山东省巨野县人力资源和社会保障局 274900
摘要：将信息技术应用于档案管理，无疑对提升档案管理工作的效率、质量、规范性有着重要的意义。本文分析了档案信息化建设的作用，并提出了档案管理信息化建设的对策。
关键词：档案管理；信息化建设；作用；对策
档案管理信息化指的是档案管理部门在国家统一规划、组织和引导下，结合本单位的实际条件和发展需要，在档案管理工作的各项事务中，充分利用计算机信息技术，将档案资源进行扩展、整理、存储和管理利用，并向社会提供相关的服务。档案管理信息化并不仅仅是将各种形式的档案资料转化为电子资源，而是将档案管理的工作重点由对档案的保管，转化为对档案资源的处置、管理和利用，换言之，档案管理信息化建设是一个将档案管理工作由保管档案为目的转化为以向社会提供档案信息服务为目的的过程。信息时代背景下，档案管理部门为了适应档案管理工作新趋势，应推进档案管理信息化建设，提升档案管理工作的社会效益。
1. 档案管理信息化建设的意义
1.1实现档案信息数字化
档案信息的数字化是档案管理数字化建设的基础，同时也是档案管理信息化优势的最直观的体现。档案信息数字化指的是将纸质的文件、图片、音频、视频等原始资料通过信息技术转化为电子资源，进而建立目录、全文或多媒体数据库，对其加以归纳、储存和利用。档案信息数字化，使数据资料可储存于电脑硬盘、光盘及其他存储设备上，其查询便捷、可复制、可转移，且安全性较高。
1.2实现档案信息网络化
档案管理信息化建设使得档案信息可通过局域网进行传播和管理，使档案资源管理工作的一体化、系统化得以大大提升，极大的节约了档案管理工作所消耗的人力、物力和财力，并使档案信息管理工作的速度和质量得到迅速提高。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
1.3实现档案信息管理与利用的一体化
档案信息资源的价值在于利用，而以往档案管理部门“闭关自守”的管理模式和工作模式，很大程度上限制了档案信息资源价值的发挥。信息化的档案管理打破了传统模式，不但使档案信息的管理更为便捷，还使档案信息资源实现高度共享，使档案信息的管理与利用变得协调一致。
2.档案管理信息化建设对策
档案管理信息化建设是一项全面、长期的工作，其内容主要包括基础设施、信息资源、人才队伍和相关管理制度的建设。
2.1基础设施建设
档案管理信息化建设的必要基础设施包括计算机、服务器、路由器、交换机、存储设备以及档案信息化操作系统、数据管理系统、信息安全系统等等。这些基础设施的核心是计算机网络，因而档案管理上级部门应与基层单位及时沟通，加大投资来搭建档案管理计算机网络，为档案管理的全面信息化提供基础。
2.2信息资源构建
档案管理信息系统的信息资源构建途径包括两种：一是对现有馆藏信息资源包括图书、图片、音像档案等等进行数字化处理；二是整理搜集各种电子资源将其进行归类树立，集成到信息资源数据库中。
2.3提升人员专业素质
成功的档案管理信息化系统依赖于高素质的专业人才，档案管理信息化建设中十分关键的一个环节就是提升档案管理人员的专业素质。首先，要使全体档案管理人员充分认识到档案管理信息化建设的必要性和重要性；其次，要强化对档案管理人员的培训教育，一方面使其学习更多信息知识理论，熟练掌握各项计算机应用技能，另一方面要鼓励档案人员积极实践，逐渐熟悉和习惯信息化的档案管理业务；除此之外，为了保障档案管理信息系统的稳定性、先进性，应聘用专门人才对信息系统进行维护和完善，使其不断学习，掌握最新技术和先进档案管理软件的相关信息。
2.4采取规范措施，强化各项管理
为了保障档案管理信息化建设的高效、有序进行，档案管理单位应采取相应的配套措施。首先，要制定各项规章制度，对档案信息的鉴定、移交、处置、管理、利用等各项工作进行规范，明确各项技术指标、操作方法、评价标准，以保障档案管理信息资源的质量，保障档案信息服务工作效率；其次，要强化对信息化档案管理工作的监督和管理，采取公平合理的绩效评价体系和激励措施，以激发档案人员对档案管理信息化建设工作的热情，促使信息化系统不断完善。
3.总结
综上所述，档案管理信息化建设不但提升了档案管理工作的效率和质量，更使档案信息资源的价值得以充分体现。档案信息化建设是一项长期的工作，因而要从基础设施、信息资源、人才队伍和管理体系这四个方面进行综合的考量和规划，只有保证四者的协调发展，才能促进档案信息化建设的高速、有序进行。
参考文献：
[1]龚霞、钟霞.档案管理信息化建设刍议.[J].机电兵船档案.2012(1):53-54
[2]贺秀丽.档案管理信息化建设所面临的问题与对策.[J].中国管理信息化.2011(12):35
[3]郑东明.档案信息化建设过程中的问题及对策.[J].黑龙江科技信息.2010(25):101
[4]杨粤晖.浅谈新时期档案管理信息化建设.[J].湖北经济学院学报（人文社会科学版）.2010,07(9):77-78
论文作者:夏田婧
论文发表刊物:《防护工程》2017年第28期
论文发表时间:2018/2/5
标签：档案论文; 档案管理论文; 信息化建设论文; 信息资源论文; 管理工作论文; 信息论文; 对策论文; 《防护工程》2017年第28期论文;