摘要：在我国目前的人事档案信息化管理过程中，尽管出现了不少单位与软件开发商合作研究的现象，然而却缺乏国家统一的规范标准，人事信息化资源尚未得到充分运用。所以，本论文试图通过研究国内外的相关成果，以我国目前的人事档案管理工作现状为切入点，进一步披露人事档案管理中存在的不足，分析其中的内因，以提出科学化的管理建议，不断推进我国人事档案信息化管理工作。
关键词：人事档案管理；信息化建设；问题；对策
1人事档案管理信息化的必要性
1.1信息化管理有利于提高档案资源的利用率
人事档案真实地记录了企业每一个职工的个人信息，而对这些信息进行系统的管理，可以大大提高对它的利用率。而人事档案由于存着许多人的信息，因此很多工作的开展都离不开它，所以提高利用率，也同时能够减少不必要的时间浪费，它同时也承载着许多员工的切身利益，而且如今企业对于人事档案的使用频率越来越高，如何跟上发展脚步，就需要对其进行信息化的管理。
1.2信息化管理有利于提高管理效率
传统的档案管理，是将人员信息用纸质文件进行记录，然后将其封存起来，这样做不仅浪费资源，消耗了大量财力物力，也同时降低了空间利用率，查找起来也十分麻烦。而如果进行信息化的管理，将档案录入于电脑中，就可以大大减少工作人员的工作量，提高工作效率，而且这种方式也能节省空间上的占用，利用计算机技术对档案进行管理分类，大大提高了管理效率，同时降低了管理成本。因此信息化的管理方式，已经成了档案管理改革的总方向，随着科技的进步，如何合理地运用新的技术，可以大大改善整体的管理效率低下的问题，这已经成了档案管理的必然趋势。
2企业人事档案的几个特点
一是材料分散。人事档案收集的材料内容，往往跨度很大，有的是在学校形成的，有的是在组织人事部门形成的，也有党组织材料。在不同的阶段、不同的单位形成的材料，往往并不是全部完整齐全地装在一个档案袋里，可能材料分散在各地、各部门。二是管理的主体具有稳定性，从管理主体上来说，人事档案的接收、移交、转递等各环节的管理具备一个管理主体上的稳定性。三是立卷方式具有强制性，人事档案以人为单位进行立卷，人事档案管理制度明确规定，完整性和连续性强。四是机密性强，部分人事档案涉及个人品德等诸多方面，与一般档案相比，人事档案既属于个人隐私，又属于党政秘密，保密性相对更强。
3人事档案管理存在的问题
一是信息化建设问题。从事人事档案信息化建设和管理的工作人员，不仅应具备较高的档案管理技能，同时对于计算机及网络技术的熟悉程度与要求也较高。现实中从事档案管理的人员多数不是档案管理专业出身，虽然在长期的档案管理过程中积累了一定的档案管理能力，但是计算机技术多数仅限于简单的应用，缺乏专业的技术支撑，在建设人事档案信息化的过程中，不能快速准确地完成信息的检索和录入。信息化建设过程中的安全风险是难以规避的存在，这也是进行档案管理所必需承担的风险。在信息化人事档案的建设中，一旦发生信息泄露，将造成严重的后果。现阶段人们对于人事档案管理中的安全风险认识不足，所以存在的安全隐患较多。二是体制机制问题。这是制约人事档案管理工作的客观原因。良好的制度是人事档案管理工作高效运行的基础，但是，目前条件下相应的保障制度不完善，人事档案管理工作设施环境得不到保障，现代化的管理手段欠缺，管理模式落后，管理信息不通畅，这些因素都导致了人事档案管理工作无法高效运行，不能为单位和组织发展发挥应有的作用。在制度建设层面，虽然《档案法》和《全国档案系统信息化建设实施纲要》已经颁布并实施了很长时间，但是落实不到位。因此很多单位内部并没有形成一套完整的制度体系，在没有具体实施细则指导的前提下，人事档案信息化建设长期止步不前，多数单位的人事档案信息化建设停留在口号中，并没有落实在具体的行动上。
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4新形势下人事档案管理信息化建设的措施
4.1正确认识档案信息化管理的重要性。
想要做好人事档案管理的信息化建设，就必须要加强对人事档案管理工作重要性的认识，要认识到人事档案管理对于企业发展和事业单位建设的作用，单位的领导和员工要认识到档案信息化管理的作用，要转变传统的管理理念，跟紧时代的潮流，利用现代的信息化技术和互联网技术，对人事档案管理工作进行创新和发展，促进人事档案管理工作的信息化和科学化建设。
4.2培养具备专业素质的人才，提高全行业信息化管理意识
当今社会是一个信息化时代，所以人们对于档案信息的利用频率也在大大提高。这对整个行业的人来说都是一个挑战，因此需要提高人们的信息化意识，这是做出改革的第一步，加快向数字管理的转变。充分利用先进的人事档案管理模式，提高档案管理质量，实现档案管理的高效化。
4.3加大对档案管理信息化建设投入
想要进行人事档案管理的信息化建设，首先就要加强人事档案管理的基础建设，提升人事档案管理的工作的整体水平，为人事档案管理的信息化建设提供良好的基础。所以企业要注意加大对档案信息管理工作的投入，要对人事档案管理工作的软件和硬件设施进行及时的更新维护，加强技术支持和保障，促进人事档案管理工作的信息化和科学化建设。
4.4完善人事档案信息化管理制度
健全的人事档案管理制度，能够为企业的人事档案管理工作提供有效的制度保障，所以企业必须要完善人事档案管理相关制度，对人事档案管理工作进行规范化和科学化的要求，对于档案信息的真实性、档案管理工作的规范性以及档案保存方式等进行统一的要求，防止档案在管理和使用中出现问题，影响档案的利用效率。企业也要根据实际的人事档案管理工作进行制度完善，要保障人事档案管理工作有章可循，在工作中确保其规范性和制度化，保证企业的人事档案管理工作顺利进行。
4.5开展多途径的档案信息化人才培养模式
充分发挥教育资源优势，在高等院校中设立档案信息化专业人才的培训基地，为各大单位培育出一支具有高研发、管理能力的人才队伍。我国目前拥有29所设置档案管理专业课程的高等院校，这些都是开展档案信息化建设工作的重要人才来源。单位在档案信息化建设的过程中，应强化与高等院校之间的合作。学校运用既有的教学设施、科研以及师资优势，为各大单位源源不断地提供高质的专业型人才。此外，单位还可以运用高校完备的教学设施，引导在职人员参与高校及科研院的相关培训，或听取有关专家的座谈会等，这些都是在职档案人员学习、掌握新知识、新技术、新技能的重要渠道。
结束语：综上所述，人事档案的信息化进程不是一蹴而就的，需要各级领导提高认识，同时在管理的体制机制上进行创新，增强安全性、重视系统维护、充分开发利用高素质展业人才，这才是人事档案信息化建设的重点。
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论文作者:方芳
论文发表刊物:《基层建设》2018年第26期
论文发表时间:2018/10/1
标签：人事档案论文; 档案管理论文; 信息化建设论文; 管理工作论文; 档案论文; 人事论文; 单位论文; 《基层建设》2018年第26期论文;