论中国企业档案的开发利用工作，本文主要内容关键词为：中国企业论文,开发利用论文,档案论文,工作论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
在中国，企业档案是企业乃至国家的宝贵财富，是企业各项活动真实的历史记录，是企业的重要信息资源；企业的档案工作，是企业工作的重要组成部分。
据不完全统计，中国现在国营工业企业10.47万个， 外商投资企业20.6万个，乡镇企业2495万个。各个企业一般都由企业领导人负责，设立适当的机构和人员，依照国家有关法律、法规和企业内部的规章制度，保存和管理企业的档案，形成企业的档案工作部门。
在企业档案工作中，企业的档案部门和档案工作者十分重视企业档案的开发利用工作，把开发利用工作摆在首位，视为生命线。因为开发利用工作做得越好，才能更多地发挥企业档案潜藏的经济效益和社会效益，才能充分体现企业档案和企业档案工作的价值；也只有这样，企业档案和企业档案工作才能倍加受到重视，才能有自身的生存和发展条件，才能扩大自身在企业各项工作中的活动舞台，才能越来越成为企业不可缺少并且努力增加和加强的资财和工作部门。可以说，企业档案的开发利用工作，集中体现着企业档案工作的生命力和竞争力，企业档案工作的生存和发展，关键在于开发利用，这就是中国企业档案工作者常说的，企业档案“贵在利用”。
基于上述认识，中国广大企业档案工作者，可以说是挖空心思，千方百计，采取多种形式，开发利用企业档案，为企业领导人、工程技术人员和职工服务，为企业增加经济效益服务。他们十分明确，企业档案工作部门是服务性质的部门，企业档案工作者做的是服务性质的工作，要开发利用企业的档案，就要做好对企业各部门和各类人员的服务工作，提高这些部门和人员利用企业档案的积极性。
企业档案开发利用的服务工作，包括两个方面。一方面是服务态度要好，档案工作者对开发利用档案的工作对象要积极热情，不厌其烦，这在企业档案管理制度和档案工作者守则中，都有明文规定，这里就不一一赘述了。另一方面是切实做好让企业档案开发利用对象更方便、更广泛、更深入地开发利用企业档案的实际工作。企业档案工作者，在企业档案部门为开发利用档案的人员建立了阅览室，编制了各种检索工具、馆室藏介绍指南，编写了企业历年大事记、专题档案资料摘要，利用企业档案原始资料编研经过二次、三次加工的专题材料，与人合作编撰厂史、厂志、工具书和业务书籍，等等。有些企业档案工作者还上门服务，把档案送到需要的科室、车间、班组，在现场同有关部门的人员研究档案的开发利用工作。有些企业档案工作者通过服务，对企业状况、企业档案馆藏和如何开发利用档案都十分熟悉，人称“企业的活字典”。
（一）
中国改革开放17年来，企业档案开发利用工作，取得了长足的进步，为企业经营活动增加了很大的经济效益和社会效益。下面以例举的方式，简述有关企业是怎样开发利用企业档案，并且取得很大的经济效益和社会效益的。
第一，发挥档案的历史凭证作用。
例如从本世纪二三十年代开始，我国化工界著名的民族实业家范旭东创办了永利久大公司，经营盐业和纯碱业，聘请世界著名化学家侯德榜博士为总工程师，侯德榜发明了“侯氏制碱法”。在旧中国，这家公司与美国金融界和企业界有经济技术往来。新中国成立后直到中美建交前，中华人民共和国和美利坚合众国没有外交关系，永利久大公司同美国金融、企业界的帐目不能结算。新中国建立后，永利久大公司变为公私合营企业，后又变为国营企业，永利久大公司发展很快，侯德榜又实现了侯氏制碱法工业化。尽管经历新旧社会的变迁，企业也由私营、公私合营变为国营，永利久大公司的企业档案还是完整地保存下来了。中美建交后，我们按永利久大公司财务档案核算，美国有关金融、企业界尚欠永利久大公司10万美元，经同美国有关方面核对无误，收回了这笔欠款。
又如，吉林化学工业公司在50年代建设时，由公司投资修建了企业内部的铁路专用线和编组站，然后将编组站交给铁道部门管理。1988年，铁道部门要求吉林化学工业公司每年缴纳编组站过境费1 亿元人民币。公司从档案中找出50年代与铁道部门签订的免交过境费的协议，铁道部门只好同意继续免收。
再如，贵州开阳磷矿矿务局早些年已出资征用了附近的土地。由于企业是逐步发展的，未用的土地同意农民继续耕种。待矿上要用时，农民又提出土地征用费问题， 矿上拿出已付征用土地费用的凭据， 从1989～1993年共避免经济损失300多万元人民币。
第二，发挥企业档案的技术内涵作用。
例如沈阳化工研究院从1982—1984年，仅技术转让方面就利用技术档案1100多份，收到技术转让费500多万元人民币， 这其中包括技术本身的价值，也有档案利用的价值。该院档案部门还编写了《科研报告摘要》、《科研品种手册》、《科研成果汇编》，这些利用档案原始材料，经过开发而提供的资料，大大方便了技术人员的利用，促进了科研的发展。
第三，发挥企业档案作为历史资料的参考作用。
例如上海正泰橡胶厂的档案部门，把厂里生产轮胎历年的技术数据统计出来，并找来国内外同行业同产品的技术数据进行对比。通过对比，对厂里轮胎的生产技术发展提出了建议，供企业领导参考。
又如，南京化学工业公司氮肥厂的档案部门，把厂里历年发生的生产事故整理出来，供有关员工阅读，有效地避免了同样事故的重复发生。
第四，利用企业档案，由企业档案部门主持或参与编史修志。
例如重庆天原化工厂编写了《吴蕴初与中国天字化工企业》。吴蕴初是我国化工界另一位民族实业家，在本世纪30年代创办了上海天原化工厂，生产烧碱及其系列产品，所有由他创办的工厂的厂名都有“天”字。
又如，大连化学工业公司编写了《大化志》。中国国营工业企业一般都有自己的厂史、厂志。这些厂史、厂志汇集起来，为编写行业史乃至中华人民共和国国史提供了翔实的资料。
第五，利用企业档案汇集编研，由行业档案学会写出专题文章和书籍。
例如，化工档案学会写出了《毛泽东与中国化工》、《周总理在吉化》（“吉化”即吉林化学工业公司简称）、《朱德与北京焦化厂》等，与人合作写出了《化学工业与国民经济》一书，有效地宣传了化学工业在国民经济中的作用。
以上仅是例举，中国企业档案的开发利用形式多种多样，正在不断向更广泛更深层次的领域发展，有的企业开发利用档案的经济效益已达到或超过企业对档案部门的投入。这说明企业的档案部门也是一个增收的部门，从而也引起了企业领导人对企业档案更多的关注。企业档案开发利用的意义不限于此，它还是企业文化和精神文明建设的一个重要组成部分。
（二）
回顾17年以前，中国企业的档案工作，虽然也有较大成绩，但是企业档案的管理还处在较低的水平，企业档案的开发利用工作主要限于发挥历史凭证作用方面。为什么17年来有这样大的变化？除了企业领导人和档案工作者的努力之外，同国家档案局的宏观管理和监督指导、中国档案学会的学术研究和活动、广大企业档案工作者在企业内外的联谊交流活动是分不开的。
中国企业的档案工作是在国家档案行政管理部门的“统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导”下进行工作的。档案行政管理部门实行分级和属地管理相结合的原则。各级各类的企业档案工作，按其所属中央、省、地、市、县各级，分别接受上级行政管理部门和属地档案行政管理部门的宏观管理、监督和指导，同时，接受上级主管部门的监督和指导。所有档案行政管理部门，接受国家档案局的统一指导。在中国，有这样一套完备的档案行政管理体系，有力地推动了企业档案工作和企业档案的开发利用工作。
中国企业档案工作者，一般都有很好的敬业精神，他们甘于清苦，热爱企业档案工作，钻研档案技术业务。在企业内部，有些企业档案部门的牵头人作为召集人，一般每周利用工余时间，把专职档案工作者和各科室、车间的兼职档案工作者召集在一起，畅谈同行友谊，交流档案工作情况，包括档案开发利用情况，提出档案研究课题，互相提出工作上配合的要求等等。在有些城市里，同行业的企业派出档案工作者代表，由较大型企业的档案工作牵头人召集，每个月或每个季度交流一次情况。有的行业这种活动已经发展到东北、华东、华北、中南、西北、西南六大区域，每年召开一次会议。这是一种松散的自发的档案工作者的活动，得到各级档案行政部门和档案学会的支持。在这些活动中，档案行政部门的公务员和档案学会的会员，也把档案行政管理部门和学会的意向和活动通报给大家，起到上下、左右、官方、民间交流沟通的作用。
中国档案学会作为在国家民政部门登记的全国档案工作者的学术性群众团体， 由中国著名的档案学家曾三、 裴桐、 吴宝康等发起， 于1981年召开第一次全国代表大会正式成立，迄今已召开四届代表大会。截止1994年，有个人会员7319名，团体会员51个：其中省、自治区、直辖市和计划单列市档案学会36个，中央专业系统如航天、化工等档案学会9个，直属分会6个。中国档案学会及其分会不仅开展了大量的档案科学技术研究和咨询活动，还在档案行政管理部门和广大档案工作者，包括企业档案工作者之间，起着桥梁和纽带作用。
10几年来，各级档案行政部门、档案学会和广大企业档案工作者，相互配合，为企业档案工作提高管理水平，为企业档案的开发利用解决了和正在解决着五大问题，为企业档案的开发利用铺平了道路，创造了良好的前提，打下了坚实的基础，这是这些年来档案利用工作蓬勃发展的重要的外部因素。这五个问题是：
第一，企业档案工作管理体制问题。
各级档案行政管理部门对企业档案工作的管理体制，前已述及。企业内部的档案工作管理体制，我们要求实行“集中统一”管理和分级负责的原则。
首先，企业应明确分管档案工作的领导人；把企业档案工作列入企业发展规划和计划；制定和完善本企业的档案工作规章制度；确定负责档案工作的职能部门，配备适应的档案工作人员，管理本企业的档案工作。其次，企业内部机构和所属单位也应建立档案工作机制，管理自己的档案和档案工作。
所谓企业内部档案工作的“集中统一”，是指企业档案工作的统一领导，统一制度，统一管理企业的全部档案。只有这样才便于保持档案之间的联系，发挥其整体优势，便于保管和开发利用。当然，“集中统一”只是要求在总体上、制度上管住，不等于企业的全部档案保存在一个库房里。
第二，企业档案的工作目标问题。
为了提高企业档案工作的整体素质和水平，更好地开发利用档案，国家档案局汇集各级档案学会的研究成果和广大企业档案工作者的建议，制定了“企业档案工作目标”，将企业档案工作分解、量化，提出具体要求。各级各类、各种所有制的企业都要按照“企业档案工作目标”开展企业档案工作，并对照“企业档案工作目标”看看自己企业档案工作水平如何，缺什么，补什么，逐步创造条件，全面实现目标。
在不同时间段， 目标的要求和档案行政部门指导的方式也不同。 70年代，目标针对企业档案工作遭到文化大革命破坏的情况，提出恢复整顿的要求。80年代，结合国家对企业管理实行升级考评，企业档案工作也分为国家一级、国家二级，让企业逐步由较低级升入较高级，由档案行政部门考评。现在，由于企业扩大自主权，行政部门不宜过多干涉企业内部具体事务，只制订一个统一的“企业档案工作目标”，由企业自己组织达标，自愿申请，请档案行政部门予以确认，并发给证书。
通过这样的目标管理活动，把国家对企业档案工作的宏观管理与企业对档案工作的微观管理结合起来，把一个企业的档案工作与整个企业档案工作在统一目标下的平等竞争结合起来，以促进企业档案工作提高水平，更好地进行开发利用工作。
第三，建立企业档案馆（库、室）问题。
我们支持有条件的企业建立档案馆。认为，按国家标准确定的大企业和企业集团；企业内部职能部门多达15个，下属单位多达20个，有接收下属单位档案任务的企业；企业建立的时间长达25年以上，形成档案资料数量在3万卷（册）以上，都可以建立档案馆。 其他企业也要有必要的档案库房或档案室，建设企业档案馆或档案库（室），由企业投入。这样财源广，建设快，到1993年底中国已有企业档案馆221个， 没有建立档案馆的企业，一般都有档案库（室）。有了这样的物质条件，大大有利于企业档案的开发利用工作。
第四，“依法治档”问题。
中国档案学会为《中华人民共和国档案法》的起草和修改组织过专题讨论会，撰写过专题研究报告，这项法律已于1988年1月1日正式实施，企业档案工作受到国家法律的保护，无论是管理工作还是开发利用工作都得到顺利进展，企业的档案工作也走上了“依法治档”的轨道。
第五，企业档案工作现代化问题。
我们要求有条件的企业尽可能运用现代化的手段保存和管理档案，例如缩微、光盘贮存档案，运用微机检索档案，等等。这方面的工作，还仅仅是开始，还很不多。我们要学习发达国家的经验，把这方面工作搞得更好，这就是我们出访贵国的主要目的之一。
综上所述，企业档案的开发利用工作，主要靠企业领导人和档案工作者的努力，由外部提出适当的统一的要求也是必要的条件。