中美两国电子文件管理之区别，本文主要内容关键词为：文件管理论文,中美两国论文,区别论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
中美是世界上代表着两种不同的东西方文化的两个大国。由于历史文化背景的差异，作为文化体现之一的档案与文件的管理也存在着许多差异。近日，笔者有幸赴美国马里兰大学进修二个月，集中考察了美国的电子文件管理，比较我国电子文件管理的状况，试作如下分析，以引起对电子文件管理的重视。
（一）两国电子文件的形成时间和历史发展过程不同。美国的电子文件是伴随着世界上第一台计算机问世而开始形成的。我们知道，1946年在美国诞生了第一台电子计算机，人类社会从此开始数字化时代，但是，这个数字化的过程经历了一个逐步发展的阶段。至本世纪60年代，出现了早期的电子文件：美国宾夕法尼州大学就有一套涉及学校财管管理和学生学籍管理基本情况的计算机管理系统，形成了大量数据。由于当时人们还没有意识到电子文件的存在，对它出现后的保管与利用，沿用了原来纸质文件的管理办法。15年后，当人们重新认识这批电子文件时，已经无法识别和阅读了。我国计算机技术的普及尤其在档案部门的运用，比美国起步要晚20年左右的时间，80年代初期，随着改革开放的大潮，我国电子计算机技术得到了迅速发展，至80年代末，已经开始出现小型网络，而到了90年代末，在短短的20年不到的时间里，电子文件生成和运作的网络环境已经初具规模，而就电子文件产生的领域和数量来看，已无异于美国等发达国家。所以，就电子文件给档案部门带来的冲击，由此而产生的归档及管理等方面的诸多问题，虽然美国起步早，但却经历了一个历史发展过程。而中国起步虽晚，却一步跨越至网络化数字时代，双方面临的是同样的办公自动化条件下与日俱增的电子文件管理问题，因而具备了一定的可比性。美国在80年代后期开始研究电子文件管理问题，形成了一系列重要的研究成果，值得我国档案部门借鉴：
第一，制定电子文件管理规定，明确管理规范和要求。比如，美国档案与文件管理局对联邦政府各部门签订和管理的，在电子邮件系统中产生的所有电子文件，拟定了管理规则和严格的操作规范，以此作为加强电子文件管理的有效措施。
第二，接收重要电子文件并实行集中统一管理。美国国家档案馆对联邦政府部门产生的重要电子文件，依据《通用文件保管期限表20》中的有关电子文件的若干规定，加以拷贝，进入电子文件保管系统后收集至美国国家档案馆电子文件保管中心实行集中统一保管。
第三，采取一系列安全措施，使计算机网络逐步趋向安全化。比如，对美国国防部的电子计算机系统规定了4等8级11条安全策略，并限制其出口。
第四，为保证电子文件的长期有效的保存和阅读，美国国家档案与文件管理局会同国家标准局共同制定了《联邦政府电子文件的产生、传送、存贮与长期保存的标准》，他们有一个专门研究小组，负责调研和推荐能确保电子文件长期、有效存取的方法，并在英特网上发布了研究总结报告。
我国从90年代中期开始休中力量研究电子文件问题，国家档案局成立了专门的课题组， 形成了电子文件归档及电子档案管理办法初稿和CAD电子文件光盘存储归档与档案管理办法的试行稿， 上海市人民政府颁发了《电子公文管理办法》和《电子邮件传输格式》，上海市档案局制定并颁发了《电子文件归档管理暂行规定》。由此可以看出，两国电子文件管理正从无序状态进入规范化管理的攻坚阶段。
（二）两国电子文件的概念表述以及管理范围存在着很大的差别，对电子文件的认识也有一个过程。美国最早将电子文件表述为“机读文件”。这一概念不仅仅指系统生成的文件，也泛指将其他形式的文件，拷贝成机读文件。由于机读文件的概念太广泛，含义不够准确，近年来，美国对电子文件的专用术语基本确定为“Electronic Records”，由档案部门接收的归档电子文件则称为“Archival Electronic Records”，然而，几乎没有“电子档案”，即“Electronic Archives”一说， 这一认识与我国现行的“电子文件”与“电子档案”的认识从思维方式和理论根源上存在着很大的差别。多数美国学者认为，文件与档案是同一事物的不同表述，他们的注意力始终集中在文件而不是档案上面。而我国档案部门，由于传统上对文件与档案的严格区别，而使得从一开始就突出了档案而不是文件，因而，当电子文件出现在人们面前的时候，便自然地关联到“电子档案”而受到档案原始凭证属性的束缚，陷入了困境。依笔者之见，我们当务之急是集中精力研究电子文件的管理，而不是“电子档案”。在现阶段，所谓的“电子档案”也就是作为档案保存的电子文件，它并非是该档案的唯一形式。对电子文件的基本属性的认识也是不相同的。我国某些权威学者认为，电子文件的基本属性是电子材料，因而定义为“代码序列”，并认为与传统意义上的文件是根本不同的，因而应该赋予它全新的概念。而在美国则不同，许多人认为，电子文件是作为机读文件表现出来的一种形式，而不是具体的文件门类。电子文件必须首先是文件，它是文件概念的衍生，因而在基本属性上没有本质差别。在所有出版物中，涉及电子文件的表述是强调“具有文件的一般属性”，而不是强调它的“代码序列”。这种思维方式和表述方法值得我们深思和借鉴。笔者认为，“电子文件”这一特定概念，应该理解成为“电子”这个限定词对“文件”这个属概念的具体的限定，意指形成于电子环境下的文件，其实质仍然是文件，其表现形式是电子。如果离开了文件这一本质属性，而研究电子材料，则使电子文件的研究偏离了方向。
（三）两国电子文件的管理原则与方法也是各不相同的。首先，在电子文件归档问题上，美国政府各机关电子文件的形成和积累是与纸质文件相对应的，因而尚未形成特别的管理要求，正是由于这一自然状态，受到了美国一些学者的批评。美国一些报纸曾尖锐地指出：“如果将政府机关中的电子文件转换为标准的、永久的可读形式而不造成信息的丢失，迎接这一技术挑战的并非只有档案馆，因为没有任何一个政府机构愿意背上为每天产生的文山划分保管期限，分门别类予以保管的重负。”况且，电子文件的管理，其难度和复杂性要比纸张大得多，这个问题正困绕着美国政府，并由此而引发出一场官司：由记者、研究人员和史学工作者组成的公民权利组织控告了美国国家档案文件管理局和有关政府机关，指控他们对政府机关的电子文件不经鉴定，不加区别的大批销毁，已经触犯了法律。这场官司涉及面虽广，但焦点始终是电子文件，其核心就是关于电子文件的价值问题，这不得不引起我们档案人员的深思，它足以说明电子文件的管理，尤其是归档管理已刻不容缓。相比之下，我国各机关电子文件的归档工作已经摆上了议事日程，一些机关制定了电子文件的归档管理办法，明确了电子文件的管理权限和归档范围。这一在美国闹得不可开交的电子文件价值鉴定问题，在我国各机关可望得到较为妥善的解决。
其次，在电子文件的接收问题上，美国的做法是由档案馆采用统一的格式，将各机关电子文件统一拷贝至一种载体，在接收各机关电子文件时，不考虑网络程序，不依靠系统环境，不需要专用设备，仅仅将电子信息按统一要求复制一套接收进馆。比如，美国国家档案馆电子文件保管中心目前接收的三万份电子文件，就是依据《通用文件保管期限表20》，将联邦政府各机关形成五年的电子文件拷贝至统一的磁带上，接收进来，且规定每十年复制一次，以保证其安全可靠。各机关电子文件的原件则可以销毁（由此引发了前述那场官司）。又比如，在马里兰州档案馆，拥有一套计算机档案管理系统，接收和形成的电子文件（包括由纸质档案扫描而产生的电子文件）被集中保存在大型数据库中。在美国许多地区，我们可以看到，档案部门的电子文件，多数仍是由原来纸张档案被大量地拍摄成缩微胶卷，再由缩微胶卷扫描成电子图像文件，存贮在磁带上。这样，既便于保管，又方便利用，而一般情况下，则可以将原件保存起来而减少利用的次数。但是，也有学者，如马里兰大学的张曙光教授则认为，电子文件虽然方便利用，但不可完全替代原件，对研究者来说，面对千篇一律的电子信息而看不到实体，难以找回直接面对档案实体的那种实实在在的感觉。因此，在马里兰州档案馆里，纸质档案、缩微档案和电子文件三套并存就不足为奇了。我国档案馆尚未开展电子文件的接收工作，这是因为电子文件的形成历史还没有达到传统规定的机关档案接收进馆的时限。但迟早有一天，电子文件将随着纸质档案一起潮水般涌向档案馆。我们的档案馆将用什么样的格式、以什么载体形式和系统程序来接收并统一这些电子文件呢？这将成为本世纪末，下世纪初我国档案馆面临的重大课题。
在电子文件的保管载体上，中美两国的做法也有明显的差别。近几年来，光盘技术发展迅猛，已逐渐成为电子文件的主要保管载体，但奇怪的是，在美国这样技术发达，光盘非常普及的地方，档案部门却仍然青睐于磁带，认为它比光盘更加经济实用，安全可靠。笔者认为，由于美国档案部门在光盘技术出现之前较早地形成了一套磁带电子文件管理模式，而且，这些电子文件主要处于保管状态，就磁带这一载体而言，比之光盘仍不失为一种有效方式。光盘便于检索和利用，但在保管寿命上仍有争议，档案部门拥有的大量磁带而面对新崛起的光盘，似有“船大掉头难”之感。而我国的档案部门从零开始，无此顾虑，可以一步到位。就技术而言，光盘作为电子文件的存贮载体是可行的，其寿命问题，相信随着科学技术的日益发展，终归能够妥善解决的。我国在确定CAD电子文件归档管理标准时，就已采用了光盘这种载体，许多档案馆在设计计算机辅助档案管理系统中，已经大量地采用了光盘技术，建立了多个光盘塔或光盘库，光盘的刻录技术已相当普遍。下一步应该就光盘的规格、著录格式和保管环境、安全措施等再作深入研究，光盘技术将大有可为。
综上所述，中美两国就电子文件的管理，无论从发展的历史过程，还是从人们的思想认识；无论从电子文件的管理原则与方法，还是在载体与形式上，都有许多不同的地方。美国是世界上最早形成电子文件的国家之一，它的经验与教训具有一定的代表性，分析和比较这种差异，将有助于进一步认识电子文件，充分吸收先进的管理方法，避免重复或少走弯路，以便更好地研究电子文件，提高我国电子文件的管理水平。
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