对数字化时代文件定稿是否归档问题的再思考，本文主要内容关键词为：定稿论文,文件论文,时代论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
文件定稿是指经过会议批准或机关领导人审核签发的稿本，它是印制文件的标准依据。随着数学化技术的发展和办公自动化的普及，纸质文件逐步过渡为多种载体的文件形式，从而引发出对文件不同载体或稿本的再认识；市场经济的发展也使传统文件的法律效力认可模式在悄悄地发生着裂变。笔者认为，有必要对电子环境下文件定稿的性质及作用作进一步的研究，以便合理划分其归档范围。
在定稿内容与正本基本相同的情况下，强调保存定稿是因为定稿上有负责人的签发意见、拟稿人和核稿人的签名等正本所没有的特殊标记，它们清楚地记载着制发文件的有关责任者的姓名，便于分清责任；特别是负责人的签发意见，对文件印发生效更具有法律依据作用，是考证文件真伪和可靠程度的重要凭证。笔者认为，从这个意义讲，认为定稿更具有档案原始性，最具备原始记录作用无疑是正确的，这是定稿高于正本、珍贵于正本，也是强调定稿要归档保存的最重要的原因。
不可否认，文件从起草到正式发出，要经过数道环节的反复核对、层层把关，因此正式文件出现错误需要与定稿核对的情况很少；况且多年来文件的受理或经办单位早已习惯了以文件上是否盖有制发单位的印章为认可文件的法定标志，极少发生因对文件法律效力产生疑问而核对文件制发单位的法人代表或党政领导签写的“准予发出”的书面意见及签名的情况；同时，读者查阅的档案也基本上都是正本，因正本具有同样的法律效力，且格式完整、字迹清晰易辨。正是以上几方面原因造成定稿的利用率极其低下。对纸质文件的管理，笔者赞同大多数学者所主张的文件定稿有选择归档的观点。其实，有些学者提倡的保存文件定稿的变通方法也是可取的，如舍弃保留定稿全文的做法，只保留记载有签字、签发意见、批注等各种标记的稿头纸或将稿头纸所载这部分项目内容转移到存本上等，其目的都是为了尽量少占用馆藏空间，节省人力、物力，保留文件定稿的凭证作用。
值得注意的是，随着数字化技术的发展，传统的办公形式发生了革命性变革，自动化办公、无纸办公产生了大量的电子文件，电子文件的脆弱性、不稳定性和可变性使得这种动态文档可以不断被更新、重编、合并或剔除，而无需保存以往版本的痕迹，从而造成了鉴定电子文件是否原始、真实、可靠，是否具有法律效力的巨大困难。由于数字信号本身没有连续性，无法比较，电子文件一旦出现差错或因人为原因发生改变，仅从证据载体的物理性上是难以查清的。因此，当前我国与世界上大多数国家一样对电子文件实行“双套制”保存。对双套制应有以下两种理解：
一是把电子文件转换成传统纸质文件。据笔者了解，我国有些实现了无纸办公的单位，多采用将草稿录入计算机进行插补增删、反复修改，最后打印出定稿的方式。定稿内容与存留在局域网上发挥文件功用上传下达的电子文件无异，但定稿须另添加领导人的书面签字、签发意见以及批注等各种标记，脱机保存。而输入计算机网络中的通用文本，由于非常容易被调出、复制、删改，甚至被编辑到其他文件中，而且只要需要谁都可以从互联网中任何一个终端复制出网络中存在的任何一份文件，所以这种普通文本的归档价值就变得不那么重要了。从这个意义上讲，保存电子文件的原始稿本意义非同寻常。
二是实现传统纸质文件的数字化，即把馆藏档案数字化并上网或建立虚拟档案馆，实现资源共享。这是文书档案工作的发展趋势。文件的数字化可解决馆藏拥塞的问题，且方便利用，有利于实现信息的互通有无。不过在享受数字化技术带给我们的诸多方便的同时，我们又面临着许多问题：档案被数字化后，是否要保留原件？一旦某份档案被数字化，该原件保留下来究竟有什么用？笔者认为，档案数字化后，原档案载体中所载的档案信息就以数字信息方式生存在互联网上了，人们可以通过互联网以各种方式尽情地利用数字化的档案信息，满足各方面的需要。这样，原来载有文件信息的各种通用文本（如正本、存本等）便随之失去了存在的价值，可以销毁，而文件定稿必须保留下来，原因有二：一是定稿相对于其他文本最具有权威性、最具法律效力；二是由于同样的技术原因，上网的数字化档案信息不具备法律认可的证明效力，仍需要保留其传统文本——文件定稿来作为该份文件的凭证。当然，随着鉴定技术的发展和法律的不断完善，相信电子文件将与传统档案一样具有证明效力。
另一个值得关注的现象是，随着市场经济体制的逐步建立，在大量的劳务合同、承包协议中，与红头文件不同的是，除了大红印章外，还有企业或公司法人的签名。然而，印章的可仿造性已是众所周知的事实，因伪造公司印章仿制文件，篡改合同、协议等法律依据而引发的权益纠纷案件层出不穷，在双方对簿公堂时，只有文件定稿才能辨明真伪，保护公司的合法权益。因为定稿上有法人或单位负责人签署的意见和签发的手迹，以最可靠的（因为世界上没有任何两人的笔迹是完全相同的）法定标志表明文件制发的原始性、权威性。因此大凡重要的合同、协议等履约性文件，一般都有双方法人代表的签名并要互相交换文本。
综上所述，我们可以得出以下结论：数字化时代出现的大量电子文件的原始稿本以及商务活动领域重要商务文书的原始稿本，其凭证作用的重要性正在与日俱增；与此同时，为了维护历史真迹，反映历史的真实面貌，我们应该也必须保存原始稿本，因为只有它们才是历史的真实写照。
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