摘要：目前，大数据已经成为了档案信息资源管理工作的基本趋势，基层企事业单位应当注重档案信息资源管理中的问题，形成科学的档案数据信息资源的管理机制，统筹使用科学化的档案管理办法，全面提高档案资源管理有效性。鉴于此，本文就档案信息化的信息资源管理问题展开探讨，以期为相关工作起到参考作用。
关键词：档案信息化；资源管理；策略分析
1.档案信息化管理的优点
1.1办公效率明显提高
在传统的档案管理工作中，主要是依靠人工手动操作完成记录，然而信息化则是引入了计算机软件，为文件资料的储存和收集提供了很多的便利条件，从而使档案管理的办公效率有了明显的提高。
1.2实现了资源的共享
档案的传统人工手动操作管理无法实现资源共享，这样不仅会让档案资源的利用率大大降低，还会降低档案资源的利用价值。而且由于档案资源的无法共享，也会给信息和文件的查找带来很大的障碍。而应用计算机软件的信息化管理技术，则是将每个单独的信息档案目录和内容进行分类汇总，使之成为一个体系，这样会大大提升档案管理的效率和质量。利用网络平台，将档案信息网络化、数字化、智能化，从而实现档案资源的共享与利用。
1.3提高了信息传递的速度和安全性
在日常的工作生活中，总会出现信息传递的过程中文件丢失或者损坏的现象，这给档案管理人员的工作开展带来了不便。而档案管理的信息化，则能够使文件在传输的过程中更加安全，并且传递速度更加快速。
2.档案信息化的信息资源管理现状
2.1信息化发展速度较快
档案管理信息化建设已经成为新时期档案管理的基本趋势，目前基层单位已经基本上形成了档案信息化管理体系，档案信息化管理可以实现数字档案资源的有效收集，构建了基础性的档案服务网络，形成了综合性的档案管理部门。基层单位在纸制档案和信息化档案管理并行的机制下不断发展，并且正在探索开展标准化、数字化、规范化的档案管理活动。档案数字化建设的内容日益丰富，高端电子档案设备正在向基层普及，档案数字化管理体系与数据库得到开发，档案资源的开放程度、应用程度得到普遍提高，档案资源信息化已经得到可持续的快速发展，而且档案建设的个性化、智能化与大数据应用意识得到普及。基层单位档案管理事业发展较快，办公自动化系统的普及应用，新型业务体系的形式，更为开放的互联网环境要求档案管理体系日益完善，促进着企事业单位日益注重和加快采用信息化的档案管理工作方式。
2.2科技档案归档仍存在诸多问题
一般来说，科研单位和科研管理部门都有着较为完善的归档制度和计划，但在信息化背景下，由于档案管理流程和方式的改变，也一定程度上影响了归档工作，主要表现在：第一是技术资料归档不及时。由于科研管理已实现线上工作，技术资料和文档等档案的收集较为简便，也使得工作人员直接将技术文档进行归档，没有对其进行编写和整理，导致后续分类和检索的不便；二是对科研档案的价值认识不清，将科研过程中产生的所有文档都进行归档，一些无使用价值的文档也作为档案资料进行归档；三是归档不规范，在存储格式、名称、文件夹设置方面缺乏统一的标准。
2.3信息安全面临挑战
科技档案作为科研机构和重要信息资源，有着巨大价值，一旦泄露或者损坏则会造成难以估量的损失。但从我国科技档案管理的现状来看，信息安全防护能力低的问题还普遍存在，这主要表现在两个方面：一是缺乏完善的防护体系，对于病毒、木马等信息安全威胁的预防和发现能力不足，部分部门的电子设备没有定期进行筛查；二是事后补救能力不足，缺乏完善的硬件设备隔离措施和档案备份工作，发生信息安全事件后无法挽回损失。
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3.档案信息化的信息资源管理策略
3.1加强档案资源的系统化整合
针对科技档案管理中存在的归档问题，档案管理部门应借助信息化的技术和硬件加强档案资源的系统化整合，推动档案资源的标准化与规范化。首先，着力进行档案数字化工作，从价值、时效、保存期限等多个维度对科技档案进行分类，有针对性的进行数字化工作，为科技档案的归档和整理打下基础。第二，结合档案信息化建设不断完善科技档案资源库，根据科技档案的数字化完成度制定归档计划，保障价值高、时效短的档案资源能够第一时间归档到资源库内，保证其后续的开发和利用；第三，推进归档标准化和规范化体系建设，在存储格式、文件名命名和存储位置等问题上进一步细化，统一格式，以便于后续的整理和分类。
3.2加强统筹管理
提高档案资源管理的有效性，还要形成完善的档案管理体系，创新应用科学化的档案管理方法，强调在相关法律法规的指导下，构建档案资源管理的丰富内涵，能够从长远角度对档案资源进行规划，并且形成第三方档案管理体系。首先，应当加强信息化档案资源管理人才的建设，注重提供优质的信息化档案管理人才，有效组织开展具体的信息资源管理业务。其次，注重健全档案管理设施设备，开发专业的信息资源管理系统，全面加强基础硬件设施的配置，明确档案管理设备的更新计划，按照现阶段档案管理需要和中长期档案事业发展规划进行专业数字化设备的配制，围绕着分布式数据信息管理进行专业档案设备的更新，从而满足基层单位开展信息化档案信息资源管理的业务需要，全面提高档案管理工作的质量。
3.3提供信息支撑在构建
软、硬件相互支持是做好档案信息化管理的一个先决条件，使用性能优良、质量可靠的配套设备和硬件设备的同时，自行开发或引进设计通用的信息管理软件，把办公自动化系统和档案信息化管理结合起来，同时还要增加信息的储存量和档案的储存量，提高综合的开发能力，实现一体化，形成信息管理网络，以此来保证信息的完整性。
3.4落实档案网络信息安全保障
在档案的信息化过程当中，随着电子技术的参与，越来越多的工作可以在网络中进行，因此注重档案在网络中的安全性是十分必要的。企业应该加强安全措施，档案管理人员也应该提高警惕，采取防范措施包括数据备份、身份认证等，避免和减少黑客对信息系统的危害。落实档案网络信息安全保障可以防止病毒和黑客的恶性攻击，提高了档案信息化建设的质量和效率。为了保证硬件设备的安全，要定期检查档案信息化中用到的硬件设备，检查服务器和网络的运行状态。完善数据备份，避免由于外界条件的变化而造成的数据的损失或者丢失。重视网络安全，在网络平台上可以设置在线报警系统，并且及时处理网络安全问题，强化防火墙等措施来确保档案信息应用的安全性。相关的技术人员要设置用户使用权限，避免用户越权限的操作行为，落实身份认证工作。
3.5创新科技档案信息化服务
在信息化背景下，科技档案信息资源得以丰富，开发和利用的渠道也进一步拓展。针对科技档案利用不足的问题，应首先运用信息化建设的成果和新兴技术创新传统科技档案的利用，扭转“重保管轻利用”的思想，将传统科技档案的静态服务逐渐发展住现代化的动态服务。如在科技馆设置终端设备，利用VR技术增强参观者的视听体验。
结语
在档案信息化建设中提高信息资源管理水平，应当完善档案管理数字化建设体系，丰富档案管理工作方法，着力构建档案资源管理机构，形成科学的保障机制，发挥专业技术人才在信息资源管理方面的价值。
参考文献：
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[2]孙莲荷.档案信息化建设与档案管理探析[J].中国管理信息化，2018，21（22）：151-152.
[3]于艳飞.档案信息化的信息资源管理问题探讨[J].科技传播，2018，10（21）：108-109.
论文作者:宋仁冬
论文发表刊物:《基层建设》2019年第23期
论文发表时间:2019/11/7
标签：档案论文; 档案管理论文; 信息资源论文; 资源论文; 科技论文; 设备论文; 工作论文; 《基层建设》2019年第23期论文;