欧美现代社会档案观及启示，本文主要内容关键词为：现代社会论文,启示论文,欧美论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
加拿大档案学者特里·库克在《1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响》一文中指出，回顾20世纪的档案思想，最引人注目的要属根据国家档案概念建立起的以司法——行政管理为基础的档案工作向建立在更广泛的公共政策和利用基础上的社会——文化档案的变化。欧美国家档案工作者和理论工作者坚信档案应当反映产生它们的社会，即从一个国家的理论发展到一种全社会的理论。
一
从荷兰学者时代到詹金逊、卡萨诺瓦时代，直至美国注重政府文件管理的时代，档案事业在传统上是由一个国家建立，为这个国家服务，作为该国统治结构和机构文件的组成部分。档案理论因此在国家理论、模式和概念中建立了合法地位。现在情况不同了。20世纪末期公众对档案的认识，尤其对用纳税资金建立起来档案馆的认识已发生了根本变化，用亚伯拉罕·林肯的名言表示，档案现在是“民治、民有、民享”。我们的“记忆宫殿”是为人民而不是为国王服务的。在普通公民看来，档案不仅要涉及政府的职责和保护公民的个人权益，而且更多的还应为他们提供根源感、身份感、地方感和集体记忆。（注：特里·库克：《1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响》，《第十三届国际档案大会文件报告集》第152页，中国档案出版社1997年版。）档案人员应当认识到这一变化，在论述档案原则与实践时也应当实现从“国家模式”向“社会模式”的转变。
转变之一：随着档案概念基础的变化，档案工作重点也发生了戏剧性的变化，由保管记录活动的证据变为确保这种证据的确实产生，进而确保上述活动本身有可信证据作为证明。档案人员也因此由消极的文献记录保存者变为档案遗产的积极塑造者，从仅仅继承文件公正的、不带偏见的保管者变为在档案形成过程中明确历史责任感的积极干预者。
转变之二：社会应确定其自身价值，档案文件必须如实地反映这些价值。档案价值不应该取决于詹金逊所说的行政官员，也不应该取决于谢伦伯格所说的历史学家，而是取决于人民大众。社会价值最好不是直接通过对社会动力和公共舆论的研究来确定，而应间接地通过了解那些为实现社会需求和愿望的重要文件形成者的职能来判断。也就是说，要以文件形成者职能来体现社会价值。
转变之三：档案进一步开放与信息的自动检索。过去许多国家的档案机构只注重为执政党和国家机器服务，忽略了民间组织和公民。第二次世界大战以后，世界各国普遍确定了开放档案的原则，档案的封闭期日益缩短，档案开放的范围日益扩大。各国档案一方面向国内社会和公众开放，提供利用；另一方面有条件地向国外利用者部分开放，提供利用。其实质是，确认、保障社会和公民有利用档案的权利，以及档案部门有为社会和公民提供档案利用，为档案用户服务的义务。随着信息化时代的到来，档案信息的网络传输，自动检索也已悄然而至。
二
社会档案观使档案工作者的视野更加开阔，服务的对象更加广泛，档案工作者的身份也由此发生一些微妙变化。
（一）档案工作者是文件档案连续统一体的审计员。
在电子环境中，如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件将很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或提供利用。档案人员不可避免地会在上述活动中注入自己的价值观。在资源有限的情况下，他们会根据自己对那些形成者、系统、职能、业务、著录和传播手段的选择，给予充分的、部分的或是根本没有的档案以业务关注。正如戴维·比尔曼所说，通过把档案工作人员的工作重点由对档案馆中文件进行实体保管转变成对所有政府计算机网络系统中的文件进行远距离控制，就会导致全面地“重新创造档案”。在这种即将到来的世界里，档案人员更多关心的是对机构保护“记录”的行为进行集中管理，而不仅是对传统的文件实体进行保管。（注：戴维·比尔曼：《为电子文件重新制造档案——可选择的运送服务》，转引自海兹乔姆：《电子文件管理》第82-98页。）因此，档案人员在信息化时代不再被视为消极的文件保管者，而是被看成是文件积极主动的参与者，甚至是文件档案连续统一体的“审计员”。澳大利亚档案工作者格伦达·阿卡兰说，档案人员必须因此开始管理文件而非“残遗物”。（注：格伦达·阿克兰：《管理文件而非遗物》，载于《档案与手稿》第57-63页。）档案馆也从作为一个希望与文件形成机关合作的“恳求”机构转变为一个监督形成者维护和保管在其管理下的档案文件活动的审计机构。（注：特里·库克：《1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响》，《第十三届国际档案大会文件报告集》第163页，中国档案出版社1997年版。）
（二）档案价值鉴定的着眼点将从档案内容向文件形成者职能转移。
传统的档案价值鉴定主要采用内容鉴定法，即以学者特别是历史学家的实际利用或预期利用，作为鉴定什么是档案和档案价值大小的最重要标准。美国是这种方法的主要代表。采用这种方法，档案人员将成为试图预测未来研究趋势的“先知”，而不是试图反映文件形成者职能、计划和活动的分析人员。美国档案学者杰拉尔德·汉姆指出，“利用决定档案鉴定论”实际上破坏了文件在其形成者业务活动中形成的自然联系，完全忽视了形成者的延续机构记忆的需要。这样做的结果是产生一种不可靠、分裂的档案文件，它们不能反映“人类生活的方方面面。”（注：特里·库克：《1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响》，《第十三届国际档案大会文件报告集》第152页，中国档案出版社1997年版。）
特里·库克在回顾了1898年荷兰手册出版以来的理论与实践发展轨迹之后，提出了档案专业面临的几个问题或挑战，在谈到第四个挑战时指出，作为档案价值鉴定的核心——鉴别具有永久保存价值文件的过程需要改变，这是因为文件的传统概念和物质形态不复存在，需要鉴定的文件数量过大，而这种鉴定往往必须在一份文件产生之前在计算机系统设计阶段完成。鉴定将因此侧重于职能、业务和风险分析，而非文件及其潜在价值。（注：特里·库克：《1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响》，《第十三届国际档案大会文件报告集》第162页，中国档案出版社1997年版。）档案事业关注的焦点将很快从文件实体转向文件的形成过程；从分析个别文件的性质和特征转向更好地了解导致文件产生的业务职能、活动、任务、事务处理和工作流程；从根据文件内在价值或研究价值进行鉴定转向宏观鉴定形成者的主要职能、计划和活动并挑选出反映它们的最精炼文件永久保存；从文件实体的整理、编目和保管转向了解信息系统和形成者的相关文献之间的有机联系”。（注：特里·库克：《1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响》，《第十三届国际档案大会文件报告集》第163页，中国档案出版社1997年版。）这种社会发展态势将传统理论对实体保管对象——实态文件的关注，转变成对文件、文件形成者及其形成过程的有关联系、目的、意图、相互关系、职能和可靠性的关注。从以等级结构中原始文件产生部门为中心的实际来源转变为以变动、临时、甚至“虚拟”的机构中文件形成者的职能和业务活动为重点的概念来源。简言之，从由此产生的文件或产品转向文件背后的创造活动或创作意图。这种保管模式被称作“后保管”模式。
（三）档案机构与社会其他机构共同保存具有永久保存价值的档案。
档案文件的有效形成和管理是一个信息丰富的社会的前提，是政府和非政府组织可靠性的基础，是信息自由和隐私立法的基础，也是公民权利的保障，更是由永久价值文件组成的“档案遗产”的质量保证。加拿大国家档案馆馆长、国际档案理事会前任主席让·皮埃尔·瓦洛写道，我们正在“为我们当代的历史建立一个活记忆”，档案馆是“记忆的保存场所”。但是，档案机构本身作为所有具有永久保存价值的非现行文件保管基地的概念将发生变化，因为一些电子文件，如天气、行星和环境数据，显然具有重要的档案价值，但却不能接收进馆。因为维护这些文件需要数万亿美元，它们必须存贮在价值数百万美元的大功效计算机里，又只能通过昂贵的、专利性和复杂的软件系统才能阅读。这些文件只能由其形成者通过与档案机构的合作关系加以保存。（注：戴维·比尔曼：《电子文件的档案管理》，第14-24页，1991年匹兹堡版。）因此，档案建筑从作为文件保管基地将转变为一个便于公众利用数百个由形成者控制的系统内各种文件的中央信息中心。
（四）利用档案和提供档案不是单纯的业务行为，它们与公民的权利与义务紧密相关，与科技发展紧密相关。
科技的发展使档案工作者卷入了整个信息管理领域，档案管理和信息管理已成为其中不可分割的组成部分。档案人员也已同其他信息服务行业一样，正在失去对档案利用和查找方法的绝对控制，因为电子档案的用户可以自己选择在哪儿、用什么方法找到自己所需要的档案。档案工作者的地位从利用者及其所需信息间的中介变为坐在利用者旁边帮助他们“找到分散的、种类繁多的、贮存有价值信息的计算机的位置”的指导者、培训者和专家。（注：A·K·布古霍斯特、J·布拉克斯玛、M·H·J·鲁特斯：《做好并展示出来》，《开放》第26期，1994年之二，第158、357页。）
新技术不仅对档案工作提供了帮助，而且还证明它有利于改进和扩大对公众的服务。有两种因素促成此事：一是技术进步使处理和传播的可能性延伸到了文字和影像；二是精神状态的演变使人们乐于接受这些新事物。随着办公自动化和远程信息处理技术的发展，熟悉信息技术工具的新一代研究人员希望利用这些方便条件，尽快、尽可能舒适地查阅档案。在阅览室的咨询处提供自动检索工具正是对这种希待的最常见的回答。研究人员可以自行调用内部资料、图书目录或参考材料的数据库。光识别符和数值计算机可通过数据转化，把这类服务延伸到传统的检索工具。
前景远大的下一阶段将是通过电子出版物或网络系统实现远距离提供信息。埃里克·凯特拉于1988年就提出了建立没有读者的阅览室的设想，尚待条件成熟后方可实施。（注：C·诺加雷：《信息技术对档案和档案工作的影响》，《第十三届国际档案大会文件报告集》第225页，中国档案出版社1997年版。）
三
欧美国家现代社会档案观已逐步确立，对此，我们可以从以下几个方面借鉴和把握。
（一）档案人员应从“幕后工作者”进入信息管理领域前沿。
信息管理技术的变革一方面给档案工作带来新的问题，另一方面又给档案工作注入新的活力。科技造就了掌握信息技术的新一代利用者，他们希望得到方便、快捷的“即时信息”。知识经济的发展同样造就了这种信息利用新理念。同时，档案学由于把自己建设成为整个信息学领域中的一个独立的学科，已经跨越了仅仅是历史学辅助学科的从属地位。在有密切联系的信息管理和机读档案领域，档案人员发现同其他相邻学科同样从事利用、著录和保护技术的专业人员之间存在着竞争。商业信息、传播学和信息学通通侵入了同一领域。这就要求档案工作必须跟上科技发展的步伐，提供更快、在线的信息存取和检索方式，给全球更大范围内的用户提供最大限度的档案利用服务。不言自明的是，改变公众看法的最好方法莫过于改变档案工作者自身的工作态度和行为方法。
（二）馆藏既要体现党和国家的历史真实面貌，更要反映社会生活的方方面面。
我国馆藏档案利用水平偏低是一个不容争辩的事实。面对这一状况，再看看国家对档案工作的投入，使每一个有事业心的档案工作者感到不安。影响档案馆开展利用工作的因素主要有三个方面，即档案自身因素、档案管理因素和社会档案意识因素。档案自身的因素限制了利用者群体的大众化；社会档案意识因素导致档案管理工作发展动力不足，无形中又限制了馆藏结构的改变与水平的提高；管理方面的因素在一定程度上又抑制了公众对档案信息的需求。（注：宗培岭：《对档案馆利用工作现状的思考》，《浙江档案》2000年第9期。）
改变这一局面要合理丰富馆藏，强化管理和大力提高档案馆人员的素质。在丰富馆藏方面要实现从国家档案观向社会档案观的转变，从内容上拉近档案与社会、档案与公众的距离。为此，现有进馆范围应作调整，要适当压缩机关档案进馆量，扩大收集面，把触角伸到反映社会整体面貌上。
（三）档案价值不取决于档案内容和利用需求，而主要取决于其形成者的社会活动。
档案来源于社会活动，是人类历史的原始记录。据此可以推论：档案价值的大小，主要取决于其形成者的社会活动，而档案内容和利用需求，则是档案价值的体现和实现形式。根据档案形成者的社会地位、内外关系和职能活动，分析判断其形成档案的保存价值，应是最客观、最直接和最有效的方法。
来源原则告诉我们，形成决定保存，保存维护形成，这是档案工作存在和发展的客观规律。运用职能鉴定方法，把鉴定工作重点从文件内容和利用需求转向文件形成者和形成过程。针对不同立档单位的特点，全面分析其职能划分和工作运转情况，从而对其形成的档案进行宏观鉴定——改逐份审阅文件内容为依据文件与其形成者的有机联系，系统、客观地判定档案的保存价值。具体操作上，文书档案可按机构——职能——活动的顺序分层鉴定，科技档案则按项目——阶段——活动的层次进行。（注：任宝兴：《论来源原则与档案鉴定》，《档案学研究》1998年第3期。）
（四）档案进入人们的休闲生活。
以“档案与休闲”为主报告题目之一的第十四届国际档案大会已于2000年9月在西班牙召开，这是新千年的第一次盛会，该主报告预示了人们在新世纪所应关注的焦点。
随着信息时代的到来，休闲社会也接踵而至，失去政治神秘色彩的档案也开始面临着又一次丧失史学典籍的神圣光环，如何使档案在时空的双向维度中真正成为休闲活动的主角，从而使档案在新世纪重新找到自己的社会价值和角色定位，这就成为我们目前所面临的任务，这也正是“十四大”所要回答的主要问题。
在这种社会背景下，档案馆正逐步走出石室金柜的阴影，进而走上大众的、社会的、科学的道路。在信息共享的休闲社会，人们不仅可以参与到社会的民主化管理，也可以借助档案维护自身的权利以及实现自主的权利救济。可以说，档案作为一种资源丰富的信息源只有在面向社会最广大的利益群体时，才具有最现实的使用价值。在西方发达国家借助于网络和计算机向不发达国家进行文化渗透和文化殖民时，档案虽具有普遍的人类文明意义，但更多的是记录着一个民族的记忆，凭借档案我们能够追溯自己民族成长的历程，能够记住属于我们自己的存在方式，正如德里达所说：“档案带给我们的是对自己的自信和对我们民族的自豪。”（注：谢凌奕：《档案与休闲》，《档案学通讯》2000年第5期。）