摘要：基建工程建设周期较长，涉及多个参建主体，大量不同形式的资料形成于建设全过程，以文字、图表以及声像资料为主，突显原始数据资料的价值，对后期项目扩建以及维修管理意义深远。新的发展时期，基建工程档案管理工作要重视思路创新，依托科学理念，发挥指导性作用，构建科学高效的管理方法，有效应对管理中的问题，实现档案管理工作的全面优化，切实增强基建工程档案管理效果。
关键词：基建档案；工作；优化路径
1基建工程档案管理工作的重要性
基建工程档案是单位档案资料的重要组成部分，涵盖了建设工程项目从立项到施工再到竣工和验收的各环节，它以文字、图纸、影像等方式全方位、多维度详细记录了施工过程中的各项资料，有助于“再现”项目的建设过程和管理过程，有利于单位后期工程项目的扩建和维护，同时，能够为单位事业的发展和评奖评优及时提供依据和条件。因此，新时代下做好我国基建工程档案管理工作，制定行之有效的、科学合理的管理模式，对于促进我国基建工程档案管理工作，实现其自身价值，提高企业单位的生产效益意义重大。
2基建工程档案工作中存在的问题分析
2.1落后的档案管理模式
由于基建工程涉及到了民生的方方面面，施工周期长，参与的部门众多，工程情况复杂，现阶段的档案管理模式无力应对，一旦在施工过程中出现突发情况，档案管理无法做到及时处理紧急情况，收集不到第一手资料，往往会造成档案的分散，丢失等现象。没有完善的工程档案建立起来，难以处理基建工程后期出现的一些问题，限制了基建工程的发展。
2.2基建工程档案管理机构不健全，专业能力与综合素质亟待提升
立足当前基建工程档案管理实践，参建主体对档案管理工作尚未给予足够的重视，未成立合理的档案管理部门，影响了档案资料的安置与处理。另外，档案管理缺乏专业人才，培训与教育工作不到位，对基建工程建设与管理认识不够，管理水平不高，造成档案管理与工程建设的脱节，很难有效发挥档案资源对行业发展的支持性作用。
2.3档案管理人员的意识和素质较差
现在的基建工程档案管理中普遍存在管理人员素质参差不齐、流动性比较强等情况，部分领导往往将工作重心放在对施工成本的控制上，不关注档案管理工作。不够重视档案管理人员的培训，意识不到档案管理对基建工程的重要性。频繁更换的档案管理人员之间的工作交接没有顺利完成，可能造成部分档案资料流失等情况。同时档案管理队伍没有经过规范的培训，缺乏专业素养，对基建工程中采用的技术、施工流程不够熟悉。从而给档案资料的收集、整理和归档造成困难。
3优化基建工程档案工作的策略
3.1提高工程基建部门档案人员自身业务素质，保证收集到的档案真实、完整
提高工程基建部门档案人员自身业务素质，是做好档案收集工作的前提。长期以来，档案工作拘泥于“坐等收集、你来我借”的局面，未能拓宽档案工作的思路，致使许多文件轻易“漏网”。加之档案人员没有发挥上门监督、检查、收集、服务的主动性和积极性，缺乏刺激人们利用档案的热情，从而影响档案的收集工作。为胜任档案管理工作，档案人员要自觉学习、理解工程档案相关的政策、规定及相关的业务知识，一方面与工程项目管理部门、施工部门等进行沟通，另一方面在做好档案室内部工程的同时，早期介入工程建设活动，时时了解工程建设动态，定期与工程项目负责部门联系，参与工程建设项目的单项工程验收、评审活动，并按规定参加设备开箱，及时收集设备随机资料，以防设备资料遗失。按档案的要求对工程中所产生资料把好质量关，及时发现问题并及时提出整改要求，积极主动、有计划、有步骤地开展工程档案收集工作。
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3.2跟踪管理，确保资料真实有效、齐全完整
基建工作一般都是任务重、时间紧，在项目建设中，往往只重视工程建设，忽略文件资料的收集积累。项目建完后回过头来再想收集，方感到东完西缺，无法弥补。对项目跟踪管理，及时预立卷，全面地收集基建材料，是基建工作的一项重要内容。档案工作要求“三纳入”“四参加”“四同步”制度。首先，档案管理工作要受到领导重视，将档案的收集工作列入基建项目管理的基础工作之一，形成的文件资料，及时收集和保存。其次，基建工程涉及的单位繁多，包括建设单位、施工单位、设计单位、监理单位等，不同的主体都会产生不同类型的档案材料，因此要注重各个参建单位档案的收集。再次，档案工作要参加基建工程项目的竣工验收，必须与建设项目竣工验收同步进行，把好工程档案质量关，并且要形成档案验收报告，将存在的问题限期整改，全套档案资料于工程验收后三个月内向本单位档案部门移交。最后，要设专人来收集整理资料。基建项目管理是一项庞大且具体的工作，档案管理人员不仅要具备档案管理的专业知识，还要对基建项目流程有一定的熟悉度，这样才能做好各方面工程项目的及时跟进与文件管理。
3.3创新档案管理模式，力求全面性与规范性
为了保证基建工程档案管理工作能够与时俱进，先进的档案管理模式与手段是根本。要结合基建工程项目实际，以工程的程序为依据，遵守管理要求，保证档案管理工作能够按部就班地推进。基建工程各个环节之间都呈现紧密联系的特征，一旦某一环节的收集工作出现问题，就会影响整个档案资料的完整性。为此，档案管理部门要善于对档案收集全过程进行监督与跟踪，尤其是要做好相关培训工作，构建针对性指导，促使工作标准得以落实，为档案有效归档提供保障。此外，要重视立卷质量的提高。鉴于基建工程档案管理流程的复杂性，要落实好档案分类、编号、组卷以及保管工作，保证档案规律得以遵守。立足信息社会，档案资料数字化建设不可阻挡，强调文字、图像等多种形式档案资料的高效转化，借以维护档案的完整性与可靠性。
3.4加强对先进管理技术的应用
在计算机得到广泛应用的现代社会，纸质档案因其易于损坏、管理不便等特性，需要很多的管理人员去维护，查阅起来也不够方便，制约了基建档案管理水平的提高。适当地将现代网络信息技术应用到档案管理工作中，将纸质档案转换成电子档案来进行整理和保存。可以提高基建档案管理工作的效率，利用一台计算机，便可以随时管理查阅基建工程档案。节约了空间和人手，优化了基建档案管理模式。
3.5搭建科学管理体系
基于基建工程档案管理工作复杂性和多样性的特点，企业单位需要从全局出发，立足自身实际，制定科学合理的基建工程档案管理方案，明确工作目标、工作流程、工作模式和组织结构框架，建立科学的安全档案管理体系，不断完善档案安全防范体系，做到“人防、物防和技防”。在基建工程项目开展之初，就应当做好工程项目和档案管理工作的对接，从始至终都要确保有专人对数据资料进行数字化建档以及跟踪管理，防止档案资料丢失和泄露，确保资料的真实性和完整性。
3.6加强制度建设，使基建档案工作制度化、规范化
建立完善的管理制度，使基建档案工作逐渐制度化、规范化、高效化。根据国家相关基建档案整理规范以及《中国科学院基本建设项目档案建档规范》，结合山西煤炭化学研究所基建工程的具体要求，制定了《基本建设项目档案分类表》《基本建设项目档案分类大纲及归档流程》，明确了本单位基建档案的归档范围、收集与整理、分类与档号编制、文件排序与装订、目录著录要求、各单位各部门的具体工作内容与归档流程以及档案的保管与借阅，确保了档案工作规范化、标准化和制度化。
结论
总之，在目前我国的基建工程飞速开展的同时，应当建立起科学高效的基建档案管理体制，应用现代化的信息技术，提高基建档案工作的质量和效率，才可以保证基础设施建设的顺利完成，为我国的基建工作画上一个完美的句号。
参考文献
[1]李莉萍.基建工程档案管理的思考[J].经营管理者,2018(6):339.
[2]曹中友,刘琼卿.基建工程档案管理模式探讨[J].兰台世界,2018 (12):91-92.
论文作者:刘娜
论文发表刊物:《电力设备》2019年第17期
论文发表时间:2019/12/19
标签：档案论文; 基建工程论文; 基建论文; 工作论文; 管理工作论文; 档案管理论文; 资料论文; 《电力设备》2019年第17期论文;