百年档案定义论略——兼论我国文件与档案关系问题，本文主要内容关键词为：档案论文,定义论文,关系论文,论我国论文,文件论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
档案概念是档案学的元概念。如何界定档案这一概念的定义就变得至关重要。定义通常表述为：被定义的种概念＝种差＋邻近的属概念，给档案下定义需要把它放在一个更广阔的领域中去，也就是选择一个合适的属概念。近几年来我国档案界人士就文件是否就是我们所要找的属概念进行了激烈的争论。本文试就百年来档案定义发展历程及其我国的档案文件关系等作一粗浅的探讨。
一、百年档案定义及档案与文件关系的发展历程
（一）古典档案学时期档案定义及档案与文件关系的界定
19世纪末至20世纪40年代，国际档案学界在资产阶级科技革命的大背景下，积极推进档案各项事业改革，因此古典档案学得到空前发展，前期荷兰档案学家斯·缪勒，伊·阿·斐斯，阿·福罗英以开先河；后期英国档案学家希拉里·詹金逊为其代表，著名学者有意大利档案学家埃·卡萨诺瓦，苏联档案学家A·克雅捷夫等人。斯·缪勒等三人合著的《档案整理与编目手册》给档案一词所下的定义是：“某一行政机关或其某一官员正式收到或产生并被指定由他们保管的书写文件、图片和印刷品的总和。”[1]这里的档案所指的其实就是被保存在某个登记室内的某一行政机构的文件。希拉里·詹金逊所著的《档案管理手册》（1922年）一书中关于档案定义的论述为：“每一管理或行政事务 （无论公开的还是不公开的）进行过程中所拟或者所使用，构成该一事物过程组成部分，事后为该一事务之负责人或其合法继承者自行保管，以备不时查考的各种文件。”[2]这一定义突出的地方之一就是把“文件”概括为档案的属概念，并指出档案是以备查考的历史文献。意大利档案学家卡萨诺瓦认为：档案是“文件的系统积累物，此种文件为某一机构或个人在其活动过程中所创作，并由这个机构或个人为实现其政治、法律或文化上的目的而收藏或保存”。[3]此定义指出文件转化为档案可能为了实现政治、法律或文化的目的。苏联档案学者克雅捷夫在《档案工作的理论与技术》（1935年）一书中，专门阐述了“档案材料的定义”：“凡具有公务、科学和文化性质的、直接反映（通过原本）机关、团体、企业和个人过去活动的手写的或印刷的、文字的或图表的，并需要保存起来以备科学或实践利用的材料，均称为档案材料。”这里的材料也就是我们所说的文件。[4]在我国，何鲁成著《档案管理与整理》一书认为：“档案者乃已办理完毕归档后汇案编制留待参考之文书。”前后两期的定义实质上都是纸质档案和手工管理条件下的传统档案观念的产物，他们的共同点是大多把文件作为档案的属概念，首次确立了现代档案定义四要素的基本框架，揭开了探索现代档案定义的序幕，为后人给档案概念作出科学的定义奠定了坚实的基础，为丰富、发展以至完善档案定义创造了良好的条件。
（二）现代档案学时期档案定义及对档案与文件关系的界定
20世纪40年代末至80年代初，国际政治格局发生巨变，与此同时信息革命兴起，推动了各国档案事业的迅速发展，客观地为现代档案学的形成提供了气候和土壤。现代档案学的代表有美国著名档案学家谢伦伯格和德国著名档案学家阿·布伦内克等人，其档案定义观不仅在档案学界产生了巨大影响，而且也为档案立法界和其他科学界所接受。美国谢伦伯格在《现代档案——原则与技术》（1965年）一书中说：档案是“经鉴定值得永久保存以供查考和研究之用，业已藏入或者业已选出准备藏入某一档案机构的任何公私机构的文件。”这个定义的核心是——档案是经鉴定值得永久保存和收藏的文件。[5]这个定义指出了档案是具有多方面重要价值的文件。而1979年的法兰西共和国档案法规定：任何自然人或法人，任何国家机关或组织，任何私人机构或部门，在自身活动中产生或收到的文件整体，不管其形成日期、形式和制成材料，都是档案。[6]其他大多数拉丁语系国家基本与之相同，如意大利、葡萄牙和拉丁美洲国家等。他们认为档案就是具有本源性的文件，文件一经形成就是档案。这一时期我国档案界通行的档案定义中，较为代表性的有：中国人民大学历史档案系编《档案管理学》讲义（1962年）中给档案所下的定义：“档案，是机关（包括企业、事业单位，下同）在工作和生产中形成的、具有查考利用价值的、按照一定归档制度集中保存起来的文件材料（包括技术图纸、影片、照片、录音带等）。”[7]现代档案学档案定义实质上是纸质档案和半手工、半机械管理条件下非完全意义上的传统档案观念的产物，与其他类型档案定义相比较，法规型档案定义的内涵综合性更强，外延界面更宽，对档案概念的内涵、外延、属概念的界定还存在较大分歧，这个时期的档案定义并不全部是以文件作为属概念。
（三）后现代档案学时期档案定义及对档案与文件关系的界定
20世纪七八十年代以来的国外有关资料中，前苏联和国际档案理事会分别出版的两本档案术语辞典较有代表性。1982年前苏联出版的《社会主义国家档案术语辞典》中，把档案定义为“档案馆（室）中保存的文件”。[8]这一定义明显把档案界定为办理完结、归档保存的文件，即半现行与非现行文件之和。国际档案理事会主持编纂的《档案术语辞典》（1984年）写道：档案“是由那些形成他们的人或由他们的职能继任者为了自己利用的目的或因为他们的档案价值，经过挑选或未经挑选的、由某个适当的档案馆永久保存的非现行文件”。这里对档案与文件作出明确的划分，指出档案是非现行文件。20世纪80年代以来，我国的档案界对于档案定义的表述有所改进。陈兆祦、和宝荣《对档案定义若干问题的探讨》一文与1986年版《档案管理学基础》一书中的提法均为：“档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图像、声音及其他各种方式和载体的文件”；而在中华人民共和国国家标准《情报与文献工作词汇基本术语》和《档案著录规则》（1985年）中均写道：“档案：国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、文化等社会实践活动直接形成的文字、图表、声像等形态的历史记录。”但随着信息技术的高度发展，电子文件这一新生事物的出现，使文件的记录方式发生了根本性的革命，档案管理活动和利用方式也随之改变。人们开始从“信息”的角度去认识档案。2001年，冯惠玲、张辑哲在《档案学概论》中站在信息的角度对档案定义进行概括，认为：“档案是社会组织或个人在社会实践活动中直接形成的具有清晰固定的原始记录作用的固化信息。”再有陈雨思在《信息定义与信息本质》一文中，认为“信息应有独立性，信息独立性在于它是表达“联系”的，它是以表达“联系”的资格而与物质、能量相并列，信息是结构的表达，档案只是一种信息源。”从各种定义中看出，各个国家划定档案的标准及档案的范围是个不相同的，尤其是电子时代对于档案属概念的确定不再是传统的单一的文件、文献，而又出现了历史记录、信息等提法。这也就决定了档案和文件关系的界定也就不会是一种观点了。
二、百年档案定义期间我国档案与文件关系综述
百年间档案界对档案与文件关系的争鸣很多，主要争论点综述如下：
（一）文件与档案是否属同一事物
1.同一事物论。角度一，“同一事物不同阶段论”。这是传统的档案学观点，并一直在档案界占据主导地位，认为文件与档案是同一事物在其不同运动阶段上价值形态变化的体现。如：王英玮在《关于档案本质属性的思考》中指出：文件与档案是存在着部分质变关系的同一事物的两个不同发展阶段，它们虽然有着共同的本质规定，但文件更加强调其现行性或现行性与半现行性，而档案则更加强调其历史性。[9]角度二，“同一事物同一概念”论。这种观点认为文件与档案属于同一概念，它们只不过是这同一概念下的不同语词而已，一切文件都是档案。”例如上述的法国和拉丁美洲的一些国家对档案的定义，在我国的一些学者也持这样的观点，如：王茂跃在《文件与档案有本质区别吗？》[10]一文中认为：文件与档案是本质属性相同的同一事物，文件与档案不可能有本质上的区别。
2.两种事物论。对于这一点，主要有两种不同的论证角度。角度一，认为文件与档案处于不同的阶段，性质和作用不同，是两种不同的事物。陈作明撰文指出：“文件与档案，若从其内容及载体来分析，无疑是同一事物，至少是绝大多数的文件与档案如此，但是，从使用价值的角度分析，无疑已发生了质的变化，应当看做是两种不同的性质的事物，这可以说是同一事物在其不同发展阶段演变成的不同质的事物。”[11]角度二：将档案视为集合体概念，认为文件是档案的因素，档案是文件的组合，因而档案与文件不是同一事物。主要代表人物是王玉声、王荣声，他们认为：“档案是拥有一定内部联系的集合统一体”，“单独抽出集合体中任何一份文件 （材料）都不能称之为档案，应立卷归档或可立卷归档的材料乃档案件的前身，与档案是两个完全不同的概念。不仅如此，“即使是构成档案集合体的文件材料，与档案仍然是相互独立的，没有任何交叉关系的概念。”[12]
（二）文件是否可以作为档案的属概念
1.文件是档案的属概念。认为文件可以作为档案属概念的学者确信文件是档案的基础，档案是文件转化来的，上文中提到的前苏联、美国等国家档案的定义都是这一类型。在我国持这种论点的学者很多，例如：武汉大学信息管理学院张煜明、王茜在《档案定义应以文件为属概念》一文中阐述了自己的理由，他们认为以文件为档案的属概念符合定义规则，揭示了档案的外延与内涵、档案与文件的差异与联系，文件与档案相对，文件是属概念，是上位概念，档案是种概念，是下位概念，文件与档案是具有从属关系的两个概念，档案这一概念包含在属概念文件之中，文件的外延比档案的外延要大。因此，以文件为属概念的档案定义，符合定义规则，体现了档案的起源及档案一词的由来。
2.文件不是档案的属概念。有不少学者认为文件不是档案的属概念，但他们在具体论述时存在着不同的见解，大致有以下三种说法：一种是认为文件与档案这两个概念外延之间是部分重合关系（交叉关系）。李富英、杨爱东认为：有的文件是档案，有的文件又不是档案，同时有的档案又不是文件，文件与档案两个概念具有部分重合了，从形式逻辑上也是讲得通的，所以文件不能作为档案的属概念。[13]第二种是认为档案绝不是一种文件，因为档案与文件两者可相互转化。张辑哲运用形式逻辑的原理认为在概念上具有属种关系的转化双方，不应在概念上相互定义，所以文件并不能成为档案的属概念。[14]第三种是认为档案的概念要大于文件的概念，刘东斌提出定稿是档案，而文件则是定稿的复制件，档案与文件的关系是复制与被复制的关系，而且尚有大量的不是文件定稿的原始记录物，如封建时代的起居注和现代的机关会议记录、工作笔记等，这些与文件定稿不沾边，而文件只是文件定稿复制来的，所以说文件的概念小于档案的概念”。[15]
（三）归档是否是文件与档案的分界线
在以往的档案学著述中，归档确认问题被视为档案的保存要素问题加以探讨，并有两种不同观点。
1.归档是文件成为档案的转化条件。绝大多数档案学家将保存因素列为构成档案定义的条件之一，只有保存到档案馆的文件才是档案，才赋予其特殊的档案属性。例如：何嘉荪认为归档是文件划为档案部门或人员监督管理的行为或过程，它实质上是人们正式承认文件的档案价值开始对其施行更进一步科学管理的行动，通过归档文件就从法律上受到保护并被赋予了更权威的事后凭证作用，所以归档不仅仅是文件的转手和移交，它是一种具有重大意义的法律性、历史性行动。[16]
2.归档不能作为文件转化为档案的条件。文件转化为档案是由其内在质的变化——文件价值演变所决定，归档保存只是这种变化的要求和外在形式，因此，文件只要具备作为档案的保存价值，无论是否进入档案馆这一“特区”，都已成为档案。如：百思特认为：现行文件即使归档后也不是档案，仍是现行文件，只有当它成为真实的历史记录时才可能成为档案，归档不是文件进入档案阶段的标志。
三、启示
百年来表述档案概念的定义有许多种，但是笔者同意我国档案概念外延的设定应该如美国一样，从非现行期开始，即文件只有进入非现行期，成为非现行文件时，才有可能成为档案，也就是说在我国档案是以文件为属概念的，现行文件是档案的前身，但只有非现行文件中具有保存价值并已经保存下来的那部分才是档案。
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