摘要：企业档案管理制度由来已久，但是历史上的档案管理都是以纸质档案管理为主，随着计算机技术的发展，互联网的普及改变了企业档案管理的模式，各企业逐步变纸质档案管理方法为信息化管理模式。在这个数字化时代，研究企业档案管理的信息化建设，具有深远的意义和价值。企业要想实现档案信息化管理，必须明确企业档案管理信息化的内涵，并且建立档案管理信息化的具体流程，培训档案管理人员，适应新形势下的工作变革，承担好档案管理信息化工作。
关键词：企业；档案管理；信息化
引言：计算机技术革命、互联网技术普及给人们的工作和生活方式带来了前所未有的巨大变化，我们处于一个信息化、数字化的时代，为了更好的适应新形势，必须进行学习和提高，如果仍然在工作中按照惯例和传统行事，将会面临着被淘汰的风险。对于在企业做档案管理工作的人员而言，档案管理的方式已经发生了重要的变革，纸质的管理模式已经不适应现代社会发展的需要，档案管理的信息化建设势在必行。相对于纸质管理模式，信心化管理更便于档案的保存和读取，而且电子存储方式受外界环境的影响较小，安全性和稳定性更高。
一、档案管理信息化的内涵
档案管理信息化是指以计算机技术为基础，运用数据库技术、高效扫描等技术手段，变纸质管理为电子文档、音频、视频管理模式，将企业的档案进行规划和整理。档案信息化建设是指运用当前先进的信息技术手段，变革传统的档案管理模式，提高档案管理工作的现代化水平，在新时代、新技术、新理念层出不穷的新情况下，重新规划档案管理的方法，对档案信息做到全面的数字化管理模式，这种数字化管理模式，将更有利于对档案进行查找和提取，提高了档案工作的服务性价值。
二、与传统档案管理模式相比，企业档案管理信息化的优势
1、信息化管理降低了工作强度，提高了工作效率，
传统的档案管理模式一直是纸质化管理，这种档案管理的弊端使得工作的任务量非常大，工作人员要想完成对档案的管理工作，需要投入的精力较多，可以说既费时，又费力。相比较下，信息化的档案管理方式则能大大地降低档案管理人员的工作强度，信息化时代，人们对数据的搜集更加快捷、方便，不再需要做大量的繁琐工作，档案管理人员的工作劳累度相对减轻了不少，同时还提高了工作的效率，能够达到事半功倍的效果。
2、对档案信息的查找变得更加快捷，而且档案的保密性和安全性都更高
档案信息化管理的一大优势就是使档案的查找工作带来了无法想象的便捷。以前我们看电视剧，经常出现这样的镜头，经理人员在开会前夕突然发现没有带档案资料，秘书快马加鞭、汗如雨下的奔跑送来，如今，这样的镜头如果再出现，观众一定会笑翻场。新技术下的档案管理方式，提供了快捷、随时随地查找信息资料的可行性，生长在这个高科技时代下的孩子们，也许再也理解不了汗牛充栋的含义。档案管理的信息化，为人们进行档案的查找提供了前所未有的便捷性。同时，对任何一个企业来说，企业信息的安全性都是至关重要的。传统的纸质管理模式容易造成档案的遗失，保密性和安全性都时常受到各种因素的制约。而随着档案管理工作信息化建设的展开，能够有效地克服这方面的问题。
三、企业档案管理信息化建设工作中存在的若干问题
虽然企业档案管理信息化从上个世纪晚期就已经开始，但是，因为主客观各种因素的束缚，很多企业直到今天，仍然没有建立起完备的信息化企业档案的管理体制。档案管理部门的设备陈旧，根本无法适应信息化的发展趋势，许多企业对档案管理人员没有进行系统的培训，致使这些工作人员的观念落后、意识不强，严重阻碍了信息化管理的步伐。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆同时，因为企业高层的忽视，招聘来的档案管理人员技术水平层次不一，许多人员根本无法胜任信息化管理的工作任务，造成管理工作的滞后。
四、加强企业档案管理信息化建设的具体措施
1、企业必须重视档案信息化管理的意义，加大在信息化管理方面的投资
许多企业在管理的过程中一味的进行成本压缩，想尽一切办法去节约成本，所以，在档案管理方面的投资能省则省，有些企业甚至只是虚设这样一个档案管理部门，对其存在持可有可无的态度，更别提紧跟时代的潮流，去进行档案管理方面的投资了。因为企业本身不重视，以至于造成信息化管理陷入困境的情况颇多。面对这种情况，企业档案管理工作者不能坐以待毙，必须主动出击，要把档案管理工作对企业的重要性列举出来，要跟企业的高层管理部门提出申请，要求企业重视档案管理工作，只有企业意识到档案管理工作的重要意义了，才可能在信息化管理方面进行投资，才能推动档案信息化管理的工作进程。
2、提高档案管理部门工作人员的专业素质，完善工作人员的知识体系
从市场调研来看，目前有一部分企业的档案管理人员专业素质不强。过去，很多企业对档案管理工作不重视，企业的档案管理部门被认为是一个清闲的地方，其工作往往由一些“老弱病”人员担任，这些人的专业素质普遍不高，对档案管理工作没有经过系统的训练，纸质档案管理尚且有搞不明白的地方，更别提信息化管理了。面对这种情况，企业必须调整管理人员的结构，跟上时代的发展步伐，加大对档案管理人员的培训力度，完善管理人员的知识结构，想方设法实现企业档案管理信息化。
3、为了实现档案管理信息化建设，企业必须规范档案管理平台，加强档案存储技术
为了实现档案管理工作的快速转型，提高档案服务工作的质量，企业必须建立规范的档案管理平台，实现信息采集标准化、软件应用程序化、管理程序模式化，按照最新的档案管理技术，对档案管理工作进行数据化采集，保证数据的有效性、真实性、完整性。为了让管理平台发挥其应有的作用，档案管理人员一定要转变自身的观念和意识，要认识到电子文件保管的重要性，要积极服从企业的统一管理制度，强化自身的技术，实现工作的转型和过渡。绝不能因循守旧、抱残守缺，要发挥管理人员的工作积极性，调动其工作热情，使其慎重对待档案管理工作，改变工作中的应付思想、马虎作风、敷衍了事的态度，要让所有的档案管理人员明确自己工作的重要性，要让企业所有人员都意识到档案管理部门是企业的重要部门，引发全体人员对档案管理人员的尊重，对档案管理部门的重视。
4、企业档案管理信息化，能提高工作效率，实现效益的最大化
传统的档案管理工作从设档、录入到存放、查询、提取，所有的环节都必须由工作人员亲自操作完成，一步也不可或缺。这种工作步骤存着明显的弊端，就是工作任务量大、效率又比较低下。而且传统的纸质档案的保存会随时发生虫咬、鼠磕、受潮、发霉现象，为了抵抗这些外力，就需要工作人员要时时对档案进行复查管理，需要付出大量的劳动力，而信息化的管理则能够克服这些问题，并提高档案管理的效率。
结语：目前，我国部分企业的档案管理技术还不够成熟，从业人员的技术含量有待提高，企业档案信息化管理的程度较低。面对上述种种弊端，企业必须加大对档案管理人员的培训力度，提高工作人员对档案信息化管理的认识。只有企业对档案工作的管理规范化、系统化、标准化了，档案管理工作才能有条不紊的进行，才有可能打破传统的僵局，开创出一番新局面来。古人云：不积跬步无以至千里，不积小流无以成江海。档案管理的信息化建设刚刚起步，需要企业档案管理人员同心协力、众志成城，一起开辟档案管理信息化建设的新征程。
参考文献：
[1]陈小丽.浅析企业管理档案信息化建设[J].中国档案学2016（12）
[2]萧灵.浅谈如何推进企业档案信息化管理[J].企业杂志2016（10）
论文作者:张静
论文发表刊物:《基层建设》2018年第16期
论文发表时间:2018/7/16
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