企业改革改组改制与档案的全宗设置，本文主要内容关键词为：企业改革论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
立档单位的变化将直接导致全宗设置的变化，这是企业档案馆业务建设的基本规律之一。近年来，企业为适应社会主义市场经济条件下生存发展和参与国际竞争的需要，按照现代企业制度对企业内部组织机构和资产结构采取了一系列的改革、改组、改制措施，原有的企业内部组织结构体系发生了重大变化，如何在新形势下妥善进行企业档案馆的全宗设置，是我们面临的一个重要课题。
一、导致全宗设置变化的因素
1.企业分立。即原来的一个立档单位分立为两个或两个以上的立档单位。这种情况在目前比较普遍。某企业下属的房产公司通过分立，一分为三，按职能分工组建成房产建设公司、房产物业公司和房地产管理部。这样原有的一个立档单位变成三个立档单位，从而必然导致企业档案馆全宗设置的变化。
2.企业合并。这里指企业内两个或两个以上的单位合并组建成一个单位。近年来很多企业为了减轻企业办社会的负担，将原有的几个学校合并成一所学校，将几家医院合并成一家医院，或将几家工厂合并为一家工厂，这样就造成原有的几个全宗合并为一个全宗，企业档案馆的全宗体系被打乱。
3.企业兼并。这里指原来相互独立的企业，被另一个企业收购或国家通过行政手段将一弱势企业划归强势企业。如鞍钢就通过上述方式兼并了沈阳薄板厂和大连轧钢厂，这样，企业档案馆要考虑是否为被兼并企业的档案设置新的全宗。
4.组建新单位。如某矿业公司原下辖二十几个立档单位，近年来，通过企业改组，又增设了十几个立档单位，这些新成立的单位档案进馆时，企业档案馆也要为其设置新全宗。
5.股份制改造。企业为了筹集资金，减轻债务负担，通过组建上市公司、债转股等方式组建股份制企业。鞍钢就通过这种形式组建了新轧钢股份有限公司和新钢铁股份有限公司，筹集盘活资金近百亿元。原来单一的全民所有制企业变为全民所有制、股份制、集体所有制等多种形式，企业的生产关系也因此发生了变化，从而导致企业档案馆全宗设置的变化。
6.立档单位的撤销。企业根据市场的变化，将一些产品销路不畅或无竞争优势的单位撤销。这些被撤销的单位从撤销之日起不再产生档案，其档案全宗也不再延续。
7.出售。将企业内部的某些单位转让给别的企业。根据《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的规定，有关档案随被出售的资产转移，企业档案馆的档案全宗设置也发生变化。
8.企业分离。随着改革的逐步深入，各大型国有企业都在进行精干主体分离辅助的改革，辅助单位与企业主体的分离，成为独立法人，很多单位的经营范围、基本职能、隶属关系乃至企业名称都发生了变化，从而必然导致企业档案馆全宗设置的变化。
此外，企业破产、企业合资、企业资产重组、企业解体等行为都会引起企业档案馆内全宗设置的变更。以鞍钢为例，从1995年到1999年的5年间，为适应市场的变化，已对26个单位实施了分离、分立，成为独立法人；对28个单位进行了股份制改造，增设单位46个，撤销单位几十个，而这些变化随着改革的深入还在继续进行着，企业档案馆原有的全宗设置体系也随之发生一系列的改变。
二、立档单位频繁变化引发的矛盾
1.打乱了全宗号设置的连续性。按照传统的全宗号编制方法，企业通常按照企业管理部门统一给定的代码编制全宗号，这一代码既是企业内部各立档单位的代号，又是档案的全宗号，只要提起某个代码，就知道是某个单位，就象提起某个邮政编码就知道某个地区一样。如鞍钢烧结总厂代码是101，全宗号也是101，其中前面的“1”是全宗群号，代表冶炼系统，“01”代表冶炼系统的第1个单位，201是鞍钢第一初轧厂的代号，其中“2”是全宗群号，代表轧钢系统，“01”代表轧钢系统的第一个单位，依此类推。但这个相对稳定沿用了几十年的代码在企业改组、改制过程中发生了变化，在1997年的企业编码改革过程中，烧结总厂的代码改为0201，第一初轧厂的代码改为0301，鞍钢所属各单位的代码无一例外地发生了变化，而全宗号也随之变化。在1997年以后的几年中，随着改革力度的加大，企业不断的改组、改制，再次进行企业代码变更已在所难免，这样势必造成同一立档单位的档案使用几个全宗号的现象，保持全宗号设置的相对稳定和连续性是企业档案馆必须解决的一个课题。
2.造成全宗设置的无序化。档案管理的核心问题就是使无序状态下的档案有序化。但改革年代，多变的人类社会实践活动使档案全宗设置从计划经济状态下的相对稳定变得很不稳定，很多立档单位经历了多次分化组合，原来的组织体系、单位名称、基本职能、经营范围、资产结构等已面目全非，这种立档单位设置上的频繁变化，直接导致企业档案馆全宗设置的无序化。造成的具体后果是(1)全宗号频繁变更，专指性差；(2)全宗号设置的单一性被打乱，有时一个立档单位有两个以上全宗号；(3)不便统计；(4)全宗与全宗之间或全宗与全宗群之间的有机联系被打乱等。如何将这种立档单位设置的无序变为全宗设置的有序也是企业档案馆亟待解决的问题。
3.难以准确划分全宗的归属。按照我国的全宗理论，全宗是一个立档单位全部档案的总和，同一个全宗的档案不能分散在两个或两个以上的全宗，两个或两个以上立档单位的档案也不能划为同一全宗管理。应该说这一理论是正确的不容置疑的。但是在具体操作过程中处理起来也是比较困难的，比如：企业内两个或两个以上的立档单位合并为一个立档单位，是重新设置全宗还是沿用某个立档单位原来的全宗号？企业内部分立档单位由全民所有制单位组建为股份制企业，生产关系发生了变化，是沿用原来的全宗号还是重新设置全宗？企业机关的各部室具有行文权和人事任免权，是分别设置全宗还是作为企业机关全宗的组成部分？企业内分离、分立的单位按市场需求又分别组建了若干个子公司，这些公司形成的档案是归上级公司全宗统一管理还是重新分设等等，凡此种种都值得我们认真研究和解决。
三、企业档案馆如何正确设置档案全宗
1.遵循正确的编号原则
企业档案馆设置档案全宗的前提是坚持正确的全宗编号原则，这种编号原则要适合企业改革、改组、改制的实际，不能盲目效仿其它企业的做法。一般来说，设置企业档案全宗应遵循以下几条原则：(1)稳定性，企业档案全宗要保持相对稳定，一经设置不要轻易改变。(2)伸缩性，根据企业内部机构时而增加、时而减少、时而撤销、时而合并的实际，在编制全宗设置方案时应注意留有充分的余地，以适应客观变化的需要。(3)唯一性，即一个立档单位只能赋予一个全宗代码，一个全宗代码只能表示一个立档单位，一个档案馆内不得有重复的全宗号。(4)统一性，一个档案馆内全宗或全宗群的设置只能采用一种方法，不能甲全宗群按进馆时间先后顺序编号，乙全宗群按生产工艺流程编号，丙全宗群又按立档单位的重要程度编号，只能根据需要择其一种。(5)连续性，就是要尊重历史，立足现实，放眼未来，即使企业名称、隶属关系、业务范围等发生了变化，如果不是根本性的变化，也要尽可能地保持原全宗设置的连续性和继承关系，不要轻易改变。
2.选择正确的全宗编号方法
这是在当前条件下正确设置和划分企业档案全宗的核心问题。全宗编号方法选择的正确与否直接关系到企业档案馆全宗设置的稳定性和连续性，关系到能否顺利地进行档案的管理和利用。
企业档案馆通常采用的全宗编号方法有以下几种：
(1)按企业生产工艺流程的顺序编制全宗号。如冶金企业可按采矿、选矿、炼铁、焦化、耐火、炼钢、轧钢、其它等的顺序设置全宗群，在全宗群下，把相同类型的立档单位按一定的规律有序排列。这种编号方法的优点是符合企业工艺流程的自然规律，便于保持档案特别是科技档案之间的有机联系，特别适合于企业组织机构相对稳定的全宗及客体全宗的设置。
(2)按企业管理部门统一给定的单位代码编号。在通常情况下，一个联合企业或企业集团都给所属单位一个统一的代码编号，这个单位的生产、设备、人事、劳资、企管、档案等各部门都统一使用这个代码。企业档案馆按照这种代码编制全宗号，可以加强全宗号的专指性，与本单位的其它各项工作使用的代码保持一致，也是一种方便可行的编号方法，但如果企业内部立档单位的设置经常变化，则不宜采用这种方法，如果采用，就会出现同一立档单位的档案出现两上或两个以上全宗号的现象，既不方便管理也与现行的全宗理论相悖。
(3)按全宗进馆时的先后顺序编制流水号。这种方法的特点是简便易行，便于掌握，便于统计，但是全宗与全宗之间没有什么必然的联系，同一全宗群的档案全宗被分割，其它业务部门也不便掌握，而且企业档案馆全宗号的设置通常在档案进馆之前完成，到底谁先谁后进馆也很难掌握。
(4)先设立全宗群，然后按进馆的先后顺序编号。比如在冶金企业档案馆可以先按生产工艺流程的顺序设置采矿全宗群、选矿全宗群、冶炼全宗群、轧钢全宗群、科研设计全宗群、修建全宗群、后勤服务全宗群、其它全宗群等，每一全宗群下，按立档单位企业历史的长短和进馆的先后顺序编制全宗号，同时尽可能地保持与企业代码的一致性，这样既综合了以上几种编号方法的优点，又保持了全宗之间的历史联系，适应了企业改革、改组、改制的需要。
3.确定全宗设置方案
在选定编号方法的基础上，就要根据本企业改革、改组、改制情况提出具体的全宗设置方案。
(1)对分离、分立的企业，如果其基本职能和生产关系发生了根本性的变化，则应分立新全宗，如果只是经济核算体系与母公司分离，应保持原来的全宗不变。
(2)对于新成立的立档单位，其档案应构成新的全宗，设置全宗前，先确定其属于哪个全宗群，然后按进馆顺序或成立的时间给定全宗号。
(3)被兼并的企业的档案，企业档案馆原先并未为其设置全宗号，从兼并之日起，应为其设置新的全宗，兼并之前的原档案全宗号不变。
(4)由若干个单位合并为一个立档单位的要分别对待，如几个较小的单位合并到一个较大单位，使用大单位名称，其基本职能未变的，自合并之日起，使用大单位的全宗号；如果几个立档单位合并组建为另一立档单位，其基本职能发生变化的，那么自合并之日起所形成的档案应另设全宗号。
(5)对于企业引进外资，嫁接改造成为合资企业的，其合资前的全宗号保留，合资后的档案应另立全宗。
(6)破产、拍卖企业的档案，产权未变化前，暂由企业档案馆保存，产权转让后，按有关规定，其基建、设备仪器档案随产权转移，其党群、行政、科研、生产技术管理、经营管理、会计档案应保留在原企业档案馆。原全宗号作为撤销单位的全宗号保留。
(7)承包租赁的企业，由于只是所有权与经营权的分离，所有权仍归原产权单位，那么企业档案馆原档案全宗设置不变，但承包租赁期间，其经营管理和会计档案应为承包租赁方所有，可不纳入进馆范围。
(8)股份合作制企业的档案原则上自改制之日起设立新的档案全宗。但如果企业整体改制，所属各立档单位基本保持不变的，也可沿用旧的全宗号。国有企业与外商实行股份合作的，应由控股方设置档案全宗。国有企业的部分资产改组为股份制企业的，进入股份制企业的部分，其改组后的档案应另立全宗。
(9)国有企业组建为企业集团的，组建集团前后的档案全宗原则上保持不变。
总之，当前企业档案馆的全宗设置比较复杂，随着时代的发展，还会有新情况产生，各企业档案馆应当根据企业改革、改组、改制的实际情况妥善进行全宗设置与划分，以固定档案整理体系，满足档案保管和利用的需要。
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