摘要：随着社会的不断发展，数字化的应用越来越广泛。档案信息化建设是运用信息技术提高档案工作现代化水平的体现，也是今后档案管理在网络时代的必由之路，而数字化档案的建设是档案信息化建设的一个重要内容，档案数字化管理工作已经成为衡量企业管理水平的重要标尺。本文阐述了档案数字化建设的意义，并针对企业档案数字化的基本现状，提出了方向和对策。
关键词：档案数字化；电子档案；信息技术
引言
随着知识经济的蓬勃发展，社会对档案信息资源共享的需求日益迫切，企业在生产经营中产生了大量的电子文件和纸档文件，每年都有大量的电子档案和纸质档案归档。数字化管理档案代替传统的档案管理方式，加快数字档案建设，做好电子档案的收集、整理、处理、处置、归档与利用工作，同时还要通过利用设备加工把企业长期积累的大量纸质档案转化为电子档案。企业档案数字化的是单位档案管理的一项十分重要的工作，企业的管理离不开档案数字化。电子记录归档保存，文件数字化及档案信息网络化服务是促进企业发展的主流趋势。
一、档案数字化建设的对企业管理意义
档案数字化，是将传统纸质、图像、声像、缩微胶片等档案通过扫描、摄像等手段采集，转换成电子文件的过程，对企业的管理益处很多，主要体现在以下几个方面：
（一）档案数字化，可以强化档案管理工作，是现代信息资源共享的必然要求 实现档案数字化，能够冲破档案利用的种种局限，提高档案信息的完整性与准确性，目前档案的管理正从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，向档案信息资源的合理配置、科学管理，为企业提供高效、优质的服务方向转变。传统的管理模式不能适应信息巨大的电子档案的管理要求，利用数字化手段实现档案的收集、保管、保护和资源的共享利用是档案管理工作的必然趋势。
（二）档案数字化较传统的档案管理方式具有一定的新进性、完整性和突破性，是企业提高办公效率和经济效益的手段 企业在过去的档案管理过程中一直使用的是粗放型模式，在实施档案管理过程中基本都是以实体或纸张的形式进行管理，增加了企业的管理成本，信息的整理、查询等效率都相对比较低。通过数字化档案的建设管理模式是将传统的以纸质为载体的档案内容转换为电子档案，避免资源浪费，从实物空间上与经济费用上都有大幅度的成本节约，解放了人体繁重的体力劳动，大大提高了档案内容的质量管理，实现质的飞跃，降低档案管理成本。数字化档案管理是企业管理的重要组成部分，现代企业制度的建立离不开档案的支持。企业档案是企业各项活动的历史记录，数字化档案管理能高效的接收与处理企业档案，为企业的文件传递、信息查询、数据处理节约时间，大大提高了工作效率。即时的数据信息，为企业部门及领导办公及决策提供服务。同时电子档案可以通过互联网或企业内部局域网进行传输，达到资源共享，提高工作效率。
（三）档案数字化能够保护信息并实现档案的档案标准化、规范化、系统性的管理 建设集约化的档案管理系统平台，实现档案信息资源集中管理利用，实现档案业务按照标准化、规范化和系统性的管理，包括档案业务管理规范的统一、档案系统应用系统软件的统一、档案数据格式统一等。企业在实际管理过程中运用 PLM、ERP、OA 等办公系统能够将纸制档案转变为数字化电子档案，只需要在软件上审批流程，通过信息化使用过程档案的记录将更加安全。尤其针对历史久远的档案材料，做好数字化处理后无疑是对历史资料的重新保护，它占用空间小，节能、安全、环保。另外，通过档案的数字化处理后，等同更加完整的保存原始记录，避免了随意刮改行为。是实现档案信息记录持续积累、长期保存、集中管理、统一控制和有效利用的重要途径。
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二、企业档案数字化管理的对策实施
档案管理数字化是一项重大系统工程，任何企业在信息化建设过程中，应结合自身的特点及管理需要，坚持以应用为导向，引进新科技，推动各个系统向网络化方向发展。
（一）企业要结合自身特点定位出档案数字化管理的理念及要求
档案数字化建设是一项系统工程，包括流程梳理、总体设计、设备选型、软件开发、档案管理、系统管理、安全备份、查询等，是一套软件和硬件系统集成的管理系统。实现数字化、网络化的管理和利用，要结合企业自身管理现状及需要有最先进的档案管理理念。网络、计算机、存储设备各信息系统管理软件是数字化档案信息生存的基础。借助于现代化的技术，能够广泛使用各类计算机应用系统在生产经营和企业管理中，实现整个企业档案业务流程于工作中的全面数字化；实现档案管理系统与企业的其他管理系统之间的环环相扣；实现全范围内各个档案管理部门间统一的档案管理与档案利用和永久的保存。
（二）档案数字化系统建设要具备的功能
企业在数字化档案系统过程中首先要根据企业的特点建立相应的专门档案管理平台企业在计算机系统提供的操作平台上进行文件管理；档案的整理、保管、利用、运输、编制；统计报表；系统管理；权限管理；文化宣传交流；数据备份等等。功能要能够满足企业目前飞快发展和不断变化的要求，海量数据存储、知识管理、数据传递、数据访问和检索、数据保存完整等高级别功能的档案管理系统，为企业的多元化生产与开发管理提供优质的服务。能够实现分类、快捷、全面的检索功能，并建立起权限管理、调配管理资源、资源共享、管理服务器等管理功能；要能够实现全方位的利用功能，通过数字化管理将各种文件、数据、多媒体影像等资料内容直接放在服务器里，从而方使用者办公，加快办事效率。
（三）建立集成、高效的数字化档案室
（1）数字化档案室的产生 数字档案室是信息化条件下档案室的“升级版”，具体是指机关、企事业单位在履行职能过程中，以数字化的档案数据信息为管理内容，运用现代信息、技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理、共享、利用的资源高度集中汇聚的档案信息集成管理系统，可通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息服务的档案信息集成管理平台，数字化的成熟程度
已经成为体现一个企业乃至国家综合实力水平的重要标准。企业信息化进程的不断加剧，产生了海量的非结构化数据和信息系统数据，企业信息资产飞速膨胀，信息化浪潮使档案的外延不断扩大，反复刷新企业档案管理观念，于是企业数字档案室就应运而生。
（2）数字化档案室的特点 企业数字档案管理要能够实现多化的管理，如档案数字化、信息社会化、业务网络化、管理科学化、技术标准化、形式多样化等多元化管理。与传统档案室相比较，数字档案室具有独有的特点和功能：其特有的资源“数字”化、实体“虚拟化”、管理系统化、信息传递网络化、档案利用知识化等特点，使之能够与其他数字档案资源一并进行管理和规范，实现数字档案资源系统、规范的高效准确管理。
三、结语
信息技术的广泛应用给档案工作在新世纪的发展注入了新的动力，将信息技术与档案管理工作有机的结合起来将有效地提升档案管理工作的效率，激活蕴藏在档案中的信息能量，使企业的管理工作走上标准化、规范化的道路。
参考文献：
[1]余朝琴.论档案数字化是企业管理水平的标尺[J].内燃机与配件，2018（13）：198-199.
[2]阎春平，刘飞，郭风.数字化企业的信息安全体系及实施方案[J].重庆大学学报，2010，33（02）：36-41.
论文作者:张楠
论文发表刊物:《基层建设》2018年第30期
论文发表时间:2018/11/14
标签：档案论文; 企业论文; 档案管理论文; 档案室论文; 信息论文; 电子论文; 数字论文; 《基层建设》2018年第30期论文;