摘要：随着信息技术日新月异的发展，我国电力企业越来越多的工作逐步向着信息化管理的模式探索前进。在电力企业中，文秘工作和档案的管理工作也逐渐向着这个方向发展。因此，本文笔者结合自身工作，阐述了文秘工作和档案管理工作的关系，认真分析了文秘工作与档案管理工作中存在的问题，并提出在电力企业中文秘工作与档案管理的有效结合的对策，以期为读者提供具有价值的参考。
关键词：电力企业；文秘工作；档案管理
在新时期下，我国的经济高速稳定的发展，速度已逐步引领全球经济。在此背景下，受信息化时代的影响，电力企业各个生产部门之间都建立了密切的联系，各个部门之间互相配合相互协调，有效地提高了电力企业的工作效率和电能品质。其中，文秘工作与档案管理工作也借助信息化技术的支持，加强了两项工作的密切联系与融洽，进而促进了电力企业中文秘工作与档案管理工作有效结合，体现了现代电力企业管理的现代化和科学化。
1. 文秘工作是档案管理的基础
电力企业档案管理主要管理的是办公室文书材料，而文书材料的撰写基本上是由文秘工作人员完成的，也就是说文秘工作人员掌握着大部分的文书档案材料，而只有不断增强文秘工作人员的业务素质，才能够提升文书档案的管理工作，才能够促进文书材料质量的提升。同时体现了档案管理和文秘工作两者有着相通之处，尤其在业务关系上有着密切联系，所以在电力企业中档案管理人员负责档案材料的保管，文秘工作人员负责材料的收集和整理归纳等工作。也就是说，电力企业文秘人员所要承担的档案任务非常繁重，因此电力企业文秘工作是档案管理的基础。
2. 文秘工作和档案管理工作的关系
文秘工作对档案的形成质量，对电力企业建设具有重要的直接的影响。因此文秘工作和档案管理工作是密切融合的整体，而在某种程度上又是相互独立的。文秘工作和档案管理工作有所不同。但这两种工作的主体都是公文，公文出自文秘工作中，而档案的形成也是从公文中提取的。档案就是公文的续集，从这些方面来看这两种工作又是紧密联系的。如果想把档案的工作做全面，就必须从对公文的严格要求做起，公文处理是档案工作的基础，它的好坏很大程度上会影响到档案的好坏，所以说文秘工作是促成文秘工作和档案管理工作的关键所在。随着我国信息化的深入，档案的管理工作正向着文档一体化的管理模式发展。这种管理模式是从这两种工作的大局出发，在公文的生成、制发、归档、管理等工作中全部使用电脑的管理系统。这就要求各个相关部门对档案的录入和输出都按照统一的格式进行。这样既方便了管理，减少了许多重复工作，还节约了时间、财力、人力，使这两种工作更加规范，进而满足电力企业不断发展的要求。
3. 文秘工作与档案管理工作中存在的问题
3.1对档案管理工作缺乏重视
在电力企业中，往往档案管理工作地位不高，受企业的重视程度不够，特别是一些领导，常常都将档案管理工作做为不重要的工作进行对待，对其不够重视，觉得档案管理工作就是收集和整理下资料，再建个目录，把档案管理工作想像得特别的简单。再加之档案工作不能直接为企业带来经济效益，即使对其投入也很难在短时间内见到效果，所以在电力企业中，对档案管理工作缺乏正确的认知。
3.2文书档案不规范，档案管理体制不健全
公文具有专业性、保密性，所承载的信息十分重要，所以要对公文要进行归档保存。文秘工作是档案管理的来源，其质量直接关系到档案的质量。在日常的档案管理中，仍然存在文种使用不清、公文格式、附件不规范、办理程序不规范、归档资料不完整、编号、装订不规范、存档资料不全面、移交资料不及时等问题，很大程度上影响了档案的规范性、科学性。因此档案管理体制有待进一步完善。
3.3文秘人员素质良莠不齐
在电力企业中，文秘的主要工作是记录抄写和文稿起草，作为领导的得力助手，其素质高低直接影响着公文的质量，进而影响着档案的质量。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆文书档案的特性有着专业性和保密性，所以文书档案管理工作需要有专业人员进行担任，但是当前不少档案文秘和档案管理人员缺乏专业的知识和技能，一定程度上影响了文秘工作和档案管理的规范化和科学化。
4. 文秘工作与档案管理的有效结合对策
4.1提升人员的思想意识
要不断加强文秘人员的思想意识，增强从事档案管理工作人员的归档意识。全面促进档案管理工作人员的素质提升。为了避免在实际工作中文秘工作和档案管理工作出现问题，确保档案管理质量，必须提高文秘工作人员和档案管理工作人员的管理意识。要求在完成本部门工作任务后多了解下另一部门的工作情况，以提高自身工作意识，进而为实现文秘工作和档案管理工作有效的结合打下基础，也使文档管理工作更加规范化。
4.2对新信息实现资源共享
随着社会形势的变化和发展，对档案整理工作的规范性要求也会随着时代发展而越来越高，文秘工作人员要不断总结自己的工作经验，对遇到的困难要多请教上级档案主管部门，不能凭主观臆断文档的归档价值，一定要结合企业的职业特色，创造性地使用归档方法进行归档。同时档案工作人员必须强化责任意识，树立精品意识，培养职业意识。不断接受新信息，扩大知识视野，提高自己的鉴别能力。
4.3对网络化信息化的建设
电力企业文秘工作和档案管理工作有效的结合，为人们提供更加优质的服务。另外电力企业需要进行局域网络的建设，将文秘及档案管理纳入整个网络体系中。因此文秘人员和档案管理人员工作的开展变得更加方便，为双方之间的协作和信息的共享提供有利条件，进而促进二者工作结合。文书档案中存在珍贵的材料，是和电力企业的运营管理工作息息相关。因此，文秘人员及档案管理人员需要进行有效的合作和协调，为电力企业重要信息的安全提供保障
4.4注重专业素质和综合素质的培养
文秘工作和档案工作具有很强的技术性和专业性。在日常工作中，文秘人员要重视档案知识的学习，加强档案意识的培养，最好的办法就是常备一些专业书籍，以便需要时查阅，真正做到边工作，边学习，在工作实践中逐步提高自己的理论水平。在电力企业中，很多档案工作人员都兼任秘书工作，因此一定要重视对形成档案的公文进行科学地评估归类。在整理档案过程中，形成较科学的归档方法，不应该拘泥于传统的整理归类思路，但也不应该随意更改，要结合单位的具体发展实际，严格依照档案管理部门的统一规范和要求，进行科学地创新，不断提高电力企业的档案管理水平。
4.5进一步完善业务工作及考核机制
电力企业要不断更新文秘人员的文书档案管理考核机制，对文秘人员管理的文书档案材料定期进行检查，然后按照更新的考核机制来进行考核。如果在实际的工作中出现专业业务能力不够高的文秘人员，那么电力企业就应该及时做出调整和措施。此外，电力企业还要引进档案专业的人才到文书档案管理工作当中，这样也能够进一步提升文秘团队的文书档案管理水平。
4.6加强专业人才的培训
电力企业的发展离不开人才的支持，专业的工作人员不但能够保持高效的工作效率，更具有极高的职业道德和操守，利于电力企业部门之间的相互合作与交流，使电力企业部门之间一直维持有效的联系。在文秘工作与档案管理工作中，专业的工作人员不仅能更快地完成工作保证质量，更便于这两项工作有效的结合，实现电力企业办公高效化和便利化。另外，在工作中能够为领导提供有效性的建议，当面对改革创新时，能够以专业的眼光看待问题，做出最合理的判断，推陈出新，保证工作的顺利进行。
5. 结束语
综上所述：文秘工作是档案管理的实施者，只有具备专业的职业素养和工作能力，才能实现在实际工作的价值，从而更好完成自身的工作目标。档案工作作为文秘工作的基础，同时又是文秘工作很好的延伸，为文秘工作提供更有价值的信息资源。因此，无论是文秘工作还是档案管理，都应当全面提升工作意识，增强企业的使命感及现实责任感。在工作中做到有效的结合。进而有效展现档案管理工作的价值。
参考文献：
【1】张思盈.初探办公室文秘和档案工作的高效兼顾[J].办公室业务，2015.
论文作者:李秦辉
论文发表刊物:《基层建设》2017年第36期
论文发表时间:2018/3/28
标签：文秘论文; 档案论文; 工作论文; 电力企业论文; 管理工作论文; 档案管理论文; 文书论文; 《基层建设》2017年第36期论文;