塑造一种文化。刻板、单调、以库房为主导风格的档案馆建筑隐含的是一种内向的封闭文化，而将历史厚重与现代时尚相结合，集保管、利用、展示、传播档案信息等功能为一体的档案馆建筑张显的则是融入社会、面向公众的开放文化。
中国香港特别行政区档案处处长朱福强先生在题为“香港历史档案馆：困难与前景”的演讲中说：
我想先从城市或者国家的层面上，谈谈建立一个高效的档案系统需要哪些重要条件。然后让我们再来看看香港的现实情况，分析我们已经具备了哪些条件，还欠缺哪些条件？
1、资金
资金总是最重要的因素。我们需要足够的资金去支付员工工资，维护设备正常运转，购置新设备，支付巨额的公共开支，资助公共服务计划等等。
今天，很多档案馆都处在一个很困难的时期。一方面，对多样化、高效率档案服务的需求不断增长；另一方面，我们在这项工作上的预算却不断地缩水，甚至每天还得承受诸如削减规模、对外采购或者企业化等等压力的困扰。
2、人
我们需要人，但不是随便哪个人，而是有档案工作职业经验的人，能做事的人（当然也需要其他职业的人），愿意为档案事业做出贡献的人，珍视档案遗产的人。
我注意到许多档案机构常常受到员工“腐败”问题的困扰，并不得不接受一些有一般管理工作经验的人员的“入侵”。这些人员没有接受过或者只接受过很少的档案工作专业培训，但是却被分配到档案管理员的岗位——这些岗位本应该由专业的档案管理员或者档案专家负责。
更糟糕的是，这些补充进来的非专业人员还是临时性的，他们不停地在各部门间进行岗位轮换。在政府档案服务机构中，改变或者调离正式员工往往会造成服务的中断或者严重的代沟，也会浪费对员工的培训，结果对时间或者公共资金造成了不必要的浪费。
此外，由于上述人员的“临时性”和从事一般管理工作的背景，也不可能指望他们对档案事业做出多大贡献。
3、上层的支持
如果有高层的强力支持，我们的工作肯定会更容易做。但是实际情况正相反，官僚主义者总认为档案工作是外围性的文化活动，不在政府的重要日程上，因为它既不能为政府创造效益，又要消耗公共基金。“档案是一种重要的战略资源”这种观点对他们而言无异于天方夜谭。
4、前景
要走出目前的困境，我个人认为，只有从立法着手。
当前，香港历史档案馆面临很多挑战。例如：我们无法保证每个部门把不用的档案文件转交档案馆保存，留给子孙后代。在这点上，档案馆完全得看各部门脸色行事。同样的，我们无法知晓并阻止随意销毁有永久保存价值的档案的行为。此外，由于《个人资料（隐私）条例》的实行，我们在不违反该条例的情况下鼓励个人移交有价值的私人档案资料就变得更困难了。
没有立法的支持，档案计划与工作只是一种外围文化活动，在经济困难时期很容易被扔到一边。
为了解决上述问题，立法是一种好办法，虽然不是最后的办法。立法可以保障档案工作有一个良好的操作环境。
中国澳门特别行政区历史档案馆馆长刘美仪题为“审视新纪元中的档案工作”的演讲主要阐述了这样一些观点：
无论从整体的公共行政发展趋势，或是从档案专业的角度来审视档案事业的未来发展，都不约而同地希望档案馆的工作能面向社会大众。有了这一认识，当我们回归到实际档案业务方面，便会发觉以下几个课题仍会是档案工作人员继续努力的目标。
1、电子文件管理
为了实行新公共管理理念，建立以市民为导向、公共事务更透明的政府，电子政务应运而生。一方面，它让档案界同仁回归到原点，思索究竟文件是什么，档案的本质是什么，有哪些特质是在这一波冲击之下丢失了。
另一方面，由于电子政务的推行，加强了信息科技在处理档案方面的应用，各档案馆不再纯粹着眼于利用新科技来进行馆务自动化，而是更高层次地透过虚拟的世界，将信息、知识和人结合在一起，也将档案馆的壁垒一步步打破，建成一个网络化的知识世界。
2、维护获取信息的权利
在刚刚过去的国际档案理事会圆桌会议上，大家的讨论焦点集中在人权与档案。档案馆在这方面其实处在两难的局面中，因为同一时间，个人隐私的保护也是公民权利之一。如何在个人权利和大众利益这两者之中取得平衡，是对档案工作人员的一大挑战。
3、档案人员专业水平的持续发展
①对馆员进行系统的培训工作，提升档案工作人员素质，加强其专业能力。
②推动专业制度，推广宣传档案工作人员的专业道德规范，建立专业形象。
③加强馆际人员交流，开阔视野，互相取长补短。
4、完善档案法规及制度
必须完善有关法律制度，对于工作的开展有莫大裨益。
5、管理技巧的加强
档案管理工作向来强调专业的发展，可能忽略组织与制度方面的优化及完善。档案馆也应引进一般机构及组织的管理法则，令管理工作更为完善，如：
①推行优质管理，通过全面优质管理的检定，优化各部工作，提升效率。
②加强经营管理的技巧，作为档案馆，不能自外于社会潮流，应掌握现代化管理技术，订定工作目标，确实执行规划和完善绩效评核程序。
③推广宣传档案馆业务，改变档案馆一般的被动角色，主动走进社区，拉近与市民大众的距离。
④推行以使用者为本的服务模式，进行档案利用者的满意度调查，作为完善馆内各项业务的指针。
总结
进入21世纪，我们应该以跨学科的视野来制定档案馆的发展策略。其实档案馆的运作可以灵活多变，最重要是能掌握时代脉搏，与社会共同进步，优化各方面的工作，才能将档案馆建设成一个既能保存人类记忆、又能将档案的利用价值充分发挥出来的场所。
上海市档案馆研究馆员冯绍霆在题为“试论档案馆文化产品的开发”的演讲中认为：
档案馆的工作，说到底，就是提供档案为所有需要者服务的。这种服务大致可以分成两类：一类是开辟阅览室，直接提供档案或者档案的复制品，供人查阅；一类则要将档案内容进行必要的整理纂辑，形成多种形式的文化产品，通过各种渠道为需要者所用。
开发文化产品，首先是档案馆本身发展的逻辑结果。文化产品的开发，还可以满足公众日益增长的文化消费需求。对于城市档案馆而言，文化产品开发还具有传播城市形象的意义。
档案馆开发文化产品有益于社会，同时，又必须依靠社会的力量才能做好这一项工作。这是因为档案馆开发文化产品是一项社会性工程。
文化产品的制作、编撰，工作量相当巨大。单凭档案馆内部的力量，大概也是难以胜任的，也有必要借助外部的力量，还要会经营。
开发文化产品，对档案馆来说是一个发展的机遇。循此而进，可以期待我们的档案馆将会出现崭新的局面。按照系统论的观点，只有当一个系统不断地与外界进行物质、能量、信息等等的交流时，这个系统的生命力才不会枯竭。这是一个新的挑战。
日本冲绳县公文书馆馆长山田义人在题为“冲绳县档案馆介绍——现状与课题”的演讲中谈道：
我们的时代正朝着一个不受时间及空间影响的电子化社会前进。如果撇开数据保存的安全性问题，不管是对于利用者或者是对于档案馆来说，收藏资料的电子化终究是一项极为方便的事情。本馆目前的电子化资料有琉球政府公报及琉球列岛美国政府拍摄的照片等18000份，这些数字化的资料由于均置于网页上，无论何时何地利用个人电脑都可以进行阅览。
本馆对于今后资料的电子化，目前的计划是将琉球政府的文化实施数字化，但今后将以何种形态对包括本馆资料在内的大量资料进行处理，正是我们需要思考的课题。现阶段所能列举的最为有效的方法是，先将文件制成缩微胶片后再转变成数字形态。但是，在将文件转成缩微胶片时，为了对文字记录进行准确拍照而必须将文件的装订部分拆散，仅从资料保存原则这一点来看，总感觉有些不妥。从资料的保存出发，制作缩微化或数字化的复制品理所当然，但为了摄影而到了伤及资料的程度，这个问题如何解决，我想应该成为我们今后探讨的课题。
北京市档案局副局长姜之茂演讲的题目是：“让档案馆离民众近些近些再近些”。
他首先认为，亲近民众、服务民众是18世纪法国资产阶级大革命以来，世界主流的国家档案馆、城市档案馆逐渐高扬起的旗帜。亲近民众、服务民众同时又是富有时代性的，是动态的。为让城市档案馆离民众近些近些再近些，他提出六方面主张：
1、开放档案——亟需增加“低龄”的新内容
统计数据显示，在有的地方，大量的开放档案对整个档案利用人次、卷次增幅的拉动并不是很突出。因为现今档案利用的范围、档案利用者的成分，都呈多元化，已有越来越多的人把档案利用的热情投向当代。而开放档案又多集中在“高龄”段。
与方兴末艾、不断提速的政务信息公开相比，档案开放已凸现滞后和尴尬。人们完全可以说，目前我国档案的开放力度已远远小于政务信息的开放力度，对今后档案馆的开放档案工作，也可以去这样设想：在现行阶段已公开过的政府文件，到档案馆阶段，自然就属开放档案。这将大大提高档案馆开放档案的效率和力度。
为进一步繁荣档案馆利用工作，必须让《中华人民共和国档案法》中有关“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于三十年”的规定真正落到实处。
2、档案网络利用——应该加快步伐、趁势而上
档案网络利用在推动档案开放工作的发展上是功不可没的。档案目录上网，无论对于档案网站建设还是开放档案工作，都是了不起的阶段性成果。
开放档案目录上网固然值得肯定，却并不能令我们陶醉，因为许多人是抱着直接查档、解决问题的需求而来。对于在互联网上直接提供开放档案全文阅览的工作，档案馆必须加快步伐。
3、档案展览——呼唤历史的厚重
档案展览对档案馆和社会真可谓一举多得，功德无量。但是，真正系统、普遍地将举办展览作为档案提供利用工作的重要方式之一，在我国历史还不很长，我们对档案展览特点、规律的把握尚有许多不到位的地方。突出问题是反映、歌颂近十几年、七八年甚至一两年来社会建设成就的展览比例太大，有的还是仓促上阵的应景之作，缺乏应有的大气和厚重。
这些展览中的“照片档案”也好，“实物档案”也好，尚没经过历史积淀，尚不是档案馆典型意义上的或最具代表性的档案。档案馆的真正魅力通过这些展览还不能体现出来。这样的展览，档案馆能举办，别的部门也能举办。
档案展览要想增加知识性、趣味性和观赏性，具备吸引观众、打动观众的魅力，必须有档案特点，必须考虑所用材料的质量和分量，必须有历史的厚重感。
4、档案馆建筑——渴望足以传世的精品
档案馆建筑在档案馆追求亲民的进程中，也同样扮演着重要角色。缺乏品位的档案馆建筑不利于档案信息和档案文化的开发与传播。
对于我们这样一个有悠久历史的东方大国来说，缺少现实仍在使用的、够一定规模的、“年长”的档案馆建筑，实在是个不小的遗憾。
上海市人民政府选择著名的上海外滩上曾经见证过岁月沧桑的历史建筑作为档案馆，是十分值得借鉴的。但是对于绝大多数城市来说，由于历史条件所限，要打造与所保管、展示档案和谐统一的档案馆建筑，还是要依靠新档案馆建设。新馆设计建设既要考虑现实又要着眼未来，使之成为经得住时间考验的本地区标志性建筑；既要考虑档案保管的特殊要求，又要适应档案利用的开放性、社会性、文化性等特点，使之成为本地区文化建设的有机组成部分。
5、时间——有待认真开发的重要资源
时间是一种具有一维性的特殊资源，不可贮存，不可逆转。没有时间，档案馆亲近民众、服务民众等任何事情都不可能实现。
我国的档案馆多是从机关工作的一部分游离出来成为一个独立实体的。如果说，它只服务于机关工作时养成的时间观念和管理方法，还勉强适应机关人员一般工作查考的话，那么，在现今则已大大不适应客观需要了。
档案馆的员工必须强化时间观念，从千方百计满足民众、一切为了民众的宗旨出发，尊重民众时间、珍惜民众时间，把时间当成档案馆重要的资源去开发。
6、藏档于民——待销档案的新去处
对于已满保存期限或认为对于档案馆已没有保存价值的档案，我国的处置方法只有一个，即销毁。此种做法和理念带有过去年代机械、极端式地对待档案工作保密问题的痕迹。换个思路，退出馆藏的档案完全可以到更大的舞台上去亲近民众，展示风采，发挥作用。
如果档案馆在档案处置上做些调整，民间肯定会逐步燃起收藏档案文件的热情。具体操作方法可以是这样的：对于不需归档、进馆或已失去档案馆保存价值的档案而且是不涉密的，档案部门可选择其中品相好的，赠与民间或交由拍卖市场处置。届时，不仅牵涉著名事件、著名人物的档案文件会受到民间的欢迎，即便一些不具备上述条件，或从档案工作角度根本不起眼的文件也会受到收藏者青睐。
民间参与档案的收藏，有助于提高大众的文化品位，有助于社会记忆的保存，也有助于社会档案意识的增进和普及。
俄罗斯莫斯科市档案总局副局长果里诺夫主要就该市档案工作的现状进行了演讲，他谈到的莫斯科档案工作者为维护历史本来面貌所做的工作给听众留下了深刻的印象。共分三个方面：
1、莫斯科市档案总局的总体特征
在莫斯科市档案总局中，保存着从十七世纪迄今的1000多万份档案。档案架长度约120千米，相当于环莫斯科公路的总长度。档案总局规模庞大，这里已经有超过600名的各类职工。
莫斯科市档案总局拥有一整套的附属部门。总局有8个中心档案馆（历史档案馆、市档案馆、原党档案馆、电影图片档案馆等其他多种档案馆），11个保存已被撤销的企事业单位全体人员文件的档案馆。除此之外，档案总局还设立了3个专职中心（补充中心、使用中心和信息中心），还有缩微和修补等两个实验室。2003年，修建了七层的试验信息大楼，该楼于当年六月份投入使用。
除此之外，莫斯科市档案总局还负责对31个政府部门档案的正常工作进行监查，同时莫斯科850个机构的档案事务和公文处理情况也由总局负责监督。
莫斯科市档案总局现在一幢四层的大楼里办公，在莫斯科各小区还有24个档案馆。除此之外，在档案总局大楼旁正在修建一幢22层的大楼。这幢大楼投入使用后，只需在此处即可保存所有莫斯科机关的档案文件，将分散在莫斯科各处的档案馆排列在一起的总长度约300千米。
2、档案文件的使用
莫斯科市档案总局不是国中之国，也不是谁也不需要的纸张的堆积场所，而是规模巨大的俄罗斯首都信息咨询和文化中心。
莫斯科市档案总局领导认为：莫斯科的档案资料是全民族的珍贵财富，是莫斯科及其市民的无价之宝。基于这个观点，档案总局领导竭尽一切努力保护馆中的档案文件。除此之外，还对大众开放这些庞大的文件资源。
莫斯科市档案总局拥有两个设施良好的阅览室，这两个阅览室通常人满为患。2003年，莫斯科市档案总局阅览室共接待了2000多位研究人员，并向他们提供了超过7万份的档案文件。莫斯科市档案总局接待处该年有来访人员计5万余人，并收到各类咨询信件2万余份。
20世纪的最后十年里，莫斯科市档案总局领导采取了一系列有力措施，在莫斯科市民当中广泛宣传档案资料的意义，并且使市民认识到档案资料可使他们正确认识莫斯科和俄罗斯的历史。
对莫斯科的档案工作者，甚至是我们整个民族来说，过去的十年是一段不平常的时期，以前很多保密的档案资料现已解密，但是这种可能性我们却没有好好利用。许多宣传单位在宣传上往往是抹杀我们俄罗斯民族的光辉历史的。
首先，牵扯到对俄罗斯苏维埃时期历史的辱骂。十月革命被看作是一小撮恶徒的暴动。30年代因集体化和工业化而饱经磨难的人数也被夸大了数十倍。二战前实施的五年计划是否能加快国家的现代化也遭到了怀疑。伟大的卫国战争的胜利是以过大的牺牲为代价获得的——这样的思想也被灌输给人民，而且最好是不要抵抗希特勒，而应该向其投降，并屈辱地活下去。苏联人民心中神圣的名字——卓娅·科斯莫捷米扬斯卡娅和《青年近卫军》中的英雄们遭到了嘲讽。伟大的伊·弗·斯大林和戈·科·朱可夫元帅被看作是毫无贡献、十分平庸的人。整个俄罗斯历史实际上也被完全抹杀了。为此，在90年代初期至中叶，莫斯科市档案总局竭力向民众讲述祖国真实的历史，这在俄罗斯首都几乎是惟一的一家单位。
这些努力获得了丰硕的回报。从1992年迄今，莫斯科市档案总局已出版了120多种书籍，其中许多出版物在莫斯科和全俄评选比赛中获得奖励。
3、结论
当然，莫斯科市档案总局的工作中还存在着很多没能解决的困难。就档案工作而言，过去的指示制度可责成企业将其全体成员的文件转交档案馆保存，现在这种制度已经被废除了。同时，在新的条件下，那些可促使企业领导将文件交付档案馆的法律条文和惩罚制度还没有修订和完善。因此，当企业倒闭或所有人变更时，企业全体成员的文件有时直接被送进了垃圾场，而退休人员因此也就不能证明自己的工龄，以及不能领取退休金增加的部分。
当前我们的国家在收入方面存在严重脱节现象。比如，尽管莫斯科市档案总局做了种种努力，但是我们的档案专家们的报酬仍然差强人意。这样，人才的引进问题也就随之凸现了。莫斯科市档案总局每个部门有平均20%以上的编制空缺。由于工资报酬过低，几乎没有年轻人愿意进档案馆工作。如果说1999年50岁以上的工作人员占总人数的17.5%，那么2003年这个比例已经上升到35.0%。国家档案馆实际上已经不能吸引俄罗斯国立文科大学历史档案学院的毕业生们进馆工作了。我们不得不招收没有专业背景的工作人员，为此还得耗费大量的时间和资金对他们进行培训。