规范驻外分支机构的财务系统，本文主要内容关键词为：分支机构论文,财务论文,系统论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
很多企业的老总常常会遇到很多关于分支机构财务问题的尴尬：某分公司库存和财务不符；某分公司经理携货款潜逃；经查某办事处促销员的工资一直不是按照公司标准执行的；某办事处的陈列奖金没有足额到位，但公司财务已经给予核销和划拨；某大区办公室离职人员的欠款一直没有彻底解决。诸如此类的问题，一直使营销老总和总经理既生气又困惑，颁布的法令也没有彻底解决问题。
驻外分支机构的设立
由于销售拓展以及财务、仓储的便利性需求，组建区域市场所在地的分支机构成为了企业水到渠成的选择。所有驻外分支机构的工作都是围绕销售展开的，因此无论是分支机构选址、人员编制、战略目标、财务流程还是仓储运输都要服务于销售这个核心，并把创造价值和利润作为分支机构生存的根本。因此，在反映分支机构的业绩和支出的财务系统上，一定要服务于销售，并有自身系统的独立性。
分支机构一般是以大区办公室、分公司或是办事处这三种方式存在的。一般大区办公室下辖分公司和办事处。分公司有独立的财务系统和流程，有正规的财务职权和规章，并有仓储运输系统协同作战，一般日常工作有回收贷款，提供燃料经费、人员开资、业务经费的核销、返点的发放、提供财务票据、收取道具押金、扣除分公司人员的罚款等。办事处一般财务只负责简单的贷款回收和人员薪水发放，以扶植经销商销售为主，很少有仓储和运输系统。
将在外，君命有所不受？
我们在开篇罗列的现象仅仅是冰山一角，更多触目惊心的案例和现象都没有——列举。在此我们分析一下漏洞和弊端是如何形成的，只要诊断出病症，才能对症下药，才有根治的可能。
1.一般企业为了更好地服务于公司，基本上是分支机构的财务受分支机构经理管辖，甚至挂销售的编制，脱离了公司的财务体系，使得财务的制约功能很难真正的发挥出来。很多企业也尝试过建立各司其职的财务和营销体系，在分支机构和睦相处，互相促进。但大多是互相抱怨，财务抱怨销售特例太多，很多票据以及手续不符合财务规章；销售投诉财务不会变通，不了解销售，制度僵硬，导致很多商机流失。于是，更多的企业屈服于销售的压力，给了驻外经理更多的职权。因为驻外机构本身就是为了更好的销售，这在一定程度上埋下了销售不遵守财务流程，甚至暗箱操作的祸根。
2.财务人员不懂销售，对于制度和政策缺少变通，而对特殊处理事件的增多又会导致财务制度成为一纸空文。比如借款制度和回款制度，如果规定每月借款不得超过5万元，但当月分公司搞了大型的促销活动，不能特殊处理，就会导致促销中断或是挪用其他的款项。规范财务流程需要财务系统联合销售系统出台一套务实、高效、可行性强的财务规章制度，并力求全面灵活，阐述清晰，防止擦边球的出现，以适应现代市场的激烈竞争。
3.分支机构的经理职权过大，掌握着巨大的营销资源，使得驻外财务监控起来十分困难。很多区域经理往往主管几个省的销售，大大小小的市场几十个，市场发展的程度不同，所需的政策和方案都不同，力度大小都有差别，各种返点、促销、搭赠、品尝、破损等，因此财务往往很难分清真伪，而公司又大都没有一套强大的监督体系。
4. 财务系统与销售系统互相包庇，被边缘化的驻外财务与销售一起蒙蔽公司财务系统。很多企业的销售经理一旦在财务上被查出腐败，往往牵出财务一同下水，特别是分公司的财务人员，不管是底薪加平均提成系数还是固定薪水，都比销售人员开的要少些，这几乎是个通病。这是行业结构不同造成的，越是成熟的市场差别越大。因此，不平衡感和对金钱的追逐很容易使天高皇帝远的驻外财务失去职业道德，一同陷入不能自拔的漩涡。
5.粗放的营销政策和财务政策漏洞百出，报销程序缺乏监管。一些消费品企业对市场的费用计算很容易操作，即严格按照百分之几的比例，不够不再追加，多销多投。这样导致区域销售量大、费用比较充足的区域经理，开始琢磨着把资金转移到自己的账户上。因为市场的费用很富裕，投多就浪费了，于是漏洞总是会被找到或是创造出来。而不好的区域会失去良好的心态，把不该拿的钱先花着，导致花样繁多的财务弊端出现。
不规范的操作就会有很多不符合制度要求的造假行为出现，但粗犷的财务体系往往仅控制总额，对细小的环节不是很留意，听到有的驻外主管酒后放言：“我把煤气票子贴上了，财务都给报了，以后还要贴上喝茶的发票啊”，听了让人为之震撼。
开几剂良方
我们探讨了驻外机构财务出现漏洞的原因和表相，尽管可能挂一漏万，但其实质是相同的，就是营销和财务都没有发挥好各自的管理功能，包括制度的制定、实施、监督、管理、再修订、沟通协调等一系列的工作都没有做到位。为此，我们根据病症开出了几剂减轻疼痛的药方，具体病症的根治还要企业自己的管理者根据病症开好药方。
1.健全可执行的财务体系是企业壮大的根本保证，也是企业在具有良好核心竞争力的情况下能快速发展的充分必要条件之一。因此需要一个凝聚了营销和财务共同心智的财务制度，既符合财务的科学操作规范和流程，也符合高效复杂的市场工作规律，还要有一定的灵活性。这个财务制度一定要体现分支机构的财务特点，把工作和监督管理结合起来。
2.对销售的财务政策要不折不扣地执行，不能随意变通和更改，领导也不能擅用权威使制度变成了摆设。只有严格的执行才能使各种监督和制约发挥作用，才能使投机者无计可施。
3.做好驻外财务、销售的定位和协调工作，各司其职，互相促进，同时有其独立的组织性。分公司的财务要受公司财务系统的纵向领导，向其负责和汇报工作，同时做好销售的服务和监督工作，包括支付和汇总的功能。销售要充分配合财务的工作，按照财务的流程和制度开展工作，不能轻易逾越制度的约束。
4.建立严谨的财务监督体系和核查机制，并组织实施。包括财务和销售本身要有自己的监督管理办法，如财务纵向账目的检查，现金与市场费用是否有市场部的检查和确认等等；销售的库房盘点、费用的花销、票据的真伪等等。一旦发现问题，一查到底，决不手软。很多企业就是因为财务危机最终导致落败破产的。企业应该对驻外营销员工设置借款制度、核销体系、不同级别的信用额度、预警机制、货款回流制度等等。比如外企对驻外机构借款有很多详细的制度约束，对借款人、用途、数额、审批、核销等方方面面均有严格要求，并执行财务追踪和责任倒查制度。因此，周密的财务体系可避免财务上有令人惊叹的事件发生，分析起来并不足为奇。
5.珍惜名誉，企业办事要讲原则，防微杜渐，以一正百。很多民营企业面对贪污腐败、员工私拿货款拒不上交或携款私逃的事件时，常常采取息事宁人的态度，希望大事化小，甚至忍气吞声不了了之。虽然我们不提倡采取浪费人力、物力对簿公堂的做法，但姑息忍耐有时会给下一个心术不正者提供绝佳的参考案例。平时多组织法律讲座，强化员工的法律意识，可使员工在内心深处形成企业不可侵犯的心理认同感，指导其行事的准则和方向，也使想走捷径或贪恋货款者缺少投机的理论基础。
我们探讨了驻外机构的职能以及漏洞出现的原因，并给出了解决问题的几个药方，希望发现或是置疑分支机构有问题的企业老总能深思熟虑，深入一线营销，及时发现问题并思考问题的根源，同时出台一个适合本企业的有创造性的规章制度和流程体系，使销售和财务各司其职，用心工作，不误入歧途，使企业在激烈的市场竞争中立于不败之地。