试析知识管理对信息资源管理的影响，本文主要内容关键词为：信息资源论文,知识管理论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
1 信息资源管理(IRM)的宏观描述
1.1 IRM的概念
信息资源管理(Information Resources Management,IRM)从狭义上讲，是指对信息本身，即信息内容实施管理的过程；从广义上讲，是指对信息内容及与信息内容相关的资源，如设备、设施、技术、投资、人员等进行管理的过程。人类的生产和生活与信息密切相关，因而一刻也离不开信息资源管理。
1.2 IRM的发展历程
人类对信息资源的认识和管理大致经历了以下几个阶段，即传递口头信息、传送文字信息、传播文献信息、传媒数字信息。相应的，每一阶段都对应着人类社会发展史上的一次信息大变革，所以说IRM与人类的发展休戚相关。
人类对信息资源的管理是从不自觉到自觉、从实践上升到理论继而又指导实践的过程。从早期的类人猿到早期的人类社会，从漫长的农业社会到蓬勃的工业社会，再到飞速发展的信息社会，信息资源管理在其中起着决定性的作用。随着信息社会的到来，IRM已成为社会发展的核心动力，信息资源的开发和利用能力，已成为决定国家或地区发展的战略资源。
1.3 IRM的信息运动过程
IRM依据信息资源的生命周期，从信息资源的开发到信息资源的利用，是一种信息运动的过程。IRM过程始于信息人员对用户信息需求的分析，再依次经过信息采集与转换、信息组织、信息存储、信息检索、信息开发和信息传递等环节，最终满足用户的信息需求。
1.4 IRM发展的高级阶段
与IRM的实践相比，其理论发展却明显滞后。IRM理论兴起于20世纪70年代末、80年代初，发展较为迅速、影响广大而作用深远。计算机技术的迅猛发展和网络技术的日益普及，又为IRM提供了新的舞台，IRM面临着理论更新和实践创新的任务。
从20世纪80年代至今，知识管理逐渐被认为是信息管理的高级阶段，信息管理也随着知识经济的兴起，不断向知识管理延伸和发展，知识管理的应用领域已从企业向文化、教育等各行业扩展，对于知识管理的研究已成为管理领域里的热点之一。
2 知识管理(KM)从理论到实践
2.1 KM的理论
2.1.1 KM的概念
对于知识管理(Knowledge Management,KM)的定义，学术界目前尚无一致的共识，但从整体来说，KM就是为了提高组织的适应性、生存能力、创新能力和核心竞争力，将知识看作是一种可开发的资源，通过确定、捕获、收集、组织、标引、存储、集成、检索和共享等手段，对组织的知识资产及相关事物进行有效管理的科学。其中：(1)组织的知识资产既包括显性知识，又包括隐性知识。前者是指可用文字表述的知识，如：数据库、文件、程序等；后者是指难以用文字表述的知识，如：技能知识、人力知识等。对显性知识的管理主要是编码化、数字化，而对隐性知识的管理主要是显性化、文字化。一般而言，隐性知识比显性知识更完善、更能创造价值，因而对隐性知识的挖掘和利用能力，将成为个人或组织成功的关键，人的因素将成为KM的决定性因素。(2)组织中的知识，既包括个人知识，又包括组织知识。前者是指开发组织的数据库所必需的知识，后者是指通过组织中的员工之间的交流、探讨和相互作用而形成的知识。
2.1.2 KM的过程
KM是一个动态的过程，包括知识需求分析、知识获取、知识确认、知识组织、知识传播、知识应用六个循环、连续的阶段。企业或组织要有效地对知识进行管理，就需要经过信息的综合与分析、信息的搜集、确认、组织、传递、开发和利用等信息运动过程，逐一完成这六个阶段各自的任务和目标，从而最终实现知识的高效管理。KM的过程如图所示：
KM的动态过程图
以上各阶段的相互协调非常重要，如果其中任何一个环节或阶段出现问题，都可能导致KM过程不能正常进行，从而无法达到最终目标。
2.2 信息构建使KM从理论转化为实践
“信息构建(Information Architecture,IA)”一词最初是由美国建筑师R.S.Wurman于1976年提出的，即：它是“将数据中固有的模式进行组织”，使复杂变为简单；也是“创建信息结构或地图”，使他人获得所需的知识。IA还被预言为“将应用于信息组织等学科领域”。现在，IA已更多地集中于互联网网站的结构和组织，较为公认的定义是：“IA是一门组织信息和界面的艺术和科学，涉及组织系统、标识系统、导航系统和检索系统的设计，目的是帮助人们在网络和Web环境中更成功地发现和管理信息，有效地满足用户的信息需求。”由此可见，要想有效地组织管理信息资源，就必须切实做好IA工作。
信息构建将计算机技术与信息技术有效地结合起来，通过采用信息需求分析、知识组织、元数据构建、图形设计、信息检索技术、界面结构设计等技术手段，将IA应用于不同的领域，如Web设计、用户界面设计、数字图书馆、数据库系统等，以满足各类用户的不同信息需求。根据IA的具体实施过程，可将其分为初始研究、战略制定、概念设计、实施制作和管理维护五个阶段，各阶段紧密衔接、缺一不可。IA不但注重信息的准确性，还强调信息的可用性和可视化，重视用户体验，已经不仅仅局限于网站设计的狭义概念范畴，而且还向数字化、网络化信息空间的IRM范畴跃进。
随着信息技术和计算机技术的飞速发展，KM和IA相互结合的趋势日益明显。KM以知识的创造和应用为核心，通过信息技术和不同管理方式的使用，来营建知识共享和知识创新的良好环境，同时加强组织内部的信息交流与共享，推动组织中的人际互动和沟通，从而提高组织的应变和竞争能力。然而，如果没有相应的信息基础设施作前提，知识管理的实施就无从谈起。在知识创造和知识创新日益成为知识经济发展大背景的当今时代，组织如果不能有效地对知识进行管理，就势必会缺乏竞争优势，最终难逃被淘汰的命运。而IA恰好适应了信息基础设施建设的需要，为组织的KM提供了一条新颖有效的解决途径，它将抽象的信息管理理论一步步转化为可操作的知识管理环节，使得组织中的人员能够切实对组织内、外部的知识进行管理，从而不断提高企业的应变力和竞争力。另外，KM关注隐性知识向显性知识的转化，因而各类人员间的联系成为关注点之一，IA也是建立这种联系的有效方法。
3 KM对IRM的影响
KM是IRM的高级阶段，KM无论是理论还是实践（基于IA）都对IRM产生了深刻的影响。
3.1 知识获取机制所产生的影响
基于IA的KM更注重对知识和信息的快速获取，而在网络环境下，知识更新的速度惊人，从中快速获取所需的知识是KM的一个内在要求，这使得IRM更注重效率。
3.2 知识确认机制所产生的影响
在知识的处理过程中，基于IA的KM将对知识的各种算法、数据结构与计算机系统的匹配等问题进行探讨，从而使得知识确认过程形成良好的机制，这使得IRM的过程更加严密、完整。
3.3 知识组织机制所产生的影响
KM重视对隐性知识的开发和利用，网络环境下的KM还应注重知识仓惭，即进行资源再配置以形成个性化的知识，这将使IRM在层次上有所深入。
3.4 知识传输机制所产生的影响
在KM过程中。知识包括多种模式，如语音、文字、图像与图形、影视等，知识传输机制包括传输协议、传输安全控制等，知识传输过程所面临的信息资源环境比以往任何IRM阶段的都要复杂，对于所传输知识的安全性、可靠性要求也更高，这对IRM来说，既是手段上的更新，也是模式上的转变。
3.5 知识共享机制所产生的影响
知识共享是IRM发展到高级阶段的必然要求。基于IA的KM所指的知识共享机制包括网络信息资源的广义共享（无条件共享）机制、狭义共享（有条件共享）机制、共享的权限控制、显性知识与隐性知识的共享等。知识共享是IRM的最终目标之一，使得IRM的发展前景异常广阔。
3.6 信息资源的开发、维护与更新
对于起源于企业信息管理的KM而言，信息资源的开发从一开始就注重效用性，又由于有IA作基础，使得信息资源的维护与更新变得切实可行，KM为IRM提供了使之完善的途径。
总之，KM作为IRM的高级阶段，使IRM的层次有所深入、模式有所转变、手段有所更新、前景有所开阔。
收稿日期：2004-05-08