2.桂林电子科技大学信息科技学院 机电工程系 广西桂林市 541004
摘要：针对目前建设工程项目中资料管理的现状，结合建设工程项目管理对资料方面的要求，从资料形成、资料质量、资料管理人员、资料管理制度等方面分析了加强资料管理的措施。实践证明，采用该方法加强资料管理对提升建设工程项目管理的整体水平有较大改善。
关键词：建设工程项目；资料管理；措施
0 引言
随着国家城镇化战略的部署，城市规模的不断扩大，越来越多的建设工程项目被立项，为确保每个建设工程项目的使用性能，就必须提升建设工程项目的管理水平。建设工程项目管理是对项目的计划、组织、控制和指导的一种系统的管理方法[1]。工程资料管理作为建设工程项目管理的重要组成部分，贯穿于建设工程项目的决策阶段、实施阶段和运营阶段，系统地反映了整个建设工程项目建设的全貌，是建设工程项目新建、改建、扩建、及后续使用和维护工作的主要依据[2]。一套完整、规范、遵循客观实际的工程资料对提升整个建设工程项目的管理水平有着重大的现实意义。
1 建设工程项目资料管理现状分析
本文从四个方面对建设工程项目资料管理现状进行分析。
1.1 资料管理意识薄弱
长期以来参建各方存在着重建设、轻资料的现象。究其原因在于，建设工程项目的建设方面包含施工进度、施工质量等是能被直接感受的，属于“外在”部分，而项目资料则属于“内在”部分，只有在阶段检查或竣工验收时才想起来资料还没有及时整理，在这种背景下资料必然呈现出不完整、不规范、时效性欠缺等一系列问题。
1.2 资料管理相关制度不健全
良好状态的资料管理必须要有健全的制度做支撑，就目前的规范、合同、文件上对资料收集、整理、归档的规章制度鲜有提及，资料管理的工作还无法完全做到有章可依[3]。这种情况必然导致资料管理工作分工不明确，责任划分不清楚。参建各方都忙于抓工程进度，对资料管理工作都推向对方，这种无序的建设过程下，很多关键性的资料，比如设计变更、隐蔽工程等，不能及时收集、整理和归档，导致后期资料不完整，甚至无法通过相关的验收。
1.3 工程资料质量不符合要求
工程资料需完整、真实、具体并符合相关规范要求，结合笔者的实际项目经历，资料在上述几个方面均存在一些问题，下面从资料的完整性要求来说明。工程资料应该记录项目的全过程周期，无论是设计的变更、施工的签证、材料进场、验收、新材料、新技术的应用都应该有具体资料记录。但在实际的资料检查时经常发现，设计变更只有变更令，缺少变更前后的具体施工方面的资料；隐蔽工程缺少影响资料；采用新材料、新技术缺少审批手续。
1.4 资料人员专业能力不高
资料管理工作涉及面广，贯穿于整个建设工程项目的全过程，从项目的策划、立项、施工到最后的运营阶段都需要资料的管理，尤其在施工阶段，资料收集、整理、归档工作量较大，且都涉及专业技能知识，比如绿化方面的资料，要求资料管理人员熟悉多达500种以上的花卉种类，并能够明确辨别，这样才能保证绿化资料的准确性。
在具体的工程项目上，对资料管理人员上岗的门槛要求过低，在上岗之前缺乏必备的专业知识培训，再加上薪资过低等方面的影响，很多资料管理人员甚至出现在对本职工作还没完全熟悉，跟各个施工负责人零交集、无配合的情况下就已离职，工作交接不全甚至出现断交接等情况对资料的完整性、准确性影响较大。
2 加强资料管理的措施
针对上述工程资料管理工作中常见的问题，笔者结合自身资料管理方面的经验，就如何加强资料管理提出如下措施。
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2.1 加强资料形成过程的管控
从项目成立开始，就要根据相关的规定并结合工程实际制定出责任明确的建设方、施工方、监理方的资料管理办法，规范在项目中各个阶段的资料管理相关工作，并着重强调资料管理工作在整个项目管理中的地位，以引起重视。针对具体的资料管理办法可在项目合同或专门的资料管理规章制度中明确体现出来，让资料管理工作有法可依、有法必依，坚决避免参建各方互相推脱责任的情况出现。
2.2 加强工程资料质量的管控
工程资料的质量是衡量资料管理工作好坏的重要指标，一套质量好的项目资料一定是规范的、真实的、详尽的、符合工程施工进度和其自然形成规律的。下面以实际建设工程项目中经常出现的资料质量问题的作简要说明：
（1）当工程材料进入施工现场时一定及时要分批次做好送检工作，同时收集整理检测报告和合格证等质量证明文件；
（2）对于设计变更、隐蔽工程验收方面的资料，包括书面资料和影像资料应及时收集、整理、归档，同时所有资料应一式四份，分别交由建设方（两份）、施工方、监理方各一份共同保存，避免后续出现分歧或参建的一方篡改原始数据等现象，确保资料的及时性和真实性；
（3）应定期开展图纸的会审，及时准确记录图纸的变更和后续施工的记录，对施工进度、质量进行阶段性验收并做好资料归档工作；
（4）由于工程建设过程的各种不确定因素的综合影响，变更较多，在工程竣工验收时应独立画出竣工图，严禁在原有施工图上进行更改。
2.3 加强资料管理人员培训
资料管理人员的专业技术水平对资料管理工作有很大影响。所以参建各方都需要投入必要的人力、物力、财力去提高资料管理人员的工作积极性和专业技术水平，具体可以从以下二个方面入手：
（1）重视资料管理人员在项目中的作用，提高其工资待遇。长期以来资料管理人员地位得不到重视，很多项目都是在需要整理资料的时候临时招聘几个人员，没有系统的岗前培训，多是简单的口头说明，工资待遇也比较低，导致资料人员流动性较大，这对资料管理工作无疑是雪上加霜。针对这种情况，各企业要重视项目资料管理岗位，建立长期合理的人才招聘、培养计划，给予资料管理人员合理的薪资待遇，通过员工间的“传帮带”以及分阶段开展的专业技能培训逐渐形成一支人员结构稳定且专业技能过硬的资料管理团队。
（2）规范资料管人员变动时期的工作交接。资料人员的变动期间如果没有规范的交接制度，很容易导致这段时间内的资料管理工作出现差错，各种资料不能及时收集、整理和归档，且后续检查时也容易出现责任不清。所以要结合建设工程项目实际制定出专门用于资料人员工作交接期的规章制度，做好这一阶段的资料管理工作。
3 结论
资料管理工作是一项内容复杂、涉及面广、工作量大的工作，由于长期以来的各种因素的影响，资料管理工作一直没有得到很好的开展，这对整个建设工程项目管理造成很大的影响。本文对目前资料管理的现状进行了分析，并在此基础上结合笔者工作经历针对性的提出了加强措施，希望各方共同努力，使资料管理工作更上一层楼。
参考文献：
[1]朱品红.建设工程项目资料管理工作的思考[J]. 城建档案，2012，（8）：54-55.
[2]陈楠.基建工程项目中档案资料的管理与监控[J]. 档案工作，2018，（287）：135-136.
[3]唐倩.浅谈如何做好公路工程项目资料管理工作[J]. 现代工业经济和信息化，2018，5（14）：95-96.
作者简介：
庞静娜（1987-02），女（汉族），河南南乐人，助理工程师，本科，主要研究方向：建设工程项目造价、资料的管理。
论文作者:庞静娜1,程彬彬2
论文发表刊物:《基层建设》2018年第27期
论文发表时间:2018/9/18
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