摘要：国家“走出去”战略的实施为中国企业国际化发展提供了重大机遇，近6年来，“一带一路”倡议由“大写意”成为“工笔画”。随着境外项目数量的增长，境外建设项目档案管理面临重大挑战。本文简述了境外建设项目档案管理研究现状及面临的问题，并就如何开展境外建设项目档案管理提出相关对策。
关键词：一带一路；建设项目；档案管理
前 言：
2013年9月10日，习近平总书记提出共建“丝绸之路经济带”和“21世纪海上丝绸之路”的重大倡议，是当前我国进一步推行对外开放的国家级顶层设计和重要倡议。国家“走出去”战略的实施为中国企业国际化发展提供了重大机遇，明确了开拓方向与重点。我国企业“走出去”步伐进一步加快，开展境外业务、设立境外机构、注册境外企业、投资与承揽境外项目积极性空前高涨，境外建设项目数量突飞猛进。
随着 “一带一路”建设的快速推动，境外建设项目档案管理也随着境外项目数量的增长、项目周期的延长、建设规模的扩大，广度和难度空前加大，档案数量迅猛增长。如何做好境外建设项目文件材料的收集、整理、归档，保证境外档案的安全保管和日后提供利用，面临重大挑战。
1.境外建设项目档案管理研究现状
随着国家“一带一路”倡议的推进和“走出去”战略的实施，我国企业纷纷抓住机遇，竞相到境外注册机构、开展投资、承揽项目，境外档案数量迅猛增长，境外档案管理研究方兴未艾。以中国知网的“中国期刊全文数据库”、“中国博士学位论文全文数据库”、“中国优秀硕士学位论文全文数据库”和“中国重要会议论文全文数据库”为基础，用“境外档案”、“跨国档案”、“境外企业档案”、“海外企业档案”、“跨国企业档案”5个关键词，分别进行题名检索，检索精度为模糊，共检索出有效的相关文献83篇。
从文献发表时间来看，1992年首次有人提出境外企业档案管理的问题，2001年之前有关境外企业档案管理研究的文献较少，2001年中国加入世界贸易组织后，相关文献数量开始增加，尤其是2010年以来增幅明显。随着“走出去”战略及“一带一路”的逐步推进，有关境外企业档案管理研究的文献数量呈快速上升的趋势。
已发表文献的研究成果主要集中在境外档案的价值、特点、存在的问题及原因、加强境外企业档案管理的对策、《企业境外档案管理办法》相关解读等方面。其中徐拥军等发表了4篇国家社会科学基金青年项目“国有企业境外档案监管体系”的阶段性研究成果，内容集中在境外档案面临的挑战与对策、管理体系、监管机制等方面。关于建筑工程境外档案管理的文献有4篇，研究内容主要是针对管理现状和问题，提出相应实施对策。
总体上，国内在境外企业档案管理领域已取得一定成果，但仍存在以下不足：
第一，对“一带一路”沿线国家档案管理环境缺乏全面、系统的研究，现有研究较为碎片化。
第二，在企业境外档案宏观、微观管理研究上，研究深度不足。很多论文仅从管理上提出整体要求，没有进行透彻分析，未能提出一套科学有效的境外档案管理组织体系、制度体系、管控流程等，对业务实践的指导性不足。
第三，现有研究关于建筑型企业境外档案管理的内容较少，建筑型中央企业境外档案管理研究尚处于起步阶段。
2018年8月2日，国家档案局发布《关于印发〈企业境外档案管理办法〉的通知》（档发〔2018〕13号），提出双重 “法规遵从”的管理原则，强化国内投资主体或母公司对境外档案的管理职责，明确境外重要档案范围并提出保管、运回、数字化等要求，强调境外档案应急管理机制等，对企业境外档案工作指出基本思路并提出新的要求。随着“一带一路”倡议的推进和提速，今后的境外档案工作将不断向标准化、规范化、信息化方向发展。
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2.境外建设项目档案管理存在的问题
众多承担境外业务的企业开展了大量境外档案管理工作的有益探索和实践，积累了宝贵经验。但因境外业务的特殊性、复杂性，档案管理面临较多问题，突出表现在：
1）档案管理体制不健全，全员档案管理意识淡薄；
2）档案人员流动性大，档案管理专业化程度低；
3）档案保管分散。境外企业较少配备专门的档案库房，不能实现集中、安全管理；
4）档案信息化建设水平低，管理手段落后等方面；
5）受所在国政治、法律环境的制约。
3.境外建设项目档案管理的对策
3.1 组织体系建设
项目公司应按照“集中领导、分级管理”的原则，建立以公司主要领导为组长，分管领导为副组长，各部门负责人及各参建单位档案分管领导为成员的项目档案领导小组，负责档案工作的统一管理和组织协调；建立以各参建单位分管领导、各部门负责人、专兼职档案员组成的档案管理网络。形成覆盖业主、监理、设计、施工等单位的档案管理组织体系，加强组织管控。
3.2 制度体系建设
项目公司要按照“集中统一、落地细化、操作强化”的原则，结合档案标准、合同及工程建设实际，项目前期组织完成项目档案管理办法、档案分类方案、归档范围和档案保管期限表、档案整理编目细则等管理制度和业务规范的制定，形成系统完善的档案管理制度体系。在工程实践过程中及时修订完善，使档案的形成、收集、整编、利用等各环节有章可循、有据可查，为项目档案统一管理、统一标准、统一格式提供依据。同时对参建单位进行项目档案管理工作交底，避免各参建单位自搞一套。
3.3 工作机制建设
项目公司应以项目档案领导小组及档案管理网络为平台，以“计划引领、问题导向、分析清楚、措施得当”的工作思路，建立跨组织、跨部门的档案管理工作机制。
要对档案工作实施常态化管理，召开年度会议，制定年度档案工作计划，编写工作总结报告，定期召开工程档案工作例会，实施年度评先；将档案管理纳入工程管理，档案部门参与工程验收并签字，没有档案部门签字确认的工程不得通过工程验收，将档案归档移交情况纳入合同款支付进行控制；建立严格的检查考核机制，定期组织由专业技术人员、档案人员组成的档案管理检查组，对参建单位的档案管理情况进行指导、监督、检查，发现问题及时整改；根据项目管理和施工特点，探索实施项目档案分步移交，将项目档案的整体移交化整为零，缩短归档时间。
要采取措施，严格要求EPC总承包单位履行组织协调项目文件收集、整理和归档工作的职责，监督其对分包单位项目档案工作的组织情况；确保监理单位落实对归档文件的完整性、准确性、系统性、有效性和规范性进行审查的责任；加强档案业务培训和宣贯，充分利用参建单位档案管理资源开展经验交流，提升全员档案意识。
3.4 基础设施建设
在永久营地的设计规划中应充分考虑档案室的建设条件，配置设备设施及档案装具，保证档案的安全长久保存。分析当地自然和社会环境对档案安全保管的影响，制定针对性的预防和保护措施。
4.结语
档案资产是企业的重要资产，做好境外建设项目档案管理是维护国家利益和企业合法权益的必然要求。我国企业在“一带一路”境外项目建设、运营过程中，需要有针对性地采取措施确保档案的完整、准确、系统和安全，为项目竣工验收及评奖评优奠定扎实基础，确保档案作用的发挥，助力中国企业“走出去”。
参考文献：
[1]王洋.“一带一路”倡议下境外档案管理探究﹝J﹞.档案天地，2017，第9期
[2]舒蓉，徐拥军.我国境外企业档案管理研究述评﹝J﹞.北京档案，2012，第11期
[3]蔡盈芳. 《企业境外档案管理办法》内容要点﹝J﹞.中国档案，2019，第2期
论文作者:刘凯
论文发表刊物:《基层建设》2019年第11期
论文发表时间:2019/7/30
标签：境外论文; 档案论文; 档案管理论文; 企业论文; 项目论文; 建设项目论文; 中国论文; 《基层建设》2019年第11期论文;